كيف تبني تدفق عملية من بيانات إكسل

كيف تعمل

1. اجرد الأعمدة قبل أن تلصق

   اكتب كل ترويسة عمود في الورقة وضع بجانبها العمود الذي ستصير إليه في المحرر: «نص المربع»، أو «الوصل إلى»، أو «نص الخط»، أو «المسار الأفقي»، أو «المسار الرأسي»، أو لا شيء. ومعظم الأوراق التشغيلية تملأ أربعة منها أصلاً. أما الترويسات التي لا تقابل شيئاً — علامة حالة، أو زمن دورة، أو اسم نظام — فمكانها تعليق الخطوة.

2. اقرأ عمود الملاحظات بحثاً عن مسارات مخفية

   امشِ في عمود الملاحظات أو التعليقات وعلّم كل جملة فيها «إذا» أو «معلّق» أو «ما لم» أو «متابعة». فكل واحدة منها خطوة لم تمنحها الورقة صفاً، وكل واحدة تحتاج صفها الخاص قبل أن يبدأ أي ترقيم. وتوقّع أن تنتهي بعدد مربعات يزيد على عدد الصفوف الذي بدأت به.

3. الصق عمود الخطوات في «نص المربع»

   افتح مخططاً جديداً في QueryChart والصق عمود الخطوات، وعمود الخطوات وحده، في «نص المربع». والعرض بعمود واحد مقصود: الأعمدة الأربعة الأخرى موجودة في الورقة أصلاً وتُقابَل واحداً تلو الآخر، فترى ماذا يضيف كل منها بدل أن تلصق خمسة دفعة واحدة ثم تفكّ ما نتج.

4. رقّم المسارات، والراجعة منها كذلك

   يحمل «الوصل إلى» أرقام الصفوف التي تقود إليها الخطوة، مفصولة بفواصل. وعلى المسار المستقيم يكون ذلك مجرد الرقم التالي، وهو ما قاله لك ترتيب الصفوف سلفاً. أما العمل فهو كل ما عدا ذلك: التصحيح الذي يعود إلى فحص سابق، والاستفسار الذي يلتحق بالمسار في منتصفه. وتلك الأرقام أصغر من رقم الصف الذي يحملها.

5. قابِل عمود المسؤول بـ«المسار الرأسي»

   انقل عمود المسؤول إلى «المسار الرأسي» وأي عمود مرحلة أو طور إلى «المسار الأفقي». وافحص عمود المرحلة أولاً: «المسار الأفقي» يرتّب المخطط بحسب التتابع، فيجب أن تكون قيمه مراحل تمر بها العملية واحدة بعد الأخرى. أما عمود الحالة فيسجّل الوضع الذي بلغه طلب واحد، وتلك الأوضاع بلا تتابع.

6. أعِدها إلى مالك الورقة

   من يصون الورقة هو المراجع الوحيد القادر على أن يقول أي الملاحظات التي رقّيتها إلى صفوف كانت استثناءات حقيقية، وأيها حالات فردية تكررت مرتين. أرسل له الرابط لا صورة مصدَّرة: فالورقة موجودة أصلاً في أربع نسخ لأنها أُرفقت ببريد ذات مرة، والصورة تبدأ ذلك من جديد.

الأسئلة الشائعة

كيف أحوّل عمود المسؤول إلى مسارات؟

قابِله بعمود «المسار الرأسي»، وقابِل عمود المرحلة، إن كان لديك، بـ«المسار الأفقي». والمسارات مفتاحها وسمها لا معرّفها، فكل صف يحمل النص نفسه يقع في المسار نفسه، وخطأ إملائي واحد ينشئ مساراً ثانياً. وأمران لن يمنحك إياهما العمود: الخطوات التي ينفّذها عميلك أو مورّدك، لأن الورقة تسجّل العمل الذي يُقاس عليه فريقك أنت، والمالك الثاني على خطوة يتقاسمها دوران. كلاهما يُضاف يدوياً، وكلاهما نقطة تسليم.

هل أحتاج إلى إضافة عمود للخطوة التالية في جدول بياناتي؟

نعم — كل صف ليس نهاية يحتاج رقماً في «الوصل إلى»، لأن ترتيب الصفوف لا يرسم أسهماً بنفسه. أما ما لا تحتاجه فهو أن يكون ذلك العمود جاهزاً في إكسل. فعلى المسار المستقيم يكون الرقم آلياً، أي الصف التالي، ويمكن كتابته أثناء العمل. والذي لا تملكه على الأرجح هو مجموعة التفرعات: رفض يعود إلى فحص سابق، واستفسار يلتحق بالمسار في منتصفه، وحالة انتهاء توقف العمل مبكراً. وثلاثة صفوف فقط في المثال لا تحمل هدفاً.

كيف أحوّل جدولاً فيه عمود لكل فريق؟

فُكّ استعراضه أولاً. فالورقة المصفوفية — خطوات على الجانب، وفرق عبر الأعلى، وعلامة حيث يشارك فريق — تحتفظ بقيم المالك في ترويسات الأعمدة، والمحرر يريدها في عمود واحد: صف لكل خطوة، وترويسة العمود المعلَّم في «المسار الرأسي». والصف الذي يحمل علامتين لن ينهار إلى قيمة مسار واحدة، وهو عادةً خطوتان تصلان إلى مسارين مختلفين. أما الأعمدة التي تحمل تواريخ بدل العلامات فتنتمي إلى متتبِّع: هي تسجّل متى مرّ طلب واحد بكل مرحلة.

لماذا في المخطط مربعات أكثر من صفوف ورقتي؟

لأن الورقة تسجّل الخطوات التي يؤديها أحدهم وتخفي التي تتوقف على وقوع خطأ. فكل استثناء مكتوب في حقل ملاحظات يصير صفاً قائماً بذاته، ومعه القرار الذي يوجّه إليه وحالة الانتهاء التي تتوقف عندها العملية مبكراً. وورقة عملية من أربعين صفاً تنتج نيّفاً وخمسين مربعاً أمر طبيعي، والمربعات الزائدة هي بالضبط تلك التي كانت الورقة أسوأ ما تكون في إظهارها لك.