CSV til godkendelsesworkflow: skabelon (rabatgodkendelse)

Hvad er CSV til godkendelsesworkflow: skabelon (rabatgodkendelse)?

Du har næsten helt sikkert ikke selv skrevet denne fil. En CSV med godkendelsestrin for tilbud kommer ud af noget: en CPQ-rapport, en CRM-eksport, en forespørgsel nogen kørte mod ERP-systemet og gemte, eller et faneblad fra en prismappe gemt som .csv, fordi det var det eneste format, det andet system ville tage imod. Det er den definerende kendsgerning ved en CSV og grunden til, at den opfører sig anderledes end den projektmappe, den kom fra. Der er ingen formler, kun de værdier, formlerne producerede i eksportøjeblikket. Der er intet andet faneblad, ingen cellefarver, ingen sammenflettede overskrifter og ingen kolonnebredder. Det er linjer af tekst, én pr. række, hvor den første linje navngiver kolonnerne. Alt, en læser har brug for for at genskabe processen, skal stå i de tegn, ellers findes det slet ikke.

QueryChart læser et lille sæt kolonnenavne. Figur er kassetypen: Start, Proces, Beslutning, Slut, Succes, Afvist og resten. Bokstekst er etiketten inde i kassen. Linje til er den række, denne række forbinder til, skrevet som et rækkenummer. Linjetekst er etiketten på den forbindelse. Linjestil, Vandret bane og Lodret bane bærer forbindelsens udseende og de to swimlane-akser, og Noter og Link er der, hvis du får brug for dem. Der matches på overskrifter frem for på kolonnernes placering, så rækkefølgen af dine kolonner er uden betydning, og alle ekstra kolonner, din eksport bragte med (tilbudsnummer, konto, ejer, oprettelsesdato), tages med og ignoreres. Træk .csv-filen over på editorens regnearksområde, eller indsæt CSV-teksten direkte i det.

Én række er én kasse, og en rækkes placering i filen er dens nummer: den første datarække er 1, den anden er 2, og et Linje til på 7 betyder den syvende datarække. Det er her, et godkendelsesworkflow skilles fra en simpel procedure. En procedure løber ned gennem filen, og hvert Linje til er større end den række, det står på. Det gør en godkendelseskæde ikke. Et tilbud, der sendes retur til tilretning, skal tilbage til et trin, der allerede er sket, så dets værdi i Linje til er mindre end dets eget rækkenummer, og pilen peger tilbage op gennem filen. Tre kanter i diagrammet herunder gør netop det: række 16 peger på 3, række 17 på 13, og række 20 på 15. At tage fejl af en af dem er den mest almindelige måde, en håndnummereret godkendelses-CSV importeres som en mark af kasser med en pil, der mangler, for intet klager: et Linje til, der navngiver en række, som ikke findes, bliver droppet uden besked.

Selve diagrammet er en rabatgodkendelse styret efter margin frem for efter rabatprocent. Fem faser hen over siden, fire roller ned ad den, og tre grænser afgør, hvem der skal se på det: ved 40 % eller derover godkender sælgeren, 30 til 40 går til salgschefen, 20 til 30 går til Økonomi, og under 20 går til den kommercielle direktør. To godkendere kan sende et tilbud retur, begge til det samme tilretningstrin, og det trin fører tilbage til marginberegningen, fordi en ændret pris er en ændret margin og kan lande i et andet interval. Sløjfen har loft ved anden retur. Fire slutpunkter dækker de måder, et tilbud reelt stopper på: bogført, afvist, opgivet af marginhensyn og udløbet uden svar.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem fasekolonner (Tilbud, Marginkontrol, Godkendelse, Tilretning og Udsendelse) krydset med fire rollebaner: Sælger, Salgschef, Økonomi og Kommerciel direktør. I filen er de kolonnerne Vandret bane og Lodret bane, én værdi pr. række, stavet ens på hver eneste række, der hører til en bane.
• En margintrappe i tre trin i stedet for én enkelt godkendelsesport: "Margin på 40 % eller derover?" går igennem på sælgerniveau, "Margin på 30 % eller derover?" vækker salgschefen, "Margin på 20 % eller derover?" vækker Økonomi, og alt under 20 % går til "Lav resuméet af handlen til den kommercielle direktør".
• To returruter ind i ét tilretningstrin. Både "Godkender salgschefen?" og "Godkender Økonomi?" bærer en gren til "Ret rabatten, prisen eller vilkårene", så filen rummer ét tilretningstrin frem for ét pr. godkender, og to forskellige rækker, hvis værdi i Linje til navngiver det.
• Den bagudpegende kant, som denne gruppe sider bliver ved med at advare om. "Anden gang retur fra den samme godkender?" er række 16, og dens gren for første tilretning har et Linje til på 3, der peger tilbage op gennem filen til "Beregn bruttomarginen efter rabat", fordi en tilrettet pris er en ny margin og kan falde i et andet interval.
• En sløjfe med loft frem for en åben. "Anden gang retur fra den samme godkender?" sender en anden retur ud af cyklussen til "Fastholde rabatten eller gå fra handlen?", hvor handlen enten går op til direktøren eller stopper, så intet kan hoppe frem og tilbage mellem sælgeren og én godkender i det uendelige.
• En sløjfe på kundesiden og fire forskellige slutpunkter. "Accepterer kunden, før tilbuddet udløber?" kan sende tilbuddet retur til tilretning, og processen ender ved "Ordre bogført til den godkendte margin", "Rabat afvist, tilbud lukket", "Handel opgivet af marginhensyn" eller "Tilbud udløbet uden ordre".

Hvornår du skal bruge skabelonen

• Jeres CRM eller CPQ eksporterer tilbudsgodkendelser som en CSV, og nogen har spurgt dig, hvad godkendelsesprocessen egentlig er.
• Rabatter bliver godkendt over chat og mail, grænserne er mundtlig overlevering, og ingen kan fremvise trappen på skrift.
• Du har en tabel med godkendelsestrin i en fil, og hvert forsøg på at tegne den om i hånden taber afvisningsruterne, fordi de løber baglæns.
• En CSV, du importerede, tegnede kasser, men ikke alle pilene, og du har en mistanke om de rækker, der sender arbejde retur.
• Du er ved at skrive rabatpolitikken til en audit eller et bestyrelsesmateriale og har brug for intervallerne, godkenderne og eskaleringen på én side.

Den CSV-fil, der giver dette diagram

Én række pr. trin. Tallene i Linje til er rækkenumre — det er dem, der tegner forbindelserne, og det er den kolonne, de fleste filer mangler.

#,Figur,Bokstekst,Linje til,Linjetekst,Vandret bane,Lodret bane
1,Start,Modtag en rabatanmodning fra kunden,2,,Tilbud,Sælger
2,Process,"Indtast varelinjer, listepris og ønsket rabat",3,,Tilbud,Sælger
3,Process,Beregn bruttomarginen efter rabat,4,,Tilbud,Sælger
4,Process,"Skriv begrundelsen for, at rabatten bliver bedt om",5,,Tilbud,Sælger
5,Decision,Margin på 40 % eller derover?,"6, 7","40 % eller derover, Under 40 %",Marginkontrol,Sælger
6,Approval,"Godkend på sælgerniveau, og stempl marginen",19,,Godkendelse,Sælger
7,Decision,Margin på 30 % eller derover?,"8, 10","30 % til 40 %, Under 30 %",Marginkontrol,Salgschef
8,Process,Salgschefen kontrollerer begrundelsen og mængdetilsagnet,9,,Godkendelse,Salgschef
9,Decision,Godkender salgschefen?,"19, 15, 22","Godkendt, Send retur til tilretning, Afvis rabatten",Godkendelse,Salgschef
10,Decision,Margin på 20 % eller derover?,"11, 13","20 % til 30 %, Under 20 %",Marginkontrol,Økonomi
11,Process,Økonomi holder marginen op mod kundens historik,12,,Godkendelse,Økonomi
12,Decision,Godkender Økonomi?,"19, 15, 13","Godkendt, Send retur til tilretning, Send op til direktøren",Godkendelse,Økonomi
13,Process,Lav resuméet af handlen til den kommercielle direktør,14,,Godkendelse,Kommerciel direktør
14,Decision,Godkender den kommercielle direktør?,"19, 18, 22","Godkendt, Godkendt med betingelser, Afvis rabatten",Godkendelse,Kommerciel direktør
15,Process,"Ret rabatten, prisen eller vilkårene",16,,Tilretning,Sælger
16,Decision,Anden gang retur fra den samme godkender?,"3, 17","Første tilretning, Anden tilretning",Tilretning,Salgschef
17,Decision,Fastholde rabatten eller gå fra handlen?,"13, 23","Fasthold og tag den til direktøren, Gå fra handlen af marginhensyn",Tilretning,Kommerciel direktør
18,Process,Registrér direktørens betingelser på tilbuddet,19,,Godkendelse,Kommerciel direktør
19,Process,Send det godkendte tilbud til kunden,20,,Udsendelse,Sælger
20,Decision,"Accepterer kunden, før tilbuddet udløber?","21, 15, 24","Accepteret, Beder om større rabat, Intet svar før udløb",Udsendelse,Sælger
21,Success,Ordre bogført til den godkendte margin,,,Udsendelse,Sælger
22,Reject,"Rabat afvist, tilbud lukket",,,Udsendelse,Salgschef
23,End,Handel opgivet af marginhensyn,,,Udsendelse,Kommerciel direktør
24,End,Tilbud udløbet uden ordre,,,Udsendelse,Sælger

Sådan fungerer det

1. Åbn filen i en teksteditor, før du importerer den

   Se på de rå tegn først. Er adskilleren et komma eller et semikolon? Excel skriver semikolon, hvor systemets listeadskiller er et semikolon, hvilket er det meste af det kontinentale Europa, fordi kommaet allerede er decimaltegn der. En semikolonfil læst som en kommafil giver dig én kolonne med hele linjen inde i sig. Kontrollér også bogstaverne med accent: ankommer de som volapyk, er filen ikke det tegnsæt, den bliver læst som. Og er den første kolonne den eneste, der ikke vil passe, er det usynlige byteordensmærke, som Excels CSV UTF-8-eksport skriver foran den første overskrift, den sædvanlige årsag: skriv den overskrift ind igen, eller gem som almindelig CSV.

2. Giv filen de overskrifter, editoren læser

   Den første linje skal navngive kolonnerne: Figur, Bokstekst, Linje til, Linjetekst, Linjestil, Vandret bane, Lodret bane. Der matches på navnet, så kolonnernes rækkefølge er fri, og hver ekstra kolonne, din eksport producerede, kommer med og ignoreres. Slet eventuelle titel- eller filterrækker, der ligger over overskrifterne: en CSV har ingen forestilling om en overskriftsblok, så en rapporttitel på linje 1 gør dine rigtige overskrifter til almindelige data. En stavefejl i en overskrift er heller ikke en fejl; det er ganske enkelt en kolonne, der ikke gør noget, så bekræft, at hver af dem, du ville bruge, er ankommet.

3. Nummerér rækkerne, før du skriver et eneste Linje til

   En rækkes nummer er dens placering i dataene: første datarække 1, anden 2 og så videre. Skriv tallene ned i siden, før du forbinder noget, og skriv så forbindelserne. At indsætte en række bagefter omnummererer hver række nedenunder og peger hvert Linje til, der henviste til dem, et nyt sted hen, så gør rækkelisten færdig, før du går i gang med pilene.

4. Skriv de bagudpegende kanter til sidst, og læs hver enkelt højt

   Hver retursending er et Linje til, der er mindre end dens egen række. Her er "Anden gang retur fra den samme godkender?" række 16, og dens Linje til for første tilretning er 3; række 17 peger på 13; række 20 peger på 15. Sig hver af dem som en sætning: række 16 går tilbage til række 3, som er "Beregn bruttomarginen efter rabat", for et bagudpegende tal, der er forskudt med én, ser stadig helt fornuftigt ud, når det står i filen, og det tegner en pil ind i den forkerte kasse frem for slet ingen.

5. Hold kommaer ude af Linje til og Linjetekst

   De to kolonner er kommaadskilte lister, der læses parvis, så række 20's Linje til lyder 21,15,24, mens dens Linjetekst lyder Accepteret,Beder om større rabat,Intet svar før udløb: tre mål, tre etiketter, rettet ind efter plads. Et komma inde i en grenetiket ville blive læst som endnu en gren, og det er derfor, ingen forbindelsesetiket i dette diagram indeholder et. Bokstekst er én enkelt værdi, så et komma er fint der, forudsat at feltet er sat i anførselstegn: "Indtast varelinjer, listepris og ønsket rabat" overlever turen, og den samme tekst uden anførselstegn bliver til to kolonner.

6. Sæt jeres egne tal ind i intervallerne

   40, 30 og 20 er pladsholdere. Sæt dem ud fra jeres egen prisbog, så det øverste interval dækker de fleste tilbud; falder flertallet af jeres handler under den første grænse, bliver hvert tilbud til en godkendelse, og køen bliver til processen. Definér samtidig, hvad margin betyder (bruttomargin efter rabat, målt mod hvilken kostpris), for en grænse er kun så pålidelig som det tal, den sammenlignes med, og i en CSV er det tal et øjebliksbillede uden en formel bag sig.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan skriver man en tilretningssløjfe i en CSV?

Med en værdi i Linje til, der er mindre end den række, den står på. En CSV indeholder ingen pile; det eneste, der skaber en kant, er et rækkenummer i kolonnen Linje til, og intet kræver, at det tal er større end den aktuelle række. En afvisningsrute skrives præcis som enhver anden forbindelse, og den eneste forskel er, at den peger op gennem filen i stedet for ned. I dette diagram er tilretningstrinnet række 15, og rækkerne 9, 12 og 20 navngiver det alle: de to første er fremadpegende henvisninger fra godkenderne, den tredje er en bagudpegende fra kundetrinnet. Række 16 peger derefter tilbage til række 3. To ting at holde øje med. En sløjfe uden udgang importeres uden vrøvl og læses som en proces, der aldrig kan blive færdig, så sæt loft på den med en beslutning: her "Anden gang retur fra den samme godkender?". Og et Linje til, der navngiver en række, som ikke findes, bliver droppet uden besked, så en forskydning på én i en bagudpegende kant viser sig som en manglende pil frem for som en fejl.

Hvilke kolonner skal en CSV have for at blive importeret som et flowchart?

Syv gør arbejdet. Figur sætter kassetypen: Start, Proces, Beslutning, Slut, Succes, Afvist og de andre figurer, editoren kender. Bokstekst er etiketten. Linje til rummer det rækkenummer eller de rækkenumre, denne række forbinder til, adskilt af kommaer. Linjetekst rummer etiketterne på forbindelserne i samme rækkefølge, og det er derfor, de to kolonner skal læses sammen. Linjestil tager en beskrivelse som Grøn stiplet. Vandret bane og Lodret bane placerer rækken på de to swimlane-akser. Noter og Link findes også. Kolonner matches på overskrift frem for på placering, og enhver anden kolonne, din eksport producerede, tages med og ignoreres, så en CSV lige ud af et CRM med femten kolonner importeres uden problemer, og kun de syv, der betyder noget, bliver læst.

Hvorfor blev min CSV importeret med kasser, men uden pile?

Fire årsager, nogenlunde i rækkefølge efter hyppighed. Kolonnen Linje til rummer trinnavne i stedet for rækkenumre, og en etiket er ikke en henvisning. Overskriftsrækken mangler, er stavet forkert eller ligger under en rapporttitel, så kolonnen blev aldrig matchet. Filen er semikolonadskilt og blev læst som kommaadskilt, hvilket lægger hele linjen i den første kolonne, så hver række får en figur og intet andet. Eller tallene er ganske enkelt forkerte, som regel fordi en række blev indsat, og intet blev omnummereret. Den sidste er sværest at få øje på, for en kant, der navngiver en række, som ikke findes, kasseres i stilhed: diagrammet bliver stadig tegnet, ser færdigt ud og mangler en rute.

Hvilke grænser bør et rabatgodkendelsesworkflow bruge?

Intervaller af margin frem for intervaller af rabatprocent, og få nok til, at folk husker dem. Rabatprocent er den forkerte akse, for de samme 15 % afslag er komfortable på ét produkt og under kostpris på et andet; margin efter rabat kan sammenlignes på tværs af en prisbog. Tre intervaller og fire godkenderniveauer er en almindelig form og den, der er tegnet her: sælgeren klarer alt på 40 % eller derover, salgschefen tager 30 til 40, Økonomi tager 20 til 30, og under 20 går til den kommercielle direktør. Tallene er jeres at fastsætte. Prøven på et godt sæt er andelen af tilbud, der går igennem på første niveau: skal de fleste af dem forbi en anden, er enten prisbogen eller grænserne forkerte, og godkendelsesprocessen får skylden for begge dele.

Hvordan adskiller en CSV sig fra en Excel-fil til det her?

En CSV er et systems output frem for et sted, du arbejder. Den bærer værdier og ikke formler, så en marginkolonne eksporteret klokken ti om formiddagen rummer det tal, formlen producerede klokken ti om formiddagen, og en ny eksport efter en kostprisændring giver en anden fil uden noget i sig, der siger, at noget har flyttet sig. Den har én tabel og intet andet faneblad, så det opslag, din marginformel pegede på, kom ikke med. Den har slet ingen formatering, og det betyder noget her af én grund: et godkendelsesniveau vist som en cellefarve i en projektmappe formidler ingenting i en CSV, og betyder niveauet noget, har det brug for sin egen kolonne. Til gengæld er en CSV ren tekst: du kan læse den, se forskellene i den og præcis se, hvad systemet rakte dig, rækkenumrene i kolonnen Linje til inklusive.

Relaterede processer

• Flowchart for rabatgodkendelse (trinvis godkendelse efter interval)

  Skabelon til rabatgodkendelse som flowchart: anmodningen og dens begrundelse, kontrol af nettomargin mod bundgrænsen, trinvis fordeling til salgschef, direktør og Økonomi, en sløjfe for modbud og opfølgning på rabatudviklingen.

  Relateret

Relaterede guides

• Sådan definerer du forbindelser i et flowchart i CSV — Sådan skriver du kolonnerne Linje til og Linjetekst i en CSV-fil: rækkeplaceringer frem for trinnavne, navne på grenene parret efter placering, kommaet der deler en etiket i to, og hvad det gør at indsætte en række.
• Sådan visualiserer du en CSV som et workflow — Et workflow er en proces med omarbejdning i. Sådan skriver du en henvisning bagud i Linje til i en CSV, sætter loft på gentagelsen, så tilretninger ikke kan køre i ring for evigt, og skelner en rigtig sløjfe fra et forkert rækkenummer.

QueryChart-funktioner til denne proces

• CSV-import
• Godkendelsesforløb
• Swimlanes