Flowchart for quote-to-cash (fra salgsmulighed til betaling)

Flowchart for quote-to-cash-processen (Q2C): konfigurer og prissæt tilbuddet, kør rabattrappen og den juridiske gennemgang af ikke-standardvilkår, send tilbuddet, registrer ordren, fakturer milepælen og få pengene ind.

Brug denne skabelon

Hvad er flowchart for quote-to-cash (fra salgsmulighed til betaling)?

De fleste problemer i quote-to-cash er ikke prisproblemer; det er versionsproblemer. Det, der blev tilbudt, det, der blev underskrevet, det, der blev registreret, og det, der blev faktureret, er fire dokumenter i fire systemer, og i rigtig mange virksomheder stemmer ikke to af dem overens. En rabat gives på et møde og når aldrig frem til ordredokumentet. En betalingsbetingelse ændres i en rettelsesrunde og når aldrig frem til faktureringsplanen. En milepæl bliver leveret, og ingen fortæller økonomi, at der kan faktureres, så en faktura, der kunne være gået ud i marts, går ud i juni, og betalingsuret starter tre måneder for sent. Hvert hul er lille i sig selv, og hvert eneste koster enten margin eller dage. Den anden fejl er en godkendelsestrappe, der kun måler procent af listeprisen. Forlængede betalingsbetingelser, en optrappet forpligtelse, gratis konsulenttimer, et loft over prisreguleringen og et skræddersyet serviceniveau giver alle sammen margin væk uden nogensinde at blive registreret som rabat, så netop de aftaler, der fortjener et kritisk blik, glider igennem, mens en rutinemæssig rabat på ti procent venter på en direktør, der er på ferie. Begge fejl bor i sømmene mellem funktionerne frem for inde i dem, og derfor bliver de først synlige, når kæden tegnes fra ende til anden.

Diagrammet spænder over hele buen fra kvalificeret salgsmulighed til modtaget betaling, men det er bevidst dybt i den første halvdel og fladt i den sidste. Selve salgsarbejdet (discovery, demoer, teknisk validering og det forecast, aftalen bæres i) er tegnet i flowchartet for salgspipelinen på /da/templates/salgspipeline-proces, og alt opstrøms for en salgsmulighed, fra leadopsamling over scoring til den salgsaccepterede overlevering, ligger på /da/templates/leadkvalificering-proces. Den interne vej, en kontrakt tager gennem fuldmagtsregler, underskrift og arkivering, er en proces i sig selv på /da/templates/kontraktgodkendelse-proces; her er den trykket sammen til, at kunden underskriver ordredokumentet. Nedstrøms er 'Følg leveringen mod ordren' én enkelt kasse, der står for hele /da/templates/ordrebehandling-proces, og Forfalden-grenen forlader diagrammet til fordel for /da/templates/debitorproces frem for at tegne rykkertrappen om en gang til. Den nærmeste nabo er /da/templates/order-to-cash-proces, der begynder ved den accepterede ordre og går i dybden med kreditspærringer, leveringsdokumentation, delbetalinger og inddrivelse. Quote-to-cash begynder tidligere, ved salgsmuligheden, og bærer sin detalje i det prissætnings- og godkendelsesarbejde, der foregår, før en ordre overhovedet findes. Brug denne side til den kommercielle første halvdel, og order-to-cash til leverings- og inddrivelseshalvdelen.

Tre modelleringsvalg her bliver som regel ladt underforstået i en skreven prispolitik. Det første er, at rabatkontrollen er en trappe og ikke én enkelt port: 'Rabat inden for sælgerens mandat?' sender opad til 'Godkender salgschefen rabatten?', som har tre udgange ('Godkendt', 'Over deres mandat' og 'Afvist'), så det at eskalere en aftale og det at afvise en er to forskellige udfald, og kun en afvisning falder ned i 'Prissæt igen inden for et godkendt spænd'. En revision er heller ikke en vej uden om trappen: 'Ret tilbuddet og prissæt igen' vender tilbage til den første test, fordi en kortere løbetid eller en indrømmelse på betalingsbetingelserne kan flytte en aftale op på et trin, sælgeren aldrig har haft mandat til at godkende. Det andet er, at pris og papir afgøres hver for sig. 'Ønskes ikke-standardvilkår?' besvares af deal desk, før juridisk overhovedet er inde over, så en aftale på standardvilkår aldrig står i kø bag en rettelsesrunde, og juridisk bliver spurgt om klausuler frem for om en pris. Det tredje er, at 'Levering bekræftet til fakturering?' frigiver indtægtsføringen og fakturaen samtidig, så omsætningen følger den forpligtelse, der blev opfyldt, frem for de penge, der kommer ind senere, og dens 'Ikke endnu'-sløjfe har brug for nogen til at ældes den, for en leveret, men ufaktureret ordre giver ikke anledning til klager fra nogen.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

Seks swimlanes (Kunde, Account executive, Salgschef, Deal desk, Juridisk og Økonomi / omsætning) fordelt på fem faser: Tilbudsopbygning, Godkendelse, Tilbud og accept, Ordre og registrering samt Faktura og betaling
Tilbudsopbygning i ét bevidst trin: 'Konfigurer og prissæt tilbuddet' binder konfigurationen, løbetiden og mængderne til den gældende version af prislisten, så ordredokumentet senere bærer varenumre, økonomi rent faktisk kan fakturere på
En rabattrappe i tre niveauer: 'Rabat inden for sælgerens mandat?', dernæst 'Godkender salgschefen rabatten?' med en selvstændig gren til aftaler over deres eget mandat, og endelig 'Godkender deal desk rabatten?', hvor en afvisning fra begge godkendere falder ned i 'Prissæt igen inden for et godkendt spænd', som vender tilbage til 'Konfigurer og prissæt tilbuddet' og kører trappen igennem forfra
En selvstændig vilkårsvej: 'Ønskes ikke-standardvilkår?' sender standardvilkår direkte til afsendelse og ikke-standardønsker videre til 'Gennemgå ikke-standardvilkårene' og 'Accepterer juridisk vilkårene?', hvis rettelsesgren løber gennem 'Aftal fallback-formulering med køberen' og tilbage i den juridiske gennemgang
Accept med tre reelle udfald ved 'Accepterer kunden tilbuddet?': accepteret går til underskrift, ønsker om ændringer løber tilbage gennem 'Ret tilbuddet og prissæt igen' til den første rabattest, og et tilbud, der udløber, ender ved 'Tilbud lukket som tabt eller udløbet'
Halen med pengene: 'Kredit- og faktureringstjek bestået?' med en forudbetalingssløjfe, 'Registrer ordren og frigiv leveringen', dernæst porten 'Levering bekræftet til fakturering?', der frigiver både 'Indtægtsfør omsætningen på kontrakten' og 'Udsted fakturaen for milepælen', og som ender ved 'Betaling modtaget og omsætning indtægtsført' eller overleverer ved 'Inddrivelsen fortsætter i debitorprocessen'

Hvornår du skal bruge skabelonen

I skal indføre eller udskifte et CPQ-værktøj og har brug for at få godkendelsestrappen, vilkårsvejen og overleveringen til ordreregistrering aftalt på skrift, før nogen konfigurerer en regel
Jeres gennemsnitlige aftale er dage om at blive prissat, og I kan ikke sige, om tiden går med konfiguration, med at vente på en rabatgodkender, eller med at juridisk gennemgår vilkår, der aldrig var ikke-standard
Økonomi bliver ved med at finde ordrer, der blev leveret for måneder siden og aldrig faktureret, og I har brug for at få faktureringsudløseren og sløjfen for registreret-men-ufaktureret tegnet frem for underforstået
I er ved at skrive en pris- og fuldmagtspolitik og vil have grænserne hængt op på et billede af, hvem der beslutter hvad, i hvilken rækkefølge, og hvad der sker ved en afvisning
En revisor eller en nytiltrådt økonomichef har spurgt, hvem der godkendte en bestemt pris, og intet på tilbudssagen fortæller, hvem der godkendte den, hvornår, eller hvilken version de godkendte

Sådan fungerer det

Omdøb banerne, så de passer til jeres egne funktioner
Erstat Kunde, Account executive, Salgschef, Deal desk, Juridisk og Økonomi / omsætning med de roller, I reelt har. Ikke alle organisationer har et deal desk: bliver margin og præcedens bedømt af revenue operations, en kommerciel direktør eller økonomidirektøren, så omdøb banen frem for at lade som om, teamet findes. Er juridisk en ekstern advokat, så behold banen og skriv svartiden ind i trinnets note, for en ekstern gennemgang ændrer, hvad processen kan love en køber. Slå kun baner sammen, når det virkelig er den samme person, der gør begge dele.
Skriv rabattrappen som tal
Trappen er død, indtil hvert trin har et tal. Fastlæg, hvad en sælger må give på egen hånd, hvor salgschefens mandat stopper, og hvad kun deal desk eller en økonomidirektør må skrive under på, og udtryk det både som procent af listeprisen og som et absolut beløb, så fem procents rabat på en aftale til tre millioner kroner ikke behandles som rutine. Beslut derefter, hvad trappen egentlig måler: den reelle rabat over hele den bundne løbetid og den margin, der er tilbage efter leveringsomkostninger, frem for den procent, der står på det første år.
Definer, hvad ikke-standard rent faktisk betyder
'Ønskes ikke-standardvilkår?' virker kun, hvis nogen vedligeholder en liste. Skriv standardordredokumentet ned, de forhåndsgodkendte fallback-positioner på de klausuler, køberne oftest presser på (ansvarsloft, skadesløsholdelse, opsigelse uden begrundelse, databehandling, automatisk fornyelse), og reglen om, at alt uden for dem går til juridisk. Udgiv fallback-positionerne til salgsteamet, så de kan give en forhåndsgodkendt indrømmelse på selve mødet uden nogen gennemgang overhovedet. Gennemgå listen to gange om året mod de rettelser, I faktisk har modtaget, ikke mod dem, I frygtede.
Lad tilbudsdokumentet bære sine egne godkendelser
Beslut, hvad et afsendt tilbud skal vise: et versionsnummer, en gyldighedsdato, valuta og momsmæssig behandling, hvad der er i scope og udtrykkeligt hvad der ikke er, faktureringsplanen, og de godkendelser det bærer med godkender og dato. Versionér rettelserne frem for at overskrive dem, så sagen viser, hvilket tilbud kunden skrev under på, og hvad der var godkendt til det. Det er det trin, der besvarer revisionsspørgsmålet senere, og det koster ingenting at bygge ind nu og rigtig meget at rekonstruere bagefter.
Fastlæg faktureringsudløseren, og ældes bunken
Beslut per produkt, hvad 'Levering bekræftet til fakturering?' kræver: en underskrevet følgeseddel, en accepterklæring, en go live-dato, en forbrugsaflæsning eller ganske enkelt abonnementets start. Skriv det ind på ordren allerede ved registreringen frem for at afgøre det, når fakturaen skal laves, og bemærk, at den samme bekræftelse frigiver indtægtsføringen, så en løs definition flytter to tal og ikke ét. Giv derefter sløjfen en ejer og en rapport: en ugentlig liste over registrerede ordrer, hvis milepæle er forfaldne og ufakturerede, læst af økonomi og ikke af den, der leverede arbejdet, med en aldersgrænse, hvorefter hver eneste tilbageværende linje skal have et navn på sig.
Gå den igennem med dem, der gør det, og udgiv en version
Tag det færdige diagram med til en sælger, en gennemgangsansvarlig i deal desk, den jurist der ser rettelserne, og den der laver fakturaerne, og kør to virkelige aftaler igennem det: én der gik lige igennem, og én der gik rundt i godkendelsessløjfen to gange. Ret diagrammet til det, de faktisk gør, ikke til det, politikken siger. Udgiv derefter den revision gennem godkendelse, og behold de tidligere, så enhver, der åbner den senere, kan se, hvilken version af prispolitikken de læser.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en quote-to-cash-proces af?

I dette diagram: en kvalificeret salgsmulighed bekræftes som klar til tilbud, løsningen konfigureres og prissættes mod den gældende prisliste, rabatten testes mod sælgerens mandat og eskaleres op ad en trappe til salgschefen og derefter deal desk, hvis den overskrider mandatet, eventuelle ikke-standardvilkår gennemgås af juridisk, tilbuddet sendes, kunden accepterer det eller beder om ændringer, ordredokumentet underskrives, kredit- og faktureringstjek bestås, ordren registreres og frigives til levering, milepælen bekræftes, omsætningen indtægtsføres på kontrakten, og fakturaen går ud, og indbetalingen udlignes, når den kommer ind. To veje forlader processen frem for at fuldføre den: et tilbud, der udløber, lukkes som tabt eller udløbet, og en forfalden faktura overdrages til debitorprocessen. Det, der får processen til at virke, er ikke listen af trin, men fire ting hængt op på den: tallene bag hvert trin på rabattrappen, en skriftlig definition af, hvad der tæller som ikke-standardvilkår, den dokumentation der tæller som levering, og en registrering på tilbuddet af, hvem der godkendte hvad, og hvornår.

Hvad er forskellen på quote-to-cash og order-to-cash?

De overlapper med vilje og er skåret to forskellige steder. Order-to-cash begynder ved den ordre, I allerede har accepteret, og dækker det, der skal til for at levere den og få pengene ind: validering af ordre og stamdata, kreditspærringer og frigivelser, forsendelse, leveringsdokumentation, fakturering, udligning af indbetalinger, delbetalinger, rykkere og afskrivning. Quote-to-cash begynder tidligere, ved den kvalificerede salgsmulighed, og har sin detalje i det kommercielle arbejde, der overhovedet skaber ordren: konfiguration, prissætning, godkendelsestrappen for rabat, den juridiske gennemgang af ikke-standardvilkår, det afsendte tilbud og registreringen af den underskrevne ordre. Dette diagram fører rygraden hele vejen til betaling, så hele omsætningskæden er synlig på én side, men det trykker levering og inddrivelse sammen til en håndfuld trin. Er jeres problem prisen, papiret og godkendelserne, så brug denne side; er det kredit, leveringsdokumentation og at få pengene hjem, så brug /da/templates/order-to-cash-proces.

Hvordan adskiller quote-to-cash sig fra salgspipeline-processen?

Et flowchart for salgspipelinen kortlægger selve salgsarbejdet: discovery, behovsafdækning, demoer, teknisk validering, forhandling, forecast-commitment og udfaldet vundet eller tabt. Det ejes af salg, og det slutter ved underskriften. Quote-to-cash kortlægger den kommercielle transaktion, der løber ved siden af og derefter videre forbi den: hvad der konfigureres, hvad det koster, hvem der godkendte rabatten, om vilkårene er standard, hvad der blev registreret, hvornår der kan faktureres, og hvornår pengene og omsætningen lander. De to deler en grænse ved tilbuddet og underskriften, men de besvarer forskellige spørgsmål og ejes som regel af forskellige mennesker: sales operations og deal desk ejer quote-to-cash, salgsledelsen ejer pipelinen. Er I i gang med at definere faser, exitkriterier og forecastdisciplin, så brug /da/templates/salgspipeline-proces. Er I i gang med at definere prismandat, tilbudsgivning og fakturering, så brug denne.

Hvad laver et deal desk, og har vi brug for et?

Et deal desk ejer aftalens kommercielle form frem for relationen. Det holder prislisten og de godkendte rabatspænd, bedømmer margin og præcedens på de aftaler, der falder uden for dem, tager stilling til papiret, før en jurist åbner det, og kontrollerer, at det, der blev godkendt, også er det, der bliver registreret. I dette diagram tager det eskaleret prissætning ved 'Godkender deal desk rabatten?' og besvarer 'Ønskes ikke-standardvilkår?', og det er derfor, standardvilkår kan gå direkte til afsendelse. I får brug for funktionen, når undtagelserne bliver hyppige nok til, at salgschefer godkender indrømmelser, de ikke har nogen mulighed for at prissætte, eller når den samme indrømmelse gives i tre regioner på tre forskellige grundlag. Under det volumen findes arbejdet stadig og bliver udført tilfældigt frem for tilrettelagt, så sæt navn på den, der gør det, og giv vedkommende banen. Det, I ikke skal gøre, er at lade det ligge hos den account executive, der forhandlede aftalen.

Hvor siver omsætningen i en quote-to-cash-proces?

Fire forudsigelige steder. Indrømmelser, der aldrig registreres som rabat (lange betalingsbetingelser, optrappede forpligtelser, gratis konsulenttimer, lofter over prisreguleringen) går urørt gennem trappen, fordi den kun måler procent af listeprisen. Prisaftaler indgået mundtligt eller på mail, efter tilbuddet er sendt, når frem til ordredokumentet uden nogensinde at være godkendt. Det, der blev underskrevet, og det, der blev registreret, glider fra hinanden, så fakturaen, indtægtsføringsplanen og fornyelsen alle arver forskellen. Og arbejde, der er leveret, bliver aldrig faktureret, fordi den, der leverede det, ikke har nogen grund til at tænke på fakturering, og den, der fakturerer, ikke ved, at milepælen blev nået. Det sidste er det største og det mest tavse: ingen uden for virksomheden kommer nogensinde og rykker jer for en faktura, I glemte at sende. Dette diagram sætter en port foran det og en sløjfe bagved, og sløjfen kræver en ejer og en aldersrapport for at være noget værd.

Hvor denne proces passer ind

I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for leadkvalificering: fra MQL til accepteret lead og sender videre til Flowchart for debitorprocessen (faktura til betaling).

Kommer før

Flowchart for leadkvalificering: fra MQL til accepteret lead — Swimlane-flowchart for kvalificering af leads: opsamling, ICP-scoring, MQL-beslutningen, SDR-kadence, discovery-møde, BANT eller MEDDIC og overlevering til en account executive.

Kommer efter

Flowchart for debitorprocessen (faktura til betaling) — Debitorproces i fem baner: kreditvurdering, fakturering, betalingsfrister, rykkerprocedure, indsigelser, afdragsordninger, udligning af indbetalinger og afskrivning af tab.

Del af

QueryChart-funktioner til denne proces