CSV 審批流程範本（按毛利率的折扣審批）

甚麼是CSV 審批流程範本（按毛利率的折扣審批）流程

這個檔案幾乎肯定不是你寫的。一份報價審批步驟的 CSV 是由某樣東西吐出來的——一份 CPQ 報表、一次 CRM 匯出、有人對 ERP 跑過並存起來的一條查詢，或者一份定價工作簿的其中一個分頁，因為對面那套系統只肯收這個格式而被另存為 .csv。這正是 CSV 最根本的事實，也是它與它出身的那個工作簿行為不同的原因。它沒有公式，只有那些公式在匯出那一刻所產生的值。它沒有第二個工作表、沒有儲存格顏色、沒有合併標題、沒有欄寬。它就是一列一列的文字，第一列說明有哪些欄。讀者要重建這條流程所需要的一切，都必須在那些字元裡，否則它根本不在那裡。

QueryChart 讀的是一小組欄名。「形狀」是方框類型——Start、Process、Decision、End、Success、Reject 等等。「方框文字」是方框裡的標籤。「連線至」是這一列所連往的那一列，以列號書寫。「連線文字」是那條連接線上的標籤。「連線樣式」、「橫向泳道」與「縱向泳道」承載連接線的樣式與兩條泳道軸，而「備註」與「連結」在你需要時也在。比對依據是標題名稱而不是欄的位置，所以你的欄次序無關緊要，而匯出檔一併帶來的任何額外欄——報價編號、客戶、負責人、建立日期——都會原封帶過並被忽略。把 .csv 拖到編輯器的試算表區域，或者直接把 CSV 文字貼進去。

一列就是一個方框，而一列在檔案裡的位置就是它的號碼：第一列資料是 1、第二列是 2，而一個「連線至」寫 7，意思就是第七列資料。審批流程正是在這裡與一份簡單程序分道揚鑣。程序順著檔案往下跑，每一個「連線至」都大過它所在那一列。審批鏈不是這樣。一張被退回修訂的報價必須回到一個已經發生過的步驟，所以它的「連線至」值細過它自己的列號，而那支箭嘴向上指回檔案。下面這張圖有三條邊正是這樣做：第 16 列指向 3、第 17 列指向 13、第 20 列指向 15。弄錯其中一條，是一份手工編號的審批 CSV 匯入後變成一片方框、少了一支箭嘴的最常見成因，因為不會有任何東西投訴——一個指向不存在的列的「連線至」會被丟棄，不留訊息。

這張圖本身是一條按毛利率而不是按折扣百分比運作的折扣審批。橫向五個階段、縱向四個角色，以及三個決定由誰過目的門檻：達到 40% 或以上由銷售代表批准，30 至 40 交給銷售經理，20 至 30 交給財務，低於 20 交給商務總監。有兩位審批人可以把報價退回，兩者都退到同一個修訂步驟，而那個步驟會回到毛利率計算，因為價格改了就是毛利率改了，可能落在另一個分段。這條迴路在第二次退回時封頂。四個結局覆蓋一張報價真正停下來的方式：入帳、被拒、因毛利理由放棄，以及無人回覆而到期。

本流程圖涵蓋的內容

本範本包含

• 五欄階段——報價、毛利檢查、審批、修訂與發出——交叉四條角色泳道：銷售代表、銷售經理、財務與商務總監。在檔案裡那就是「橫向泳道」與「縱向泳道」兩個欄，一列一個值，而屬於同一條泳道的每一列都要寫得一模一樣。
• 一道三級毛利率階梯，而不是單一道審批關卡：「毛利率是否達到 40% 或以上？」在銷售代表這一級放行，「毛利率是否達到 30% 或以上？」喚醒銷售經理，「毛利率是否達到 20% 或以上？」喚醒財務，而低於 20% 的一律走向「為商務總監準備這單生意的摘要」。
• 兩條退回路線匯入同一個修訂步驟。「銷售經理是否批准？」與「財務是否批准？」都帶一支分支通往「修訂折扣、價格或條款」，所以檔案裡只有一個修訂步驟，而不是一位審批人一個，並有兩列各自以「連線至」值指名它。
• 這個系列一直提醒的那條向後的邊。「是否同一位審批人第二次退回？」是第 16 列，而它第一次修訂那一支的「連線至」是 3——向上指回檔案裡的「計算折扣後的毛利率」，因為改動過的價格是一個新的毛利率，可能落在另一個分段。
• 一條封了頂的迴路，而不是一條開口的。「是否同一位審批人第二次退回？」把第二次退回帶出這個循環，送到「堅持這個折扣還是放棄這單生意？」，在那裡這單生意要麼往上呈交總監、要麼停下來，於是沒有東西可以在銷售代表與某一位審批人之間無止境地來回。
• 一條客戶端的迴路與四個各自獨立的結局。「客戶是否在報價到期前接受？」可以把報價送回去修訂，而整條流程結束於「訂單以獲批毛利率入帳」、「折扣被拒，報價結案」、「因毛利理由放棄這單生意」或「報價到期而沒有訂單」。

何時使用本範本

• 你們的 CRM 或 CPQ 把報價審批匯出成一個 CSV，而有人問你這條審批流程實際上是甚麼。
• 折扣在聊天與電郵裡獲得批准，門檻靠口耳相傳，而沒有人拿得出一份寫下來的階梯。
• 你有一個檔案裝著一張審批步驟表，而每一次嘗試用人手把它重畫出來，都會丟失那些退回路線，因為它們是向後跑的。
• 你匯入的一個 CSV 畫出了方框卻不是全部箭嘴，而你懷疑問題出在那些把工作送回去的列。
• 你正在為一次審計或一份董事會文件撰寫折扣政策，需要把分段、審批人與升級放在同一頁上。

生成呢個圖嘅 CSV 檔

每行一個步驟。「連線至」欄入面嘅數字係行號——就係佢畫出啲連線，亦係大多數檔案缺咗嗰欄。

#,形狀,方框文字,連線至,連線文字,橫向泳道,縱向泳道
1,Start,收到客戶提出的折扣要求,2,,報價,銷售代表
2,Process,輸入明細項目、標價與所要求的折扣,3,,報價,銷售代表
3,Process,計算折扣後的毛利率,4,,報價,銷售代表
4,Process,寫下要求這個折扣的理由,5,,報價,銷售代表
5,Decision,毛利率是否達到 40% 或以上？,"6, 7","40% 或以上, 低於 40%",毛利檢查,銷售代表
6,Approval,在銷售代表這一級批准並蓋上毛利率,19,,審批,銷售代表
7,Decision,毛利率是否達到 30% 或以上？,"8, 10","30% 至 40%, 低於 30%",毛利檢查,銷售經理
8,Process,銷售經理檢查理由與承諾採購量,9,,審批,銷售經理
9,Decision,銷售經理是否批准？,"19, 15, 22","批准, 退回修訂, 拒絕這個折扣",審批,銷售經理
10,Decision,毛利率是否達到 20% 或以上？,"11, 13","20% 至 30%, 低於 20%",毛利檢查,財務
11,Process,財務對照客戶往績檢查毛利率,12,,審批,財務
12,Decision,財務是否批准？,"19, 15, 13","批准, 退回修訂, 呈交總監",審批,財務
13,Process,為商務總監準備這單生意的摘要,14,,審批,商務總監
14,Decision,商務總監是否批准？,"19, 18, 22","批准, 有條件批准, 拒絕這個折扣",審批,商務總監
15,Process,修訂折扣、價格或條款,16,,修訂,銷售代表
16,Decision,是否同一位審批人第二次退回？,"3, 17","第一次修訂, 第二次修訂",修訂,銷售經理
17,Decision,堅持這個折扣還是放棄這單生意？,"13, 23","堅持並呈交總監, 因毛利理由放棄",修訂,商務總監
18,Process,把總監的條件記在報價上,19,,審批,商務總監
19,Process,把獲批的報價發給客戶,20,,發出,銷售代表
20,Decision,客戶是否在報價到期前接受？,"21, 15, 24","接受, 要求更大折扣, 到期前沒有回覆",發出,銷售代表
21,Success,訂單以獲批毛利率入帳,,,發出,銷售代表
22,Reject,折扣被拒，報價結案,,,發出,銷售經理
23,End,因毛利理由放棄這單生意,,,發出,商務總監
24,End,報價到期而沒有訂單,,,發出,銷售代表

運作方式

1. 匯入之前先用文字編輯器打開檔案

   先看原始字元。分隔符是逗號還是分號？凡是系統清單分隔符為分號的地方，Excel 就寫分號，而那是歐洲大陸大部分地方的情況，因為逗號在那裡已經是小數點。一個分號檔案被當成逗號檔案去讀，會給你一個把整列裝在裡面的欄。也檢查那些帶重音的字元：如果它們以亂碼形式送到，這個檔案就不是它被當成的那個編碼。而如果只有第一個欄怎樣都對不上，通常的原因是 Excel 的「CSV UTF-8」匯出在第一個標題前面寫了一個看不見的位元組順序記號——把那個標題重新打一次，或者存成普通 CSV。

2. 給檔案編輯器讀得懂的標題名稱

   第一列必須說明有哪些欄：「形狀」、「方框文字」、「連線至」、「連線文字」、「連線樣式」、「橫向泳道」、「縱向泳道」。比對依據是名稱，所以欄的次序自由，而你匯出檔產生的每一個額外欄都會一併帶過並被忽略。把坐在標題上方的任何標題文字或篩選條件列刪掉——CSV 沒有標題區塊這個概念，所以第一列的一個報表標題會令你真正的標題變成普通資料。一個拼錯的標題也不算錯誤；它只不過是一個甚麼都不做的欄，所以每一個你打算使用的欄，都要確認它真的到位。

3. 在寫下第一個「連線至」之前先為列編號

   一列的號碼就是它在資料裡的位置：第一列資料是 1、第二列是 2，如此類推。在連接任何東西之前先把號碼寫在旁邊，然後才寫連接。之後插入一列會令它下面每一列重新編號，也令每一個曾經指向它們的「連線至」重新指向別處，所以先把列的清單完成，再開始處理箭嘴。

4. 最後才寫那些向後的邊，並把每一條讀出聲

   每一次退回都是一個細過自己列號的「連線至」。這裡「是否同一位審批人第二次退回？」是第 16 列，而它第一次修訂的「連線至」是 3；第 17 列指向 13；第 20 列指向 15。把每一條當成一句話說出來——第 16 列回到第 3 列，也就是「計算折扣後的毛利率」——因為一個差了一的向後號碼坐在檔案裡時看起來完全合理，而它會畫出一支指進錯誤方框的箭嘴，而不是一支都沒有。

5. 不要讓逗號進入「連線至」與「連線文字」

   那兩個欄是按同一次序讀的逗號分隔清單，所以第 20 列的「連線至」讀作 21,15,24，而它的「連線文字」讀作 接受,要求更大折扣,到期前沒有回覆——三個目標、三個標籤，按位置對齊。分支標籤裡的一個逗號會被讀成另一條分支，這正是為甚麼這張圖裡沒有一個連接線標籤含有逗號。「方框文字」是單一個值，所以只要那個欄位加了引號，逗號就沒有問題：「輸入明細項目、標價與所要求的折扣」可以完整地走完一趟，而同樣的文字沒有加引號就會變成兩個欄。

6. 把你們自己的數字放進分段

   40、30 與 20 是佔位符。按你們自己的價目表去訂，令最高那一段覆蓋大部分報價；如果你們大多數生意都掉在第一個門檻之下，那麼每一張報價都會變成一次審批，而隊列就會變成流程本身。順手把毛利率的意思定義清楚——折扣後的毛利率，對照的是哪一個成本——因為一個門檻可靠到甚麼程度，取決於與它比較的那個數字，而在一個 CSV 裡，那個數字是一個背後沒有公式的快照。

常見問題

在 CSV 裡怎樣寫一條修訂迴路？

用一個細過它所在那列的「連線至」值。CSV 裡沒有箭嘴；唯一能造出一條邊的，就是「連線至」欄裡的一個列號，而沒有任何規定要求那個號碼大過當前這一列。一條退回路線的寫法跟其他任何連接一模一樣，唯一分別是它向上指回檔案而不是向下。在這張圖裡，修訂步驟是第 15 列，而第 9、12 與 20 列都指名它：前兩者是來自審批人的向前引用，第三個是來自客戶那一步的向後引用。然後第 16 列指回第 3 列。有兩件事要留神。一條沒有出口的迴路會順順利利地匯入，並讀成一條永遠完成不了的流程，所以要用一個判斷替它封頂——在這裡就是「是否同一位審批人第二次退回？」。而一個指向不存在的列的「連線至」會被丟棄、不留訊息，所以一條向後的邊差了一，顯示出來會是少了一支箭嘴，而不是一個錯誤。

一個 CSV 要有哪些欄才匯入得成流程圖？

有七個在做事。「形狀」設定方框類型——Start、Process、Decision、End、Success、Reject，以及編輯器認得的其他形狀。「方框文字」是標籤。「連線至」放這一列所連往的一個或多個列號，以逗號分隔。「連線文字」按同一次序放連接線標籤，這也是為甚麼這兩個欄必須一起讀。「連線樣式」接受一段描述，例如綠色虛線。「橫向泳道」與「縱向泳道」把這一列放在兩條泳道軸上。此外還有「備註」與「連結」。欄是按標題名稱而不是按位置比對的，而你匯出檔產生的其他任何欄都會帶過並被忽略——所以一個直接由 CRM 出來、有十五個欄的 CSV 可以順利匯入，而只有要緊的那七個會被讀取。

為甚麼我的 CSV 匯入後有方框卻沒有箭嘴？

四個成因，大致按出現頻率排列。「連線至」欄裡放的是步驟名稱而不是列號，而一個標籤不是一個引用。標題列不見了、拼錯了，或者坐在一個報表標題之下，於是那個欄從來沒有被比對上。檔案是以分號分隔卻被當成以逗號分隔去讀，於是整列都塞進第一個欄，令每一列都有一個形狀而別無他物。或者那些號碼根本就是錯的，通常是因為插入了一列而沒有重新編號。最後一種最難察覺，因為一條指向不存在的列的邊會被無聲丟棄：那張圖照樣畫得出來、看上去完成了，只是少了一條路線。

折扣審批流程應該用甚麼門檻？

用毛利率的分段而不是折扣百分比的分段，而且數目要少到人記得住。折扣百分比是錯的那條軸，因為同樣減一成半，在一件產品上很舒服，在另一件上已經低過成本；折扣後的毛利率則可以在整份價目表上互相比較。三個分段配四級審批人是常見的形狀，也是這裡畫出來的那一種：銷售代表放行 40% 或以上的任何東西，銷售經理接手 30 至 40，財務接手 20 至 30，而低於 20 交給商務總監。數字由你們來訂。一組門檻好不好，看的是有多大比例的報價在第一級就通過——如果大部分都要別人過目，那麼不是價目表就是門檻出了問題，而審批流程會為兩者背黑鍋。

在這件事上，CSV 與一個 Excel 檔案有甚麼分別？

CSV 是一套系統的輸出，而不是一個你動手做事的地方。它承載值而不承載公式，所以一個在早上十時匯出的毛利率欄，放的是那條公式在早上十時所產生的數字，而成本改動之後重新匯出會得到另一個檔案，而檔案裡沒有任何東西說明有東西動過。它只有一張表、沒有第二個工作表，所以你毛利率公式所指向的那張對照表並沒有跟著過來。它完全沒有格式，而這一點在這裡只有一個要緊之處：在工作簿裡以儲存格顏色顯示的審批級別，在 CSV 裡甚麼都不代表，如果那個級別要緊，它就需要一個自己的欄。相對地，CSV 是純文字——你可以讀它、可以比對它，也可以確切看見系統交了甚麼給你，包括「連線至」欄裡的那些列號。

相關流程

• 折扣審批流程圖（按區間分級審批）

  折扣審批流程圖範本：申請與理由、淨利潤與下限核實、按區間分級路由至主管、總監與財務、還價循環，以及折扣趨勢檢討。

  相關

相關指南

• 如何在 CSV 裡定義流程圖的連接 — 如何寫一個 CSV 檔的「連線至」與「連線文字」欄：用列的位置而不是步驟名稱、分支標籤按位置配對、一個逗號如何把標籤拆成兩個，以及插入一列會有甚麼後果。
• 如何把 CSV 視覺化成一條工作流程 — 工作流程就是裡面有返工的流程。如何在一個 CSV 檔裡寫一個往回的「連線至」引用、為重試封頂令修訂不會無限繞圈，以及怎樣分辨一條真迴路與一個打錯了的列號。

適用於此流程的 QueryChart 功能

• CSV 匯入
• 審批流程
• 泳道