كيف تبني تدفق عملية من بيانات إكسل

باختصار

• عمود الخطوات هو المربعات، ولا يحتاج أي تحويل على الإطلاق.
• ترتيب الصفوف يمنحك الأسهم حتى أول استثناء فقط.
• عمود الشرط أو الاستثناء هو وسوم التفرعات، وسم واحد لكل سهم خارج.
• المسارات مفتاحها وسمها، فعمود المسؤول يجب أن يُوحَّد إملاؤه قبل مقابلته لا بعدها.
• ما يقع في عمود الملاحظات هو غالباً مسار لم يرسمه أحد قط.

التحويل في حقيقته جرد للأعمدة

جدول العملية لا يحتاج تحويلاً، بل يحتاج قراءة صحيحة. المحاولة الساذجة تلصق عمود الخطوات، فتحصل على سُلَّم من المستطيلات ثم تتوقف، وهذا يهدر الأعمدة الأربعة الأخرى التي كانت تحمل العملية. الخطوات لم تكن يوماً الجزء النادر. أما ما تحمله الورقة ولا تستطيع إظهاره فهو أي خطوة تلي أيّها، وما الذي يجعل المسار يغادر التسلسل أصلاً، ومن يمسك بالعمل بينما هو ينتظر.

أيّ عمود من أعمدتك يقابل أيّ عمود في المحرر هو العمل كله، وعمود المسؤول هو العمود الذي يتركه الناس خلفهم. فإن بقي ملاحظةً صار تعليقاً على مربع؛ وإن قوبل بعمود «المسار الرأسي» رسم نقاط التسليم، وإذا بورقة لم يعدّها أحد مخططاً تتبيّن أنها كانت خريطة عملية مطفأة المسارات. ووحّد الإملاء أولاً، فالمسارات مفتاحها الوسم، ولهذا تصير «مراقبة الائتمان» و«مراقبة ائتمان» مسارين اثنين.

المثال أدناه عملية من الطلب إلى التحصيل، ستة وعشرون صفاً وستة مسؤولين، تُجمَّع عموداً تلو الآخر. و«استكمال بيانات الطلب الناقصة» يشير راجعاً إلى الصف 2، فترتيب الورقة لم يكن يوماً القصة كاملة. أما «سداد ناقص» و«لم تُسدَّد» و«لا رد» (وهي الكلمات التي تحتفظ بها كل ورقة حقيقية في حقل الملاحظات) فلا موضع لها تشير إليه قبل أن توجد صفوف الاستثناء التي تسمّيها، ولهذا لا تصل إلا في المرحلتين الأخيرتين.

من ورقة تشغيلية إلى خريطة عملية

من الطلب إلى التحصيل، مُجمَّعة عموداً تلو الآخر من جدول البيانات. راقب أيّ الأسهم ما كان ترتيب الصفوف ليمنحك إياها، وأيّ الصفوف كان عمود الملاحظات يخفيها.

1. ترتيب الصفوف هو الأسهم أصلاً

   يمدّ عمود الخطوات خمسة وسوم، ومعظم أسهمها مضمَّن في الترتيب الذي وردت به. اثنان ليسا كذلك. «هل بيانات الطلب والبيانات الأساسية مكتملة؟» يقفز فوق الصف 3، و«استكمال بيانات الطلب الناقصة» يشير راجعاً إلى الصف 2، والرقم الأصغر من رقم صفه هو ما يعجز ترتيب الصفوف عن قوله.

2. أيّ الصفوف أسئلة في الحقيقة

   يحوّل عمود «الشكل» ثلاثة من الصفوف التسعة الأولى إلى معيّنات، ويكشف «هل رُفع التعليق الائتماني؟» عن ثلاثة مخارج لا شيء مكتوب عليها بعد. ويصير الصف 9 نقطة إنهاء: «إلغاء الطلب لرفض الائتمان» هو حيث يتوقف الطلب نهائياً، وقد كان في الورقة خطوة عادية.

3. وصول عمود الاستثناءات

   يقول «نص الخط» أي حالة يحمل كل سهم: «يتجاوز الحد» و«سداد مقدم أولاً» و«مرفوض»، و«تم الحصول عليه» على الحلقة الراجعة إلى «هل وصل إثبات التسليم؟». أما «هل سُدِّدت الفاتورة بالكامل في موعد الاستحقاق؟» فما زال يُظهر مخرجاً واحداً، لأن الصفوف التي يحتاجها جوابَاه الآخران ليست في الورقة بعد.

4. الصفوف التي أخفاها عمود الملاحظات

   صار لـ«سداد ناقص» موضع يذهب إليه: يُرمَّز الخصم، ويُفتح اعتراض، ويحسمه «هل الخصم صحيح؟»، ثم يعيد إشعار دائن البندَ إلى «إقفال الفاتورة وإغلاق الطلب». أربعة صفوف كانت الورقة تحملها في جملة واحدة، وقرار لم يكن لديها أصلاً.

5. المسؤولون يحوّلونها إلى خريطة

   يصل سلّم المطالبات، ثم يجعل عمودا المسار كل نقطة تسليم مرئية. ثلاثة مربعات تقع في مسار «العميل» (الطلب، والبيانات التي كان عليه استكمالها، والسداد المقدم) والانتظار على العميل ليس المشكلة نفسها التي يمثّلها الانتظار على «مراقبة الائتمان».

كيف تعمل

1. اجرد الأعمدة قبل أن تلصق

   اكتب كل ترويسة عمود في الورقة وضع بجانبها العمود الذي ستصير إليه في المحرر: «نص المربع»، أو «الوصل إلى»، أو «نص الخط»، أو «المسار الأفقي»، أو «المسار الرأسي»، أو لا شيء. ومعظم الأوراق التشغيلية تملأ أربعة منها أصلاً. أما الترويسات التي لا تقابل شيئاً (علامة حالة، أو زمن دورة، أو اسم نظام) فمكانها تعليق الخطوة.

2. اقرأ عمود الملاحظات بحثاً عن مسارات مخفية

   امشِ في عمود الملاحظات أو التعليقات وعلّم كل جملة فيها «إذا» أو «معلّق» أو «ما لم» أو «متابعة». فكل واحدة منها خطوة لم تمنحها الورقة صفاً، وكل واحدة تحتاج صفها الخاص قبل أن يبدأ أي ترقيم. وتوقّع أن تنتهي بعدد مربعات يزيد على عدد الصفوف الذي بدأت به.

3. الصق عمود الخطوات في «نص المربع»

   افتح مخططاً جديداً في QueryChart والصق عمود الخطوات، وعمود الخطوات وحده، في «نص المربع». والعرض بعمود واحد مقصود: الأعمدة الأربعة الأخرى موجودة في الورقة أصلاً وتُقابَل واحداً تلو الآخر، فترى ماذا يضيف كل منها بدل أن تلصق خمسة دفعة واحدة ثم تفكّ ما نتج.

4. رقّم المسارات، والراجعة منها كذلك

   يحمل «الوصل إلى» أرقام الصفوف التي تقود إليها الخطوة، مفصولة بفواصل. وعلى المسار المستقيم يكون ذلك مجرد الرقم التالي، وهو ما قاله لك ترتيب الصفوف سلفاً. أما العمل فهو كل ما عدا ذلك: التصحيح الذي يعود إلى فحص سابق، والاستفسار الذي يلتحق بالمسار في منتصفه. وتلك الأرقام أصغر من رقم الصف الذي يحملها.

5. قابِل عمود المسؤول بـ«المسار الرأسي»

   انقل عمود المسؤول إلى «المسار الرأسي» وأي عمود مرحلة أو طور إلى «المسار الأفقي». وافحص عمود المرحلة أولاً: «المسار الأفقي» يرتّب المخطط بحسب التتابع، فيجب أن تكون قيمه مراحل تمر بها العملية واحدة بعد الأخرى. أما عمود الحالة فيسجّل الوضع الذي بلغه طلب واحد، وتلك الأوضاع بلا تتابع.

6. أعِدها إلى مالك الورقة

   من يصون الورقة هو المراجع الوحيد القادر على أن يقول أي الملاحظات التي رقّيتها إلى صفوف كانت استثناءات حقيقية، وأيها حالات فردية تكررت مرتين. أرسل له الرابط لا صورة مصدَّرة: فالورقة موجودة أصلاً في أربع نسخ لأنها أُرفقت ببريد ذات مرة، والصورة تبدأ ذلك من جديد.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• لصق عمود مسؤول فيه خلايا مدمجة

  الخلايا المدمجة تُلصق فراغاً في كل صف عدا الأول، فيصل صف كامل من الخطوات بلا مالك. فُكّ الدمج وكرّر الاسم، ثم افحص ما إذا كان الدمج يخفي مالكين على خطوة واحدة، فتلك نقطة تسليم.

• استثناءات موقوفة في عمود الملاحظات

  ملاحظة تقول «إذا اعترض العميل تتولاها مراقبة الائتمان» هي قرار ووسم تفرّع وخطوة في جملة واحدة. وإذا بقيت في الملاحظات بقيت غير مرئية، ولن يعلم قارئ المخطط أن ذلك المسار موجود أصلاً.

• الثقة بترتيب الصفوف بعد أول تفرّع

  ترتيب الصفوف سهم موثوق ما دامت العملية طابوراً. وحالما تستطيع خطوة إرجاع العمل إلى الوراء، أو يفرز أحدهم الورقة، أو يُدرَج صف متأخراً، يصير الترتيب زخرفة ويحتاج كل رقم إلى فحص.

• قواعد تعيش في لون التعبئة

  الأوراق التشغيلية ترمّز الحالة بلون التعبئة (أحمر للمصعَّد ورمادي للملغى) واللون يُلصق ولا شيء معه على الإطلاق. اسأل عن معنى كل درجة واكتب الجواب في عمود، لأن القاعدة التي لم يكتبها أحد تبقى مساراً.

ارسم خريطة عمليتك من الطلب إلى التحصيل

افتح مثال من الطلب إلى التحصيل كمخطط خاص بك، ثم الصق أعمدتك أنت فوقه: الخطوات والمسارات والاستثناءات والمسؤولون.

ارسم خريطة عمليتك من الطلب إلى التحصيل

أدلة ذات صلة

• كيف تستخدم Visio Data Visualizer
• كيف تنشئ مخططاً انسيابياً من Excel في Visio
• كيف تحوّل بيانات Excel إلى مخطط Visio انسيابي

الأسئلة الشائعة

كيف أحوّل عمود المسؤول إلى مسارات؟

قابِله بعمود «المسار الرأسي»، وقابِل عمود المرحلة، إن كان لديك، بـ«المسار الأفقي». والمسارات مفتاحها وسمها لا معرّفها، فكل صف يحمل النص نفسه يقع في المسار نفسه، وخطأ إملائي واحد ينشئ مساراً ثانياً. وأمران لن يمنحك إياهما العمود: الخطوات التي ينفّذها عميلك أو مورّدك، لأن الورقة تسجّل العمل الذي يُقاس عليه فريقك أنت، والمالك الثاني على خطوة يتقاسمها دوران. كلاهما يُضاف يدوياً، وكلاهما نقطة تسليم.

هل أحتاج إلى إضافة عمود للخطوة التالية في جدول بياناتي؟

نعم: كل صف ليس نهاية يحتاج رقماً في «الوصل إلى»، لأن ترتيب الصفوف لا يرسم أسهماً بنفسه. أما ما لا تحتاجه فهو أن يكون ذلك العمود جاهزاً في إكسل. فعلى المسار المستقيم يكون الرقم آلياً، أي الصف التالي، ويمكن كتابته أثناء العمل. والذي لا تملكه على الأرجح هو مجموعة التفرعات: رفض يعود إلى فحص سابق، واستفسار يلتحق بالمسار في منتصفه، وحالة انتهاء توقف العمل مبكراً. وثلاثة صفوف فقط في المثال لا تحمل هدفاً.

كيف أحوّل جدولاً فيه عمود لكل فريق؟

فُكّ استعراضه أولاً. فالورقة المصفوفية (خطوات على الجانب، وفرق عبر الأعلى، وعلامة حيث يشارك فريق) تحتفظ بقيم المالك في ترويسات الأعمدة، والمحرر يريدها في عمود واحد: صف لكل خطوة، وترويسة العمود المعلَّم في «المسار الرأسي». والصف الذي يحمل علامتين لن ينهار إلى قيمة مسار واحدة، وهو عادةً خطوتان تصلان إلى مسارين مختلفين. أما الأعمدة التي تحمل تواريخ بدل العلامات فتنتمي إلى متتبِّع: هي تسجّل متى مرّ طلب واحد بكل مرحلة.

لماذا في المخطط مربعات أكثر من صفوف ورقتي؟

لأن الورقة تسجّل الخطوات التي يؤديها أحدهم وتخفي التي تتوقف على وقوع خطأ. فكل استثناء مكتوب في حقل ملاحظات يصير صفاً قائماً بذاته، ومعه القرار الذي يوجّه إليه وحالة الانتهاء التي تتوقف عندها العملية مبكراً. وورقة عملية من أربعين صفاً تنتج نيّفاً وخمسين مربعاً أمر طبيعي، والمربعات الزائدة هي بالضبط تلك التي كانت الورقة أسوأ ما تكون في إظهارها لك.