Procesfamilie
Ordre til indbetaling: seks skabeloner fra kreditgodkendelse til bankafstemning
Ordre-til-indbetaling-kaeden som seks forbundne flowcharts: kundekredit, ordreekspedition, leveringsbevis, faktura til betaling, debitorer og bankafstemning samt O2C-overblik, tilbud til indbetaling og refundering.
Ordre til indbetaling er den kommercielle cyklus fra kreditbeslutning over levering og fakturering til kontant modtagelse og afstemning. Familien ordner seks skabeloner efter de dokumenter, der overleveres mellem dem.
Kundekreditgodkendelse fastlaegger grænse og vilkår, foer ordren oprettes. Ordreekspedition kontrollerer ordre og kredit, plukker og sender. Leveringsbevis fastholder underskrift, PIN eller foto, så fakturering kan frigives. Derefter overtager debitorer med faktura, inddrivelse og afstemning.
Brud opstår ved overleveringerne: sendt ordre på kredithold, faktura uden leveringsbevis eller kontanter anvendt på forkert faktura. Fakturering, kontantanvendelse og inddrivelse findes som trin i faktura-til-betaling og debitorforloebet. Refundering er reverseringsvejen med kontrol af berettigelse og chargebacks.
Den kommercielle front, fra rabat til tilbud og ordre, ligger under salgspipeline. Detaljeret pluk, pakning og forsendelse findes under udgaaende lagerflow. Bagest knytter familien sig til regnskabsafslutning, mens 3PL-fakturering prissætter lagerhændelser efter en prisliste. Kontraktarbejdet ligger i kontraktlivscyklussen.
Rækkefølgen
Trin 1: Flowchart for kreditgodkendelse af kunder (maksimum og vilkår)
Flowchart for kreditgodkendelse af kunder: ansøgning og selskabstjek, kreditrapport og handelsreferencer, scoring, bemyndigelsestrappen, sikkerhed, kreditmaksimum i ERP og løbende opfølgning.
Trin 2: Flowchart for ordrebehandling: fra ordre til levering
Skabelon til ordrebehandling i fem baner: validering, kreditcheck, lagerreservation, pluk og pak, forsendelse, levering samt fakturering og lukning af ordren.
Trin 3: Flowchart for leveringsbevis (ePOD fra levering til faktura)
Skabelon til leveringsbevis som flowchart: leveringsforsøg, underskrift eller PIN, skade noteret på kvitteringen, ePOD uploadet og matchet, frigivelse i kundeportalen, fakturering på leveringsbeviset, indsigelser og opbevaring.
Trin 4: Flowchart for faktura til indbetaling
Flowchart for faktura til indbetaling med fakturaudstedelse, overvågning af forfald, kundetvister, inddrivelse, udligning af indbetalinger og debitorafstemning.
Trin 5: Flowchart for debitorprocessen (faktura til betaling)
Debitorproces i fem baner: kreditvurdering, fakturering, betalingsfrister, rykkerprocedure, indsigelser, afdragsordninger, udligning af indbetalinger og afskrivning af tab.
Trin 6: Flowchart for bankafstemning
Flowchart for bankafstemning, der matcher kontoudtog med finansbogholderiet, løser tids- og fejlafvigelser og afsluttes med uafhængig godkendelse.
Også en del af denne familie
- Flowchart for order-to-cash-processen (ordre til udlignet betaling) — Order-to-cash-proces i seks baner: kontrol af ordre- og stamdata, kreditspærre og frigivelse, afsendelse, leveringsbevis, fakturering, udligning, fradrag ved underbetaling, rykkertrappe og afskrivning.
- Flowchart for quote-to-cash (fra salgsmulighed til betaling) — Flowchart for quote-to-cash-processen (Q2C): konfigurer og prissæt tilbuddet, kør rabattrappen og den juridiske gennemgang af ikke-standardvilkår, send tilbuddet, registrer ordren, fakturer milepælen og få pengene ind.
- Flowchart for refusionsproces (fra anmodning til pengene retur) — Flowchart for refusion til kunder: berettigelse efter refusionspolitik og frist, kulancegodkendelse hos leder, verifikation af betalingen, refusion til oprindeligt betalingsmiddel og chargebacks.
- 3PL-faktureringsproces — Skabelon til 3PL-fakturering med hændelsesdata, priskort, fakturakontrol, kundetvister, kreditnotaer og resultatrapportering.
Bruges i disse brancher
Relaterede guides
- Sådan laver du et tværfunktionelt flowchart — Sådan laver du et tværfunktionelt flowchart: vælg de funktioner, der reelt holder arbejdet, tegn hver krydsning som en overlevering, og vis hvor processen forlader virksomheden. Live eksempel.
- Sådan laver du et procesflow ud fra Excel-data — Sådan læser du et procesflow ud af det regneark, I allerede vedligeholder: hvilken kolonne der er kasserne, hvilken der er pilene, hvilken der er navnene på forgreningerne, og hvilken der er et swimlane-diagram.