Organigramme du processus d'approbation des remises (approbation par niveaux…
Modèle d'organigramme du processus d'approbation des remises : la demande et sa justification, une vérification de la marge nette et du plancher, un acheminement à plusieurs niveaux vers le responsable, le directeur et les finances, une…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'approbation des remises (approbation par niveaux… ?
Un processus d'approbation de remise est ce qu'une organisation fait entre un acheteur demandant un meilleur prix et ce prix étant autorisé. Le déclencheur est la question elle-même : un pourcentage dans un e-mail, une ligne dans une réponse à un appel d'offres, un numéro avec lequel une équipe d'approvisionnement ouvre ses portes. Tout ce qui suit est une question de gouvernance, car une concession de prix est de l'argent qui quitte l'entreprise de manière permanente et discrète, sans bon de commande, sans facture et sans délai de paiement pour le rendre visible. Le graphique ci-dessous suit une demande de bout en bout : la demande enregistrée avec la raison qui la sous-tend, la marge nette recalculée au prix demandé, une vérification par rapport à la marge plancher, l'acheminement vers un niveau d'approbation par tranche, l'approbation du gestionnaire, du directeur ou des finances qui suit, le pourcentage approuvé estampillé sur un devis avec une date d'expiration, la réponse de l'acheteur et l'examen des dossiers et des tendances qui décide si les tranches ont été correctement fixées en premier lieu.
Ce tableau concerne uniquement le prix et le prix. Une demande qui modifie également les conditions de paiement, un niveau de service, un plafond de responsabilité ou la structure du contrat est une transaction non standard, et elle appartient à un processus d'approbation du deal desk où les services juridiques et financiers examinent les conditions ainsi que le numéro ; dessiner les deux sur une seule toile produit un graphique que personne ne suit. Il ne s'agit pas non plus d'une approbation de dépenses, qui règle l'argent qu'un employé a déjà dépensé, et ce n'est pas la version d'importation de feuille de calcul de la même idée, où l'intérêt réside dans la façon dont un tableau d'étapes d'approbation pointe vers une ligne de retouche. La frontière est importante car les deux modes de défaillance sont différents. Une remise trop importante coûte une marge sur une seule transaction. Un terme qui n’a jamais été révisé coûte tout autre chose, et aucune bande de remise ne l’attrapera. Considérez le graphique comme un point de départ et définissez les bandes, le plancher et les approbations selon vos propres procédures de tarification, financières et juridiques.
Quatre décisions portent le processus. « La demande est motivée ? » vient volontairement en premier, car la tarification d'une demande inexpliquée apprend à l'acheteur que demander est suffisant. Le test de marge se situe dans la zone des finances/tarification plutôt que dans celle du vendeur, car la personne dont le quota dépend de la réponse ne devrait pas être la seule à le calculer, et un plancher ne signifie quelque chose que lorsqu'une équipe possède la base de coût qui le sous-tend. « Quelle tranche de réduction s'applique ? » est la règle de routage, et la placer avant les approbateurs plutôt qu'après eux est ce qui empêche un accord de parvenir à celui qui répond le plus rapidement. La dernière décision appartient à l'acheteur, et le graphique contient ses trois réponses : une acceptation, une contre-offre qui revient sur le même contrôle de marge, et le silence, qui est le résultat que la plupart des processus de remise oublient de modéliser et celui qui laisse un prix approuvé dans une prévision longtemps après qu'il aurait dû expirer.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (représentant commercial, directeur commercial, directeur commercial/VP, bureau des finances/tarification et client) répartis en six phases : demande de remise, prix et marge, routage des autorités, décision d'approbation, réponse du client, enregistrement et examen
- Un portail avant tout travail de tarification : "La demande comporte un motif indiqué ?" envoie une demande inexpliquée à l'acheteur pour qu'il nomme l'offre concurrente ou le volume derrière celle-ci, de sorte que la marge n'est calculée que par rapport à une transaction que quelqu'un peut décrire
- Le test de marge est effectué par le service financier plutôt que par le vendeur. "Marge nette sous le **plancher** ?" a trois sorties : retourner au représentant pour retravailler la portée, passer au routage de la bande, ou directement à une exception sponsorisée lorsque l'affaire est véritablement stratégique.
- Autorité à plusieurs niveaux comme une seule décision de routage. « Quelle tranche de réduction s'applique ? » se divise en une bande de représentants que le vendeur efface seul, une bande de gestionnaire et tout ce qui se trouve au-dessus, tandis que la propre branche d'escalade du gestionnaire remet un dossier au directeur pour qu'il le sponsorise par écrit.
- Trois portes d'approbation distinctes plutôt qu'une : "Le responsable approuve la réduction demandée ?", "Le directeur approuve la remise plus importante ?" » et « La finance efface l'exception de marge ? », tous convergeant vers « Tamponner l'approbation et fixer l'expiration »
- Une boucle de négociation plafonnée et trois fins. « Une contre-offre vaut un autre tour ? » soit renvoie la transaction pour révision, soit retient le prix, et le processus se termine par « Réserver la commande au prix approuvé », « Remise refusée, le prix catalogue est stable » ou « Devis expiré, la remise est expirée »
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez ou réécrivez une politique de remise et avez besoin des tranches, des approbateurs et de la marge plancher sur une seule page plutôt que répartis sur trois documents.
- Les réductions sont convenues par chat et par e-mail, les seuils sont du folklore et personne ne peut dire qui a signé la dernière exception ni pourquoi elle a été accordée.
- Vous configurez le routage d'approbation CPQ ou CRM et souhaitez que les niveaux, le plancher et la voie d'escalade soient convenus avant que quiconque n'établisse les règles.
- Le prix de vente moyen baisse et vous devez voir si la fuite se situe dans la bande de représentation, la bande de gestionnaire ou le chemin d'exception.
- Les auditeurs ou un nouveau responsable financier ont demandé comment une remise est autorisée, prouvée et enregistrée par rapport au devis auquel elle appartient.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos rôles
Remplacez le représentant des ventes, le directeur des ventes, le directeur des ventes/vice-président, le bureau des finances/tarification et le client par les rôles que vous avez réellement. Dans une petite équipe, le directeur et l'approbateur financier ne forment qu'une seule personne : fusionnez ces voies plutôt que de procéder à un transfert qui n'arrive jamais. Si un deal desk possède des exceptions de tarification, attribuez-lui la voie financière et indiquez-le sur le graphique.
Mettez vos propres numéros dans les groupes
Les bandes sont des espaces réservés. Définissez-les à partir de votre propre catalogue de prix de manière à ce que la bande supérieure couvre la plupart des devis et indiquez si le test lit le pourcentage de remise ou la marge résultante, dans quelle devise il se trouve et s'il examine une seule ligne ou l'ensemble de la transaction. Testez le mauvais côté de cela et une transaction arrive sous la forme de trois cotations dont chacune se situe en dessous de la limite.
Définir le plancher de marge et ce que signifie la marge
Notez la base de coût derrière le plancher : coût standard ou réel, ce qui y est chargé et par rapport à quelle version du catalogue de prix il est mesuré. Nommez à qui appartient le numéro et qui peut le modifier. Décidez également si une transaction inférieure au plancher est purement et simplement refusée ou si elle devient une exception sponsorisée, car le graphique la traite comme une exception plutôt que comme un rejet.
Dites ce qui compte comme justification
Énumérez ce que le champ de raison acceptera : un concurrent nommé avec des preuves, un volume engagé, un terme plus long, une référence ou un compte stratégique. Énumérez ce qu'il n'acceptera pas, ce qui, dans la plupart des organisations, signifie la fin du trimestre. Les approbateurs qui appliquent des tests différents transforment la même demande en une réponse différente selon celui qui la récupère.
Mettez une date d'expiration sur chaque approbation
Décidez combien de temps un pourcentage approuvé reste valide, à quoi il est lié (le devis, l'opportunité ou le compte) et quel changement force une nouvelle approbation, comme un volume réduit ou une durée raccourcie. Sans cette règle, une exception accordée une seule fois devient le prix auquel le client s'attend à chaque renouvellement, et personne ne peut indiquer quand cela s'est produit.
Décidez quand la boucle de négociation s’arrête
Limitez le nombre de fois qu’un accord peut revenir. Nommez qui est autorisé à détenir le prix, qui peut se retirer et quelles preuves un deuxième ou un troisième tour doit apporter. Une boucle non plafonnée est la façon dont un devis rebondit entre un représentant et un approbateur pendant des semaines tandis que la remise augmente d'un point à la fois en faveur de l'acheteur.
Comparez-le à trois vraies citations
Prenez un devis qui a été effacé à l’intérieur de la bande de représentation, un qui a été transmis et un qui a été refusé, et tracez chacun d’eux dans le graphique. Toute étape que les gens décrivent et qui n'est pas dessinée, ou dessinée mais ignorée dans la pratique, est ce qu'il faut corriger avant de publier. Conservez ensuite la révision afin qu'un lecteur puisse savoir quelle version des groupes il regarde.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus d’approbation de remise ?
Une séquence typique est la suivante : le client demande une réduction de prix, le vendeur indique d'abord le prix catalogue et l'étendue, et la remise demandée est enregistrée avec la raison invoquée. Une demande sans motif est renvoyée à l'acheteur pour lui indiquer l'offre concurrente ou le volume qui la sous-tend. Le service financier ou le bureau de tarification calcule ensuite la marge nette au prix demandé et la teste par rapport à la marge plancher, renvoyant une transaction inférieure au plancher pour la retravailler ou la transmettre en tant qu'exception sponsorisée. Le niveau d'approbation est défini à partir de la tranche de remise : une tranche de représentation que le vendeur efface seul, une tranche de gestionnaire, ou tout ce qui est au-dessus, va au directeur, les finances statuant sur les exceptions de marge. Une remise approuvée est estampillée d’une date d’expiration et émise sur le devis. L'acheteur accepte, contredit ou laisse expirer le devis, et l'approbation, son motif et ses preuves sont classés et examinés sous forme de tendance par bande et par représentant.
Qui doit approuver une remise, et à quel niveau ?
Liez l’approbateur à la taille de la concession plutôt qu’à la taille du compte ou aux personnes disponibles. Une délégation d'autorité écrite qui nomme chaque bande, le rôle qui la signe et le rôle qui signe lorsque cette personne est le demandeur est ce qui donne un sens à la décision de routage sur cette carte. Deux règles font l'essentiel du travail. Personne n'approuve sa propre demande, c'est pourquoi le tableau attribue au représentant une tranche permanente et envoie tout ce qui se trouve au-dessus à quelqu'un d'autre. Et l’approbation doit appartenir à celui qui détient la marge dont est issue la concession, c’est généralement la raison pour laquelle les remises les plus importantes se terminent au niveau des finances plutôt qu’au responsable des ventes : à ce stade, la décision concerne le compte de profits et pertes, et non la transaction. Gardez le nombre de niveaux petit. Quatre portes qui ajoutent chacune une journée coûtent plus de transactions qu'une bande mal réglée.
Quelle est la différence entre l’approbation de la remise et l’approbation du deal desk ?
L'approbation de la remise fixe le prix. Le Deal Desk ou l’approbation d’une transaction non standard règle tout ce qui a été modifié : les conditions de paiement, un niveau de service personnalisé, le libellé de la responsabilité et de l’indemnisation, une structure de livraison ou de renouvellement inhabituelle et toute clause s’écartant de l’accord standard. Les deux se chevauchent, car une remise importante s’échange souvent sur un long terme, mais ils nécessitent des évaluateurs différents et des preuves différentes. Le prix est une question de marge à laquelle les dirigeants financiers et commerciaux peuvent répondre ensemble ; un délai non standard est une question juridique et de livraison, et aucune bande de remise ne l'attrapera. Les deux diffèrent encore une fois de l’approbation des dépenses, qui autorise l’argent qu’un employé a déjà dépensé et qui est réglé via la paie ou un paiement plutôt que via un devis. Si votre organisation gère un seul comité pour les trois, dessinez-les quand même sous forme de flux distincts, afin que les transferts et les preuves restent visibles.
Comment les approbations de remise doivent-elles être enregistrées pour l’audit ?
Conservez l’approbation là où se trouve le devis plutôt que dans une boîte de réception. Le dossier contient le pourcentage demandé et approuvé, la raison et ses preuves, la marge qui en résulte, qui l'a approuvé à quelle tranche, la date et la date à laquelle l'approbation expire. Cela compte au-delà de l'hygiène des ventes : selon l'ASC 606 et l'IFRS 15, les remises et les réductions de prix sont des contreparties variables qui réduisent le prix de transaction, de sorte que le montant comptabilisé doit être le montant réellement approuvé pour ce contrat. Les concessions convenues en dehors du devis, la lettre d'accompagnement étant la forme classique, constituent depuis longtemps une source de revenus erronés et un thème récurrent en matière d'application. C'est pourquoi le tableau appose le cachet avant l'émission du devis plutôt qu'à côté. Définissez la période de conservation, les preuves et l'approbation par rapport à vos propres procédures financières et juridiques ; ce modèle est un point de départ et non une politique comptable.
Pouvons-nous proposer des prix différents à différents clients ?
Généralement oui, mais pas sans vérification, et la réponse dépend de ce que vous vendez et où. Aux États-Unis, la loi Robinson-Patman interdit toute discrimination en matière de prix entre différents acheteurs lorsque celle-ci peut avoir pour effet de réduire considérablement la concurrence. Sa portée est plus étroite qu’il n’y paraît à première vue : elle s’applique aux produits de base plutôt qu’aux services, et les acheteurs doivent généralement être en concurrence les uns avec les autres pour la revente de ces biens. La Loi reconnaît également des moyens de défense, y compris la justification des coûts, lorsque la différence reflète les propres coûts de fabrication ou de livraison du vendeur et la concurrence. D'autres juridictions réglementent les prix et les conditions de revente selon leurs propres conditions. Considérez donc les bandes de ce tableau comme une gouvernance commerciale, conservez la raison enregistrée à côté de l'approbation, car c'est la preuve sur laquelle reposerait une défense en matière de coûts ou de concurrence, et apportez tout prix qui différencie les revendeurs concurrents à votre propre équipe juridique avant qu'il ne devienne une politique.