Flussdiagramm Rabattfreigabe (Stufen nach Rabattband)

Was ist flussdiagramm rabattfreigabe (stufen nach rabattband)?

Eine Rabattfreigabe ist das, was eine Organisation tut zwischen der Bitte eines Käufers um einen besseren Preis und der Freigabe dieses Preises. Der Auslöser ist die Bitte selbst: eine Prozentzahl in einer E-Mail, eine Zeile in einer Ausschreibungsantwort, eine Zahl, mit der ein Einkaufsteam eröffnet. Alles danach ist Steuerung, denn ein Preiszugeständnis ist Geld, das das Unternehmen dauerhaft und leise verlässt, ohne Bestellung, ohne Rechnung und ohne Zahlungslauf, der es sichtbar macht. Das Diagramm unten verfolgt eine Anfrage von Anfang bis Ende: die protokollierte Bitte mit ihrem Grund, die beim geforderten Preis neu berechnete Nettomarge, die Prüfung gegen die Margenuntergrenze, die Weiterleitung an eine Freigabestufe nach Rabattband, die anschließende Freigabe durch Leiter, Direktor oder Finanzen, den auf einem Angebot gestempelten genehmigten Prozentsatz mit Ablaufdatum, die Antwort des Käufers sowie die Dokumentation und die Auswertung der Entwicklung, die entscheidet, ob die Stufen von Anfang an richtig gesetzt waren.

Dieses Diagramm behandelt ausschließlich den Preis. Eine Anfrage, die auch Zahlungsbedingungen, ein Servicelevel, eine Haftungsgrenze oder die Vertragsstruktur ändert, ist ein nicht standardmäßiges Geschäft und gehört in eine Vertriebsfreigabe, in der Recht und Finanzen die Bedingungen neben der Zahl prüfen; beides auf einem Diagramm zu zeichnen ergibt ein Diagramm, dem niemand folgt. Es ist auch keine Spesenfreigabe, die Geld abrechnet, das ein Mitarbeiter bereits ausgegeben hat, und es ist nicht die Tabellenversion derselben Idee, bei der das Interesse darin liegt, wie eine Tabelle von Freigabeschritten rückwärts auf eine Nacharbeitszeile verweist. Die Grenze ist wichtig, weil die beiden Fehlerarten unterschiedlich sind. Ein zu tiefer Rabatt kostet Marge bei einem Geschäft. Eine nie geprüfte Bedingung kostet etwas ganz anderes, und keine Rabattstufe fängt das ab. Nutzen Sie das Diagramm als Ausgangspunkt und legen Sie die Stufen, die Untergrenze und die Freigaben nach Ihren eigenen Preis-, Finanz- und Rechtsverfahren fest.

Vier Entscheidungen tragen den Prozess. „Enthält die Anfrage einen genannten Grund?“ steht bewusst am Anfang, denn eine unbegründete Bitte zu bepreisen lehrt den Käufer, dass Fragen allein genügt. Die Margenprüfung liegt in der Bahn Finanzen / Preisgestaltung statt beim Verkäufer, denn wessen Quote von der Antwort abhängt, sollte sie nicht allein berechnen, und eine Untergrenze bedeutet nur etwas, wenn ein Team die Kostenbasis dahinter besitzt. „Welche Rabattstufe gilt?“ ist die Weiterleitungsregel, und sie vor statt nach den Genehmigenden zu platzieren, verhindert, dass ein Geschäft an denjenigen geht, der am schnellsten antwortet. Die letzte Entscheidung gehört dem Käufer, und das Diagramm trägt alle drei möglichen Antworten: eine Annahme, ein Gegenangebot, das durch dieselbe Margenprüfung zurückläuft, und Schweigen, das Ergebnis, das die meisten Rabattprozesse zu modellieren vergessen und das einen genehmigten Preis lange nach seinem Verfall in einem Forecast stehen lässt.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Vertriebsdirektor / VP, Finanzen / Preisgestaltung und Kunde) über sechs Phasen: Rabattanfrage, Preis und Marge, Freigabeweg, Freigabeentscheidung, Kundenreaktion sowie Dokumentation und Auswertung
• Eine Sperre vor jeder Preisarbeit: „Enthält die Anfrage einen genannten Grund?“ schickt eine unbegründete Bitte zurück, damit der Käufer den Wettbewerber oder das Volumen dahinter benennt, sodass die Marge stets nur gegen ein beschreibbares Geschäft berechnet wird
• Die Margenprüfung in der Finanzbahn statt beim Verkäufer. „Nettomarge unter der Untergrenze?“ hat drei Ausgänge: zurück an den Mitarbeiter zur Überarbeitung des Umfangs, weiter zur Stufenweiterleitung, oder direkt zu einer gestützten Ausnahme, wenn der Fall wirklich strategisch ist
• Gestufte Freigabe als eine Weiterleitungsentscheidung. „Welche Rabattstufe gilt?“ teilt sich in eine Mitarbeiterstufe, die der Verkäufer allein klärt, eine Leiterstufe und alles darüber, während der eigene Eskalationszweig des Leiters einen Fall schriftlich an den Direktor übergibt
• Drei getrennte Freigabesperren statt einer: „Genehmigt der Vertriebsleiter den geforderten Rabatt?“, „Genehmigt der Vertriebsdirektor den tieferen Rabatt?“ und „Gibt Finanzen die Margenausnahme frei?“, die alle in „Freigabe stempeln und die Gültigkeit festlegen“ zusammenlaufen
• Eine gedeckelte Verhandlungsschleife und drei Enden. „Ist das Gegenangebot eine weitere Runde wert?“ schickt das Geschäft entweder zur Überarbeitung zurück oder hält den Preis, und der Prozess endet bei „Bestellung zum genehmigten Preis buchen“, „Rabatt abgelehnt, Listenpreis bleibt bestehen“ oder „Angebot abgelaufen, Rabatt verfallen“

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben oder überarbeiten eine Rabattpolitik und brauchen die Stufen, die Genehmigenden und die Margenuntergrenze auf einer Seite statt verstreut über drei Dokumente
• Rabatte werden über Chat und E-Mail vereinbart, die Schwellen sind mündliche Überlieferung, und niemand kann sagen, wer die letzte Ausnahme unterschrieben hat oder wofür
• Sie richten die Freigabe-Weiterleitung in CPQ oder CRM ein und wollen die Stufen, die Untergrenze und den Eskalationsweg abgestimmt haben, bevor jemand die Regeln baut
• Der durchschnittliche Verkaufspreis sinkt, und Sie müssen sehen, ob das Leck in der Mitarbeiterstufe, der Leiterstufe oder im Ausnahmepfad liegt
• Prüfer oder eine neue Finanzleitung haben gefragt, wie ein Rabatt genehmigt, belegt und gegen das Angebot dokumentiert wird, zu dem er gehört

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Vertriebsdirektor / VP, Finanzen / Preisgestaltung und Kunde durch die Rollen, die es bei Ihnen wirklich gibt. In einem kleinen Team sind Direktor und Finanzfreigeber oft dieselbe Person: Führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die nie stattfindet. Besitzt ein Deal Desk die Preisausnahmen, geben Sie ihm die Finanzbahn und vermerken Sie das im Diagramm.

2. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen in die Stufen ein

   Die Stufen sind Platzhalter. Setzen Sie sie anhand Ihrer eigenen Preisliste, sodass die oberste Stufe die meisten Angebote abdeckt, und legen Sie fest, ob die Prüfung den Rabattprozentsatz oder die resultierende Marge liest, in welcher Währung, und ob sie eine einzelne Position oder das gesamte Geschäft betrachtet. Treffen Sie hier die falsche Seite, kommt ein Geschäft als drei Angebote an, die jeweils unter der Grenze liegen.

3. Definieren Sie die Margenuntergrenze und was Marge bedeutet

   Schreiben Sie die Kostenbasis hinter der Untergrenze auf: Standardkosten oder Ist-Kosten, was darin eingerechnet ist, und gegen welche Version der Preisliste gemessen wird. Benennen Sie, wer die Zahl besitzt und wer sie ändern darf. Entscheiden Sie außerdem, ob ein Geschäft unter der Untergrenze rundweg abgelehnt wird oder zu einer gestützten Ausnahme wird, denn das Diagramm behandelt es als Ausnahme und nicht als Ablehnung.

4. Legen Sie fest, was als Begründung zählt

   Listen Sie auf, was das Begründungsfeld akzeptiert: ein benannter Wettbewerber mit Nachweis, ein zugesagtes Volumen, eine längere Laufzeit, eine Referenz oder ein strategischer Kunde. Listen Sie auf, was es nicht akzeptiert, was in den meisten Organisationen das Quartalsende bedeutet. Genehmigende, die unterschiedliche Maßstäbe anlegen, machen dieselbe Anfrage je nach Bearbeiter zu einer anderen Antwort.

5. Setzen Sie ein Ablaufdatum auf jede Freigabe

   Entscheiden Sie, wie lange ein genehmigter Prozentsatz gültig bleibt, woran er gebunden ist (das Angebot, die Opportunity oder das Konto) und welche Änderung eine neue Freigabe erzwingt, etwa ein reduziertes Volumen oder eine verkürzte Laufzeit. Ohne diese Regel wird eine einmal gewährte Ausnahme zu dem Preis, den der Kunde bei jeder Verlängerung erwartet, und niemand kann sagen, wann das geschehen ist.

6. Entscheiden Sie, wann die Verhandlungsschleife endet

   Begrenzen Sie, wie oft ein Geschäft zurückkommen darf. Benennen Sie, wer den Preis halten darf, wer aussteigen darf, und welchen Nachweis eine zweite oder dritte Runde tragen muss. Eine ungedeckelte Schleife ist der Grund, warum ein Angebot wochenlang zwischen einem Mitarbeiter und einem Genehmigenden hin- und herspringt, während der Rabatt Punkt für Punkt zugunsten des Käufers steigt.

7. Prüfen Sie es an drei echten Angeboten

   Nehmen Sie ein Angebot, das innerhalb der Mitarbeiterstufe freigegeben wurde, eines, das eskaliert wurde, und eines, das abgelehnt wurde, und verfolgen Sie jedes durch das Diagramm. Jeder Schritt, den Beteiligte beschreiben, der aber nicht gezeichnet ist, oder gezeichnet, aber in der Praxis übersprungen wird, ist zu beheben, bevor Sie veröffentlichen. Behalten Sie danach die Revision bei, damit ein Leser erkennt, welche Version der Stufen er vor sich hat.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst eine Rabattfreigabe?

Eine typische Abfolge ist: Der Kunde bittet um ein Preiszugeständnis, der Verkäufer bietet zuerst Listenpreis und Umfang an, und der geforderte Rabatt wird zusammen mit dem genannten Grund protokolliert. Eine Anfrage ohne genannten Grund geht zurück an den Käufer, der den Wettbewerber oder das Volumen dahinter benennen muss. Finanzen oder die Preisgestaltung berechnen dann die Nettomarge beim geforderten Preis und prüfen sie gegen die Margenuntergrenze, wobei ein Geschäft unter der Grenze zur Überarbeitung zurückgeht oder als gestützte Ausnahme weiterläuft. Die Freigabestufe wird aus der Rabattstufe festgelegt: eine Mitarbeiterstufe, die der Verkäufer allein klärt, eine Leiterstufe, oder alles darüber geht an den Direktor, wobei Finanzen über Margenausnahmen entscheidet. Ein genehmigter Rabatt wird mit einem Ablaufdatum gestempelt und auf dem Angebot ausgestellt. Der Käufer nimmt an, macht ein Gegenangebot oder lässt das Angebot verfallen, und die Freigabe, ihr Grund und ihr Nachweis werden dokumentiert und als Entwicklung nach Stufe und Mitarbeiter ausgewertet.

Wer sollte einen Rabatt genehmigen, und auf welcher Ebene?

Binden Sie den Genehmigenden an die Größe des Zugeständnisses statt an die Größe des Kontos oder daran, wer gerade verfügbar ist. Eine schriftliche Vollmacht, die jede Stufe, die genehmigende Rolle und die Rolle benennt, die unterschreibt, wenn diese Person selbst die Anfrage stellt, macht die Weiterleitungsentscheidung in diesem Diagramm erst bedeutsam. Zwei Regeln erledigen das Meiste. Niemand genehmigt die eigene Anfrage, weshalb das Diagramm dem Mitarbeiter eine feste Stufe gibt und alles darüber an jemand anderen sendet. Und die Freigabe sollte bei demjenigen liegen, der die Marge trägt, aus der das Zugeständnis stammt, weshalb die tiefsten Rabatte meist bei Finanzen und nicht bei einer Vertriebsleitung enden: An diesem Punkt geht es um die Gewinn- und Verlustrechnung, nicht um das Geschäft. Halten Sie die Anzahl der Stufen klein. Vier Sperren, die je einen Tag kosten, kosten mehr Geschäfte als eine schlecht gesetzte Stufe.

Was unterscheidet Rabattfreigabe von einer Vertriebsfreigabe (Deal Desk)?

Die Rabattfreigabe regelt den Preis. Die Vertriebsfreigabe oder die Freigabe eines nicht standardmäßigen Geschäfts regelt alles andere, was verändert wurde: Zahlungsbedingungen, ein individuelles Servicelevel, Haftungs- und Freistellungsformulierungen, eine ungewöhnliche Liefer- oder Verlängerungsstruktur und jede Klausel, die vom Standardvertrag abweicht. Beide überschneiden sich, weil ein tiefer Rabatt oft gegen eine längere Laufzeit getauscht wird, aber sie brauchen unterschiedliche Prüfer und unterschiedliche Nachweise. Der Preis ist eine Margenfrage, die Finanzen und Vertriebsleitung untereinander klären können; eine nicht standardmäßige Bedingung ist eine Rechts- und Lieferfrage, und keine Rabattstufe fängt das ab. Beide unterscheiden sich wiederum von der Spesenfreigabe, die Geld genehmigt, das ein Mitarbeiter bereits ausgegeben hat, und die über die Lohnabrechnung oder einen Zahlungslauf statt über ein Angebot abgewickelt wird. Führt Ihre Organisation ein einziges Gremium für alle drei, zeichnen Sie sie trotzdem als getrennte Abläufe, damit Übergaben und Nachweise sichtbar bleiben.

Wie sollten Rabattfreigaben für die Revision dokumentiert werden?

Bewahren Sie die Freigabe dort auf, wo das Angebot ist, statt in einem Posteingang. Die Dokumentation sollte den geforderten und den genehmigten Prozentsatz enthalten, den Grund und seinen Nachweis, die resultierende Marge, wer auf welcher Stufe genehmigt hat, das Datum und das Datum des Ablaufs. Das reicht über reine Vertriebshygiene hinaus: Nach ASC 606 und IFRS 15 sind Rabatte und Preiszugeständnisse eine variable Gegenleistung, die den Transaktionspreis mindert, sodass der ausgewiesene Betrag der Betrag sein muss, der für diesen Vertrag tatsächlich genehmigt wurde. Zugeständnisse, die außerhalb des Angebots vereinbart werden, wobei der Nebenbrief die klassische Form ist, sind ein bekannter Weg zu falsch ausgewiesenem Umsatz und ein wiederkehrendes Thema bei Durchsetzungsmaßnahmen, weshalb das Diagramm den Stempel vor die Ausstellung des Angebots setzt und nicht daneben. Legen Sie Aufbewahrungsfrist, Nachweis und Unterschrift nach Ihren eigenen Finanz- und Rechtsverfahren fest; diese Vorlage ist ein Ausgangspunkt und keine Bilanzierungsrichtlinie.

Dürfen wir unterschiedlichen Kunden unterschiedliche Preise anbieten?

In der Regel ja, aber nicht ohne Prüfung, und die Antwort hängt davon ab, was Sie verkaufen und wo. In den USA macht der Robinson-Patman Act es rechtswidrig, beim Preis zwischen verschiedenen Käufern zu diskriminieren, wenn dies den Wettbewerb wesentlich einschränken kann. Seine Reichweite ist enger, als es zunächst scheint: Er gilt für Waren, nicht für Dienstleistungen, und die Käufer müssen in der Regel im Wettbewerb um den Weiterverkauf dieser Waren stehen. Das Gesetz erkennt auch Einwände an, darunter die Kostenbegründung, bei der der Unterschied die eigenen Herstellungs- oder Lieferkosten des Verkäufers widerspiegelt, sowie die Anpassung an den Wettbewerb. Andere Rechtsordnungen regeln Preisgestaltung und Weiterverkaufsbedingungen nach eigenen Maßstäben. Behandeln Sie die Stufen in diesem Diagramm daher als kaufmännische Steuerung, bewahren Sie den Grund neben der Freigabe auf, denn das ist der Nachweis, auf dem eine Kosten- oder Wettbewerbsverteidigung beruhen würde, und lassen Sie jede Preisdifferenzierung zwischen konkurrierenden Wiederverkäufern von Ihrer eigenen Rechtsabteilung prüfen, bevor sie zur Richtlinie wird.