CSV 泳道流程圖範本（推廣活動審批）

甚麼是CSV 泳道流程圖範本（推廣活動審批）流程

CSV 是系統吐出來的東西，不是你動手做事的地方。它沒有公式、沒有工作表、沒有儲存格格式、沒有合併標題——一列標題，然後一列一筆紀錄，欄位之間以一個分隔符隔開，只有當欄位本身含有那個分隔符時才用雙引號包起。這種平坦正是它匯得乾淨的原因，也是它本身不帶任何結構的原因：檔案裡沒有任何東西說明哪個欄是步驟、哪個是人，而哪個是上一季某人為了做報表而加的到期日。QueryChart 的解決辦法是比對標題名稱而不是欄的位置。把你匯出檔本來就有的標題改成「方框文字」、「連線至」、「連線文字」、「形狀」、「橫向泳道」與「縱向泳道」，把檔案拖到編輯器的試算表區域，其餘每一個欄都會原封不動跟著過來、不被使用。

決定你得到一張泳道圖還是一張平圖的，是負責人那個欄，而幾乎每一份匯出檔都以某個名字帶著它：負責人、承辦人、責任人、團隊、審批人。在來源系統裡它是一個篩選條件。在圖上它是頁面上的一個位置，而這改變了它告訴你的東西。一份按負責人排序的清單給你看四堆任務。同樣那些列，把那個欄改名為「縱向泳道」，就給你看工作離開一個團隊、抵達另一個團隊的那些時刻，而活動真正停下來的地方正在那裡。有兩條規則令匯入乖乖聽話：泳道是以標籤作鍵的，所以「法務」、「法務部」與「Legal」會變成三條泳道而不是一條；而泳道儲存格留空的一列不帶任何泳道，於是它所代表的那次交接會消失不見，儘管它的方框仍然畫了出來。

下面這張圖是一項市場推廣活動的審批，橫向五欄階段、縱向五條團隊泳道，而它是刻意畫成沒有任何一個團隊能夠獨力走完的。申請人提出並填簡報；市場推廣規劃、草擬與修改；品牌檢查素材；法務只在活動作出需要舉證的聲稱時才被拉進來；媒體採購確認存量並訂位。它的連接線中有十五條跨越了泳道界線，而每一次跨越都是一項活動可以等上一個星期的地方。有兩個判斷帶著等你用自己的數字覆寫的上限——一個開支門檻，以及一個受規管聲稱的定義——而三個各自獨立的結局記下一項活動真正停下來的方式：上線、撤回，或因法務意見而中止。

本流程圖涵蓋的內容

本範本包含

• 五欄階段——簡報、草擬、審閱、審批與上線——交叉五條團隊泳道：申請人、市場推廣、品牌、法務與媒體採購。在檔案裡這兩條軸只不過是兩個文字欄，「橫向泳道」與「縱向泳道」，沒有其他欄可以決定一列屬於哪一條泳道。
• 把負責人那個欄讀成一條泳道，而不是讀成一個步驟。「為每一項素材指名一位負責人」就是那個欄被填上的那一列，而它要求一項素材一位具名的人，因為負責人儲存格裡放一個團隊郵箱，會產生一條沒有人可以被問責的泳道。
• 第一次跨越，畫出來而不是靠假設：「對照品牌指引檢查素材」把工作由市場推廣移到品牌，而「素材是否符合品牌？」的需要修改那一支，把它交回市場推廣泳道裡的「修改素材並重新提交」，於是單單一輪意見就跨越了界線兩次。
• 法務按條件進場，不是按慣例。「這項活動是否作出受規管的聲稱？」是進入那條泳道的唯一路線，而「聲稱是否照原文批准？」帶三個標籤出口——批准、一次退回「對照證據檔案核查這項聲稱」的改寫，以及聲稱根本無法舉證時的「活動因法務意見而中止」。
• 一道令簽核集中在同一處的開支關卡：「開支是否超出授權上限？」把任何高於你們自己門檻的東西經「取得預算持有人的書面批准」導向媒體計劃，把低於門檻的直接送去媒體採購。
• 訂位與收尾，帶一條跨泳道的迴路：「上線當日是否有版位存量？」把否送去市場推廣泳道裡的「與申請人議定新的上線日期」，而這一趟在「記錄誰在何時批准了甚麼」之後結束於「活動已上線且批准紀錄齊備」，或者更早結束於「活動申請已撤回」。

何時使用本範本

• 你手上有一份由專案工具、活動追蹤表或工單隊列匯出的 CSV，沒有開任何編輯器，而有人要你把審批流程顯示出來。
• 四個或以上的團隊經手同一項活動，而匯出檔的負責人欄是誰做了甚麼的唯一紀錄，只被篩選過，從未被畫出來。
• 活動一直卡在團隊之間，而沒有人說得出是哪一次交接，因為一張清單只顯示每項任務停在哪裡，不顯示它停在哪一條界線上。
• 法務被要求在上線前幾天放行一項聲稱，而你想把那次審查本應開始的位置標在一張圖上。
• 代理商、審計或監管方問你某一項聲稱是誰批准的，而答案目前活在一串訊息裡，而不是活在一條流程裡。

生成呢個圖嘅 CSV 檔

每行一個步驟。「連線至」欄入面嘅數字係行號——就係佢畫出啲連線，亦係大多數檔案缺咗嗰欄。

#,形狀,方框文字,連線至,連線文字,橫向泳道,縱向泳道
1,Start,提出一項活動申請,2,,簡報,申請人
2,Process,填寫活動簡報,3,,簡報,申請人
3,Decision,簡報是否完整到足以規劃？,"6, 4","是, 否",簡報,市場推廣
4,Decision,欠缺的資料能否在本星期內補到？,"2, 5","是, 否",簡報,申請人
5,Reject,活動申請已撤回,,,簡報,申請人
6,Process,議定上線日期與預算,7,,簡報,市場推廣
7,Process,草擬文案與素材清單,8,,草擬,市場推廣
8,Process,為每一項素材指名一位負責人,9,,草擬,市場推廣
9,Process,對照品牌指引檢查素材,10,,審閱,品牌
10,Decision,素材是否符合品牌？,"12, 11","是, 需要修改",審閱,品牌
11,Process,修改素材並重新提交,9,,審閱,市場推廣
12,Decision,這項活動是否作出受規管的聲稱？,"13, 17","是, 否",審閱,市場推廣
13,Process,對照證據檔案核查這項聲稱,14,,審閱,法務
14,Decision,聲稱是否照原文批准？,"17, 15, 16","是, 改寫措辭, 無法舉證",審閱,法務
15,Process,按法務的措辭改寫這項聲稱,13,,審閱,市場推廣
16,Reject,活動因法務意見而中止,,,審閱,法務
17,Process,把最終文件包送出簽核,18,,審批,市場推廣
18,Decision,開支是否超出授權上限？,"19, 20","是, 否",審批,市場推廣
19,Approval,取得預算持有人的書面批准,20,,審批,市場推廣
20,Process,確認媒體計劃與投放檔期,21,,審批,媒體採購
21,Decision,上線當日是否有版位存量？,"23, 22","是, 否",審批,媒體採購
22,Process,與申請人議定新的上線日期,20,,審批,市場推廣
23,Process,訂下版位並令活動上線,24,,上線,媒體採購
24,Stored data,記錄誰在何時批准了甚麼,25,,上線,市場推廣
25,Success,活動已上線且批准紀錄齊備,,,上線,市場推廣

運作方式

1. 在用任何其他方式打開它之前，先用文字編輯器打開這個 CSV

   在頭兩列上看三件事。分隔符：在歐洲地區設定下的系統匯出的是分號而不是逗號，而一個分號檔案貼進一個以逗號解析的匯入器，會變成一條很長的欄。編碼：如果一個帶重音的字元顯示成兩個符號，這個檔案就不是 UTF-8，需要重新匯出或轉換。以及引號用法：任何本身含有分隔符的欄位都必須以雙引號包起，正是它令一個叫「草擬、審閱與寄出」的步驟不會裂成兩個欄。

2. 把匯出檔的標題改成編輯器認得的標題

   匯入比對的是標題名稱而不是位置，所以整件對應工作就在標題那一列裡完成。任務或步驟改成「方框文字」。類型或類別改成「形狀」。階段、時期或狀態改成「橫向泳道」。負責人、承辦人或團隊改成「縱向泳道」。其餘一概不動——工單編號、日期、成本中心都會原封帶過並被忽略，所以匯入之前你不必先把檔案精簡。

3. 決定哪一個欄才真的是泳道

   匯出檔通常給你兩個候選：一個是個人，一個是團隊。挑那個你想看成橫跨頁面帶狀分區的。具名個人會給你一人一條泳道，而在任何有點規模的活動上，那是二十條又窄又讀不出交接的泳道；團隊那個欄給你四五條。然後在匯入之前先把那個欄的寫法統一，因為泳道是以標籤作鍵的，所以「法務」與「法務部」是兩條泳道，而其中一條看起來會是空的。

4. 加上你的匯出檔沒有的那兩個欄

   任務清單記錄的是發生過甚麼，不是甚麼通向甚麼，所以沒有一份匯出檔裡有邊。「連線至」放一列所連往的列號，以逗號分隔，而「連線文字」按同一次序放連接線標籤——「4,5」對「是,否」。這兩個欄最後才填，等到列的次序定了才填，並記住它們是位置：在上面插入一列，會令它下面每一個號碼移位，所以在你還在接線的時候，新列一律加在最後。

5. 為每一列都設好泳道，連你寧願不設的那些也要設

   一次交接只有在它兩邊那兩列坐在不同泳道時才看得見，所以修改與改道那些列最要緊。「修改素材並重新提交」屬於市場推廣，即使它發生在品牌審閱期間；「與申請人議定新的上線日期」屬於市場推廣，即使問題是媒體採購提出的。把每一列放進真正做這件事的人那條泳道，而不是提出要求的人那條，延誤就會以長長的連接線顯示出來。

6. 用你們自己的數字覆寫那兩個門檻

   「開支是否超出授權上限？」出廠時沒有數字，「這項活動是否作出受規管的聲稱？」出廠時沒有定義，因為兩者都是你們的。在前者寫上金額與貨幣；在後者列明甚麼算數：一個價格、一項比較、一句健康或環保陳述、一個最高級的說法。沒有定義的話，第一個菱形要麼把全部、要麼把零項送去預算持有人，而第二個會由每一個走到它面前的人給出不同答案。

常見問題

一個 CSV 要有哪些欄才能變成泳道流程圖？

四個在做事，另外兩個令它成為泳道圖。「方框文字」是方框裡的標籤。「連線至」是這一列所連往的一個或多個列號，以逗號分隔。「連線文字」是按同一次序排的連接線標籤。「形狀」指名方框的類型——Start、Process、Decision、End、Success、Reject，以及比這更長的一串。「橫向泳道」與「縱向泳道」把這一列放進網格。整份契約就這麼多：匯入是按這些標題名稱比對而不是按欄的位置，多出來的欄會帶過並被忽略，而你沒有提供的東西一律取預設值，所以一個只有「方框文字」與「連線至」的檔案，仍然會匯入成一張沒有泳道的普通圖。

怎樣把一個負責人欄變成一條泳道？

把標題改成「縱向泳道」，然後把值修好。那個欄裡每一個不重複的字串都會變成一條泳道，並以它的標籤作鍵，於是產生兩個值得預先知道的問題。寫法上的變體會把一條泳道拆成三條：「法務」、「法務部」與「Legal」三者都會被畫出來。而空白儲存格會產生沒有泳道的列，這在泳道圖上比聽起來更糟，因為這張圖的重點就是一列坐在哪一條界線上，而一列沒有泳道就甚麼都沒有跨越。先按那個欄把檔案排序，讀一遍不重複的值，決定你想要的那四五個，把其餘的替換掉，再匯入。這比事後在編輯器裡修泳道快。

市場推廣活動的審批流程由誰負責？

市場推廣負責這條流程；沒有人負責它的全部。正是這種分工，構成了把它畫成泳道而不是畫成一張核對清單的理由。市場推廣擁有簡報、草擬、每一次修改，以及最後那份批准紀錄，所以活動在每兩次檢查之間永遠會回到同一條泳道。品牌擁有指引並負責執行它，這也是為甚麼品牌檢查是獨立一條泳道，而不是市場推廣自己對自己做的一個步驟。法務擁有一項聲稱能否舉證這件事，而它是由一個判斷拉進來的，不是出於禮貌，所以在不作任何聲稱的活動上那條泳道會保持空白。媒體採購擁有存量與投放檔期，而它是唯一一條可以說某個上線日期不可能的泳道。申請人擁有簡報裡的事實，以及在圖的最上方那個撤回的決定。

我的 CSV 匯入成一條很長的欄，或者帶重音的字元錯了。發生了甚麼事？

兩種不同的毛病，兩種都在檔案裡而不在流程裡。一條很長的欄意味著分隔符不是正在被解析的那一個——最常見是分號，而它正是來源系統或執行匯出的那台機器設定在以逗號作小數點的地區時所產生的。重新匯出並選擇以逗號分隔，或者在確認沒有欄位含有分號之後，用文字編輯器把分號換掉。重音字元亂碼意味著編碼不是 UTF-8：一個存成 Windows-1252 或 Latin-1 的檔案，會把單一個帶重音的字母顯示成兩個字元。這兩種毛病都能悄無聲息地熬過試算表程式那一趟，這也是為甚麼一個 CSV 在匯入之前值得用純文字編輯器打開看一次。

接好線之後在中間插入一列會壞掉甚麼？

插入點以下的每一條連接線，而且不會有任何東西告訴你。「連線至」放的是列號，而列號是位置不是身分，所以在第 8 個位置插入一列，會令舊的第 8 列變成第 9 列，而每一個「連線至」值仍然指著 8。那張圖照樣畫得出來——只是畫錯了邊，而一條指向已不存在的列的邊會被丟棄，完全沒有訊息。有兩個習慣可以避開它。在你由 CSV 建圖的期間，新列一律附在最底，並按號碼接線，而不是照閱讀次序插進去。圖進了編輯器之後，改為在那裡新增與重排列，因為編輯器會在位置移動時保持連接不散。

相關流程

• 跨職能流程圖範本（內容審閱與發布）

  以一條內容審閱與發布流程建構的跨職能流程圖範本：撰稿人、編輯、法律及合規與網站團隊四條泳道，橫跨由內容綱要到發布後檢視的五個階段。

  相關

相關指南

• 如何由 CSV 建立泳道圖 — 把一個 CSV 匯出檔的負責人或指派給欄變成泳道：每一個不重複值成為一條泳道，空白儲存格會落入第一條，而一次交接就是兩端坐在不同泳道的連線。

適用於此流程的 QueryChart 功能

• CSV 匯入
• 泳道
• 審批流程