Sådan laver du et procesflow ud fra Excel-data

Sådan fungerer det

1. Gør kolonnerne op, før du indsætter noget

   Skriv hver kolonneoverskrift i arket ned, og sæt ved siden af den, hvilken kolonne i editoren den bliver: Bokstekst, Linje til, Linjetekst, Vandret bane, Lodret bane eller ingenting. De fleste driftsark udfylder allerede fire af dem. De overskrifter, der bliver til ingenting — et statusflag, en gennemløbstid, et systemnavn — hører hjemme i trinnets kommentar.

2. Læs notekolonnen for skjulte ruter

   Gå notekolonnen igennem, og markér hver sætning, der indeholder hvis, afventer, medmindre eller rykker. Hver af dem er et trin, arket aldrig gav en række, og hver af dem har brug for sin egen række, før nummereringen begynder. Regn med at slutte med flere kasser end det antal rækker, du startede med.

3. Indsæt trinkolonnen i Bokstekst

   Åbn et nyt diagram i QueryChart, og indsæt trinkolonnen — og kun trinkolonnen — i Bokstekst. Én kolonne ad gangen er med vilje: de fire andre findes allerede i arket og lægges over én ad gangen, så du kan se, hvad hver af dem tilføjer, i stedet for at indsætte fem på én gang og skulle pille resultatet fra hinanden.

4. Nummerér ruterne, også dem der går tilbage

   Linje til rummer de rækkenumre, et trin fører videre til, adskilt af komma. På den rene vej er det blot det næste nummer, og det fortalte rækkefølgen dig allerede. Arbejdet er alt det andet: rettelsen, der vender tilbage til en tidligere kontrol, afklaringen, der kobler sig på midt i flowet. De numre er lavere end den række, de står på.

5. Læg kolonnen med ansvarlige over i Lodret bane

   Flyt kolonnen med ansvarlige over i Lodret bane og en fase- eller stadiekolonne over i Vandret bane. Tjek fasekolonnen først: Vandret bane ordner diagrammet fra venstre mod højre, så dens værdier skal være faser, processen går igennem i rækkefølge. En statuskolonne registrerer den tilstand, én ordre er nået til, og de tilstande har ingen rækkefølge.

6. Giv det tilbage til den, der ejer arket

   Den, der har vedligeholdt fanebladet, er den eneste, der kan sige, hvilke af de noter du forfremmede til rækker, der var reelle undtagelser, og hvilke der var enkelttilfælde, som er sket to gange. Send et link frem for et eksporteret billede: arket findes allerede i fire udgaver, fordi det engang blev vedhæftet en mail, og et billede sætter det i gang igen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan gør jeg en kolonne med ansvarlige til baner?

Læg den over i kolonnen Lodret bane, og læg fasekolonnen, hvis I har en, over i Vandret bane. Baner slås op efter etiket frem for efter et id, så hver række med samme tekst lander i samme bane, og en enkelt slåfejl laver en bane mere. To ting giver kolonnen jer ikke: de trin, jeres kunde eller leverandør udfører, for et faneblad registrerer det arbejde, jeres eget team bliver målt på, og den anden ansvarlige på et trin, som to roller deler. Begge skal tilføjes i hånden, og begge er overleveringer.

Skal jeg tilføje en kolonne med næste trin i mit regneark?

Ja — hver række, der ikke er en afslutning, har brug for et nummer i Linje til, for rækkefølgen tegner ingen pile af sig selv. Det, I ikke behøver, er den kolonne færdig i Excel. På den rene vej er nummeret mekanisk, den næste række ned, og det kan skrives, mens du går. Det, I næsten helt sikkert ikke har, er forgreningerne: et afslag, der vender tilbage til en tidligere kontrol, en afklaring, der kobler sig på midt i flowet, en sluttilstand, der stopper arbejdet før tid. Kun tre rækker i eksemplet har ingen destination.

Hvordan omskriver jeg et ark med en kolonne pr. afdeling?

Fold det ud først. Et matrixark — trin ned ad siden, afdelinger hen over toppen, et mærke hvor en afdeling er involveret — har sine ansvarlige i kolonneoverskrifterne, og editoren vil have dem i én kolonne: én række pr. trin, med overskriften på den markerede kolonne i Lodret bane. En række med to mærker kan ikke foldes sammen til én baneværdi, og den er som regel to trin, der lander i forskellige baner. Kolonner med datoer i stedet for mærker hører til et opfølgningsark: de registrerer, hvornår én ordre passerede hvert stadie.

Hvorfor har diagrammet flere kasser, end mit ark har rækker?

Fordi et ark registrerer de trin, nogen udfører, og skjuler dem, der afhænger af, at noget går galt. Hver undtagelse, der er skrevet ind i et notefelt, bliver en række for sig, sammen med den beslutning, der dirigerer hen til den, og den sluttilstand, hvor processen stopper før tid. Et procesark på fyrre rækker, der giver godt halvtreds kasser, er normalt, og de ekstra kasser er præcis dem, arket var dårligst til at vise jer.