Organigramme du processus d'approbation des ventes (deal desk et conditions…
Modèle d'organigramme du processus d'approbation des ventes : tri du deal desk, approbation automatique des conditions standard, routage par type d'exception, niveaux de seuil, approbation avec conditions, boucles de retouche et piste…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'approbation des ventes (deal desk et conditions… ?
L’approbation des ventes est ce qui arrive à une transaction qui ne correspond pas au catalogue de prix. Le déclencheur est un représentant qui a besoin de quelque chose que le devis standard ne lui donne pas : une remise en dessous du plancher, des conditions de paiement de quatre-vingt-dix jours, un niveau de service sur mesure, une indemnité que le modèle de contrat ne comporte pas. Le graphique ci-dessous suit l’un de ces accords de bout en bout. La soumission et sa justification, une étape de tri qui sépare les transactions que personne n'a besoin d'examiner de celles qui nécessitent plusieurs personnes, une liste détaillée de chaque élément non standard, l'examen par celui qui possède ce type d'exception, la décision d'approbation au niveau que la valeur exige, et les conditions approuvées étant verrouillées dans le devis et enregistrées afin que ce qui a été approuvé et ce qui a été émis puissent encore être comparés un an plus tard.
Il s’agit de l’approbation des termes, et non de la vente de la transaction ni de la signature du contrat. Tout ce qui porte une opportunité jusqu'au devis, à la découverte, au business case et à la prévision, appartient aux processus de pipeline et d'opportunité ; ce graphique commence une fois que le représentant sait ce que le client demande. À l’autre extrémité, cela s’arrête à un devis émis, car l’échelle d’autorité par laquelle passe un contrat conclu, la contre-signature et l’inscription au registre constituent le processus d’approbation du contrat, et ce tableau le remet au lieu de le répéter. Il est également plus large que l’approbation de remise, qui est une échelle à variable unique tarifée en fonction de la marge. Ici, la remise est l’un des trois types d’exceptions qui accompagnent les conditions de paiement et la formulation légale, et l’intérêt de la définir de cette façon est qu’elles sont échangées les unes contre les autres. Étant donné que les termes approuvés ici deviennent des entrées comptables, traitez le graphique comme un point de départ à adapter en fonction de votre propre calendrier de délégation de pouvoirs, de votre politique de revenus et de votre examen financier plutôt que comme un contrôle qui existe parce qu'il a été dessiné.
Quatre décisions portent le processus. « Tarifs et conditions standard ? » détermine la quantité de travail effectuée par le reste du graphique, et il se trouve dans la voie du bureau Deal car le bureau possède la définition de la norme, et non le représentant qui demande l'exception. « Quel type d'exception ? » achemine la transaction vers la personne qui peut réellement la juger : profondeur de la remise au directeur commercial en fonction d'un plancher de marge, conditions de paiement et niveaux de service au service financier, formulation non standard au service juridique. « Au-dessus du seuil d'approbation ? sépare ce qu'un manager peut approuver de ce qu'un cadre doit approuver, et il se trouve près du bureau plutôt qu'avec l'un ou l'autre des approbateurs, de sorte que personne n'évalue sa propre autorité. « Les conditions ont changé depuis l'approbation ? est la décision que la plupart des tableaux d'approbation oublient et celle qui échoue le plus souvent dans la pratique : elle renvoie un accord qui a bougé après l'approbation dans la boucle au lieu de sur un devis, ce qui est la différence entre un dossier d'approbation et un tampon en caoutchouc.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Six couloirs (représentant commercial, bureau des transactions, directeur des ventes, approbateur financier, juridique et exécutif) répartis en six phases : soumission, tri, acheminement, approbation, verrouillage et émission, enregistrement et révision.
- Une porte de triage qui s'exécute avant qu'un approbateur ne soit impliqué : « Demande suffisamment complète pour être examinée ? » renvoie une soumission fine pour les détails manquants, et « Tarifs et conditions standard ? » envoie tout ce qui se trouve dans le catalogue de prix directement à « Approuver automatiquement à l'intérieur de la bande standard »
- « Quel type d'exception ? » comme un routeur à trois voies plutôt qu'une file d'attente : profondeur de remise pour le directeur commercial, conditions de paiement et niveaux de service pour le service financier, formulation non standard pour le service juridique, le tout convergeant vers « Assembler le pack d'approbation »
- Une décision de niveau prise séparément de l'approbation elle-même, de sorte que personne ne note sa propre autorité : « Au-dessus du seuil d'approbation ? soit confier l'affaire à « Le directeur des ventes approuve l'exception ? » ou informe d'abord un responsable approbateur du risque
- Trois résultats lors de la décision exécutive, "**Approuver**, joindre des conditions ou refuser ?", où les conditions sont écrites sur l'approbation avant que quoi que ce soit ne soit cité et un refus est un terminal enregistré plutôt qu'un accord qui se déroule tranquillement.
- Une vérification de réapprobation échappe à la plupart des tableaux d'approbation : « Conditions modifiées depuis l'approbation ? » repousse une transaction qui a été déplacée après la signature vers "Retravailler la transaction avec le client", de sorte que seuls les termes inchangés atteignent "Enregistrer la piste d'approbation de la transaction"
Quand utiliser ce modèle
- Vous êtes responsable d'un deal desk et souhaitez que le chemin d'approbation soit convenu sur papier avant que quiconque ne l'intègre dans un processus d'approbation CPQ ou CRM.
- Les approbations constituent la partie la plus lente de votre cycle de vente et vous ne pouvez pas savoir si le retard est dû au triage, au routage ou à un approbateur surchargé.
- Les accords signés continuent d'apparaître selon des conditions que personne ne se souvient avoir approuvées, et les étapes de réapprobation et de verrouillage des conditions doivent être explicites et appropriées.
- Les services financiers et juridiques sont impliqués dans des accords qui n'auraient jamais dû les atteindre, de sorte que la fourchette standard et la liste d'exceptions doivent être écrites.
- Un auditeur ou une nouvelle politique de revenus vous a demandé de montrer qui est autorisé à approuver quelles concessions et où cette décision est enregistrée.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos rôles
Remplacez le représentant commercial, le Bureau des transactions, le directeur commercial, les finances, les services juridiques et l'approbateur exécutif par les rôles qui existent réellement ici. De nombreuses organisations ne disposent d'aucun bureau de négociation et le travail incombe aux opérations commerciales ou au partenaire commercial financier ; fusionner cette voie plutôt que de procéder à un transfert vers une fonction que personne n'occupe.
Notez ce qui compte comme un accord standard
La fourchette standard est l'essentiel de la première décision de triage, alors définissez-la : la fourchette de remise, les conditions de paiement, le modèle de contrat et les niveaux de service qu'un représentant peut proposer sans rien demander à personne. Tout ce que vous ne pouvez pas exprimer dans une phrase sera discuté chaque semaine et la branche d'approbation automatique ne tiendra pas.
Corriger la taxonomie des exceptions sur le routeur
Remplacez « Remise », « Conditions ou SLA » et « Clause légale » par les types d'exceptions que vos offres génèrent réellement : niveaux de service sur mesure, structures de facturation non standard, engagements de sécurité personnalisés, devises inhabituelles. Chaque type nécessite un réviseur nommé, car une exception avec deux propriétaires attend les deux et n'est poursuivie par aucun des deux.
Fixer les seuils d'approbation et leur base
Les limites des niveaux dans ce tableau sont des espaces réservés et doivent être remplacées par les vôtres. Soyez explicite sur ce que mesure le chiffre : la valeur totale du contrat, la valeur annuelle ou la marge à risque. La valeur sur toute la durée de vie est la base honnête, et citer le chiffre annuel à la place est la manière habituelle pour qu'un accord soit approuvé un niveau trop bas.
Décider de ce que signifie une approbation avec conditions
Les conditions ne valent la peine d'être attachées que si quelqu'un les vérifie. Décidez qui les écrit sur l'approbation, où le représentant les voit et ce qui se passe si le client n'en accepte pas. Si une condition ne peut pas être intégrée au devis ou au bon de commande, il s’agit d’une préférence et l’approbateur devrait la refuser au lieu de la joindre.
Définir la règle de réapprobation après une modification
Indiquez exactement quels changements annulent une approbation : un prix inférieur, une durée plus ou moins longue, des conditions de paiement différentes, un produit échangé, une nouvelle entité contractante. Ensuite, dites ce que cela fait au niveau du timing, car un accord qui doit revenir le dernier jour d’un trimestre est l’accord le plus susceptible de sauter complètement l’étape.
Comparez-le à trois transactions que vous avez conclues
Prenez un accord standard, un accord à prix réduit et un accord conclu avec un cadre, et tracez chacun d'entre eux dans le tableau par rapport aux enregistrements qu'ils ont réellement laissés derrière eux. Les étapes décrites par les gens qui ne sont pas dessinées, et les étapes tracées que personne n'a effectuées, sont des résultats qui méritent d'être corrigés avant de les publier en tant que processus.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus d’approbation de vente ?
Un représentant soumet l'offre avec son prix, ses conditions et sa justification. Le Deal Desk vérifie que la demande est complète, la renvoie si elle ne l'est pas, puis la compare aux conditions standard : tout ce qui se trouve à l'intérieur de la bande standard est automatiquement approuvé et va directement au devis. Une transaction non standard comporte toutes les exceptions répertoriées et acheminées vers l'évaluateur qui en est propriétaire : profondeur de remise pour le directeur des ventes par rapport à une marge plancher, conditions de paiement et niveaux de service pour les finances, formulation non standard pour les services juridiques. Le bureau rassemble le dossier d'approbation et la valeur décide du niveau : au sein du niveau, le directeur commercial approuve ou renvoie la transaction pour retravailler, au niveau supérieur, un cadre est informé et approuve, attache des conditions ou refuse. Avant que quoi que ce soit ne soit émis, la transaction est vérifiée pour détecter les modifications apportées depuis la signature, les conditions sont enregistrées, les conditions approuvées sont verrouillées dans le devis, et la piste d'approbation et le rapport d'exception bouclent la boucle.
Quelle est la différence entre l’approbation des ventes et l’approbation des remises ?
L’approbation de la remise gère une variable : une concession de prix mesurée par rapport à une marge plancher, qui gravit les échelons à mesure que la remise s’approfondit. L’approbation des ventes est la porte la plus large par laquelle passe une transaction non standard, et la remise n’est que l’un des éléments qui peuvent rendre une transaction non standard. Les conditions de paiement déplacent les liquidités et peuvent changer lorsque les revenus peuvent être reconnus. Un niveau de service sur mesure crée un engagement opérationnel que quelqu'un doit respecter. Une indemnité frappée ou un plafond de responsabilité augmenté est un risque qu’aucun calcul de marge ne peut prévoir. La raison pour laquelle il faut élargir le processus est que ces prix sont échangés les uns contre les autres dans le cadre de véritables négociations, et dans le cadre d'une échelle qui évalue uniquement les vagues de rabais à travers la moitié la moins chère de la concession. L'approbation du contrat est encore une fois une troisième chose : elle commence une fois que le libellé est réglé et répond qui peut lier l'organisation et comment la copie signée est classée.
À qui doit appartenir le processus d’approbation des ventes ?
Le propriétaire est celui qui détient la définition d'une transaction standard, qui dans la plupart des organisations est un deal desk, des opérations de vente ou un partenaire financier plutôt que la ligne de vente elle-même. Cette séparation est le contrôle : la personne qui demande l'exception ne doit pas être celle qui décide s'il s'agit d'une exception, et la personne qui décide du niveau ne doit pas être l'approbateur dont l'autorité est testée. Les approbations individuelles appartiennent toujours aux fonctions qui entraînent les conséquences, de sorte que le directeur commercial est propriétaire de la marge, le service financier est propriétaire de la trésorerie et de la structure de facturation, et le service juridique est propriétaire du libellé. Ce dont le propriétaire est responsable, c'est la forme du processus lui-même : la bande standard, la liste des exceptions, le tableau des seuils, les temps de réponse et le rapport d'exception qui indique si l'ensemble est toujours calibré.
Combien de temps doit prendre l’approbation d’un accord ?
Définissez un temps de réponse publié par étape plutôt qu'un chiffre pour l'ensemble du processus, car les parties se comportent différemment. Le triage est une vérification le jour même par rapport à une bande standard écrite. Un examen spécialisé est limité par la clarté du playbook. Une décision exécutive est limitée au moment où cette personne s’assoit ensuite. Publiez l'objectif, nommez un adjoint pour chaque approbateur et indiquez ce qui se passe lorsqu'un objectif n'est pas atteint, qu'il s'agisse d'une escalade automatique, d'une position par défaut ou simplement d'un rapport de vieillissement visible. Mesurez ensuite où passe réellement le temps : si la majeure partie du temps écoulé est la transaction incomplète ou rebondissant dans la boucle de retouche, aucun approbateur n'est le goulot d'étranglement et l'ajout d'un autre niveau ne fera qu'empirer les choses. La fin du trimestre est le véritable test, car c'est à ce moment-là que le volume arrive et que la tentation de contourner le processus est la plus forte.
Quels documents une approbation de vente doit-elle laisser derrière elle ?
Gardez-en suffisamment pour répondre à trois questions plus tard : ce qui a été demandé, qui l'a approuvé et quelle version des conditions a été approuvée. Cela signifie le dossier soumis, la réponse de chaque évaluateur, la décision avec son niveau et toutes les conditions, ainsi que le devis dans lequel les conditions approuvées ont été verrouillées. Cela compte au-delà de l’hygiène des ventes, car les termes sont des entrées comptables. Selon IFRS 15 et ASC 606, un accord n'est comptabilisé comme un contrat avec un client que lorsque les parties l'ont approuvé et se sont engagées à l'exécuter, que les droits et les conditions de paiement sont identifiables, qu'il a une substance commerciale et que le recouvrement de la contrepartie est probable. Les directives du Bureau du chef comptable de la SEC préviennent que les accords parallèles présentent souvent un risque important pour la comptabilisation appropriée des revenus et que les entreprises devraient disposer de contrôles internes garantissant que de telles modifications soient correctement comptabilisées.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus passe le relais à Organigramme du processus d'approbation du contrat (approuver, signer, exécuter).
Suit
- Organigramme du processus d'approbation du contrat (approuver, signer, exécuter) — Un organigramme du processus d'approbation du contrat pour l'étape suivant l'examen : vérification de la délégation de pouvoir, niveaux d'approbateur, signature électronique, exécution et dépôt du registre.