Flowchart for salgsgodkendelse (deal desk og ikke-standardvilkår)

Hvad er flowchart for salgsgodkendelse (deal desk og ikke-standardvilkår)?

Salgsgodkendelse er det, der sker med en aftale, som ikke passer ind i prislisten. Udløseren er en sælger, der har brug for noget, standardtilbuddet ikke giver: en rabat under grænsen, halvfems dages betalingsfrist, et skræddersyet serviceniveau, en skadesløsholdelse kontraktskabelonen ikke indeholder. Diagrammet herunder følger én sådan aftale hele vejen igennem: indsendelsen og dens begrundelse, et visiteringstrin, der skiller de aftaler, ingen behøver at se på, fra dem, der kræver flere personer, en punktopstilling af hvert eneste ikke-standardelement, gennemgang hos den, der ejer netop den type undtagelse, godkendelsesbeslutningen på det niveau, værdien kalder på, og til sidst de godkendte vilkår, der låses i tilbuddet og logges, så det, der blev godkendt, og det, der blev sendt ud, stadig kan sammenlignes et år efter.

Det her er godkendelse af vilkår, ikke salget af aftalen og ikke underskriften på kontrakten. Alt det, der bærer en salgsmulighed frem til et tilbud, altså behovsafdækningen, business casen og prognosen, hører til i pipeline- og salgsmulighedsprocesserne; dette diagram begynder, når sælgeren ved, hvad kunden beder om. I den anden ende stopper det ved et udsendt tilbud, fordi den fuldmagtstrappe, en færdigforhandlet kontrakt skal op ad, medunderskriften og indførslen i kontraktregistret hører til kontraktgodkendelsen, og dette diagram afleverer til den frem for at gentage den. Det er også bredere end rabatgodkendelse, der er en trappe med én variabel prissat på marginen. Her er rabatten én af tre undtagelsestyper ved siden af betalingsbetingelser og juridisk ordlyd, og hele pointen med at tegne det sådan er, at de bliver byttet mod hinanden. Fordi de vilkår, der godkendes her, bliver til regnskabsmæssige input, skal diagrammet bruges som et udgangspunkt, I tilpasser efter jeres egen fuldmagtsmatrix, jeres indtægtspolitik og jeres økonomifunktion, og ikke som en kontrol, der findes, fordi den er blevet tegnet.

Fire beslutninger bærer processen. 'Standardpris og -vilkår?' afgør, hvor meget arbejde resten af diagrammet skal lave, og den ligger i deal deskens bane, fordi desken ejer definitionen af standard, ikke den sælger, der beder om undtagelsen. 'Hvilken type undtagelse?' fordeler aftalen til den, der reelt kan vurdere den: rabatdybde til salgschefen op mod en margingrænse, betalingsvilkår og serviceniveauer til Økonomi, ikke-standard ordlyd til Juridisk. 'Over godkendelsesgrænsen?' skiller det, en chef må skrive under på, fra det, direktionen skal tage, og den ligger hos desken frem for hos nogen af godkenderne, så ingen fastsætter sin egen fuldmagt. 'Er vilkårene ændret efter godkendelsen?' er den beslutning, de fleste godkendelsesdiagrammer udelader, og den, der oftest fejler i praksis: den sender en aftale, der har flyttet sig efter godkendelsen, en tur retur i sløjfen i stedet for videre til et tilbud, og det er præcis forskellen på en godkendelsesregistrering og et stempel.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Seks swimlanes (Sælger, Deal desk / salgssupport, Salgschef, Økonomi, Juridisk og Direktion) fordelt på seks faser: Indsendelse, Visitering, Fordeling, Godkendelse, Lås og udsend samt Registrering og opfølgning
• En visiteringsport, der kører, før nogen godkender inddrages: "Er anmodningen fyldestgørende nok til gennemgang?" sender en tynd indsendelse retur for manglende oplysninger, og "Standardpris og -vilkår?" sender alt inden for prislisten direkte videre til "Godkend automatisk inden for standardbåndet"
• 'Hvilken type undtagelse?' som en tredelt fordeling frem for en kø: rabatdybde til salgschefen, betalingsvilkår og serviceniveauer til Økonomi, ikke-standard ordlyd til Juridisk, og alle tre grene løber sammen i "Saml godkendelsesgrundlaget"
• En niveaubeslutning, der træffes adskilt fra selve godkendelsen, så ingen fastsætter sin egen fuldmagt: 'Over godkendelsesgrænsen?' sender enten aftalen videre til "Godkender salgschefen undtagelsen?" eller orienterer direktionen om risikoen først
• Tre udfald på direktionens beslutning, 'Godkend, stil betingelser eller afvis?', hvor betingelserne skrives på godkendelsen, før noget som helst kommer i et tilbud, og hvor en afvisning er en registreret slutstation frem for en aftale, der stille går kold
• Et gengodkendelsestjek, som de fleste godkendelsesdiagrammer mangler: "Er vilkårene ændret efter godkendelsen?" sender en aftale, der har flyttet sig efter godkendelsen, tilbage til "Tilret aftalen sammen med kunden", så kun uændrede vilkår når frem til "Log godkendelsessporet på aftalen"

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I er ved at etablere en deal desk og vil have godkendelsesvejen aftalt på papir, før nogen bygger den ind i CPQ eller en godkendelsesproces i CRM
• Godkendelser er det langsomste led i jeres salgscyklus, og I kan ikke se, om forsinkelsen ligger i visiteringen, i fordelingen eller hos én overbelastet godkender
• Underskrevne aftaler dukker op på vilkår, ingen kan huske at have godkendt, og gengodkendelsen og låsningen af vilkårene skal gøres eksplicitte og have en ejer
• Økonomi og Juridisk bliver trukket ind i aftaler, der aldrig burde være nået frem til dem, så standardbåndet og undtagelseslisten skal skrives ned
• En auditor eller en ny indtægtspolitik har bedt jer vise, hvem der må godkende hvilke indrømmelser, og hvor den beslutning registreres

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Sælger, Deal desk / salgssupport, Salgschef, Økonomi, Juridisk og Direktion med de roller, der reelt findes hos jer. Mange virksomheder har slet ingen deal desk, og arbejdet ligger hos salgssupport eller hos økonomipartneren; læg den bane sammen med en anden frem for at tegne en overlevering til en funktion, ingen bemander.

2. Skriv ned, hvad der tæller som en standardaftale

   Standardbåndet er hele pointen med den første visiteringsbeslutning, så definér det: rabatintervallet, betalingsbetingelserne, kontraktskabelonen og de serviceniveauer, en sælger må tilbyde uden at spørge nogen. Alt, I ikke kan formulere i én sætning, bliver der skændtes om hver uge, og så holder grenen med automatisk godkendelse ikke.

3. Fastlæg undtagelsestyperne på fordelingen

   Erstat 'Rabat', 'Vilkår eller SLA' og 'Juridisk klausul' med de undtagelsestyper, jeres aftaler faktisk rejser: skræddersyede serviceniveauer, ikke-standard faktureringsmodeller, særlige sikkerhedstilsagn, usædvanlige valutaer. Hver type skal have én navngiven gennemgangsansvarlig, for en undtagelse med to ejere venter på begge og rykkes af ingen.

4. Sæt godkendelsesgrænserne og deres grundlag

   Niveaugrænserne i diagrammet er pladsholdere og skal erstattes af jeres egne. Vær eksplicit om, hvad tallet måler: samlet kontraktværdi, årlig værdi eller den margin, der er på spil. Værdien over hele løbetiden er det ærlige grundlag, og at bruge årstallet i stedet er den sædvanlige måde, en aftale bliver godkendt ét niveau for lavt.

5. Beslut, hvad en godkendelse med betingelser betyder

   Betingelser er kun værd at stille, hvis nogen tjekker dem. Aftal, hvem der skriver dem på godkendelsen, hvor sælgeren ser dem, og hvad der sker, hvis kunden ikke vil acceptere en af dem. Kan en betingelse ikke bæres videre til tilbuddet eller ordredokumentet, er den et ønske, og så bør godkenderen afvise i stedet for at stille den.

6. Fastsæt reglen for gengodkendelse efter en ændring

   Skriv præcist, hvilke ændringer der ophæver en godkendelse: en lavere pris, en længere eller kortere løbetid, andre betalingsbetingelser, et udskiftet produkt, en ny kontraherende enhed. Sig så, hvad det betyder for tiden, for en aftale, der skal en tur retur på kvartalets sidste dag, er den aftale, der har størst chance for helt at springe trinnet over.

7. Prøv diagrammet af på tre lukkede aftaler

   Tag en standardaftale, en med rabat og en, der gik hele vejen til direktionen, og følg hver af dem gennem diagrammet mod de spor, de rent faktisk efterlod. Trin, folk beskriver, men som ikke er tegnet, og trin, der er tegnet, men som ingen udførte, er de observationer, der er værd at rette, før I udgiver det som jeres proces.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en salgsgodkendelse af?

Sælgeren indsender aftalen med pris, vilkår og begrundelse. Deal desken tjekker, at anmodningen er fyldestgørende, sender den retur hvis ikke, og holder den derefter op mod standardvilkårene: alt inden for standardbåndet godkendes automatisk og går direkte til tilbud. På en ikke-standardaftale listes hver enkelt undtagelse og fordeles til den, der ejer den: rabatdybde til salgschefen op mod en margingrænse, betalingsvilkår og serviceniveauer til Økonomi, ikke-standard ordlyd til Juridisk. Desken samler godkendelsesgrundlaget, og værdien afgør niveauet: inden for niveauet godkender salgschefen eller sender aftalen retur til tilretning, over niveauet orienteres direktionen, som enten godkender, stiller betingelser eller afviser. Før noget sendes ud, tjekkes aftalen for ændringer foretaget efter godkendelsen, betingelserne registreres, de godkendte vilkår låses i tilbuddet, og godkendelsessporet og undtagelsesrapporteringen lukker sløjfen.

Hvad er forskellen på salgsgodkendelse og rabatgodkendelse?

Rabatgodkendelse håndterer én variabel: en prisindrømmelse målt mod en margingrænse, som eskalerer op ad en trappe, jo dybere rabatten bliver. Salgsgodkendelse er den bredere port, en ikke-standardaftale skal igennem, og rabatten er kun én af de ting, der kan gøre en aftale ikke-standard. Betalingsbetingelser flytter likviditet og kan ændre, hvornår omsætningen må indregnes. Et skræddersyet serviceniveau skaber en driftsforpligtelse, nogen skal levere. En strøget skadesløsholdelse eller et hævet ansvarsloft er en eksponering, ingen marginberegning kan se. Grunden til at tegne den bredere proces er, at de her ting bliver byttet mod hinanden i virkelige forhandlinger, og en trappe, der kun prissætter rabatten, vinker den billigste halvdel af indrømmelsen igennem. Kontraktgodkendelse er noget tredje: den begynder, når ordlyden er på plads, og besvarer, hvem der må forpligte virksomheden, og hvordan det underskrevne eksemplar arkiveres.

Hvem bør eje salgsgodkendelsesprocessen?

Ejeren er den, der har definitionen af en standardaftale, og det er i de fleste virksomheder en deal desk, salgssupport eller en økonomipartner frem for salgslinjen selv. Netop den adskillelse er kontrollen: den, der beder om undtagelsen, bør ikke være den, der afgør, om det er en undtagelse, og den, der afgør niveauet, bør ikke være den godkender, hvis fuldmagt bliver prøvet af. De enkelte godkendelser hører stadig til i de funktioner, der bærer konsekvensen, så salgschefen ejer marginen, Økonomi ejer likviditeten og faktureringsmodellen, og Juridisk ejer ordlyden. Det, ejeren står til ansvar for, er selve processens form: standardbåndet, undtagelseslisten, grænsetabellen, svartiderne og den undtagelsesrapportering, der fortæller, om det hele stadig er kalibreret.

Hvor lang tid bør en godkendelse af en aftale tage?

Sæt en offentliggjort svartid pr. trin frem for ét tal for hele processen, for delene opfører sig forskelligt. Visitering er et tjek samme dag mod et nedskrevet standardbånd. En specialistgennemgang er begrænset af, hvor klar playbooken er. En beslutning i direktionen er begrænset af, hvornår den person næste gang sætter sig ned. Offentliggør målet, udpeg en stedfortræder for hver godkender, og skriv, hvad der sker, når et mål overskrides, hvad enten det er automatisk eskalering, en standardposition eller blot en synlig aldersrapport. Mål så, hvor tiden faktisk går hen: ligger det meste af den forløbne tid i, at aftalen er mangelfuld, eller i at den kører rundt i tilretningssløjfen, er ingen godkender flaskehalsen, og endnu et niveau gør det kun værre. Kvartalsafslutningen er den rigtige prøve, for det er der, mængden kommer, og fristelsen til at gå uden om processen er størst.

Hvilke registreringer bør en salgsgodkendelse efterlade?

Gem nok til senere at kunne besvare tre spørgsmål: hvad blev der bedt om, hvem godkendte det, og hvilken version af vilkårene godkendte de. Det vil sige det indsendte grundlag, hver gennemgangsansvarligs svar, beslutningen med sit niveau og eventuelle betingelser, og det tilbud, de godkendte vilkår blev låst i. Det betyder mere end god salgshygiejne, fordi vilkårene er regnskabsmæssige input. Efter IFRS 15 og ASC 606 behandles en aftale først som en kontrakt med en kunde, når parterne har godkendt den og er forpligtet til at opfylde den, når rettighederne og betalingsbetingelserne kan identificeres, når aftalen har kommercielt indhold, og når det er sandsynligt, at vederlaget bliver betalt. Vejledning fra staben i SEC's Office of the Chief Accountant advarer om, at sideaftaler ofte udgør en betydelig risiko for korrekt indtægtsføring, og at virksomheder bør have interne kontroller, der sikrer, at den slags ændringer får den rigtige regnskabsmæssige behandling.