Vorlage: Swimlane-Flussdiagramm aus CSV (Kampagnenfreigabe)

Die CSV-Datei hinter diesem Diagramm

Eine Zeile je Schritt. Die Zahlen in Linie zu sind Zeilennummern — sie zeichnen die Verbindungen, und genau diese Spalte fehlt den meisten Dateien.

#,Form,Boxtext,Linie zu,Linientext,Horizontale Bahn,Vertikale Bahn
1,Start,Kampagnenanfrage stellen,2,,Briefing,Antragsteller
2,Process,Das Kampagnen-Briefing ausfüllen,3,,Briefing,Antragsteller
3,Decision,Briefing vollständig genug zum Planen?,"6, 4","Ja, Nein",Briefing,Marketing
4,Decision,Können die fehlenden Angaben diese Woche kommen?,"2, 5","Ja, Nein",Briefing,Antragsteller
5,Reject,Kampagnenanfrage zurückgezogen,,,Briefing,Antragsteller
6,Process,Starttermin und Budget vereinbaren,7,,Briefing,Marketing
7,Process,Texte und die Liste der Assets entwerfen,8,,Entwurf,Marketing
8,Process,Für jedes Asset einen Verantwortlichen benennen,9,,Entwurf,Marketing
9,Process,Die Assets gegen die Markenrichtlinien prüfen,10,,Prüfung,Marke
10,Decision,Assets markenkonform?,"12, 11","Ja, Nacharbeit nötig",Prüfung,Marke
11,Process,Assets überarbeiten und erneut einreichen,9,,Prüfung,Marketing
12,Decision,Trifft die Kampagne eine regulierte Aussage?,"13, 17","Ja, Nein",Prüfung,Marketing
13,Process,Die Aussage gegen die Belegakte prüfen,14,,Prüfung,Recht
14,Decision,Aussage im Wortlaut freigegeben?,"17, 15, 16","Ja, Umformulieren, Nicht belegbar",Prüfung,Recht
15,Process,Die Aussage in den Wortlaut von Recht bringen,13,,Prüfung,Marketing
16,Reject,Kampagne auf Rat von Recht gestoppt,,,Prüfung,Recht
17,Process,Das fertige Paket zur Freigabe schicken,18,,Freigabe,Marketing
18,Decision,Ausgaben über der Freigabegrenze?,"19, 20","Ja, Nein",Freigabe,Marketing
19,Process,Die schriftliche Freigabe des Budgetverantwortlichen einholen,20,,Freigabe,Marketing
20,Process,Mediaplan und Schaltzeitraum bestätigen,21,,Freigabe,Mediaeinkauf
21,Decision,Werbeplätze zum Starttermin verfügbar?,"23, 22","Ja, Nein",Freigabe,Mediaeinkauf
22,Process,Einen neuen Starttermin mit dem Antragsteller vereinbaren,20,,Freigabe,Marketing
23,Process,Die Platzierungen buchen und die Kampagne starten,24,,Start,Mediaeinkauf
24,Process,"Festhalten, wer was wann freigegeben hat",25,,Start,Marketing
25,Success,"Kampagne live, Freigaben dokumentiert",,,Start,Marketing

So funktioniert es

1. Öffnen Sie die CSV im Texteditor, bevor Sie sie irgendwo sonst öffnen

   Sehen Sie sich drei Dinge in den ersten beiden Zeilen an. Das Trennzeichen: Exporte aus Systemen mit europäischer Ländereinstellung verwenden Semikolons statt Kommas, und eine Semikolon-Datei, in einen Komma-Import eingefügt, kommt als eine einzige lange Spalte an. Die Kodierung: Erscheint ein Umlaut als zwei Symbole, ist die Datei nicht UTF-8 und muss neu exportiert oder umgewandelt werden. Und die Anführungszeichen: Jedes Feld, das selbst das Trennzeichen enthält, muss in doppelte Anführungszeichen gesetzt werden. Das ist es, was einen Schritt namens Entwerfen, prüfen und senden davor bewahrt, zu zwei Spalten zu werden.

2. Benennen Sie die Überschriften des Exports in die des Editors um

   Der Import gleicht Überschriftennamen ab und keine Positionen, damit ist die Zuordnung die ganze Arbeit, und Sie erledigen sie in der Kopfzeile. Aus Aufgabe oder Schritt wird Boxtext. Aus Typ oder Kategorie wird Form. Aus Phase oder Status wird Horizontale Bahn. Aus Verantwortlicher, Bearbeiter oder Team wird Vertikale Bahn. Alles andere lassen Sie in Ruhe. Ticketnummern, Termine und Kostenstellen werden mitgeführt und ignoriert, Sie müssen die Datei vor dem Import also nicht ausdünnen.

3. Entscheiden Sie, welche Spalte wirklich die Bahn ist

   Exporte bieten meist zwei Kandidaten an, eine Person und ein Team. Wählen Sie den, dessen Werte Sie als Bänder über das Blatt gelegt sehen wollen. Namentliche Personen ergeben eine Bahn je Person, was bei einer Kampagne jeder Größe zwanzig dünne Bahnen und keine lesbaren Übergaben erzeugt; die Teamspalte ergibt vier oder fünf. Vereinheitlichen Sie danach die Schreibweise in dieser Spalte vor dem Import, denn Bahnen werden über die Beschriftung geführt: Recht und Rechtsabteilung sind zwei Bahnen, und eine davon wird leer aussehen.

4. Ergänzen Sie die beiden Spalten, die Ihr Export nicht hat

   Eine Aufgabenliste hält fest, was geschehen ist, und nicht, was wozu führt. Kein Export enthält Kanten. Linie zu enthält die Zeilennummern, mit denen eine Zeile verbunden ist, kommagetrennt, und Linientext enthält die Beschriftungen der Verbindungen in derselben Reihenfolge: 4,5 gegen Ja,Nein. Füllen Sie diese beiden zuletzt, wenn die Zeilen in der gewünschten Reihenfolge stehen, und denken Sie daran, dass es Positionen sind: Eine eingefügte Zeile verschiebt jede Nummer darunter, hängen Sie beim Verdrahten neue Zeilen also unten an.

5. Setzen Sie die Bahn auf jeder Zeile, auch auf den unangenehmen

   Eine Übergabe ist nur sichtbar, wenn die beiden Zeilen zu ihren Seiten in verschiedenen Bahnen liegen. Die Zeilen für Nacharbeit und Umleitung zählen also am meisten. „Assets überarbeiten und erneut einreichen“ liegt in Marketing, obwohl es während der Markenprüfung geschieht, und „Einen neuen Starttermin mit dem Antragsteller vereinbaren“ liegt in Marketing, obwohl der Mediaeinkauf das Problem gemeldet hat. Stellen Sie jede Zeile in die Bahn dessen, der die Arbeit macht, und nicht dessen, der sie verlangt hat, dann werden die Verzögerungen als lange Verbindungen sichtbar.

6. Ersetzen Sie die beiden Schwellen durch Ihre eigenen Zahlen

   „Ausgaben über der Freigabegrenze?“ kommt ohne Betrag und „Trifft die Kampagne eine regulierte Aussage?“ ohne Definition, denn beides gehört Ihnen. Schreiben Sie den Geldbetrag an die erste und listen Sie an der zweiten auf, was zählt: ein Preis, ein Vergleich, eine Gesundheits- oder Umweltaussage, ein Superlativ. Ohne Definition schickt die erste Raute entweder alles oder nichts zum Budgetverantwortlichen, und die zweite wird von jeder Person, die sie erreicht, anders beantwortet.

Häufig gestellte Fragen

Welche Spalten braucht eine CSV, bevor sie ein Swimlane-Flussdiagramm werden kann?

Vier leisten die Arbeit, und zwei weitere machen ein Swimlane-Diagramm daraus. Boxtext ist die Beschriftung im Kasten. Linie zu ist die Zeilennummer oder sind die Zeilennummern, mit denen diese Zeile verbunden ist, kommagetrennt. Linientext sind die Beschriftungen der Verbindungen in derselben Reihenfolge. Form benennt den Kastentyp: Start, Prozess, Entscheidung, Ende, Erfolg, Abgelehnt und eine längere Liste darüber hinaus. Horizontale Bahn und Vertikale Bahn setzen die Zeile in das Raster. Das ist der ganze Vertrag: Der Import gleicht diese Überschriftennamen ab und keine Spaltenpositionen, zusätzliche Spalten werden mitgeführt und ignoriert, und was Sie nicht liefern, bekommt schlicht seinen Standardwert. Eine Datei mit nur Boxtext und Linie zu importiert also weiterhin als einfaches Diagramm ohne Bahnen.

Wie wird aus einer Verantwortlichenspalte eine Swimlane?

Benennen Sie die Überschrift in Vertikale Bahn um und bereinigen Sie die Werte. Jede unterschiedliche Zeichenkette in dieser Spalte wird zu einer Bahn, geführt über ihre Beschriftung, und daraus folgen die beiden Probleme, die man vorher kennen sollte. Schreibvarianten spalten eine Bahn in drei: Recht, recht und Rechtsabteilung werden alle gezeichnet. Und leere Zellen erzeugen Zeilen ohne Bahn, was auf einem Swimlane-Diagramm schlimmer ist, als es klingt, denn der Sinn der Zeichnung ist die Grenze, auf der eine Zeile liegt, und eine Zeile ohne Bahn überquert nichts. Sortieren Sie die Datei zuerst nach dieser Spalte, lesen Sie die verschiedenen Werte, entscheiden Sie sich für die vier oder fünf, die Sie wollen, und ersetzen Sie den Rest vor dem Import. Das geht schneller, als Bahnen später im Editor zu reparieren.

Wer verantwortet eine Kampagnenfreigabe im Marketing?

Marketing verantwortet den Ablauf; niemand verantwortet ihn ganz. Genau diese Teilung ist der Grund, ihn als Bahnen statt als Checkliste zu zeichnen. Marketing verantwortet das Briefing, den Entwurf, jede Überarbeitung und die Dokumentation der Freigaben am Ende. Die Kampagne kommt zwischen den Prüfungen also immer in eine Bahn zurück. Marke verantwortet die Richtlinien und wendet sie an, weshalb die Markenprüfung eine eigene Bahn ist und kein Schritt, den Marketing an sich selbst vollzieht. Recht verantwortet, ob eine Aussage belegt werden kann, und wird über eine Entscheidung eingeschaltet statt aus Höflichkeit, sodass die Bahn bei Kampagnen ohne Aussage leer bleibt. Der Mediaeinkauf verantwortet Verfügbarkeit und Schaltzeitraum und ist die einzige Bahn, die sagen kann, dass ein Starttermin unmöglich ist. Der Antragsteller verantwortet die Fakten im Briefing und, ganz oben im Diagramm, die Entscheidung zum Rückzug.

Meine CSV kommt als eine lange Spalte an, oder die Umlaute stimmen nicht. Was ist passiert?

Zwei verschiedene Fehler, beide in der Datei und nicht im Prozess. Eine lange Spalte heißt, dass das Trennzeichen nicht das ist, das gelesen wird, meist ein Semikolon, das Exporte erzeugen, wenn das Quellsystem oder der Rechner, auf dem der Export lief, auf eine Ländereinstellung gesetzt ist, in der das Komma das Dezimaltrennzeichen ist. Exportieren Sie neu mit Komma als Trennzeichen, oder ersetzen Sie die Semikolons in einem Texteditor, nachdem Sie geprüft haben, dass kein Feld eines enthält. Entstellte Umlaute heißen, dass die Kodierung nicht UTF-8 ist: Eine als Windows-1252 oder Latin-1 gespeicherte Datei zeigt einen einzelnen Umlaut als zwei Zeichen. Beide Fehler überstehen einen Umweg durch ein Tabellenprogramm stillschweigend, und deshalb lohnt es sich, eine CSV einmal in einem reinen Texteditor zu öffnen, bevor man sie importiert.

Was geht kaputt, wenn ich nach dem Verdrahten eine Zeile in der Mitte einfüge?

Jede Verbindung unterhalb der Einfügestelle, und nichts sagt es Ihnen. Linie zu enthält Zeilennummern, also Positionen und keine Identitäten: Fügen Sie eine Zeile an Position 8 ein, wird aus der alten Zeile 8 die Zeile 9, während jeder Wert in Linie zu weiterhin auf 8 zeigt. Das Diagramm wird trotzdem gezeichnet. Es zeichnet nur die falschen Kanten, und eine Kante, die auf eine nicht mehr vorhandene Zeile zeigt, wird ganz ohne Meldung verworfen. Zwei Gewohnheiten verhindern das. Solange Sie aus einer CSV bauen, hängen Sie neue Zeilen unten an und verdrahten sie über die Nummer, statt sie in Leserichtung einzufügen. Sobald das Diagramm im Editor ist, ergänzen und sortieren Sie Zeilen dort, denn der Editor hält die Verbindungen fest, während sich die Positionen verschieben.