Flowchart for quote-to-cash (fra salgsmulighed til betaling)

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne, så de passer til jeres egne funktioner

   Erstat Kunde, Account executive, Salgschef, Deal desk, Juridisk og Økonomi / omsætning med de roller, I reelt har. Ikke alle organisationer har et deal desk: bliver margin og præcedens bedømt af revenue operations, en kommerciel direktør eller økonomidirektøren, så omdøb banen frem for at lade som om, teamet findes. Er juridisk en ekstern advokat, så behold banen og skriv svartiden ind i trinnets note, for en ekstern gennemgang ændrer, hvad processen kan love en køber. Slå kun baner sammen, når det virkelig er den samme person, der gør begge dele.

2. Skriv rabattrappen som tal

   Trappen er død, indtil hvert trin har et tal. Fastlæg, hvad en sælger må give på egen hånd, hvor salgschefens mandat stopper, og hvad kun deal desk eller en økonomidirektør må skrive under på, og udtryk det både som procent af listeprisen og som et absolut beløb, så fem procents rabat på en aftale til tre millioner kroner ikke behandles som rutine. Beslut derefter, hvad trappen egentlig måler: den reelle rabat over hele den bundne løbetid og den margin, der er tilbage efter leveringsomkostninger, frem for den procent, der står på det første år.

3. Definer, hvad ikke-standard rent faktisk betyder

   'Ønskes ikke-standardvilkår?' virker kun, hvis nogen vedligeholder en liste. Skriv standardordredokumentet ned, de forhåndsgodkendte fallback-positioner på de klausuler, køberne oftest presser på (ansvarsloft, skadesløsholdelse, opsigelse uden begrundelse, databehandling, automatisk fornyelse), og reglen om, at alt uden for dem går til juridisk. Udgiv fallback-positionerne til salgsteamet, så de kan give en forhåndsgodkendt indrømmelse på selve mødet uden nogen gennemgang overhovedet. Gennemgå listen to gange om året mod de rettelser, I faktisk har modtaget, ikke mod dem, I frygtede.

4. Lad tilbudsdokumentet bære sine egne godkendelser

   Beslut, hvad et afsendt tilbud skal vise: et versionsnummer, en gyldighedsdato, valuta og momsmæssig behandling, hvad der er i scope og udtrykkeligt hvad der ikke er, faktureringsplanen, og de godkendelser det bærer med godkender og dato. Versionér rettelserne frem for at overskrive dem, så sagen viser, hvilket tilbud kunden skrev under på, og hvad der var godkendt til det. Det er det trin, der besvarer revisionsspørgsmålet senere, og det koster ingenting at bygge ind nu og rigtig meget at rekonstruere bagefter.

5. Fastlæg faktureringsudløseren, og ældes bunken

   Beslut per produkt, hvad 'Levering bekræftet til fakturering?' kræver: en underskrevet følgeseddel, en accepterklæring, en go live-dato, en forbrugsaflæsning eller ganske enkelt abonnementets start. Skriv det ind på ordren allerede ved registreringen frem for at afgøre det, når fakturaen skal laves, og bemærk, at den samme bekræftelse frigiver indtægtsføringen, så en løs definition flytter to tal og ikke ét. Giv derefter sløjfen en ejer og en rapport: en ugentlig liste over registrerede ordrer, hvis milepæle er forfaldne og ufakturerede, læst af økonomi og ikke af den, der leverede arbejdet, med en aldersgrænse, hvorefter hver eneste tilbageværende linje skal have et navn på sig.

6. Gå den igennem med dem, der gør det, og udgiv en version

   Tag det færdige diagram med til en sælger, en gennemgangsansvarlig i deal desk, den jurist der ser rettelserne, og den der laver fakturaerne, og kør to virkelige aftaler igennem det: én der gik lige igennem, og én der gik rundt i godkendelsessløjfen to gange. Ret diagrammet til det, de faktisk gør, ikke til det, politikken siger. Udgiv derefter den revision gennem godkendelse, og behold de tidligere, så enhver, der åbner den senere, kan se, hvilken version af prispolitikken de læser.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en quote-to-cash-proces af?

I dette diagram: en kvalificeret salgsmulighed bekræftes som klar til tilbud, løsningen konfigureres og prissættes mod den gældende prisliste, rabatten testes mod sælgerens mandat og eskaleres op ad en trappe til salgschefen og derefter deal desk, hvis den overskrider mandatet, eventuelle ikke-standardvilkår gennemgås af juridisk, tilbuddet sendes, kunden accepterer det eller beder om ændringer, ordredokumentet underskrives, kredit- og faktureringstjek bestås, ordren registreres og frigives til levering, milepælen bekræftes, omsætningen indtægtsføres på kontrakten, og fakturaen går ud, og indbetalingen udlignes, når den kommer ind. To veje forlader processen frem for at fuldføre den: et tilbud, der udløber, lukkes som tabt eller udløbet, og en forfalden faktura overdrages til debitorprocessen. Det, der får processen til at virke, er ikke listen af trin, men fire ting hængt op på den: tallene bag hvert trin på rabattrappen, en skriftlig definition af, hvad der tæller som ikke-standardvilkår, den dokumentation der tæller som levering, og en registrering på tilbuddet af, hvem der godkendte hvad, og hvornår.

Hvad er forskellen på quote-to-cash og order-to-cash?

De overlapper med vilje og er skåret to forskellige steder. Order-to-cash begynder ved den ordre, I allerede har accepteret, og dækker det, der skal til for at levere den og få pengene ind: validering af ordre og stamdata, kreditspærringer og frigivelser, forsendelse, leveringsdokumentation, fakturering, udligning af indbetalinger, delbetalinger, rykkere og afskrivning. Quote-to-cash begynder tidligere, ved den kvalificerede salgsmulighed, og har sin detalje i det kommercielle arbejde, der overhovedet skaber ordren: konfiguration, prissætning, godkendelsestrappen for rabat, den juridiske gennemgang af ikke-standardvilkår, det afsendte tilbud og registreringen af den underskrevne ordre. Dette diagram fører rygraden hele vejen til betaling, så hele omsætningskæden er synlig på én side, men det trykker levering og inddrivelse sammen til en håndfuld trin. Er jeres problem prisen, papiret og godkendelserne, så brug denne side; er det kredit, leveringsdokumentation og at få pengene hjem, så brug /da/templates/order-to-cash-proces.

Hvordan adskiller quote-to-cash sig fra salgspipeline-processen?

Et flowchart for salgspipelinen kortlægger selve salgsarbejdet: discovery, behovsafdækning, demoer, teknisk validering, forhandling, forecast-commitment og udfaldet vundet eller tabt. Det ejes af salg, og det slutter ved underskriften. Quote-to-cash kortlægger den kommercielle transaktion, der løber ved siden af og derefter videre forbi den: hvad der konfigureres, hvad det koster, hvem der godkendte rabatten, om vilkårene er standard, hvad der blev registreret, hvornår der kan faktureres, og hvornår pengene og omsætningen lander. De to deler en grænse ved tilbuddet og underskriften, men de besvarer forskellige spørgsmål og ejes som regel af forskellige mennesker: sales operations og deal desk ejer quote-to-cash, salgsledelsen ejer pipelinen. Er I i gang med at definere faser, exitkriterier og forecastdisciplin, så brug /da/templates/salgspipeline-proces. Er I i gang med at definere prismandat, tilbudsgivning og fakturering, så brug denne.

Hvad laver et deal desk, og har vi brug for et?

Et deal desk ejer aftalens kommercielle form frem for relationen. Det holder prislisten og de godkendte rabatspænd, bedømmer margin og præcedens på de aftaler, der falder uden for dem, tager stilling til papiret, før en jurist åbner det, og kontrollerer, at det, der blev godkendt, også er det, der bliver registreret. I dette diagram tager det eskaleret prissætning ved 'Godkender deal desk rabatten?' og besvarer 'Ønskes ikke-standardvilkår?', og det er derfor, standardvilkår kan gå direkte til afsendelse. I får brug for funktionen, når undtagelserne bliver hyppige nok til, at salgschefer godkender indrømmelser, de ikke har nogen mulighed for at prissætte, eller når den samme indrømmelse gives i tre regioner på tre forskellige grundlag. Under det volumen findes arbejdet stadig og bliver udført tilfældigt frem for tilrettelagt, så sæt navn på den, der gør det, og giv vedkommende banen. Det, I ikke skal gøre, er at lade det ligge hos den account executive, der forhandlede aftalen.

Hvor siver omsætningen i en quote-to-cash-proces?

Fire forudsigelige steder. Indrømmelser, der aldrig registreres som rabat (lange betalingsbetingelser, optrappede forpligtelser, gratis konsulenttimer, lofter over prisreguleringen) går urørt gennem trappen, fordi den kun måler procent af listeprisen. Prisaftaler indgået mundtligt eller på mail, efter tilbuddet er sendt, når frem til ordredokumentet uden nogensinde at være godkendt. Det, der blev underskrevet, og det, der blev registreret, glider fra hinanden, så fakturaen, indtægtsføringsplanen og fornyelsen alle arver forskellen. Og arbejde, der er leveret, bliver aldrig faktureret, fordi den, der leverede det, ikke har nogen grund til at tænke på fakturering, og den, der fakturerer, ikke ved, at milepælen blev nået. Det sidste er det største og det mest tavse: ingen uden for virksomheden kommer nogensinde og rykker jer for en faktura, I glemte at sende. Dette diagram sætter en port foran det og en sløjfe bagved, og sløjfen kræver en ejer og en aldersrapport for at være noget værd.