Sådan laver du et procesflow ud fra Excel-data
Sådan læser du et procesflow ud af det regneark, I allerede vedligeholder: hvilken kolonne der er kasserne, hvilken der er pilene, hvilken der er navnene på forgreningerne, og hvilken der er et swimlane-diagram.
Et procesflow ud fra Excel-data er en ny læsning af kolonner, I allerede har: trinkolonnen er kasserne, rækkefølgen er pilene, en undtagelseskolonne er navnene på forgreningerne, og en kolonne med ansvarlige er banerne.
Kort fortalt
- Trinkolonnen er kasserne, og den skal slet ikke omskrives.
- Rækkefølgen giver jer kun pilene frem til den første undtagelse.
- En kolonne med betingelser eller undtagelser er navnene på forgreningerne, ét pr. udgående pil.
- Baner slås op efter etiket, så kolonnen med ansvarlige skal ensrettes, før den lægges over, ikke bagefter.
- Det, der står i en notekolonne, er som regel en rute, ingen nogensinde har tegnet.
Omskrivningen er i virkeligheden en kolonnegennemgang
Et procesregneark skal ikke omskrives; det skal læses ordentligt. Den naive udgave indsætter trinkolonnen, får en stige af rektangler og stopper, og smider dermed de fire andre kolonner væk, som bar processen. Trinnene var aldrig den knappe del. Det, arket rummer og ikke kan vise, er, hvilket trin der følger hvilket, hvad der får flowet til at forlade rækkefølgen overhovedet, og hvem der holder arbejdet, mens det venter.
Hvilken af jeres kolonner der svarer til hvilken kolonne i editoren, er hele arbejdet, og kolonnen med ansvarlige er den, folk lader ligge. Beholdt som en note er den en billedtekst på en kasse; lagt over i Lodret bane tegner den overleveringerne, og et faneblad, ingen tænkte på som et diagram, viser sig at have været et proceskort med banerne slået fra. Ensret stavemåderne først: baner slås op efter etiket, så »Kreditstyring« og kreditstyring bliver to af dem.
Eksemplet herunder er en order-to-cash-proces, seksogtyve rækker og seks ansvarlige, samlet én kolonne ad gangen. »Send de manglende ordreoplysninger« peger tilbage på række 2, så den rækkefølge, arket blev holdt i, var aldrig hele historien. »Underbetalt«, »Ubetalt« og »Intet svar« (de ord, et rigtigt ark gemmer i et notefelt) har ingen steder at pege hen, før de undtagelsesrækker, de navngiver, findes, og derfor ankommer de først i de to sidste faser.
Fra driftsark til proceskort
Order to cash samlet én regnearkskolonne ad gangen. Hold øje med, hvilke pile rækkefølgen aldrig kunne give jer, og hvilke rækker notekolonnen holdt skjult.
Rækkefølgen er allerede pilene
Trinkolonnen leverer fem etiketter, og de fleste af deres pile er underforstået i den rækkefølge, de kom i. To er ikke. »Ordre- og stamdata komplette?« springer over række 3, og »Send de manglende ordreoplysninger« peger tilbage på række 2: et nummer, der er lavere end rækken selv, er præcis det, rækkefølgen ikke kan sige.
Hvilke rækker der reelt er spørgsmål
Figurkolonnen gør tre af de første ni rækker til romber, og »Er kreditspærren frigivet?« afslører tre udgange, hvor der endnu ikke står noget. Række 9 bliver en terminator: »Ordre annulleret ved kreditafslag« er dér, en ordre stopper for altid, og arket havde den som et almindeligt trin.
Undtagelseskolonnen ankommer
Linjetekst siger, hvilket tilfælde hver pil dækker: »Over maksimum«, »Forudbetaling først«, »Afvist« og »Fremskaffet« på løkken tilbage til »Leveringsbevis modtaget?«. »Betalt fuldt ud inden forfald?« viser stadig kun én udgang, fordi de rækker, dens to andre svar har brug for, endnu ikke findes i arket.
De rækker, notekolonnen skjulte
»Underbetalt« har nu et sted at gå hen: fradraget registreres, en indsigelse oprettes, »Er fradraget berettiget?« afgør den, og en kreditnota udligner linjen tilbage i »Faktura udlignet og ordre lukket«. Fire rækker, arket bar som én sætning, og en beslutning, det slet ikke havde.
Ansvarlige gør det til et kort
Rykkertrappen ankommer, og så gør banekolonnerne hver overlevering synlig. Tre kasser lander i banen »Kunde« (ordren, de oplysninger den måtte sende, forudbetalingen), og at vente på kunden er ikke det samme problem som at vente på »Kreditstyring«.
Sådan fungerer det
Gør kolonnerne op, før du indsætter noget
Skriv hver kolonneoverskrift i arket ned, og sæt ved siden af den, hvilken kolonne i editoren den bliver: Bokstekst, Linje til, Linjetekst, Vandret bane, Lodret bane eller ingenting. De fleste driftsark udfylder allerede fire af dem. De overskrifter, der bliver til ingenting (et statusflag, en gennemløbstid, et systemnavn) hører hjemme i trinnets kommentar.
Læs notekolonnen for skjulte ruter
Gå notekolonnen igennem, og markér hver sætning, der indeholder hvis, afventer, medmindre eller rykker. Hver af dem er et trin, arket aldrig gav en række, og hver af dem har brug for sin egen række, før nummereringen begynder. Regn med at slutte med flere kasser end det antal rækker, du startede med.
Indsæt trinkolonnen i Bokstekst
Åbn et nyt diagram i QueryChart, og indsæt trinkolonnen (og kun trinkolonnen) i Bokstekst. Én kolonne ad gangen er med vilje: de fire andre findes allerede i arket og lægges over én ad gangen, så du kan se, hvad hver af dem tilføjer, i stedet for at indsætte fem på én gang og skulle pille resultatet fra hinanden.
Nummerér ruterne, også dem der går tilbage
Linje til rummer de rækkenumre, et trin fører videre til, adskilt af komma. På den rene vej er det blot det næste nummer, og det fortalte rækkefølgen dig allerede. Arbejdet er alt det andet: rettelsen, der vender tilbage til en tidligere kontrol, afklaringen, der kobler sig på midt i flowet. De numre er lavere end den række, de står på.
Læg kolonnen med ansvarlige over i Lodret bane
Flyt kolonnen med ansvarlige over i Lodret bane og en fase- eller stadiekolonne over i Vandret bane. Tjek fasekolonnen først: Vandret bane ordner diagrammet fra venstre mod højre, så dens værdier skal være faser, processen går igennem i rækkefølge. En statuskolonne registrerer den tilstand, én ordre er nået til, og de tilstande har ingen rækkefølge.
Giv det tilbage til den, der ejer arket
Den, der har vedligeholdt fanebladet, er den eneste, der kan sige, hvilke af de noter du forfremmede til rækker, der var reelle undtagelser, og hvilke der var enkelttilfælde, som er sket to gange. Send et link frem for et eksporteret billede: arket findes allerede i fire udgaver, fordi det engang blev vedhæftet en mail, og et billede sætter det i gang igen.
Faldgruber du skal undgå
At indsætte en flettet kolonne med ansvarlige
Fletninger indsættes som en blank celle for alle rækker på nær den første, så en stribe trin ankommer uden ejer. Ophæv fletningen og gentag navnet, og undersøg derefter, om fletningen skjulte to ansvarlige på ét trin, for det er en overlevering.
Undtagelser parkeret i en notekolonne
En note, der lyder bestrider kunden, tager kreditstyring over, er en beslutning, et navn på en forgrening og et trin i én sætning. Bliver den liggende i noterne, forbliver den usynlig, og en læser af diagrammet får aldrig at vide, at ruten findes.
At stole på rækkefølgen efter den første forgrening
Rækkefølgen er kun en pålidelig pil, så længe processen er en kø. Så snart et trin kan sende arbejde tilbage, eller nogen har sorteret arket, eller en række er indsat sent, er ordenen pynt, og hvert nummer skal kontrolleres.
Regler, der gemmer sig i baggrundsfarven
Driftsark koder tilstand i baggrundsfarve (rød for eskaleret, grå for annulleret), og farve indsættes som ingenting overhovedet. Spørg, hvad hver nuance betød, og skriv svaret ind i en kolonne, for en regel, ingen har skrevet, er stadig en rute.
Kortlæg din egen order-to-cash-proces
Åbn order-to-cash-eksemplet som dit eget diagram, og indsæt derefter dine egne kolonner oven i: trin, ruter, undtagelser og ansvarlige.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan gør jeg en kolonne med ansvarlige til baner?
Læg den over i kolonnen Lodret bane, og læg fasekolonnen, hvis I har en, over i Vandret bane. Baner slås op efter etiket frem for efter et id, så hver række med samme tekst lander i samme bane, og en enkelt slåfejl laver en bane mere. To ting giver kolonnen jer ikke: de trin, jeres kunde eller leverandør udfører, for et faneblad registrerer det arbejde, jeres eget team bliver målt på, og den anden ansvarlige på et trin, som to roller deler. Begge skal tilføjes i hånden, og begge er overleveringer.
Skal jeg tilføje en kolonne med næste trin i mit regneark?
Ja: hver række, der ikke er en afslutning, har brug for et nummer i Linje til, for rækkefølgen tegner ingen pile af sig selv. Det, I ikke behøver, er den kolonne færdig i Excel. På den rene vej er nummeret mekanisk, den næste række ned, og det kan skrives, mens du går. Det, I næsten helt sikkert ikke har, er forgreningerne: et afslag, der vender tilbage til en tidligere kontrol, en afklaring, der kobler sig på midt i flowet, en sluttilstand, der stopper arbejdet før tid. Kun tre rækker i eksemplet har ingen destination.
Hvordan omskriver jeg et ark med en kolonne pr. afdeling?
Fold det ud først. Et matrixark (trin ned ad siden, afdelinger hen over toppen, et mærke hvor en afdeling er involveret) har sine ansvarlige i kolonneoverskrifterne, og editoren vil have dem i én kolonne: én række pr. trin, med overskriften på den markerede kolonne i Lodret bane. En række med to mærker kan ikke foldes sammen til én baneværdi, og den er som regel to trin, der lander i forskellige baner. Kolonner med datoer i stedet for mærker hører til et opfølgningsark: de registrerer, hvornår én ordre passerede hvert stadie.
Hvorfor har diagrammet flere kasser, end mit ark har rækker?
Fordi et ark registrerer de trin, nogen udfører, og skjuler dem, der afhænger af, at noget går galt. Hver undtagelse, der er skrevet ind i et notefelt, bliver en række for sig, sammen med den beslutning, der dirigerer hen til den, og den sluttilstand, hvor processen stopper før tid. Et procesark på fyrre rækker, der giver godt halvtreds kasser, er normalt, og de ekstra kasser er præcis dem, arket var dårligst til at vise jer.
