Cómo crear un flujo de proceso a partir de datos de Excel
Cómo leer un flujo de proceso dentro de la hoja de cálculo que ya mantienes: qué columna existente son las cajas, cuál las flechas, cuál las etiquetas de rama y cuál es un diagrama de carriles.
Cómo funciona
Inventaría las columnas antes de pegar nada
Escribe todos los encabezados de la hoja y anota al lado en qué columna del editor se convierte cada uno: «Box text», «Line to», «Line text», «Horizontal lane», «Vertical lane» o ninguna. La mayoría de las hojas operativas ya rellenan cuatro de ellas. Los encabezados que no corresponden a ninguna —un indicador de estado, un tiempo de ciclo, el nombre de un sistema— van en el comentario del paso.
Lee la columna de notas buscando rutas escondidas
Baja por la columna de notas o de comentarios y marca cada frase que contenga «si», «en espera», «salvo que» o «reclamar». Cada una es un paso al que la hoja nunca le dio una fila, y cada una necesita su propia fila antes de empezar a numerar nada. Cuenta con terminar con más cajas de las filas con las que empezaste.
Pega la columna de pasos en «Box text»
Abre un diagrama nuevo en QueryChart y pega la columna de pasos, y solo la columna de pasos, en «Box text». Que sea una única columna es deliberado: las otras cuatro ya existen en la hoja y se mapean de una en una, así que puedes ver qué añade cada una en lugar de pegar cinco a la vez y luego deshacer el resultado.
Numera las rutas, también las que van hacia atrás
«Line to» guarda los números de fila a los que lleva un paso, separados por comas. En el camino recto es simplemente el número siguiente, que ya te lo decía el orden de las filas. El trabajo es todo lo demás: la corrección que vuelve a una comprobación anterior, la consulta que se reengancha en mitad del flujo. Esos números son más pequeños que la fila que los contiene.
Mapea la columna de responsable a «Vertical lane»
Lleva la columna de responsable a «Vertical lane» y cualquier columna de fase o etapa a «Horizontal lane». Revisa primero la columna de fase: «Horizontal lane» ordena el diagrama de izquierda a derecha, así que sus valores tienen que ser fases por las que el proceso pasa en secuencia. Una columna de estado registra la situación a la que ha llegado un pedido, y esos estados no tienen ninguna secuencia.
Devuélvesela a quien mantiene la hoja
Quien lleva manteniendo la pestaña es el único revisor capaz de decir cuáles de las notas que ascendiste a filas eran excepciones reales y cuáles fueron casos aislados que ocurrieron dos veces. Mándale el enlace y no una imagen exportada: la pestaña ya existe en cuatro versiones porque alguna vez se adjuntó a un correo, y una captura vuelve a empezar esa historia.
Preguntas frecuentes
¿Cómo convierto una columna de responsable en carriles?
Mapéala a la columna «Vertical lane» y la columna de fase, si la tienes, a «Horizontal lane». Los carriles se identifican por su etiqueta y no por un identificador, así que todas las filas con el mismo texto caen en el mismo carril y una sola errata crea un segundo. Dos cosas que esa columna no te va a dar: los pasos que ejecutan tu cliente o tu proveedor, porque una pestaña registra el trabajo por el que se mide a tu propio equipo, y el segundo responsable de un paso que comparten dos roles. Las dos hay que añadirlas a mano y las dos son traspasos.
¿Necesito añadir una columna de paso siguiente a mi hoja?
Sí: toda fila que no sea un final necesita un número en «Line to», porque el orden de las filas no dibuja ninguna flecha por sí solo. Lo que no necesitas es tener esa columna ya terminada en Excel. En el camino recto el número es mecánico, la fila de abajo, y se puede teclear sobre la marcha. La que casi seguro no tienes es la de las bifurcaciones: una denegación que vuelve a una comprobación anterior, una consulta que se reengancha en mitad del flujo, un estado final que detiene el trabajo antes de tiempo. En el ejemplo solo tres filas no llevan destino.
¿Cómo convierto una hoja con una columna por equipo?
Despivótala primero. Una hoja de matriz —los pasos en el lateral, los equipos en la cabecera y una marca donde participa un equipo— guarda los valores de responsable en los encabezados, y el editor los quiere en una sola columna: una fila por paso y el encabezado de la columna marcada en «Vertical lane». Una fila con dos marcas no se puede colapsar en un único valor de carril, y normalmente son dos pasos que caen en carriles distintos. Las columnas que llevan fechas en lugar de marcas pertenecen a un seguimiento: registran cuándo pasó un pedido por cada etapa.
¿Por qué el diagrama tiene más cajas que filas tiene mi hoja?
Porque una hoja registra los pasos que alguien hace y esconde los que dependen de que algo salga mal. Cada excepción escrita en un campo de notas se convierte en una fila propia, junto con la decisión que enruta hacia ella y el estado final donde el proceso se detiene antes de tiempo. Que una hoja de proceso de cuarenta filas produzca cincuenta y tantas cajas es lo normal, y las cajas de más son justamente las que la hoja peor te enseñaba.