Plantilla de diagrama de carriles desde CSV (aprobar campañas)

El CSV que produce este diagrama

Una fila por paso. Los números de Línea a son números de fila: son los que dibujan los conectores, y es la columna que falta en casi todos los archivos.

#,Forma,Texto de la caja,Línea a,Texto de línea,Carril horizontal,Carril vertical
1,Start,Abrir una solicitud de campaña,2,,Briefing,Solicitante
2,Process,Rellenar el briefing de la campaña,3,,Briefing,Solicitante
3,Decision,¿El briefing está lo bastante completo para planificar?,"6, 4","Sí, No",Briefing,Marketing
4,Decision,¿Puede llegar esta semana el detalle que falta?,"2, 5","Sí, No",Briefing,Solicitante
5,Reject,Solicitud de campaña retirada,,,Briefing,Solicitante
6,Process,Acordar la fecha de lanzamiento y el presupuesto,7,,Briefing,Marketing
7,Process,Redactar los textos y la lista de piezas,8,,Redacción,Marketing
8,Process,Nombrar un responsable para cada pieza,9,,Redacción,Marketing
9,Process,Contrastar las piezas con las directrices de marca,10,,Revisión,Marca
10,Decision,¿Las piezas respetan la marca?,"12, 11","Sí, Hacen falta correcciones",Revisión,Marca
11,Process,Corregir las piezas y volver a enviarlas,9,,Revisión,Marketing
12,Decision,¿La campaña hace alguna afirmación regulada?,"13, 17","Sí, No",Revisión,Marketing
13,Process,Contrastar la afirmación con el expediente de pruebas,14,,Revisión,Jurídico
14,Decision,¿Se aprueba la afirmación tal y como está escrita?,"17, 15, 16","Sí, Reformular, No se puede sustentar",Revisión,Jurídico
15,Process,Reformular la afirmación con la redacción de Jurídico,13,,Revisión,Marketing
16,Reject,Campaña detenida por indicación jurídica,,,Revisión,Jurídico
17,Process,Enviar el paquete final para su visto bueno,18,,Aprobación,Marketing
18,Decision,¿La inversión supera el límite delegado?,"19, 20","Sí, No",Aprobación,Marketing
19,Process,Conseguir la aprobación escrita del responsable de presupuesto,20,,Aprobación,Marketing
20,Process,Confirmar el plan de medios y las fechas de emisión,21,,Aprobación,Compra de medios
21,Decision,¿Hay inventario disponible en la fecha de lanzamiento?,"23, 22","Sí, No",Aprobación,Compra de medios
22,Process,Acordar una nueva fecha de lanzamiento con el solicitante,20,,Aprobación,Marketing
23,Process,Contratar los espacios y poner la campaña en marcha,24,,Lanzamiento,Compra de medios
24,Process,Registrar quién aprobó qué y cuándo,25,,Lanzamiento,Marketing
25,Success,Campaña en marcha con las aprobaciones registradas,,,Lanzamiento,Marketing

Cómo funciona

1. Abre el CSV en un editor de texto antes que en ningún otro sitio

   Mira tres cosas en las dos primeras líneas. El delimitador: los exports de sistemas con configuración regional europea usan punto y coma, no comas, y un archivo con punto y coma pegado en un importador de comas llega como una única columna larguísima. La codificación: si un carácter acentuado se ve como dos símbolos, el archivo no está en UTF-8 y hay que volver a exportarlo o convertirlo. Y el entrecomillado: cualquier campo que contenga el delimitador tiene que ir entre comillas dobles, que es lo que impide que un paso llamado «Redactar, revisar y enviar» se convierta en dos columnas.

2. Renombra los encabezados del export con los del editor

   La importación empareja por nombre de encabezado y no por posición, así que este es todo el trabajo de mapeo y se hace en la fila de encabezado. Tarea o Paso pasa a Texto de la caja. Tipo o Categoría pasa a Forma. Fase, Etapa o Estado pasa a Carril horizontal. Responsable, Asignado o Equipo pasa a Carril vertical. Deja lo demás en paz: los ids de ticket, las fechas y los centros de coste viajan con el archivo y se ignoran, así que no tienes que dejarlo pelado antes de importarlo.

3. Decide qué columna es de verdad el carril

   Los exports suelen ofrecer dos candidatas, una persona y un equipo. Elige aquella cuyos valores quieras ver como bandas a lo ancho de la página. Las personas con nombre te dan un carril por persona, lo que en una campaña de cualquier tamaño produce veinte carriles finísimos y ningún traspaso legible; la columna de equipo te da cuatro o cinco. Después normaliza la ortografía de esa columna antes de importar, porque los carriles se identifican por la etiqueta, así que Jurídico y Equipo jurídico son dos carriles y uno de los dos se verá vacío.

4. Añade las dos columnas que tu export no tiene

   Una lista de tareas registra qué pasó, no qué lleva a qué, así que ningún export tiene aristas dentro. Línea a guarda los números de las filas con las que conecta una fila, separados por comas, y Texto de línea guarda las etiquetas de los conectores en el mismo orden: «4,5» frente a «Sí,No». Rellénalas al final, cuando las filas ya estén en el orden que quieres, y recuerda que son posiciones: insertar una fila arriba desplaza todos los números de debajo, así que añade filas al final mientras sigas cableando.

5. Pon el carril en todas las filas, también en las que preferirías no ponerlo

   Un traspaso solo se ve si las dos filas de cada lado están en carriles distintos, así que las filas de corrección y de redirección son las que más importan. «Corregir las piezas y volver a enviarlas» está en Marketing aunque ocurra durante la revisión de Marca, y «Acordar una nueva fecha de lanzamiento con el solicitante» está en Marketing aunque el problema lo haya levantado Compra de medios. Pon cada fila en el carril de quien hace el trabajo, no de quien lo pidió, y los retrasos aparecerán como conectores largos.

6. Sobrescribe los dos umbrales con tus propias cifras

   «¿La inversión supera el límite delegado?» se entrega sin una cifra y «¿La campaña hace alguna afirmación regulada?» se entrega sin una definición, porque las dos son tuyas. Escribe el importe en la primera y, en la segunda, enumera qué cuenta: un precio, una comparación, una afirmación sanitaria o medioambiental, un superlativo. Sin definir, el primer rombo manda al responsable de presupuesto o todo o nada, y al segundo lo responde de forma distinta cada persona que llega a él.

Preguntas frecuentes

¿Qué columnas necesita un CSV antes de poder ser un diagrama de carriles?

Cuatro hacen el trabajo y dos más lo convierten en un diagrama de carriles. Texto de la caja es la etiqueta de dentro de la caja. Línea a es el número o los números de fila con los que conecta esa fila, separados por comas. Texto de línea son las etiquetas de los conectores en el mismo orden. Forma nombra el tipo de caja (Inicio, Proceso, Decisión, Fin, Éxito, Rechazo y una lista más larga por debajo). Carril horizontal y Carril vertical colocan la fila en la cuadrícula. Ese es todo el contrato: la importación empareja por esos nombres de encabezado y no por posición de columna, las columnas de más viajan y se ignoran, y todo lo que no aportes toma su valor por defecto, así que un archivo con solo Texto de la caja y Línea a se importa igualmente como un diagrama plano sin carriles.

¿Cómo se convierte una columna de responsable en un carril?

Renombrando el encabezado a Carril vertical y arreglando los valores. Cada cadena distinta de esa columna se convierte en un carril identificado por su etiqueta, lo que produce los dos problemas que conviene conocer de antemano. Las variantes de escritura parten un carril en tres: Jurídico, jurídico y Equipo jurídico se dibujarán los tres. Y las celdas en blanco producen filas sin carril, que en un diagrama de carriles es peor de lo que suena, porque el sentido del dibujo es la frontera sobre la que se apoya una fila y una fila sin carril no cruza nada. Ordena primero el archivo por esa columna, lee los valores distintos, decide los cuatro o cinco que quieres y sustituye el resto antes de importar. Es más rápido que arreglar los carriles después en el editor.

¿Quién es responsable de un proceso de aprobación de campañas de marketing?

Marketing es dueño del flujo; nadie es dueño de todo él. Esa división es la razón de dibujarlo como carriles y no como una lista de comprobación. Marketing es dueño del briefing, de la redacción, de cada corrección y del registro de aprobaciones del final, así que la campaña siempre vuelve a un mismo carril entre revisión y revisión. Marca es dueña de las directrices y las aplica, y por eso la revisión de marca es un carril aparte y no un paso que Marketing se hace a sí mismo. Jurídico es dueño de si una afirmación se puede demostrar, y se entra por una decisión y no por cortesía, de modo que el carril se queda vacío en las campañas que no afirman nada. Compra de medios es dueña del inventario y de las fechas de emisión, y es el único carril que puede decir que una fecha de lanzamiento es imposible. El solicitante es dueño de los datos del briefing y, arriba del todo, de la decisión de retirar la campaña.

Mi CSV se importa como una columna larguísima, o los acentos salen mal. ¿Qué ha pasado?

Son dos fallos distintos, y los dos están en el archivo y no en el proceso. Una columna larguísima significa que el delimitador no es el que se está interpretando: casi siempre un punto y coma, que es lo que producen los exports cuando el sistema de origen o la máquina que lanzó el export están en una configuración regional donde la coma es el separador decimal. Vuelve a exportar eligiendo separación por comas, o sustituye los punto y coma en un editor de texto una vez hayas comprobado que ningún campo contiene uno. Los acentos destrozados significan que la codificación no es UTF-8: un archivo guardado como Windows-1252 o Latin-1 muestra una sola letra acentuada como dos caracteres. Los dos fallos sobreviven en silencio a un viaje por un programa de hojas de cálculo, y por eso merece la pena abrir una vez el CSV en un editor de texto plano antes de importarlo.

¿Qué se rompe si añado una fila en medio después de cablearlo todo?

Todos los conectores por debajo del punto de inserción, y nada te avisa. Línea a guarda números de fila, que son posiciones y no identidades, así que insertar una fila en la posición 8 convierte la antigua fila 8 en la 9 mientras todos los valores de Línea a siguen apuntando a 8. El diagrama se dibuja igual: solo que dibuja las aristas equivocadas, y una arista que apunta a una fila que ya no existe se descarta sin ningún mensaje. Dos costumbres lo evitan. Mientras construyes desde un CSV, añade las filas nuevas al final y cablealas por número en vez de insertarlas en el orden de lectura. Y una vez el diagrama está en el editor, añade y reordena filas ahí, porque el editor mantiene las conexiones enganchadas según se desplazan las posiciones.