Vorlage: Genehmigungsworkflow aus CSV (Rabatt nach Marge)

Die CSV-Datei hinter diesem Diagramm

Eine Zeile je Schritt. Die Zahlen in Linie zu sind Zeilennummern — sie zeichnen die Verbindungen, und genau diese Spalte fehlt den meisten Dateien.

#,Form,Boxtext,Linie zu,Linientext,Horizontale Bahn,Vertikale Bahn
1,Start,Rabattanfrage des Kunden erhalten,2,,Angebot,Vertriebsmitarbeiter
2,Process,"Positionen, Listenpreis und gewünschten Rabatt erfassen",3,,Angebot,Vertriebsmitarbeiter
3,Process,Bruttomarge nach Rabatt berechnen,4,,Angebot,Vertriebsmitarbeiter
4,Process,Den Grund für den Rabatt festhalten,5,,Angebot,Vertriebsmitarbeiter
5,Decision,Marge bei 40 % oder darüber?,"6, 7","40 % oder darüber, Unter 40 %",Margenprüfung,Vertriebsmitarbeiter
6,Process,Auf Mitarbeiterebene freigeben und die Marge festschreiben,19,,Freigabe,Vertriebsmitarbeiter
7,Decision,Marge bei 30 % oder darüber?,"8, 10","30 % bis 40 %, Unter 30 %",Margenprüfung,Vertriebsleitung
8,Process,Vertriebsleitung prüft Grund und Mengenzusage,9,,Freigabe,Vertriebsleitung
9,Decision,Vertriebsleitung genehmigt?,"19, 15, 22","Genehmigt, Zur Überarbeitung zurück, Rabatt ablehnen",Freigabe,Vertriebsleitung
10,Decision,Marge bei 20 % oder darüber?,"11, 13","20 % bis 30 %, Unter 20 %",Margenprüfung,Finanzen
11,Process,Finanzen prüfen die Marge gegen die Kundenhistorie,12,,Freigabe,Finanzen
12,Decision,Finanzen genehmigen?,"19, 15, 13","Genehmigt, Zur Überarbeitung zurück, An die kaufmännische Leitung",Freigabe,Finanzen
13,Process,Die Abschlussübersicht für die kaufmännische Leitung erstellen,14,,Freigabe,Kaufmännische Leitung
14,Decision,Kaufmännische Leitung genehmigt?,"19, 18, 22","Genehmigt, Mit Auflagen genehmigt, Rabatt ablehnen",Freigabe,Kaufmännische Leitung
15,Process,"Rabatt, Preis oder Konditionen überarbeiten",16,,Überarbeitung,Vertriebsmitarbeiter
16,Decision,Zum zweiten Mal von derselben Stelle zurück?,"3, 17","Erste Überarbeitung, Zweite Überarbeitung",Überarbeitung,Vertriebsmitarbeiter
17,Decision,Am Rabatt festhalten oder aussteigen?,"13, 23","Festhalten und nach oben geben, Aus Margengründen aussteigen",Überarbeitung,Kaufmännische Leitung
18,Process,Die Auflagen der Leitung im Angebot festhalten,19,,Freigabe,Kaufmännische Leitung
19,Process,Das freigegebene Angebot an den Kunden senden,20,,Versand,Vertriebsmitarbeiter
20,Decision,Kunde nimmt vor Ablauf des Angebots an?,"21, 15, 24","Angenommen, Verlangt mehr Rabatt, Keine Antwort vor Ablauf",Versand,Vertriebsmitarbeiter
21,Success,Auftrag zur freigegebenen Marge gebucht,,,Versand,Vertriebsmitarbeiter
22,Reject,"Rabatt abgelehnt, Angebot geschlossen",,,Versand,Vertriebsleitung
23,End,Abschluss aus Margengründen aufgegeben,,,Versand,Kaufmännische Leitung
24,End,Angebot ohne Auftrag abgelaufen,,,Versand,Vertriebsmitarbeiter

So funktioniert es

1. Öffnen Sie die Datei im Texteditor, bevor Sie sie importieren

   Sehen Sie sich zuerst die reinen Zeichen an. Ist das Trennzeichen ein Komma oder ein Semikolon? Excel schreibt Semikolons überall dort, wo das Listentrennzeichen des Systems ein Semikolon ist, und das ist in weiten Teilen Kontinentaleuropas der Fall, weil das Komma dort schon das Dezimaltrennzeichen ist. Eine Semikolon-Datei, als Komma-Datei gelesen, ergibt eine Spalte mit der ganzen Zeile darin. Prüfen Sie auch die Umlaute: Kommen sie als Zeichensalat an, ist die Datei nicht in der Kodierung, in der sie gelesen wird. Und wenn ausgerechnet die erste Spalte nicht passen will, ist meist die unsichtbare Bytereihenfolge-Markierung schuld, die Excels Export als CSV UTF-8 vor die erste Überschrift schreibt. Tippen Sie diese Überschrift neu oder speichern Sie als einfache CSV.

2. Geben Sie der Datei die Überschriftennamen, die der Editor liest

   Die erste Zeile muss die Spalten benennen: Form, Boxtext, Linie zu, Linientext, Linienstil, Horizontale Bahn, Vertikale Bahn. Abgeglichen wird über den Namen, die Spaltenreihenfolge ist also frei, und jede zusätzliche Spalte Ihres Exports fährt mit und wird ignoriert. Löschen Sie Titel- oder Filterzeilen über den Überschriften: eine CSV kennt keinen Kopfblock, ein Berichtstitel in Zeile 1 macht Ihre echten Überschriften also zu gewöhnlichen Daten. Eine falsch geschriebene Überschrift ist ebenfalls kein Fehler; sie ist schlicht eine Spalte, die nichts tut, prüfen Sie also, dass jede angekommen ist, die Sie verwenden wollten.

3. Nummerieren Sie die Zeilen, bevor Sie ein einziges Linie zu schreiben

   Die Nummer einer Zeile ist ihre Position in den Daten: erste Datenzeile 1, zweite 2 und so fort. Schreiben Sie die Nummern an den Rand, bevor Sie irgendetwas verbinden, und schreiben Sie dann die Verbindungen. Eine später eingefügte Zeile nummeriert jede Zeile darunter neu und zeigt jedes Linie zu, das sich auf sie bezog, an eine andere Stelle. Stellen Sie die Zeilenliste also fertig, bevor Sie mit den Pfeilen anfangen.

4. Schreiben Sie die rückwärts gerichteten Kanten zuletzt und lesen Sie jede laut

   Jede Rückgabe ist ein Linie zu, das kleiner ist als die eigene Zeile. Hier ist „Zum zweiten Mal von derselben Stelle zurück?“ Zeile 16, und ihr Linie zu für die erste Überarbeitung ist 3; Zeile 17 zeigt auf 13; Zeile 20 zeigt auf 15. Sagen Sie jede als Satz: Zeile 16 geht zurück auf Zeile 3, und das ist „Bruttomarge nach Rabatt berechnen“, denn eine um eins verschobene Rückwärtsnummer sieht in der Datei völlig vernünftig aus und zeichnet einen Pfeil in den falschen Kasten statt gar keinen.

5. Halten Sie Kommas aus Linie zu und Linientext heraus

   Diese beiden Spalten sind kommagetrennte Listen, die in gleicher Reihenfolge gelesen werden: Das Linie zu von Zeile 20 lautet 21,15,24, ihr Linientext lautet Angenommen,Verlangt mehr Rabatt,Keine Antwort vor Ablauf. Drei Ziele, drei Beschriftungen, über die Position zugeordnet. Ein Komma innerhalb einer Zweigbeschriftung würde als weiterer Zweig gelesen, deshalb enthält keine Verbindungsbeschriftung dieses Diagramms eines. Boxtext ist ein einzelner Wert, dort ist ein Komma unproblematisch, solange das Feld in Anführungszeichen steht: Positionen, Listenpreis und gewünschten Rabatt erfassen übersteht den Weg hin und zurück, derselbe Text ohne Anführungszeichen wird zu zwei Spalten.

6. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen in die Bänder

   40, 30 und 20 sind Platzhalter. Setzen Sie sie aus Ihrer eigenen Preisliste so, dass das oberste Band die meisten Angebote abdeckt; fällt die Mehrheit Ihrer Abschlüsse unter die erste Schwelle, wird jedes Angebot zur Freigabe und die Warteschlange zum Prozess. Legen Sie bei der Gelegenheit fest, was Marge heißt: Bruttomarge nach Rabatt, gemessen gegen welche Kosten, denn eine Schwelle ist nur so verlässlich wie die Zahl, mit der sie verglichen wird, und in einer CSV ist diese Zahl eine Momentaufnahme ohne Formel dahinter.

Häufig gestellte Fragen

Wie schreibt man eine Überarbeitungsschleife in einer CSV?

Mit einem Wert in Linie zu, der kleiner ist als die Zeile, in der er steht. Eine CSV enthält keine Pfeile; das Einzige, was eine Kante erzeugt, ist eine Zeilennummer in der Spalte Linie zu, und nichts verlangt, dass diese Nummer größer ist als die aktuelle Zeile. Ein Ablehnungsweg wird genauso geschrieben wie jede andere Verbindung, und der einzige Unterschied ist, dass er in der Datei nach oben zeigt statt nach unten. In diesem Diagramm ist der Überarbeitungsschritt Zeile 15, und die Zeilen 9, 12 und 20 nennen ihn alle: Die ersten beiden sind Vorwärtsreferenzen der genehmigenden Stellen, die dritte ist eine Rückwärtsreferenz vom Kundenschritt. Zeile 16 zeigt dann zurück auf Zeile 3. Zwei Dinge sind zu beachten. Eine Schleife ohne Ausgang importiert anstandslos und liest sich als Prozess, der nie enden kann. Begrenzen Sie sie also mit einer Entscheidung, hier „Zum zweiten Mal von derselben Stelle zurück?“. Und ein Linie zu, das eine nicht vorhandene Zeile nennt, wird ohne Meldung verworfen, ein Fehler um eins auf einer rückwärts gerichteten Kante zeigt sich also als fehlender Pfeil und nicht als Fehler.

Welche Spalten braucht eine CSV, um als Flussdiagramm zu importieren?

Sieben leisten die Arbeit. Form setzt den Kastentyp: Start, Prozess, Entscheidung, Ende, Erfolg, Abgelehnt und die weiteren Formen, die der Editor kennt. Boxtext ist die Beschriftung. Linie zu enthält die Zeilennummer oder die Zeilennummern, mit denen diese Zeile verbunden ist, kommagetrennt. Linientext enthält die Beschriftungen der Verbindungen in derselben Reihenfolge, weshalb die beiden Spalten zusammen gelesen werden müssen. Linienstil nimmt eine Beschreibung wie Grün gestrichelt auf. Horizontale Bahn und Vertikale Bahn setzen die Zeile auf die beiden Swimlane-Achsen. Parallel mit, Notizen und Link gibt es ebenfalls. Spalten werden über den Überschriftennamen abgeglichen und nicht über die Position, und jede weitere Spalte Ihres Exports wird mitgeführt und ignoriert. Eine CSV frisch aus einem CRM mit fünfzehn Spalten importiert also problemlos, und gelesen werden nur die sieben, auf die es ankommt.

Warum wurde meine CSV mit Kästen, aber ohne Pfeile importiert?

Vier Ursachen, grob nach Häufigkeit. In der Spalte Linie zu stehen Schrittnamen statt Zeilennummern, und eine Beschriftung ist keine Referenz. Die Kopfzeile fehlt, ist falsch geschrieben oder steht unter einem Berichtstitel, sodass die Spalte nie getroffen wurde. Die Datei ist semikolongetrennt und wurde als kommagetrennt gelesen, was die ganze Zeile in die erste Spalte legt und jeder Zeile eine Form gibt und sonst nichts. Oder die Nummern sind schlicht falsch, meist weil eine Zeile eingefügt und nichts neu nummeriert wurde. Die letzte ist am schwersten zu erkennen, denn eine Kante, die eine nicht vorhandene Zeile nennt, wird stillschweigend verworfen: Das Diagramm wird trotzdem gezeichnet, sieht fertig aus und hat einen Weg zu wenig.

Welche Schwellen sollte eine Rabattfreigabe verwenden?

Margenbänder statt Bänder aus Rabattprozenten, und so wenige, dass sich die Leute sie merken. Das Rabattprozent ist die falsche Achse, denn dieselben 15 % Nachlass sind bei einem Produkt bequem und bei einem anderen unter Kosten; die Marge nach Rabatt ist über eine Preisliste hinweg vergleichbar. Drei Bänder und vier Genehmigungsebenen sind eine verbreitete Form und die hier gezeichnete: Der Mitarbeiter gibt alles bei 40 % und darüber frei, die Vertriebsleitung nimmt 30 bis 40, Finanzen nehmen 20 bis 30, und unter 20 geht es an die kaufmännische Leitung. Die Zahlen setzen Sie selbst. Der Prüfstein für einen guten Satz ist der Anteil der Angebote, die auf der ersten Ebene durchlaufen: muss bei den meisten noch jemand hinsehen, stimmt entweder die Preisliste oder die Schwelle nicht, und schuld ist am Ende der Freigabeprozess.

Worin unterscheidet sich eine CSV hierfür von einer Excel-Datei?

Eine CSV ist das Ergebnis eines Systems und kein Ort, an dem Sie arbeiten. Sie trägt Werte und keine Formeln, eine um zehn Uhr morgens exportierte Margenspalte enthält also die Zahl, die diese Formel um zehn Uhr morgens erzeugt hat, und ein erneuter Export nach einer Kostenänderung ergibt eine andere Datei, in der nichts darauf hinweist, dass sich etwas bewegt hat. Sie hat eine Tabelle und kein zweites Blatt, die Nachschlagetabelle, auf die Ihre Margenformel zeigte, ist also nicht mitgekommen. Sie hat überhaupt keine Formatierung, und das zählt hier aus einem Grund: Eine als Zellfarbe dargestellte Freigabestufe bedeutet in einer CSV nichts, und wenn die Stufe wichtig ist, braucht sie eine eigene Spalte. Dagegen steht, dass eine CSV reiner Text ist: Sie können sie lesen, vergleichen und genau sehen, was das System Ihnen gegeben hat, Zeilennummern in der Spalte Linie zu eingeschlossen.