Vorlage: Genehmigungsworkflow aus CSV (Rabatt nach Marge)

Was ist vorlage: genehmigungsworkflow aus CSV (rabatt nach marge)?

Diese Datei haben Sie mit ziemlicher Sicherheit nicht selbst geschrieben. Eine CSV mit Freigabeschritten für Angebote kommt aus irgendetwas: einem CPQ-Bericht, einem CRM-Export, einer gespeicherten Abfrage gegen das ERP oder einem Blatt aus einer Preiskalkulation, als .csv gespeichert, weil das andere System kein anderes Format annahm. Das ist die entscheidende Eigenschaft einer CSV und der Grund, warum sie sich anders verhält als die Arbeitsmappe, aus der sie stammt. Sie hat keine Formeln, nur die Werte, die diese Formeln im Moment des Exports erzeugt haben. Sie hat kein zweites Tabellenblatt, keine Zellfarben, keine verbundenen Überschriften und keine Spaltenbreiten. Sie ist reiner Text, eine Zeile je Datensatz, mit den Spaltennamen in der ersten Zeile. Alles, was ein Leser braucht, um den Prozess zu rekonstruieren, muss in diesen Zeichen stehen, sonst steht es gar nicht da.

QueryChart liest einen kleinen Satz von Spaltennamen. Form ist der Kastentyp: Start, Prozess, Entscheidung, Ende, Erfolg, Abgelehnt und die übrigen. Boxtext ist die Beschriftung im Kasten. Linie zu ist die Zeile, mit der diese Zeile verbunden ist, geschrieben als Zeilennummer. Linientext ist die Beschriftung an dieser Verbindung. Linienstil, Horizontale Bahn und Vertikale Bahn tragen die Gestaltung der Verbindung und die beiden Swimlane-Achsen, und Notizen und Link stehen bereit, falls Sie sie brauchen. Abgeglichen wird über den Überschriftennamen statt über die Spaltenposition, die Reihenfolge Ihrer Spalten spielt also keine Rolle, und alle zusätzlichen Spalten, die Ihr Export mitgebracht hat (Angebotsnummer, Kunde, Verantwortlicher, Erstelldatum), werden mitgeführt und ignoriert. Ziehen Sie die .csv auf den Tabellenbereich des Editors oder fügen Sie den CSV-Text direkt hinein.

Eine Zeile ist ein Kasten, und die Position einer Zeile in der Datei ist ihre Nummer: Die erste Datenzeile ist 1, die zweite 2, und ein Linie zu von 7 meint die siebte Datenzeile. Hier trennt sich ein Genehmigungsworkflow von einem einfachen Verfahren. Ein Verfahren läuft die Datei hinunter, und jedes Linie zu ist größer als die Zeile, in der es steht. Eine Freigabekette tut das nicht. Ein zur Überarbeitung zurückgegebenes Angebot muss zu einem Schritt zurück, der bereits stattgefunden hat, sein Wert in Linie zu ist also kleiner als seine eigene Zeilennummer, und der Pfeil zeigt in der Datei nach oben. Drei Kanten im Diagramm unten tun genau das: Zeile 16 zeigt auf 3, Zeile 17 auf 13 und Zeile 20 auf 15. Eine davon falsch zu setzen ist der häufigste Weg, auf dem eine von Hand nummerierte Freigabe-CSV als Feld von Kästen mit einem fehlenden Pfeil importiert, denn nichts beschwert sich. Ein Linie zu, das eine nicht vorhandene Zeile nennt, wird ohne Meldung verworfen.

Das Diagramm selbst ist eine Rabattfreigabe, die nach Marge läuft und nicht nach Rabattprozent. Fünf Phasen über das Blatt, vier Rollen hinunter, und drei Schwellen entscheiden, wer hinsehen muss: bei 40 % und darüber gibt der Vertriebsmitarbeiter frei, 30 bis 40 gehen an die Vertriebsleitung, 20 bis 30 an Finanzen, und unter 20 an die kaufmännische Leitung. Zwei genehmigende Stellen können ein Angebot zurückgeben, beide an denselben Überarbeitungsschritt, und dieser Schritt führt zur Margenberechnung zurück, denn ein geänderter Preis ist eine geänderte Marge und kann in einem anderen Band landen. Die Schleife ist bei der zweiten Rückgabe begrenzt. Vier Enden decken ab, wie ein Angebot wirklich aufhört: gebucht, abgelehnt, aus Margengründen aufgegeben und ohne Antwort abgelaufen.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Phasenspalten (Angebot, Margenprüfung, Freigabe, Überarbeitung und Versand) gekreuzt mit vier Rollenbahnen: Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleitung, Finanzen und Kaufmännische Leitung. In der Datei sind das die Spalten Horizontale Bahn und Vertikale Bahn, ein Wert je Zeile, auf jeder Zeile einer Bahn identisch geschrieben.
• Eine dreistufige Margenleiter statt eines einzigen Freigabetors: „Marge bei 40 % oder darüber?“ läuft auf Mitarbeiterebene durch, „Marge bei 30 % oder darüber?“ weckt die Vertriebsleitung, „Marge bei 20 % oder darüber?“ weckt Finanzen, und alles unter 20 % geht an „Die Abschlussübersicht für die kaufmännische Leitung erstellen“.
• Zwei Rückgabewege in einen einzigen Überarbeitungsschritt. Sowohl „Vertriebsleitung genehmigt?“ als auch „Finanzen genehmigen?“ tragen einen Zweig zu „Rabatt, Preis oder Konditionen überarbeiten“, die Datei enthält also einen Überarbeitungsschritt statt eines je genehmigender Stelle, und zwei getrennte Zeilen, deren Wert in Linie zu ihn nennt.
• Die rückwärts gerichtete Kante, vor der dieses Themenfeld immer wieder warnt. „Zum zweiten Mal von derselben Stelle zurück?“ ist Zeile 16, und ihr Zweig für die erste Überarbeitung hat ein Linie zu von 3, zurück nach oben in der Datei zu „Bruttomarge nach Rabatt berechnen“, weil ein geänderter Preis eine neue Marge ist und in einem anderen Band liegen kann.
• Eine begrenzte statt einer offenen Schleife. „Zum zweiten Mal von derselben Stelle zurück?“ leitet eine zweite Rückgabe aus dem Kreis heraus zu „Am Rabatt festhalten oder aussteigen?“, wo der Abschluss entweder nach oben geht oder endet. Nichts kann also unbegrenzt zwischen dem Mitarbeiter und einer genehmigenden Stelle hin und her springen.
• Eine Schleife auf der Kundenseite und vier getrennte Enden. „Kunde nimmt vor Ablauf des Angebots an?“ kann das Angebot zur Überarbeitung zurückschicken, und der Prozess endet bei „Auftrag zur freigegebenen Marge gebucht“, „Rabatt abgelehnt, Angebot geschlossen“, „Abschluss aus Margengründen aufgegeben“ oder „Angebot ohne Auftrag abgelaufen“.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Ihr CRM oder CPQ exportiert Angebotsfreigaben als CSV, und jemand hat gefragt, wie der Freigabeprozess eigentlich aussieht.
• Rabatte werden über Chat und E-Mail genehmigt, die Schwellen sind mündliche Überlieferung, und niemand kann die Leiter schriftlich vorlegen.
• Sie haben eine Tabelle mit Freigabeschritten, und jeder Versuch, sie von Hand nachzuzeichnen, verliert die Ablehnungswege, weil die rückwärts laufen.
• Eine importierte CSV hat Kästen gezeichnet, aber nicht alle Pfeile, und Sie haben die Zeilen im Verdacht, die Arbeit zurückschicken.
• Sie schreiben die Rabattrichtlinie für eine Prüfung oder eine Vorstandsunterlage und brauchen Bänder, genehmigende Stellen und Eskalation auf einer Seite.

Die CSV-Datei hinter diesem Diagramm

Eine Zeile je Schritt. Die Zahlen in Linie zu sind Zeilennummern — sie zeichnen die Verbindungen, und genau diese Spalte fehlt den meisten Dateien.

#,Form,Boxtext,Linie zu,Linientext,Horizontale Bahn,Vertikale Bahn
1,Start,Rabattanfrage des Kunden erhalten,2,,Angebot,Vertriebsmitarbeiter
2,Process,"Positionen, Listenpreis und gewünschten Rabatt erfassen",3,,Angebot,Vertriebsmitarbeiter
3,Process,Bruttomarge nach Rabatt berechnen,4,,Angebot,Vertriebsmitarbeiter
4,Process,Den Grund für den Rabatt festhalten,5,,Angebot,Vertriebsmitarbeiter
5,Decision,Marge bei 40 % oder darüber?,"6, 7","40 % oder darüber, Unter 40 %",Margenprüfung,Vertriebsmitarbeiter
6,Approval,Auf Mitarbeiterebene freigeben und die Marge festschreiben,19,,Freigabe,Vertriebsmitarbeiter
7,Decision,Marge bei 30 % oder darüber?,"8, 10","30 % bis 40 %, Unter 30 %",Margenprüfung,Vertriebsleitung
8,Process,Vertriebsleitung prüft Grund und Mengenzusage,9,,Freigabe,Vertriebsleitung
9,Decision,Vertriebsleitung genehmigt?,"19, 15, 22","Genehmigt, Zur Überarbeitung zurück, Rabatt ablehnen",Freigabe,Vertriebsleitung
10,Decision,Marge bei 20 % oder darüber?,"11, 13","20 % bis 30 %, Unter 20 %",Margenprüfung,Finanzen
11,Process,Finanzen prüfen die Marge gegen die Kundenhistorie,12,,Freigabe,Finanzen
12,Decision,Finanzen genehmigen?,"19, 15, 13","Genehmigt, Zur Überarbeitung zurück, An die kaufmännische Leitung",Freigabe,Finanzen
13,Process,Die Abschlussübersicht für die kaufmännische Leitung erstellen,14,,Freigabe,Kaufmännische Leitung
14,Decision,Kaufmännische Leitung genehmigt?,"19, 18, 22","Genehmigt, Mit Auflagen genehmigt, Rabatt ablehnen",Freigabe,Kaufmännische Leitung
15,Process,"Rabatt, Preis oder Konditionen überarbeiten",16,,Überarbeitung,Vertriebsmitarbeiter
16,Decision,Zum zweiten Mal von derselben Stelle zurück?,"3, 17","Erste Überarbeitung, Zweite Überarbeitung",Überarbeitung,Vertriebsleitung
17,Decision,Am Rabatt festhalten oder aussteigen?,"13, 23","Festhalten und nach oben geben, Aus Margengründen aussteigen",Überarbeitung,Kaufmännische Leitung
18,Process,Die Auflagen der Leitung im Angebot festhalten,19,,Freigabe,Kaufmännische Leitung
19,Process,Das freigegebene Angebot an den Kunden senden,20,,Versand,Vertriebsmitarbeiter
20,Decision,Kunde nimmt vor Ablauf des Angebots an?,"21, 15, 24","Angenommen, Verlangt mehr Rabatt, Keine Antwort vor Ablauf",Versand,Vertriebsmitarbeiter
21,Success,Auftrag zur freigegebenen Marge gebucht,,,Versand,Vertriebsmitarbeiter
22,Reject,"Rabatt abgelehnt, Angebot geschlossen",,,Versand,Vertriebsleitung
23,End,Abschluss aus Margengründen aufgegeben,,,Versand,Kaufmännische Leitung
24,End,Angebot ohne Auftrag abgelaufen,,,Versand,Vertriebsmitarbeiter

So funktioniert es

1. Öffnen Sie die Datei im Texteditor, bevor Sie sie importieren

   Sehen Sie sich zuerst die reinen Zeichen an. Ist das Trennzeichen ein Komma oder ein Semikolon? Excel schreibt Semikolons überall dort, wo das Listentrennzeichen des Systems ein Semikolon ist, und das ist in weiten Teilen Kontinentaleuropas der Fall, weil das Komma dort schon das Dezimaltrennzeichen ist. Eine Semikolon-Datei, als Komma-Datei gelesen, ergibt eine Spalte mit der ganzen Zeile darin. Prüfen Sie auch die Umlaute: Kommen sie als Zeichensalat an, ist die Datei nicht in der Kodierung, in der sie gelesen wird. Und wenn ausgerechnet die erste Spalte nicht passen will, ist meist die unsichtbare Bytereihenfolge-Markierung schuld, die Excels Export als CSV UTF-8 vor die erste Überschrift schreibt. Tippen Sie diese Überschrift neu oder speichern Sie als einfache CSV.

2. Geben Sie der Datei die Überschriftennamen, die der Editor liest

   Die erste Zeile muss die Spalten benennen: Form, Boxtext, Linie zu, Linientext, Linienstil, Horizontale Bahn, Vertikale Bahn. Abgeglichen wird über den Namen, die Spaltenreihenfolge ist also frei, und jede zusätzliche Spalte Ihres Exports fährt mit und wird ignoriert. Löschen Sie Titel- oder Filterzeilen über den Überschriften: eine CSV kennt keinen Kopfblock, ein Berichtstitel in Zeile 1 macht Ihre echten Überschriften also zu gewöhnlichen Daten. Eine falsch geschriebene Überschrift ist ebenfalls kein Fehler; sie ist schlicht eine Spalte, die nichts tut, prüfen Sie also, dass jede angekommen ist, die Sie verwenden wollten.

3. Nummerieren Sie die Zeilen, bevor Sie ein einziges Linie zu schreiben

   Die Nummer einer Zeile ist ihre Position in den Daten: erste Datenzeile 1, zweite 2 und so fort. Schreiben Sie die Nummern an den Rand, bevor Sie irgendetwas verbinden, und schreiben Sie dann die Verbindungen. Eine später eingefügte Zeile nummeriert jede Zeile darunter neu und zeigt jedes Linie zu, das sich auf sie bezog, an eine andere Stelle. Stellen Sie die Zeilenliste also fertig, bevor Sie mit den Pfeilen anfangen.

4. Schreiben Sie die rückwärts gerichteten Kanten zuletzt und lesen Sie jede laut

   Jede Rückgabe ist ein Linie zu, das kleiner ist als die eigene Zeile. Hier ist „Zum zweiten Mal von derselben Stelle zurück?“ Zeile 16, und ihr Linie zu für die erste Überarbeitung ist 3; Zeile 17 zeigt auf 13; Zeile 20 zeigt auf 15. Sagen Sie jede als Satz: Zeile 16 geht zurück auf Zeile 3, und das ist „Bruttomarge nach Rabatt berechnen“, denn eine um eins verschobene Rückwärtsnummer sieht in der Datei völlig vernünftig aus und zeichnet einen Pfeil in den falschen Kasten statt gar keinen.

5. Halten Sie Kommas aus Linie zu und Linientext heraus

   Diese beiden Spalten sind kommagetrennte Listen, die in gleicher Reihenfolge gelesen werden: Das Linie zu von Zeile 20 lautet 21,15,24, ihr Linientext lautet Angenommen,Verlangt mehr Rabatt,Keine Antwort vor Ablauf. Drei Ziele, drei Beschriftungen, über die Position zugeordnet. Ein Komma innerhalb einer Zweigbeschriftung würde als weiterer Zweig gelesen, deshalb enthält keine Verbindungsbeschriftung dieses Diagramms eines. Boxtext ist ein einzelner Wert, dort ist ein Komma unproblematisch, solange das Feld in Anführungszeichen steht: Positionen, Listenpreis und gewünschten Rabatt erfassen übersteht den Weg hin und zurück, derselbe Text ohne Anführungszeichen wird zu zwei Spalten.

6. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen in die Bänder

   40, 30 und 20 sind Platzhalter. Setzen Sie sie aus Ihrer eigenen Preisliste so, dass das oberste Band die meisten Angebote abdeckt; fällt die Mehrheit Ihrer Abschlüsse unter die erste Schwelle, wird jedes Angebot zur Freigabe und die Warteschlange zum Prozess. Legen Sie bei der Gelegenheit fest, was Marge heißt: Bruttomarge nach Rabatt, gemessen gegen welche Kosten, denn eine Schwelle ist nur so verlässlich wie die Zahl, mit der sie verglichen wird, und in einer CSV ist diese Zahl eine Momentaufnahme ohne Formel dahinter.

Häufig gestellte Fragen

Wie schreibt man eine Überarbeitungsschleife in einer CSV?

Mit einem Wert in Linie zu, der kleiner ist als die Zeile, in der er steht. Eine CSV enthält keine Pfeile; das Einzige, was eine Kante erzeugt, ist eine Zeilennummer in der Spalte Linie zu, und nichts verlangt, dass diese Nummer größer ist als die aktuelle Zeile. Ein Ablehnungsweg wird genauso geschrieben wie jede andere Verbindung, und der einzige Unterschied ist, dass er in der Datei nach oben zeigt statt nach unten. In diesem Diagramm ist der Überarbeitungsschritt Zeile 15, und die Zeilen 9, 12 und 20 nennen ihn alle: Die ersten beiden sind Vorwärtsreferenzen der genehmigenden Stellen, die dritte ist eine Rückwärtsreferenz vom Kundenschritt. Zeile 16 zeigt dann zurück auf Zeile 3. Zwei Dinge sind zu beachten. Eine Schleife ohne Ausgang importiert anstandslos und liest sich als Prozess, der nie enden kann. Begrenzen Sie sie also mit einer Entscheidung, hier „Zum zweiten Mal von derselben Stelle zurück?“. Und ein Linie zu, das eine nicht vorhandene Zeile nennt, wird ohne Meldung verworfen, ein Fehler um eins auf einer rückwärts gerichteten Kante zeigt sich also als fehlender Pfeil und nicht als Fehler.

Welche Spalten braucht eine CSV, um als Flussdiagramm zu importieren?

Sieben leisten die Arbeit. Form setzt den Kastentyp: Start, Prozess, Entscheidung, Ende, Erfolg, Abgelehnt und die weiteren Formen, die der Editor kennt. Boxtext ist die Beschriftung. Linie zu enthält die Zeilennummer oder die Zeilennummern, mit denen diese Zeile verbunden ist, kommagetrennt. Linientext enthält die Beschriftungen der Verbindungen in derselben Reihenfolge, weshalb die beiden Spalten zusammen gelesen werden müssen. Linienstil nimmt eine Beschreibung wie Grün gestrichelt auf. Horizontale Bahn und Vertikale Bahn setzen die Zeile auf die beiden Swimlane-Achsen. Notizen und Link gibt es ebenfalls. Spalten werden über den Überschriftennamen abgeglichen und nicht über die Position, und jede weitere Spalte Ihres Exports wird mitgeführt und ignoriert. Eine CSV frisch aus einem CRM mit fünfzehn Spalten importiert also problemlos, und gelesen werden nur die sieben, auf die es ankommt.

Warum wurde meine CSV mit Kästen, aber ohne Pfeile importiert?

Vier Ursachen, grob nach Häufigkeit. In der Spalte Linie zu stehen Schrittnamen statt Zeilennummern, und eine Beschriftung ist keine Referenz. Die Kopfzeile fehlt, ist falsch geschrieben oder steht unter einem Berichtstitel, sodass die Spalte nie getroffen wurde. Die Datei ist semikolongetrennt und wurde als kommagetrennt gelesen, was die ganze Zeile in die erste Spalte legt und jeder Zeile eine Form gibt und sonst nichts. Oder die Nummern sind schlicht falsch, meist weil eine Zeile eingefügt und nichts neu nummeriert wurde. Die letzte ist am schwersten zu erkennen, denn eine Kante, die eine nicht vorhandene Zeile nennt, wird stillschweigend verworfen: Das Diagramm wird trotzdem gezeichnet, sieht fertig aus und hat einen Weg zu wenig.

Welche Schwellen sollte eine Rabattfreigabe verwenden?

Margenbänder statt Bänder aus Rabattprozenten, und so wenige, dass sich die Leute sie merken. Das Rabattprozent ist die falsche Achse, denn dieselben 15 % Nachlass sind bei einem Produkt bequem und bei einem anderen unter Kosten; die Marge nach Rabatt ist über eine Preisliste hinweg vergleichbar. Drei Bänder und vier Genehmigungsebenen sind eine verbreitete Form und die hier gezeichnete: Der Mitarbeiter gibt alles bei 40 % und darüber frei, die Vertriebsleitung nimmt 30 bis 40, Finanzen nehmen 20 bis 30, und unter 20 geht es an die kaufmännische Leitung. Die Zahlen setzen Sie selbst. Der Prüfstein für einen guten Satz ist der Anteil der Angebote, die auf der ersten Ebene durchlaufen: muss bei den meisten noch jemand hinsehen, stimmt entweder die Preisliste oder die Schwelle nicht, und schuld ist am Ende der Freigabeprozess.

Worin unterscheidet sich eine CSV hierfür von einer Excel-Datei?

Eine CSV ist das Ergebnis eines Systems und kein Ort, an dem Sie arbeiten. Sie trägt Werte und keine Formeln, eine um zehn Uhr morgens exportierte Margenspalte enthält also die Zahl, die diese Formel um zehn Uhr morgens erzeugt hat, und ein erneuter Export nach einer Kostenänderung ergibt eine andere Datei, in der nichts darauf hinweist, dass sich etwas bewegt hat. Sie hat eine Tabelle und kein zweites Blatt, die Nachschlagetabelle, auf die Ihre Margenformel zeigte, ist also nicht mitgekommen. Sie hat überhaupt keine Formatierung, und das zählt hier aus einem Grund: Eine als Zellfarbe dargestellte Freigabestufe bedeutet in einer CSV nichts, und wenn die Stufe wichtig ist, braucht sie eine eigene Spalte. Dagegen steht, dass eine CSV reiner Text ist: Sie können sie lesen, vergleichen und genau sehen, was das System Ihnen gegeben hat, Zeilennummern in der Spalte Linie zu eingeschlossen.

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  Vorlage für die Rabattfreigabe als Flussdiagramm: Anfrage mit Begründung, Prüfung von Nettomarge und Untergrenze, gestufte Weiterleitung an Leiter, Direktor und Finanzen, eine Gegenangebotsschleife und die Auswertung der Rabattentwicklung.

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• So visualisieren Sie eine CSV als Workflow — Ein Workflow ist ein Prozess mit Nacharbeit darin. So schreiben Sie eine Rückwärtsreferenz in Linie zu, begrenzen den Wiederanlauf und unterscheiden eine echte Schleife von einer vertippten Zeilennummer.

QueryChart-Funktionen für diesen Prozess

• CSV-Import
• Freigabeworkflow
• Swimlanes