Plantilla de flujo de aprobación desde CSV (descuentos por margen)

El CSV que produce este diagrama

Una fila por paso. Los números de Línea a son números de fila: son los que dibujan los conectores, y es la columna que falta en casi todos los archivos.

#,Forma,Texto de la caja,Línea a,Texto de línea,Carril horizontal,Carril vertical
1,Start,Recibir del cliente una petición de descuento,2,,Oferta,Comercial
2,Process,"Introducir las líneas, el precio de tarifa y el descuento pedido",3,,Oferta,Comercial
3,Process,Calcular el margen bruto tras el descuento,4,,Oferta,Comercial
4,Process,Escribir el motivo por el que se pide el descuento,5,,Oferta,Comercial
5,Decision,¿Margen igual o superior al 40 %?,"6, 7","40 % o más, Por debajo del 40 %",Cálculo del margen,Comercial
6,Process,Aprobar a nivel de comercial y dejar constancia del margen,19,,Aprobación,Comercial
7,Decision,¿Margen igual o superior al 30 %?,"8, 10","Del 30 % al 40 %, Por debajo del 30 %",Cálculo del margen,Jefe de ventas
8,Process,El jefe de ventas revisa el motivo y el compromiso de volumen,9,,Aprobación,Jefe de ventas
9,Decision,¿Aprueba el jefe de ventas?,"19, 15, 22","Aprobado, Devolver para revisar, Denegar el descuento",Aprobación,Jefe de ventas
10,Decision,¿Margen igual o superior al 20 %?,"11, 13","Del 20 % al 30 %, Por debajo del 20 %",Cálculo del margen,Finanzas
11,Process,Finanzas contrasta el margen con el histórico de la cuenta,12,,Aprobación,Finanzas
12,Decision,¿Aprueba Finanzas?,"19, 15, 13","Aprobado, Devolver para revisar, Elevar al director",Aprobación,Finanzas
13,Process,Preparar el resumen de la operación para el director comercial,14,,Aprobación,Director comercial
14,Decision,¿Aprueba el director comercial?,"19, 18, 22","Aprobado, Aprobado con condiciones, Denegar el descuento",Aprobación,Director comercial
15,Process,"Revisar el descuento, el precio o las condiciones",16,,Revisión,Comercial
16,Decision,¿Segunda devolución del mismo aprobador?,"3, 17","Primera revisión, Segunda revisión",Revisión,Comercial
17,Decision,¿Mantener el descuento o dejar la operación?,"13, 23","Mantener y llevarlo al director, Dejarla por margen insuficiente",Revisión,Director comercial
18,Process,Registrar en la oferta las condiciones del director,19,,Aprobación,Director comercial
19,Process,Emitir al cliente la oferta aprobada,20,,Emisión,Comercial
20,Decision,¿Acepta el cliente antes de que caduque la oferta?,"21, 15, 24","Aceptada, Pide más descuento, Sin respuesta antes de caducar",Emisión,Comercial
21,Success,Pedido cerrado con el margen aprobado,,,Emisión,Comercial
22,Reject,Descuento denegado y oferta cerrada,,,Emisión,Jefe de ventas
23,End,Operación abandonada por margen insuficiente,,,Emisión,Director comercial
24,End,Oferta caducada sin pedido,,,Emisión,Comercial

Cómo funciona

1. Abre el archivo en un editor de texto antes de importarlo

   Mira primero los caracteres en crudo. ¿El separador es una coma o un punto y coma? Excel escribe punto y coma allí donde el separador de listas del sistema es un punto y coma, que es casi toda la Europa continental, porque ahí la coma ya es el separador decimal. Un archivo con punto y coma leído como archivo de comas te da una sola columna con la línea entera dentro. Comprueba también los acentos: si llegan destrozados, el archivo no está en la codificación con la que se está leyendo. Y si la primera columna es la única que no cuadra, la marca de orden de bytes invisible que el export CSV UTF-8 de Excel escribe delante del primer encabezado es el motivo habitual: vuelve a teclear ese encabezado o guarda como CSV plano.

2. Dale al archivo los nombres de encabezado que lee el editor

   La primera línea tiene que nombrar las columnas: Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea, el estilo de línea, Carril horizontal y Carril vertical. El emparejamiento es por nombre, así que el orden de columnas es libre y cada columna de más que produjera tu export viaja con él y se ignora. Borra las filas de título o de filtros que estén por encima de los encabezados: un CSV no tiene el concepto de bloque de encabezado, así que un título de informe en la línea 1 convierte tus encabezados reales en datos normales. Un encabezado mal escrito tampoco es un error; es sencillamente una columna que no hace nada, así que confirma que ha llegado cada una de las que querías usar.

3. Numera las filas antes de escribir un solo Línea a

   El número de una fila es su posición en los datos: primera fila de datos 1, segunda 2, y así. Apunta los números al margen antes de conectar nada, y después escribe las conexiones. Insertar una fila más tarde renumera todas las filas de debajo y desplaza todos los Línea a que se referían a ellas, así que termina la lista de filas antes de empezar con las flechas.

4. Escribe las aristas hacia atrás al final y léelas en voz alta

   Cada devolución es un Línea a menor que su propia fila. Aquí «¿Segunda devolución del mismo aprobador?» es la fila 16 y su Línea a de primera revisión es 3; la fila 17 apunta a la 13; la fila 20 apunta a la 15. Di cada una como una frase (la fila 16 vuelve a la fila 3, que es «Calcular el margen bruto tras el descuento»), porque un número hacia atrás desviado en uno sigue pareciendo perfectamente razonable dentro del archivo, y dibuja una flecha hacia la caja equivocada en vez de no dibujar ninguna.

5. Mantén las comas fuera de Línea a y de Texto de línea

   Esas dos columnas son listas separadas por comas que se leen en el mismo orden, así que el Línea a de la fila 20 dice 21,15,24 mientras que su Texto de línea dice Aceptada,Pide más descuento,Sin respuesta antes de caducar: tres destinos, tres etiquetas, alineados por posición. Una coma dentro de una etiqueta de rama se leería como otra rama, y por eso ninguna etiqueta de conector de este diagrama lleva una. Texto de la caja es un valor único, así que ahí una coma no molesta siempre que el campo vaya entrecomillado: «Introducir las líneas, el precio de tarifa y el descuento pedido» sobrevive al viaje, y ese mismo texto sin comillas se convierte en dos columnas.

6. Pon tus propias cifras en las bandas

   40, 30 y 20 son marcadores de posición. Fíjalos desde tu propio libro de precios de modo que la banda superior cubra la mayoría de las ofertas; si la mayor parte de tus operaciones cae por debajo del primer umbral, entonces cada oferta se convierte en una aprobación y la cola se convierte en el proceso. Aprovecha para definir qué significa margen (margen bruto tras el descuento, medido contra qué coste), porque un umbral solo es tan fiable como el número con el que se compara, y en un CSV ese número es una foto fija sin ninguna fórmula detrás.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se escribe un bucle de revisión en un CSV?

Con un valor de Línea a menor que la fila en la que está. Un CSV no contiene flechas; lo único que crea una arista es un número de fila en la columna Línea a, y nada obliga a que ese número sea mayor que la fila actual. Una vía de rechazo se escribe exactamente igual que cualquier otra conexión, y la única diferencia es que apunta hacia arriba en el archivo en lugar de hacia abajo. En este diagrama el paso de revisión es la fila 15 y las filas 9, 12 y 20 la nombran: las dos primeras son referencias hacia delante desde los aprobadores, la tercera es hacia atrás desde el paso del cliente. La fila 16 apunta después hacia atrás a la fila 3. Hay dos cosas que vigilar. Un bucle sin salida se importa tan tranquilo y se lee como un proceso que no puede terminar nunca, así que ponle un tope con una decisión, aquí «¿Segunda devolución del mismo aprobador?». Y un Línea a que nombra una fila inexistente se descarta sin mensaje, así que un desvío de uno en una arista hacia atrás aparece como una flecha que falta y no como un error.

¿Qué columnas necesita un CSV para importarse como diagrama de flujo?

Siete hacen el trabajo. Forma fija el tipo de caja: Inicio, Proceso, Decisión, Fin, Éxito, Rechazo y las demás formas que el editor conoce. Texto de la caja es la etiqueta. Línea a guarda el número o los números de fila con los que conecta esa fila, separados por comas. Texto de línea guarda las etiquetas de los conectores en el mismo orden, y por eso las dos columnas hay que leerlas juntas. El estilo de línea admite una descripción como Verde discontinua. Carril horizontal y Carril vertical colocan la fila en los dos ejes de los carriles. También existen el paralelo, las notas y el enlace. Las columnas se emparejan por nombre de encabezado y no por posición, y cualquier otra columna que produjera tu export viaja con él y se ignora, así que un CSV recién salido de un CRM con quince columnas se importa perfectamente y solo se leen las siete que importan.

¿Por qué mi CSV se importó con cajas pero sin flechas?

Cuatro causas, más o menos por orden de frecuencia. La columna Línea a contiene nombres de paso en lugar de números de fila, y una etiqueta no es una referencia. La fila de encabezado falta, está mal escrita o está debajo de un título de informe, así que la columna nunca llegó a emparejarse. El archivo está delimitado por punto y coma y se leyó como delimitado por comas, lo que mete la línea entera en la primera columna y deja cada fila con una forma y nada más. O los números están sencillamente mal, normalmente porque se insertó una fila y no se renumeró nada. Esta última es la más difícil de detectar, porque una arista que nombra una fila inexistente se descarta en silencio: el diagrama se dibuja igual, parece terminado, y le falta una ruta.

¿Qué umbrales debería usar un flujo de aprobación de descuentos?

Bandas de margen y no bandas de porcentaje de descuento, y las suficientemente pocas como para que la gente se las acuerde. El porcentaje de descuento es el eje equivocado, porque un mismo 15 % de rebaja es cómodo en un producto y está por debajo del coste en otro; el margen tras el descuento sí es comparable en todo el libro de precios. Tres bandas y cuatro niveles de aprobador es una forma habitual, y es la que se dibuja aquí: el comercial resuelve todo lo que esté en el 40 % o por encima, el jefe de ventas se queda del 30 al 40, Finanzas del 20 al 30, y por debajo del 20 va al director comercial. Las cifras las pones tú. La prueba de que el conjunto es bueno es la proporción de ofertas que se resuelven en el primer nivel: si la mayoría necesita que mire otra persona, o el libro de precios o los umbrales están mal, y se le echará la culpa de las dos cosas al proceso de aprobación.

¿En qué se diferencia un CSV de un archivo de Excel para esto?

Un CSV es la salida de un sistema y no un sitio en el que trabajar. Lleva valores y no fórmulas, así que una columna de margen exportada a las diez de la mañana guarda el número que esa fórmula produjo a las diez de la mañana, y volver a exportarla tras un cambio de coste da un archivo distinto sin nada dentro que diga que algo se movió. Tiene una tabla y ninguna segunda hoja, así que la búsqueda a la que apuntaba tu fórmula de margen no ha venido con él. No tiene ningún formato, lo que aquí importa por un motivo: un nivel de aprobación indicado con un color de celda en un libro no comunica nada en un CSV, y si el nivel importa necesita una columna propia. A cambio, un CSV es texto plano: lo puedes leer, compararlo y ver exactamente lo que te ha entregado el sistema, números de fila de la columna Línea a incluidos.