如何用 Excel 数据生成流程图
如何从你本来就在维护的那张表里读出一条流程：哪一列是方框，哪一列是箭头，哪一列是分支标签，还有哪一列其实是一张泳道图。
用 Excel 数据做出的流程，其实是把你已经有的那些列重新读一遍：步骤列是方框，行的顺序是箭头，异常列是分支标签，责任人列是泳道。
简而言之
- 步骤列就是方框，它根本不需要转换。
- 行的顺序只在第一个异常出现之前能当作箭头用。
- 条件列或异常列就是分支标签，每条出去的箭头配一个。
- 泳道按标签取键，所以责任人列必须在映射之前统一写法，而不是之后。
- 备注列里躺着的东西，通常是一条从来没有人画过的路线。
这次转换其实是一次列的盘点
一张流程表格不需要转换，它需要被认真读一遍。生手的做法是把步骤列粘过去，得到一排矩形，然后就停了——这等于丢掉了另外四列，而流程恰恰是由它们承载的。步骤从来不是稀缺的那部分。这张表里存着、却显示不出来的，是哪个步骤之后接哪个，是什么让流程整个离开这条顺序，以及工作在等待的时候握在谁手里。
你的哪一列对应编辑器的哪一列，这就是全部的活儿，而责任人列正是大家会丢下的那一列。把它留作备注，它就是方框上的一句说明；把它映射到“垂直泳道”，它画出的就是交接，于是一个从没有人当成图看待的工作表，原来一直是一张关掉了泳道的流程地图。先把写法统一：泳道按标签取键，所以“信用管理”和信用管理会变成两条。
下面的示例是一条订单到收款流程，26 行、六个责任人，一列一列拼起来。“补齐缺失的订单信息”指回第 2 行，可见这张表原来的行顺序从来不是全部真相。“短付”“未付款”“毫无回应”——真实表格里被塞在备注栏的那些词——在它们指向的异常行出现之前无处可去，这也是它们直到最后两个阶段才登场的原因。
从运营表格到流程地图
订单到收款，一次一列地拼起来。留意哪些箭头是行顺序永远给不了你的，以及备注列藏住了哪几行。
行顺序本身就是箭头
步骤列给出五个标签，它们的箭头大多由录入的顺序隐含着。有两条不是。“订单与主数据是否齐全？”跳过了第 3 行，而“补齐缺失的订单信息”指回第 2 行——一个比自己所在行更小的数字，正是行顺序说不出来的东西。
哪几行其实是问题
“形状”列把前九行里的三行变成了菱形，而“信用冻结是否解除？”露出三条出口，上面还什么都没写。第 9 行成了终止符：“因信用拒绝而取消订单”是订单彻底停下的地方，而表里把它当成了一个普通步骤。
异常列登场
“连线文字”说明每条箭头承载哪种情况——“超出额度”“先行预付”“拒绝放行”，以及回到“是否已取得签收凭证？”那条环路上的“已获得”。“是否在到期日前全额付款？”仍然只有一条出口，因为它另外两个答案需要的行还不在表里。
备注列藏起来的行
“短付”现在有地方可去了：给扣款编码、开立争议，由“扣款是否成立？”来判定，再用一张贷项通知单把这一行清回“发票结清，订单关闭”。四行内容，表里只用一句话带过，还有一个它压根没有的决策。
责任人让它成为地图
催收阶梯到位，然后泳道列让每一次交接都显形。三个方框落进“客户”泳道——订单、它必须补齐的信息、那笔预付款——而等客户和等“信用管理”，不是同一种问题。
运作方式
粘贴之前先盘点各列
把表里每一个列标题写出来，在旁边注明它会变成编辑器的哪一列：“方框文字”“连线至”“连线文字”“水平泳道”“垂直泳道”，或者什么都不是。大多数运营表格已经填好了其中四列。那些什么都对应不上的标题——状态标记、周期时长、系统名称——归到这个步骤的备注里。
把备注列读一遍，找出藏起来的路线
顺着备注或说明这一列往下看，凡是句子里出现“如果”“挂起”“除非”“催办”，就把它标出来。每一句都是一个这张表从来没给过它一行的步骤，而且每一句都需要在开始编号之前先有自己的一行。做完之后方框数量比你一开始的行数多，是意料之中的。
把步骤列粘进“方框文字”
在 QueryChart 里新建一张图表，把步骤列粘进“方框文字”，而且只粘这一列。只粘一列是有意的：另外四列表里本来就有，它们会一列一列地被映射进来，这样你能看清每一列各自补上了什么，而不是五列一起粘完再回头拆。
给路线编号，包括向后的那些
“连线至”填这个步骤通向的行号，用逗号分隔。在一路顺利的路径上，那就是下一个数字，行的顺序已经告诉过你了。真正的工作是其余的一切：回到前面某道检查的更正，从中途重新汇入的查询。这些数字比它们所在的行更小。
把责任人列映射到“垂直泳道”
把责任人列搬到“垂直泳道”，把阶段列或环节列搬到“水平泳道”。先检查阶段列：“水平泳道”决定图从左到右的次序，所以它的取值必须是流程依次经过的阶段。而状态列记录的是某一张订单已经走到哪一步，这些状态之间没有先后。
把它交回给这张表的维护人
一直在维护这个工作表的那个人，是唯一能说清楚这件事的评审人：你提升为行的那些备注里，哪些是真正的例外，哪些只是碰巧发生过两次的个案。请把链接发给他，而不是导出的图片：这个工作表之所以已经存在四个版本，正是因为当初它被附在了一封邮件里，而一张图片会让这件事重演。
应避免的错误
粘进来一列合并过的责任人
合并单元格粘过来时，除了第一行以外每一行都是空的，于是一连串步骤到达时没有任何责任人。请取消合并、把名字重复填上——然后确认那次合并是不是掩盖了一个步骤上的两个责任人，因为那是一次交接。
被停在备注列里的异常
一句“如果客户提出异议，由信用管理接手”里同时装着一个决策、一个分支标签和一个步骤。留在备注里它就一直看不见，而读这张图的人永远不会知道这条路线的存在。
第一个分支之后还相信行顺序
只有当流程还是一条队列时，行的顺序才是可靠的箭头。一旦某个步骤可以把工作送回去，或者有人给这张表排过序，或者某一行是后来才插进去的，这个顺序就只是装饰，每一个数字都需要重新核对。
活在填充色里的规则
运营表格会把状态编码在填充色里——红色表示已升级，灰色表示已取消——而颜色粘过来什么都不是。请把每一种颜色当初的含义问清楚，并把答案写进一列，因为一条没有人写下来的规则，仍然是一条路线。
梳理你自己的订单到收款流程
把订单到收款示例作为你自己的图表打开，然后用你自己的列覆盖上去——步骤、路线、异常和责任人。
相关指南
常见问题
怎样把责任人列变成泳道？
把它映射到“垂直泳道”列，如果有阶段列，就映射到“水平泳道”。泳道按标签而不是按 id 取键，所以每一行只要文字相同就落进同一条泳道，而一个错别字就会多出一条。有两样东西这一列不会给你：客户或供应商执行的那些步骤，因为一个工作表记录的是你自己团队被考核的工作；以及两个角色共担的某个步骤上的第二个责任人。这两样都得手工补上，而且两样都是交接。
我的表格需要专门加一列“下一步”吗？
需要——每一行只要不是结束，就得在“连线至”里有一个数字，因为行的顺序本身画不出任何箭头。你不需要的，是在 Excel 里就把这一列填完。在一路顺利的路径上这个数字是机械的，就是下一行，边填边写就行。你几乎肯定没有的，是分支那一组：退回到前面某道检查的拒绝、从中途重新汇入的查询、让工作提前停下的结束状态。示例里只有三行不带目标。
如果表格是每个团队一列，该怎么转换？
先把它逆透视。矩阵式的表格——步骤在左边排开，团队横排在顶部，某个团队参与就在交叉处打个标记——把责任人的取值留在了列标题里，而编辑器要的是它们在同一列里：每个步骤一行，被标记那一列的标题填进“垂直泳道”。带两个标记的一行不会塌缩成一个泳道取值，而它通常其实是落在不同泳道里的两个步骤。列里填的是日期而不是标记时，那属于一份跟踪表：它记录的是某一张订单在什么时候经过了每个阶段。
为什么图里的方框比我表里的行还多？
因为一张表记录的是有人在做的那些步骤，而把依赖于某个环节出问题的那些藏了起来。每一条写在备注栏里的异常都会变成自己的一行，连同路由到它的那个决策，以及流程提前停下的那个结束状态。一份四十行的流程表格产出五十来个方框是正常的，而多出来的方框，恰恰就是这张表最不擅长显示给你看的那些。
