Cómo crear un flujo de proceso a partir de datos de Excel
Cómo leer un flujo de proceso dentro de la hoja de cálculo que ya mantienes: qué columna existente son las cajas, cuál las flechas, cuál las etiquetas de rama y cuál es un diagrama de carriles.
Un flujo de proceso a partir de datos de Excel es una relectura de columnas que ya tienes: la columna de pasos son las cajas, el orden de las filas son las flechas, una columna de excepciones son las etiquetas de rama y una columna de responsable son los carriles.
En resumen
- La columna de pasos son las cajas, y no necesita ninguna conversión.
- El orden de las filas te da las flechas solo hasta la primera excepción.
- Una columna de condición o de excepción son las etiquetas de rama, una por flecha de salida.
- Los carriles se identifican por su etiqueta, así que la columna de responsable hay que normalizarla antes de mapearla, no después.
- Lo que haya en una columna de notas suele ser una ruta que nadie llegó a dibujar.
La conversión es en realidad una auditoría de columnas
Una hoja de proceso no necesita conversión; necesita que alguien la lea bien. La versión ingenua pega la columna de pasos, obtiene una escalera de rectángulos y se detiene ahí, tirando las otras cuatro columnas que eran justamente las que llevaban el proceso. Los pasos nunca fueron la parte escasa. Lo que la hoja guarda y no puede enseñar es qué paso sigue a cuál, qué hace que el flujo se salga de la secuencia y quién sostiene el trabajo mientras espera.
Qué columna tuya corresponde a qué columna del editor es todo el trabajo, y la columna de responsable es la que la gente deja atrás. Guardada como nota es un pie de foto pegado a una caja; llevada a «Vertical lane» dibuja los traspasos, y una pestaña que nadie consideraba un diagrama resulta haber sido un mapa de procesos con los carriles apagados. Normaliza antes la escritura: los carriles se identifican por su etiqueta, así que «Control de crédito» y control de crédito se convierten en dos carriles distintos.
El ejemplo de abajo es un proceso de pedido a cobro, veintiséis filas y seis responsables, montado columna a columna. «Aportar los datos que faltan del pedido» apunta de vuelta a la fila 2, así que el orden en que se llevaba la hoja nunca fue la historia completa. «Pago parcial», «Sin pago» y «Sin respuesta» (las palabras que una hoja real guarda en un campo de notas) no tienen adónde apuntar hasta que existen las filas de excepción que nombran, y por eso aparecen solo en las dos últimas etapas.
De la hoja de operaciones al mapa de procesos
Pedido a cobro montado columna a columna desde una hoja de cálculo. Fíjate en qué flechas no te podía dar nunca el orden de las filas y en qué filas escondía la columna de notas.
El orden de las filas ya son las flechas
La columna de pasos aporta cinco etiquetas, y la mayoría de sus flechas están implícitas en el orden en que llegaron. Dos no lo están. «¿Pedido y datos maestros completos?» se salta la fila 3, y «Aportar los datos que faltan del pedido» apunta de vuelta a la fila 2: un número más pequeño que su propia fila es justo lo que el orden de las filas no sabe decir.
Qué filas son en realidad preguntas
La columna «Shape» convierte tres de las nueve primeras filas en rombos, y «¿Se libera el bloqueo de crédito?» deja a la vista tres salidas sin nada escrito todavía. La fila 9 pasa a ser un terminador: «Pedido cancelado por denegación de crédito» es donde un pedido se detiene para siempre, y la hoja lo tenía como un paso corriente.
Llega la columna de excepciones
«Line text» dice qué caso lleva cada flecha: «Fuera del límite», «Prepago previo», «Denegado» y «Obtenida» en el bucle de vuelta a «¿Prueba de entrega recibida?». «¿Pagada íntegra al vencimiento?» sigue mostrando una sola salida, porque las filas que necesitan sus otras dos respuestas todavía no están en la hoja.
Las filas que escondía la columna de notas
«Pago parcial» ya tiene adónde ir: se codifica la deducción, se abre una disputa, «¿La deducción es válida?» la resuelve y un abono devuelve la línea a «Factura saldada y pedido cerrado». Cuatro filas que la hoja llevaba en una sola frase, y una decisión que no tenía en absoluto.
Los responsables lo convierten en un mapa
Llega la escalera de reclamación y después las columnas de carril hacen visible cada traspaso. Tres cajas caen en el carril «Cliente» (el pedido, los datos que tuvo que aportar y el prepago) y esperar al cliente no es el mismo problema que esperar a «Control de crédito».
Cómo funciona
Inventaría las columnas antes de pegar nada
Escribe todos los encabezados de la hoja y anota al lado en qué columna del editor se convierte cada uno: «Box text», «Line to», «Line text», «Horizontal lane», «Vertical lane» o ninguna. La mayoría de las hojas operativas ya rellenan cuatro de ellas. Los encabezados que no corresponden a ninguna (un indicador de estado, un tiempo de ciclo, el nombre de un sistema) van en el comentario del paso.
Lee la columna de notas buscando rutas escondidas
Baja por la columna de notas o de comentarios y marca cada frase que contenga «si», «en espera», «salvo que» o «reclamar». Cada una es un paso al que la hoja nunca le dio una fila, y cada una necesita su propia fila antes de empezar a numerar nada. Cuenta con terminar con más cajas de las filas con las que empezaste.
Pega la columna de pasos en «Box text»
Abre un diagrama nuevo en QueryChart y pega la columna de pasos, y solo la columna de pasos, en «Box text». Que sea una única columna es deliberado: las otras cuatro ya existen en la hoja y se mapean de una en una, así que puedes ver qué añade cada una en lugar de pegar cinco a la vez y luego deshacer el resultado.
Numera las rutas, también las que van hacia atrás
«Line to» guarda los números de fila a los que lleva un paso, separados por comas. En el camino recto es simplemente el número siguiente, que ya te lo decía el orden de las filas. El trabajo es todo lo demás: la corrección que vuelve a una comprobación anterior, la consulta que se reengancha en mitad del flujo. Esos números son más pequeños que la fila que los contiene.
Mapea la columna de responsable a «Vertical lane»
Lleva la columna de responsable a «Vertical lane» y cualquier columna de fase o etapa a «Horizontal lane». Revisa primero la columna de fase: «Horizontal lane» ordena el diagrama de izquierda a derecha, así que sus valores tienen que ser fases por las que el proceso pasa en secuencia. Una columna de estado registra la situación a la que ha llegado un pedido, y esos estados no tienen ninguna secuencia.
Devuélvesela a quien mantiene la hoja
Quien lleva manteniendo la pestaña es el único revisor capaz de decir cuáles de las notas que ascendiste a filas eran excepciones reales y cuáles fueron casos aislados que ocurrieron dos veces. Mándale el enlace y no una imagen exportada: la pestaña ya existe en cuatro versiones porque alguna vez se adjuntó a un correo, y una captura vuelve a empezar esa historia.
Errores que debes evitar
Pegar una columna de responsable con celdas combinadas
Las combinaciones se pegan como un hueco en todas las filas menos la primera, así que una tanda de pasos llega sin responsable. Descombina y repite el nombre; después comprueba si la combinación escondía dos responsables en un mismo paso, porque eso es un traspaso.
Excepciones aparcadas en una columna de notas
Una nota que dice si el cliente reclama, lo recoge control de crédito es una decisión, una etiqueta de rama y un paso en la misma frase. Dejada en las notas se queda invisible, y quien lee el diagrama nunca se entera de que esa ruta existe.
Fiarse del orden de las filas después de la primera bifurcación
El orden de las filas es una flecha fiable solo mientras el proceso sea una cola. En cuanto un paso puede devolver trabajo hacia atrás, o alguien ordena la hoja, o se inserta una fila tarde, la ordenación es decoración y hay que comprobar todos los números.
Reglas que viven en el color de relleno
Las hojas operativas codifican el estado en el color de relleno (rojo para escalado, gris para cancelado) y el color se pega como nada en absoluto. Pregunta qué significaba cada tono y escribe la respuesta en una columna, porque una regla que nadie tecleó sigue siendo una ruta.
Mapea tu propio proceso de pedido a cobro
Abre el ejemplo de pedido a cobro como diagrama propio y pega encima tus propias columnas: pasos, rutas, excepciones y responsables.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Cómo convierto una columna de responsable en carriles?
Mapéala a la columna «Vertical lane» y la columna de fase, si la tienes, a «Horizontal lane». Los carriles se identifican por su etiqueta y no por un identificador, así que todas las filas con el mismo texto caen en el mismo carril y una sola errata crea un segundo. Dos cosas que esa columna no te va a dar: los pasos que ejecutan tu cliente o tu proveedor, porque una pestaña registra el trabajo por el que se mide a tu propio equipo, y el segundo responsable de un paso que comparten dos roles. Las dos hay que añadirlas a mano y las dos son traspasos.
¿Necesito añadir una columna de paso siguiente a mi hoja?
Sí: toda fila que no sea un final necesita un número en «Line to», porque el orden de las filas no dibuja ninguna flecha por sí solo. Lo que no necesitas es tener esa columna ya terminada en Excel. En el camino recto el número es mecánico, la fila de abajo, y se puede teclear sobre la marcha. La que casi seguro no tienes es la de las bifurcaciones: una denegación que vuelve a una comprobación anterior, una consulta que se reengancha en mitad del flujo, un estado final que detiene el trabajo antes de tiempo. En el ejemplo solo tres filas no llevan destino.
¿Cómo convierto una hoja con una columna por equipo?
Despivótala primero. Una hoja de matriz (los pasos en el lateral, los equipos en la cabecera y una marca donde participa un equipo) guarda los valores de responsable en los encabezados, y el editor los quiere en una sola columna: una fila por paso y el encabezado de la columna marcada en «Vertical lane». Una fila con dos marcas no se puede colapsar en un único valor de carril, y normalmente son dos pasos que caen en carriles distintos. Las columnas que llevan fechas en lugar de marcas pertenecen a un seguimiento: registran cuándo pasó un pedido por cada etapa.
¿Por qué el diagrama tiene más cajas que filas tiene mi hoja?
Porque una hoja registra los pasos que alguien hace y esconde los que dependen de que algo salga mal. Cada excepción escrita en un campo de notas se convierte en una fila propia, junto con la decisión que enruta hacia ella y el estado final donde el proceso se detiene antes de tiempo. Que una hoja de proceso de cuarenta filas produzca cincuenta y tantas cajas es lo normal, y las cajas de más son justamente las que la hoja peor te enseñaba.
