Cómo convertir datos de Excel en un diagrama de flujo de Visio

Cómo funciona

1. Toma el libro de partida desde dentro de Visio

   Abre Visio, o selecciona File > New si ya estás editando un diagrama. Selecciona TEMPLATES, después Flowchart y después «Basic Flowchart - Data Visualizer». Desde la vista previa de la plantilla selecciona «Excel data template» para obtener el libro que suministra Microsoft con las columnas ya nombradas, y elige una unidad de medida. Hazlo así en lugar de perseguir los enlaces a libros de ejemplo de los artículos de soporte: los dos enlaces cortos redirigen hoy a Bing y no a un archivo. Las plantillas de Data Visualizer están documentadas como exclusivas de Visio Plan 2.

2. Haz que los datos sean una tabla y no un rango

   Da formato al bloque de datos como tabla de Excel antes de acercarte al asistente. Su primera página te pide «Select the Excel workbook» y después «Select a table or a custom range in the workbook», así que un rango se acepta sin queja alguna; pero la propia guía de Microsoft dice «Use una tabla de Excel y no un rango personalizado si quiere mantener sincronizados el diagrama y los datos». Elegir un rango es la manera de descubrir meses después que Refresh Diagram nunca iba a funcionar para ti.

3. Da a cada fila un Process Step ID único

   Esta es la columna obligatoria y la que lleva una regla pegada: «cada valor de la tabla de Excel tiene que ser único y no estar en blanco». Los identificadores son la identidad de los pasos y lo único que Next Step ID puede nombrar, así que usa valores cortos y estables —1, 2, 3 o A10, A20— y no reutilices nunca uno después de borrar una fila. En la página Process Steps del asistente esto es lo que se asigna a «Process Step ID / Activity ID».

4. Escribe el texto de la forma en Process Step Description

   Microsoft describe esta columna como «el texto que se añade a cada forma del diagrama de flujo», así que lo que haya en la celda es lo que ve quien lo lee. Mantén una acción por fila y formula las decisiones como preguntas, porque un rombo que contiene un sustantivo no se puede responder. Se asigna a «Process Step / Activity Description» en la misma página del asistente, que además lleva una sección Accessibility para el texto alternativo.

5. Apunta cada fila hacia delante y nombra cada rama

   Next Step ID lleva «el Process Step ID de la forma siguiente de la secuencia». Donde un paso se bifurca, pon en esa celda todos los identificadores siguientes y pon una etiqueta para cada uno en Connector Label, que Microsoft documenta así: «en las formas que se bifurcan, las etiquetas de conector se representan como texto separado por comas». Las dos listas se emparejan por posición: los identificadores 5 y 4 con las etiquetas «Dentro de la política,Fuera de la política» ponen Dentro de la política en la flecha hacia el 5. La página Connections del asistente es donde se confirman Delimiter y la asignación de Connector Label.

6. Fija Shape Type y añade función y fase solo si necesitas carriles

   Shape Type es «el tipo de forma que quiere representar en el diagrama de Visio», se asigna en la página Shape Types del asistente y la asignación no está limitada a la galería de diagramas de flujo: Microsoft confirma que el diagrama se puede crear «asignando los datos del proceso a cualquier galería de Visio». Rellena las columnas de función y de fase solo para un diagrama de flujo interfuncional —véase /es/guides/como-hacer-un-diagrama-de-flujo-interfuncional-en-visio— y selecciona después Create y Finish. /es/guides/crear-diagrama-de-flujo-desde-excel-en-visio recorre las cinco páginas del asistente una por una.

Preguntas frecuentes

¿Qué columnas necesita Excel para hacer un diagrama de flujo de Visio?

Cinco en el libro que suministra Microsoft. «Process Step ID» es obligatorio y cada valor tiene que ser único y no estar en blanco. «Process Step Description» es el texto que se añade a cada forma. «Next Step ID» lleva el Process Step ID de la forma siguiente de la secuencia. «Connector Label» nombra las salidas de una forma que se bifurca, como texto separado por comas. «Shape Type» dice qué forma dibujar. Hay además columnas de función y de fase, pero esas solo se aplican a un diagrama Cross-Functional Flowchart y las ignora uno Basic Flowchart, así que un flujo plano necesita las cinco.

¿Cómo se hace una decisión de sí o no en la plantilla de Excel de Visio?

Pon los dos identificadores siguientes en la celda Next Step ID de esa fila y las dos etiquetas en su celda Connector Label, separadas por una coma. La redacción de Microsoft es que en las formas que se bifurcan «las etiquetas de conector se representan como texto separado por comas». Las dos listas se leen por posición, así que el primer identificador se lleva la primera etiqueta: los identificadores «9,7» con las etiquetas «Aprobado,Denegado» envían Aprobado al 9. Nada comprueba que el emparejamiento sea el que querías, así que un par cruzado da un diagrama plausible con las ramas intercambiadas. Confirma el delimitador en la página Connections del asistente y vuelve a leer cada fila con ramas antes de generar.

¿El origen tiene que ser una tabla de Excel o basta con un rango?

Se acepta cualquiera de los dos. La primera página del asistente te pide «Select a table or a custom range in the workbook», así que un rango genera perfectamente un diagrama. La consecuencia llega después: la guía de Microsoft es «Use una tabla de Excel y no un rango personalizado si quiere mantener sincronizados el diagrama y los datos», lo que significa que un rango es una renuncia silenciosa a actualizar el diagrama desde el libro y a devolverle los cambios. Como convertir un rango en tabla cuesta un momento y convertir un diagrama terminado cuesta bastante más, hazla tabla desde el principio.

¿Necesito Visio Plan 2 para generar un diagrama de flujo desde una hoja de cálculo?

Por esta vía, sí. Microsoft documenta tanto las plantillas de Data Visualizer como el asistente Create Diagram from Data como disponibles únicamente con Visio Plan 2, 15 USD por usuario y mes con pago anual, precio de lista en el momento de escribir esto, y es además el único nivel de suscripción que incluye la aplicación de escritorio en la que se ejecuta el asistente. En niveles inferiores puedes dibujar a mano un diagrama de flujo básico en Visio para la web, pero allí nada lo genera desde una tabla. QueryChart es la misma estructura de datos sin el paso de la licencia: filas con una columna de paso siguiente en el navegador, en cualquier sistema operativo, y las filas siguen siendo la fuente de verdad.