Diagrama de flujo de aprobación de descuentos (tramos escalonados)

¿Qué es diagrama de flujo de aprobación de descuentos (tramos escalonados)?

La aprobación de descuentos es lo que hace una organización entre el momento en que un comprador pide un precio mejor y el momento en que ese precio queda permitido. El disparador es la propia petición: un porcentaje en un correo, una línea en la respuesta a una licitación, una cifra con la que abre un equipo de compras. Todo lo que viene después es gobierno, porque una concesión de precio es dinero que sale de la empresa de forma permanente y silenciosa, sin una orden de compra, sin una factura y sin una remesa de pago que lo haga visible. El diagrama de abajo sigue una solicitud de principio a fin: la petición registrada con el motivo que la respalda, el margen neto recalculado al precio que se pide, un control contra el margen mínimo, la derivación a un nivel de aprobación según el tramo, la aprobación de jefe de ventas, director o Finanzas que sigue, el porcentaje aprobado sellado en una oferta con fecha de caducidad, la respuesta del comprador, y el registro y la revisión de la evolución que decide si los tramos estaban bien fijados desde el principio.

Este diagrama trata solo de precio. Una solicitud que además cambia las condiciones de pago, un nivel de servicio, un límite de responsabilidad o la estructura del contrato es una operación no estándar, y pertenece a un proceso de aprobación comercial en el que Jurídico y Finanzas revisan las condiciones junto con la cifra; dibujar las dos cosas en un mismo lienzo produce un diagrama que nadie sigue. Tampoco es una aprobación de gastos, que liquida dinero que un empleado ya ha gastado, ni es la versión en hoja de cálculo de la misma idea, donde el interés está en cómo una tabla de pasos de aprobación señala hacia atrás a una fila que hay que rehacer. El límite importa porque los dos modos de fallo son distintos. Un descuento demasiado profundo cuesta margen en una operación. Una condición que nunca se revisó cuesta otra cosa completamente distinta, y ningún tramo de descuento lo detecta. Trata el diagrama como punto de partida y fija los tramos, el mínimo y las aprobaciones según tus propios procedimientos de precios, finanzas y jurídicos.

Cuatro decisiones sostienen el proceso. "¿La solicitud indica un motivo?" va primero a propósito, porque ponerle precio a una petición sin explicar le enseña al comprador que basta con pedir. El control de margen está en el carril de Finanzas / mesa de precios y no en el del vendedor, ya que la persona cuya cuota depende de la respuesta no debería ser la única que la calcula, y un mínimo solo significa algo cuando un equipo es dueño de la base de coste que hay detrás. "¿Qué tramo de descuento aplica?" es la regla de derivación, y ponerla antes de los aprobadores y no después es lo que impide que una operación acabe en manos de quien responda más rápido. La última decisión pertenece al comprador, y el diagrama recoge sus tres respuestas posibles: una aceptación, una contraoferta que vuelve a pasar por el mismo control de margen, y el silencio, el desenlace que la mayoría de los procesos de descuento olvida modelar y el que deja un precio aprobado esperando en el forecast mucho después de que debiera haber caducado.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles (Comercial, Jefe de ventas, Director de ventas / VP, Finanzas / mesa de precios y Cliente) repartidos en seis fases: solicitud de descuento, precio y margen, derivación por nivel, decisión de aprobación, respuesta del cliente y registro y revisión
• Una puerta antes de calcular nada: "¿La solicitud indica un motivo?" devuelve una petición sin explicar para que el comprador concrete la oferta competidora o el volumen que hay detrás, de modo que el margen solo se calcula contra una contrapartida que alguien pueda describir
• El control de margen en el carril de Finanzas y no en el del vendedor. "¿Margen neto por debajo del mínimo?" tiene tres salidas: retorno al comercial para ajustar el alcance, avance hacia la derivación por tramo, o directo a una excepción respaldada cuando el caso es realmente estratégico
• El nivel de aprobación escalonado como una sola decisión de derivación. "¿Qué tramo de descuento aplica?" se divide en un tramo que el comercial resuelve solo, un tramo del jefe de ventas y todo lo que queda por encima, mientras la propia rama de escalado del jefe de ventas eleva el caso al director para que lo respalde por escrito
• Tres puertas de aprobación independientes en lugar de una: "¿El jefe de ventas aprueba el descuento pedido?", "¿El director aprueba el descuento mayor?" y "¿Finanzas aprueba la excepción de margen?", que confluyen todas en "Sellar la aprobación y fijar la caducidad"
• Un bucle de negociación con tope y tres finales. "¿Merece la pena otra ronda por la contraoferta?" o bien devuelve la operación para revisarla o mantiene el precio, y el proceso termina en "Registrar el pedido al precio aprobado", "Descuento rechazado, se mantiene el precio de lista" o "Oferta caducada, el descuento decayó"

Cuándo usar esta plantilla

• Estás escribiendo o reescribiendo una política de descuentos y necesitas los tramos, los aprobadores y el margen mínimo en una sola página en vez de repartidos en tres documentos
• Los descuentos se acuerdan por chat y correo, los umbrales son tradición oral, y nadie sabe decir quién firmó la última excepción ni a cambio de qué se dio
• Estás configurando la derivación de aprobación en CPQ o CRM y quieres tener acordados los niveles, el mínimo y la vía de escalado antes de que nadie construya las reglas
• El precio medio de venta va cayendo y necesitas ver si la fuga está en el tramo del comercial, el tramo del jefe de ventas o la vía de excepción
• Auditoría o un nuevo responsable de finanzas han preguntado cómo se autoriza un descuento, cómo se documenta y cómo queda registrado contra la oferta a la que pertenece

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles

   Sustituye Comercial, Jefe de ventas, Director de ventas / VP, Finanzas / mesa de precios y Cliente por los roles que existen de verdad en tu organización. En un equipo pequeño, el director y quien aprueba por Finanzas son la misma persona: fusiona esos carriles en lugar de dibujar una entrega que nunca ocurre. Si un deal desk es dueño de las excepciones de precio, dale el carril de Finanzas y anótalo en el diagrama.

2. Pon tus propias cifras en los tramos

   Los tramos son marcadores de posición. Fíjalos a partir de tu propia lista de precios para que el tramo superior cubra la mayoría de las ofertas, e indica si el control mide el porcentaje de descuento o el margen resultante, en qué moneda está y si mira una sola línea o toda la operación. Si te equivocas de lado en eso, una operación llega como tres ofertas que cada una se queda justo por debajo del límite.

3. Define el margen mínimo y qué significa margen

   Escribe la base de coste que hay detrás del mínimo: coste estándar o coste real, qué se carga en él, y contra qué versión de la lista de precios se mide. Nombra quién es dueño de la cifra y quién puede cambiarla. Decide también si una operación por debajo del mínimo se rechaza sin más o se convierte en una excepción respaldada, porque el diagrama la trata como excepción y no como rechazo.

4. Di qué cuenta como justificación

   Enumera qué acepta el campo de motivo: un competidor con nombre y evidencia, un volumen comprometido, una permanencia más larga, una referencia o una cuenta estratégica. Enumera también qué no acepta, que en la mayoría de las organizaciones es el fin de trimestre. Los aprobadores que aplican criterios distintos convierten la misma solicitud en una respuesta diferente según quién la recoja.

5. Pon una caducidad a cada aprobación

   Decide cuánto tiempo sigue siendo válido un porcentaje aprobado, a qué queda ligado (la oferta, la oportunidad o la cuenta) y qué cambio obliga a una nueva aprobación, como un volumen reducido o una permanencia más corta. Sin esa regla, una excepción concedida una vez se convierte en el precio que el cliente espera en cada renovación, y nadie puede señalar cuándo ocurrió.

6. Decide cuándo se detiene el bucle de negociación

   Pon un tope al número de veces que una operación puede volver. Nombra quién puede mantener el precio, quién puede retirarse y qué evidencia debe llevar una segunda o tercera ronda. Un bucle sin tope es lo que hace que una oferta rebote entre un comercial y un aprobador durante semanas mientras el descuento sube un punto cada vez a favor del comprador.

7. Contrástalo con tres ofertas reales

   Coge una oferta que se aprobó dentro del tramo del comercial, otra que se escaló y otra que se rechazó, y sigue cada una a través del diagrama. Cualquier paso que la gente describa y no esté dibujado, o que esté dibujado pero se salte en la práctica, es lo que hay que corregir antes de publicarlo. Después conserva la revisión, para que quien lo lea pueda saber qué versión de los tramos tiene delante.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de aprobación de descuentos?

Una secuencia típica es: el cliente pide una concesión de precio, el vendedor cotiza primero el precio de lista y el alcance, y el descuento pedido se registra junto con el motivo alegado. Una solicitud sin motivo indicado vuelve al comprador para que concrete la oferta competidora o el volumen que hay detrás. Finanzas o la mesa de precios calculan entonces el margen neto al precio pedido y lo comparan con el margen mínimo, devolviendo para ajustar una operación por debajo del mínimo o dejándola avanzar como excepción respaldada. El nivel de aprobación se fija a partir del tramo de descuento: un tramo que el comercial resuelve solo, un tramo del jefe de ventas, o todo lo que queda por encima, que va al director, mientras Finanzas resuelve las excepciones de margen. Un descuento aprobado se sella con una fecha de caducidad y se emite en la oferta. El comprador acepta, hace una contraoferta o deja que la oferta caduque, y la aprobación, su motivo y su evidencia se archivan y se revisan como una evolución por tramo y por comercial.

¿Quién debería aprobar un descuento, y a qué nivel?

Vincula al aprobador al tamaño de la concesión y no al tamaño de la cuenta ni a quién esté disponible. Una delegación de facultades por escrito que nombre cada tramo, el rol que lo firma y el rol que firma cuando esa persona es quien solicita, es lo que le da sentido a la decisión de derivación de este diagrama. Dos reglas hacen la mayor parte del trabajo. Nadie aprueba su propia solicitud, por eso el diagrama le da al comercial un tramo fijo y envía todo lo que queda por encima a otra persona. Y la aprobación debería recaer en quien carga con el margen del que sale la concesión, que suele ser la razón por la que los descuentos más profundos acaban en Finanzas y no en un responsable de ventas: en ese punto la decisión trata de la cuenta de resultados, no de la operación. Mantén bajo el número de niveles. Cuatro puertas que cuestan un día cada una salen más caras en operaciones perdidas que un tramo mal fijado.

¿Qué diferencia hay entre la aprobación de descuentos y la aprobación comercial (deal desk)?

La aprobación de descuentos resuelve el precio. La aprobación comercial, o aprobación de operaciones no estándar por el deal desk, resuelve todo lo demás que se ha cambiado: condiciones de pago, un nivel de servicio a medida, la redacción de responsabilidad e indemnidad, una estructura de entrega o renovación inusual, y cualquier cláusula que se aparte del contrato estándar. Las dos se solapan, porque un descuento profundo se cambia a menudo por una permanencia más larga, pero necesitan revisores y evidencias distintos. El precio es una cuestión de margen que Finanzas y la dirección de ventas pueden resolver entre ellas; una condición no estándar es una cuestión jurídica y de entrega, y ningún tramo de descuento la detecta. Ambas se diferencian a su vez de la aprobación de gastos, que autoriza dinero que un empleado ya ha gastado y se liquida por nómina o por una remesa de pago y no a través de una oferta. Si tu organización usa un único comité para las tres, dibújalas igualmente como flujos separados, para que las entregas y la evidencia sigan siendo visibles.

¿Cómo deberían registrarse las aprobaciones de descuento para auditoría?

Guarda la aprobación donde está la oferta y no en una bandeja de entrada. El registro debe recoger el porcentaje pedido y el aprobado, el motivo y su evidencia, el margen resultante, quién lo aprobó y en qué tramo, la fecha, y la fecha en la que caduca la aprobación. Eso importa más allá de la higiene comercial: bajo la ASC 606 y la NIIF 15 (IFRS 15), los descuentos y las concesiones de precio son contraprestación variable que reduce el precio de la transacción, así que la cifra reconocida tiene que ser la cifra que realmente se aprobó para ese contrato. Las concesiones acordadas fuera de la oferta, siendo el side letter la forma clásica, son una vía conocida hacia unos ingresos mal registrados y un tema recurrente en las actuaciones de los supervisores, por eso el diagrama pone el sello antes de emitir la oferta y no al lado. Fija el periodo de conservación, la evidencia y la firma según tus propios procedimientos de finanzas y jurídicos; esta plantilla es un punto de partida, no una política contable.

¿Podemos ofrecer precios distintos a clientes distintos?

Normalmente sí, pero no sin comprobarlo antes, y la respuesta depende de qué vendes y dónde. En Estados Unidos, la Robinson-Patman Act declara ilegal discriminar en precio entre distintos compradores cuando el efecto pueda ser reducir sustancialmente la competencia. Su alcance es más estrecho de lo que parece a primera vista: se aplica a mercancías y no a servicios, y en general los compradores tienen que competir entre sí por la reventa de esos bienes. La ley también reconoce defensas, entre ellas la justificación por coste, cuando la diferencia refleja el coste propio del vendedor de fabricación o entrega, y la igualación de la competencia. Otras jurisdicciones regulan de forma propia el precio y las condiciones de reventa. Así que trata los tramos de este diagrama como gobierno comercial, mantén el motivo registrado junto a la aprobación, ya que es la evidencia en la que se apoyaría una defensa por coste o por competencia, y lleva ante tu propio equipo jurídico cualquier diferenciación de precio entre revendedores que compitan entre sí antes de que se convierta en política.