Flowchart for rabatgodkendelse (trinvis godkendelse efter interval)

Hvad er flowchart for rabatgodkendelse (trinvis godkendelse efter interval)?

Rabatgodkendelse er det, en virksomhed foretager sig mellem det øjeblik, en køber beder om en bedre pris, og det øjeblik, prisen bliver tilladt. Udløseren er selve ønsket: en procentsats i en mail, en linje i et udbudssvar, et tal en indkøbsafdeling åbner med. Alt efter det er styring, for en prisindrømmelse er penge, der forlader forretningen permanent og lydløst, uden en indkøbsordre, en faktura eller en betalingskørsel til at gøre dem synlige. Diagrammet herunder følger én anmodning fra ende til anden: ønsket registreret sammen med begrundelsen bag det, nettomarginen beregnet på ny ved den pris, der bliver bedt om, en kontrol mod marginens bundgrænse, fordeling til et godkendelsesniveau efter interval, den godkendelse fra salgschef, direktør eller Økonomi, der følger, den godkendte procentsats stemplet på et tilbud med en udløbsdato, køberens svar, og den registrering og opfølgning på udviklingen, der afgør, om intervallerne overhovedet var sat rigtigt fra begyndelsen.

Dette diagram handler om pris og kun om pris. En anmodning, der også ændrer betalingsbetingelser, et serviceniveau, et ansvarsloft eller kontraktens opbygning, er en ikke-standardaftale, og den hører til i en deal desk-godkendelse, hvor jura og økonomi gennemgår vilkårene ved siden af tallet; tegner man begge dele på ét lærred, får man et diagram, ingen følger. Det er heller ikke en udgiftsgodkendelse, som afregner penge, en medarbejder allerede har brugt, og det er ikke regnearksudgaven af den samme idé, hvor interessen ligger i, hvordan en tabel af godkendelsestrin peger bagud til en tilretningsrække. Grænsen betyder noget, fordi de to fejltyper er forskellige. En rabat, der er for dyb, koster margin på én handel. Et vilkår, der aldrig blev gennemgået, koster noget helt andet, og intet rabatinterval fanger det. Brug diagrammet som udgangspunkt, og fastsæt intervallerne, bundgrænsen og godkendelserne efter jeres egne regler for prissætning, økonomi og jura.

Fire beslutninger bærer processen. "Har anmodningen en angivet begrundelse?" kommer først med vilje, for at prissætte et uforklaret ønske lærer køberen, at det er nok bare at spørge. Marginprøven ligger i banen Økonomi / prissætning frem for hos sælgeren, eftersom den, hvis kvote afhænger af svaret, ikke bør være den eneste, der regner det ud, og en bundgrænse betyder kun noget, når ét team ejer kostgrundlaget bag den. "Hvilket rabatinterval gælder?" er fordelingsreglen, og at lægge den før godkenderne frem for efter dem er dét, der forhindrer, at en handel går til den, der svarer hurtigst. Den sidste beslutning tilhører køberen, og diagrammet bærer alle tre svar: en accept, et modbud der løber tilbage gennem den samme marginkontrol, og tavshed, som er det udfald, de fleste rabatprocesser glemmer at tegne, og det, der efterlader en godkendt pris i et forecast længe efter, den burde være bortfaldet.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Sælger, Salgschef, Salgsdirektør / VP, Økonomi / prissætning og Kunde) fordelt på seks faser: Rabatanmodning, Pris og margin, Fordeling efter mandat, Godkendelsesbeslutning, Kundens svar samt Registrering og opfølgning
• En port, før der prissættes noget som helst: "Har anmodningen en angivet begrundelse?" sender et uforklaret ønske tilbage, så køberen kan navngive det konkurrerende bud eller den volumen, der ligger bag, og margin bliver dermed kun beregnet mod en handel, nogen kan beskrive
• Marginprøven i økonomibanen frem for i sælgerens. "Nettomargin under bundgrænsen?" har tre udgange: retur til sælgeren for at rette omfanget, videre til fordelingen efter interval, eller direkte til en undtagelse med en navngiven fortaler, når sagen reelt er strategisk
• Trinvist mandat som én fordelingsbeslutning. "Hvilket rabatinterval gælder?" deler sig i et interval, sælgeren klarer alene, salgschefens interval og alt over det, mens salgschefens egen eskaleringsgren sender sagen op til direktøren, der skal bære den skriftligt
• Tre selvstændige godkendelsesporte frem for én: "Godkender salgschefen den ønskede rabat?", "Godkender salgsdirektøren den dybere rabat?" og "Godkender Økonomi marginundtagelsen?", som alle løber sammen i "Stempl godkendelsen, og sæt en udløbsdato"
• En forhandlingssløjfe med loft og tre afslutninger. "Er modbuddet en runde mere værd?" sender enten handlen tilbage til justering eller fastholder prisen, og processen ender ved "Bogfør ordren til den godkendte pris", "Rabat afvist, listeprisen står ved magt" eller "Tilbud udløbet, rabatten bortfaldet"

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller omskriver en rabatpolitik og har brug for intervallerne, godkenderne og marginens bundgrænse på én side frem for spredt over tre dokumenter
• Rabatter aftales over chat og mail, grænserne er mundtlig overlevering, og ingen kan sige, hvem der skrev under på den sidste undtagelse, eller hvad den blev givet for
• I er ved at sætte godkendelsesruter op i CPQ eller CRM og vil have niveauerne, bundgrænsen og eskaleringsvejen aftalt, før nogen bygger reglerne
• Den gennemsnitlige salgspris driver nedad, og I har brug for at se, om lækagen ligger i sælgerens interval, salgschefens interval eller undtagelsesvejen
• Revisorer eller en ny økonomichef har spurgt, hvordan en rabat bliver godkendt, dokumenteret og registreret på det tilbud, den hører til

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Sælger, Salgschef, Salgsdirektør / VP, Økonomi / prissætning og Kunde med de roller, I reelt har. I et lille team er direktøren og den økonomiske godkender den samme person: læg de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker. Ejer et deal desk prisundtagelserne, så giv det økonomibanen, og skriv det på diagrammet.

2. Sæt jeres egne tal ind i intervallerne

   Intervallerne er pladsholdere. Sæt dem ud fra jeres egen prisbog, så det øverste interval dækker de fleste tilbud, og skriv, om prøven læser rabatprocent eller den resulterende margin, hvilken valuta den er i, og om den ser på en enkelt varelinje eller på hele handlen. Rammer I den forkerte side af det, ankommer én handel som tre tilbud, der hver især ligger under grænsen.

3. Definér bundgrænsen, og hvad margin betyder

   Skriv kostgrundlaget bag bundgrænsen ned: standardkostpris eller faktisk kostpris, hvad der er lagt ind i den, og hvilken version af prisbogen den måles mod. Navngiv den, der ejer tallet, og den, der må ændre det. Beslut også, om en handel under bundgrænsen afvises rent, eller om den bliver til en undtagelse med en fortaler, for diagrammet behandler den som en undtagelse og ikke som en afvisning.

4. Skriv, hvad der tæller som en begrundelse

   List, hvad begrundelsesfeltet accepterer: en navngiven konkurrent med dokumentation, en forpligtet volumen, en længere binding, en reference eller en strategisk kunde. List også, hvad det ikke accepterer, hvilket i de fleste virksomheder vil sige kvartalsafslutningen. Godkendere, der anvender hver sin prøve, gør den samme anmodning til et forskelligt svar afhængigt af, hvem der samler den op.

5. Sæt en udløbsdato på hver godkendelse

   Beslut, hvor længe en godkendt procentsats gælder, hvad den er knyttet til (tilbuddet, salgsmuligheden eller kunden), og hvilken ændring der udløser en ny godkendelse, for eksempel en reduceret volumen eller en forkortet binding. Uden den regel bliver en undtagelse givet én gang til den pris, kunden forventer ved hver fornyelse, og ingen kan pege på, hvornår det skete.

6. Beslut, hvornår forhandlingssløjfen stopper

   Sæt loft på, hvor mange gange en handel må komme retur. Navngiv den, der må fastholde prisen, den, der må gå fra handlen, og hvilken dokumentation en anden eller tredje runde skal bære med sig. En sløjfe uden loft er dét, der får et tilbud til at hoppe mellem en sælger og én godkender i ugevis, mens rabatten kravler et point ad gangen i køberens retning.

7. Prøv det af mod tre virkelige tilbud

   Tag ét tilbud, der gik igennem inden for sælgerens interval, ét der blev eskaleret, og ét der blev afvist, og følg hvert af dem gennem diagrammet. Hvert trin, folk beskriver, men som ikke er tegnet, eller er tegnet, men springes over i praksis, er dét, der skal rettes, før I udgiver diagrammet. Gem derefter revisionen, så en læser kan se, hvilken version af intervallerne vedkommende har foran sig.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en rabatgodkendelse af?

En typisk rækkefølge er: kunden beder om en prisindrømmelse, sælgeren giver først tilbud på listepris og omfang, og den ønskede rabat registreres sammen med den angivne begrundelse. En anmodning uden begrundelse går tilbage til køberen, som skal navngive det konkurrerende bud eller den volumen, der ligger bag. Økonomi eller prissætningsteamet beregner derefter nettomarginen ved den ønskede pris og holder den op mod bundgrænsen, så en handel under grænsen sendes retur til tilretning eller videre som en undtagelse med en navngiven fortaler. Godkendelsesniveauet fastlægges ud fra rabatintervallet: et interval sælgeren klarer alene, salgschefens interval, eller alt derover, som går til direktøren, mens Økonomi afgør marginundtagelserne. En godkendt rabat stemples med en udløbsdato og udsendes på tilbuddet. Køberen accepterer, giver et modbud eller lader tilbuddet udløbe, og godkendelsen, dens begrundelse og dens dokumentation arkiveres og følges som en udvikling pr. interval og pr. sælger.

Hvem bør godkende en rabat, og på hvilket niveau?

Knyt godkenderen til størrelsen af indrømmelsen frem for til kundens størrelse eller til, hvem der lige er ledig. En skriftlig fuldmagt, der navngiver hvert interval, den rolle der skriver under, og den rolle der skriver under, når den person selv er ansøger, er dét, der giver fordelingsbeslutningen i dette diagram indhold. To regler klarer det meste af arbejdet. Ingen godkender sin egen anmodning, og det er derfor, diagrammet giver sælgeren et stående interval og sender alt derover til en anden. Og godkendelsen bør ligge hos den, der bærer den margin, indrømmelsen tages fra, hvilket som regel er grunden til, at de dybeste rabatter ender hos Økonomi frem for hos en salgsleder: på det punkt handler beslutningen om resultatopgørelsen og ikke om handlen. Hold antallet af niveauer lavt. Fire porte, der hver koster en dag, koster flere handler end ét dårligt sat interval.

Hvad er forskellen på rabatgodkendelse og deal desk-godkendelse?

Rabatgodkendelsen afgør prisen. Deal desk-godkendelsen, eller godkendelsen af en ikke-standardaftale, afgør alt det andet, der er ændret: betalingsbetingelser, et særligt serviceniveau, formuleringer om ansvar og skadesløsholdelse, en usædvanlig leverance- eller fornyelsesstruktur og enhver bestemmelse, der afviger fra standardaftalen. De to overlapper, fordi en dyb rabat ofte byttes for en længere binding, men de kræver forskellige gennemgange og forskellig dokumentation. Prisen er et marginspørgsmål, som Økonomi og salgsledelsen kan svare på indbyrdes; et ikke-standardvilkår er et juridisk og leveringsmæssigt spørgsmål, og intet rabatinterval fanger det. Begge adskiller sig igen fra udgiftsgodkendelse, som godkender penge, en medarbejder allerede har brugt, og som afregnes gennem løn eller en betalingskørsel frem for gennem et tilbud. Kører jeres virksomhed ét udvalg for alle tre, så tegn dem alligevel som selvstændige forløb, så overleveringerne og dokumentationen forbliver synlige.

Hvordan skal rabatgodkendelser registreres til revision?

Hold godkendelsen dér, hvor tilbuddet er, frem for i en indbakke. Registreringen skal rumme den ønskede og den godkendte procentsats, begrundelsen og dens dokumentation, den resulterende margin, hvem der godkendte den på hvilket interval, datoen, og den dato godkendelsen bortfalder. Det rækker ud over god salgshygiejne: efter ASC 606 og IFRS 15 er rabatter og prisindrømmelser variabelt vederlag, der nedsætter transaktionsprisen, så det beløb, der indregnes, skal være det beløb, der faktisk blev godkendt for den kontrakt. Indrømmelser aftalt uden for tilbuddet, hvor sidebrevet er den klassiske form, er en velkendt vej til fejlangivet omsætning og et tilbagevendende tema i tilsynssager, og det er derfor, diagrammet lægger stemplet før tilbuddet sendes, frem for ved siden af det. Fastsæt opbevaringsperiode, dokumentation og underskrift efter jeres egne økonomiske og juridiske procedurer; denne skabelon er et udgangspunkt og ikke en regnskabspraksis.

Må vi give forskellige kunder forskellige priser?

Som regel ja, men ikke uden at tjekke efter, og svaret afhænger af, hvad I sælger, og hvor. I USA gør Robinson-Patman Act det ulovligt at forskelsbehandle i pris mellem forskellige købere, hvor virkningen kan være væsentligt at begrænse konkurrencen. Rækkevidden er snævrere, end den ser ud ved første øjekast: den gælder varer og ikke tjenesteydelser, og køberne skal som hovedregel konkurrere indbyrdes om videresalget af de varer. Loven anerkender også indsigelser, herunder omkostningsbegrundelse, hvor forskellen afspejler sælgerens egne omkostninger til fremstilling eller levering, og imødegåelse af konkurrence. Andre retsområder regulerer prissætning og videresalgsvilkår på deres egne præmisser. Behandl derfor intervallerne i dette diagram som kommerciel styring, hold begrundelsen registreret ved siden af godkendelsen, eftersom det er den dokumentation, en omkostnings- eller konkurrenceindsigelse ville hvile på, og tag enhver prissætning, der forskelsbehandler mellem konkurrerende forhandlere, forbi jeres egen juridiske rådgivning, før den bliver til politik.