Comment transformer des données Excel en un organigramme Visio

En bref

• « ID d'étape de processus » est requis et chaque valeur du tableau doit être unique et non vide.
• "Next Step ID" contient l'ID de l'étape de processus de la forme suivante dans la séquence : cette colonne transforme une liste en flux.
• Une étape de branchement prend plusieurs ID dans « Next Step ID » et les étiquettes correspondantes, séparées par une virgule, dans « Connector Label » : appariées par position.
• Les colonnes de fonction et de phase s'appliquent uniquement à un organigramme interfonctionnel ; un organigramme de base les ignore.
• Faites de la source un tableau Excel, et non une plage personnalisée, si vous souhaitez que le diagramme et les données restent synchronisés.

Un organigramme est une structure de données avant d'être une image

Chaque case d'un organigramme a besoin de trois éléments : un nom, rien d'autre dans les partages de fichiers, un pointeur vers la case suivante et, lorsqu'une case a plusieurs sorties, une étiquette sur chaque pointeur indiquant quel cas elle contient. C'est tout le modèle, et c'est exactement ce que l'assistant Créer un diagramme à partir de données de Visio lit dans un tableau Excel : "ID de l'étape du processus", "Description de l'étape du processus", "ID de l'étape suivante", "Étiquette du connecteur" et "Type de forme". Obtenez ces cinq colonnes correctement et le diagramme est une formalité, car l'assistant place les formes, dessine les connecteurs et les étiquete pour vous. Si vous vous trompez sur une cellule, cela dessinera clairement une image du mauvais processus.

Deux choses sur la destination de cette table. Les modèles Data Visualizer qui le lisent (« Organigramme de base - Visualiseur de données », « Organigramme interfonctionnel - Visualiseur de données » et « Diagramme d'audit - Visualiseur de données ») se trouvent dans l'application de bureau Visio, et Microsoft les documente comme disponibles uniquement avec Visio Plan 2, qui coûte 15 $ US par utilisateur et par mois, payés annuellement au prix catalogue au moment de la rédaction. Le complément distinct Visio Data Visualizer qui s'exécutait dans Excel est un produit différent portant le même nom : Microsoft a annoncé son retrait en novembre 2025 et a fixé l'arrêt du service au 2 mars 2026. /fr/guides/comment-utiliser-le-visualiseur-de-donnees-visio couvre ce statut avec attention. Le tableau est le même dans tous les cas.

Deux autres décisions déterminent si la table fonctionne ou non. Tout d’abord, faites-en un véritable tableau Excel plutôt qu’un bloc de cellules sélectionné. La première page de l'assistant acceptera « un tableau ou une plage personnalisée », de sorte qu'une plage n'échoue pas : elle vous empêche silencieusement de garder le diagramme et les données en phase, c'est pourquoi les instructions de Microsoft indiquent « Utilisez un tableau Excel et non une plage personnalisée si vous souhaitez que votre diagramme et vos données soient synchronisés ». Deuxièmement, les colonnes de fonction et de phase du classeur fourni par Microsoft s'appliquent uniquement à un organigramme interfonctionnel et sont ignorées par un organigramme de base, donc les laisser vides ne vous coûte rien sur un flux simple.

L'exemple concret ci-dessous est une demande et une approbation de voyage, construite dans la même forme que ce tableau : une ligne par étape, une colonne contenant le numéro de ligne auquel chaque étape mène, une colonne d'étiquettes de branche associées en position et une colonne de forme. Il s'agit de la même structure de données sous différents noms de colonnes, ce qui est plutôt le problème : dans QueryChart, les lignes sont le graphique plutôt qu'une source à partir de laquelle le graphique a été généré, il n'y a donc pas d'étape de réécriture dans laquelle les formules peuvent être aplaties. Parcourez les quatre étapes et regardez les colonnes arriver une par une. Cet ordre est l’ordre de remplir votre propre feuille.

Comment cela fonctionne

1. Prendre le classeur de démarrage depuis Visio

   Ouvrez Visio ou sélectionnez Fichier > Nouveau si vous modifiez déjà un diagramme. Sélectionnez MODÈLES, puis Organigramme, puis « Organigramme de base – Visualiseur de données ». Dans l'aperçu du modèle, sélectionnez « Modèle de données Excel » pour obtenir le classeur fourni par Microsoft avec les colonnes déjà en-tête et choisissez une unité de mesure. Faites cela plutôt que de rechercher les liens d'exemples de classeurs dans les articles d'assistance : ces deux liens courts redirigent désormais vers Bing plutôt que vers un fichier. Les modèles Data Visualizer sont documentés uniquement sous Visio Plan 2.

2. Faites des données un tableau, pas une plage

   Formatez le bloc de données sous forme de tableau Excel avant de vous approcher de l'assistant. La première page de l'assistant vous demande de "Sélectionner le classeur Excel", puis de "Sélectionner un tableau ou une plage personnalisée dans le classeur", donc une plage sera acceptée sans plainte, mais les propres conseils de Microsoft sont "Utilisez un tableau Excel et non une plage personnalisée si vous souhaitez que votre diagramme et vos données soient synchronisés". En choisissant une plage, les gens découvrent des mois plus tard que Refresh Diagram ne fonctionnerait jamais pour eux.

3. Attribuez à chaque ligne un ID d'étape de processus unique

   Il s'agit de la colonne obligatoire et de celle à laquelle est attachée une règle : "chaque valeur du tableau Excel doit être unique et ne pas être vide". Les ID sont l'identité des étapes, et la seule chose que l'ID de l'étape suivante est autorisé à nommer, utilisez donc des valeurs courtes et stables (1, 2, 3 ou A10, A20) et n'en réutilisez jamais une après avoir supprimé une ligne. Sur la page Étapes du processus de l'assistant, c'est ce que vous mappez à « ID d'étape de processus / ID d'activité ».

4. Écrivez le texte de la forme dans la description de l'étape du processus.

   Microsoft décrit cette colonne comme « Texte ajouté à chaque forme de l'organigramme », de sorte que tout ce qui se trouve dans la cellule correspond à ce qu'un lecteur voit dans la boîte. Limitez-vous à une action par ligne et formulez les décisions sous forme de questions, car il est impossible de répondre à un diamant contenant un nom. Il correspond à « Étape du processus/Description de l'activité » sur la même page de l'assistant, qui comporte également une section Accessibilité pour le texte alternatif.

5. Pointez chaque ligne vers l'avant et nommez chaque branche

   L'ID de l'étape suivante prend "l'ID de l'étape de processus de la forme suivante dans la séquence". Lorsqu'une étape se divise, placez chaque ID suivant dans cette cellule et placez une étiquette pour chacun dans l'étiquette du connecteur, que Microsoft documente comme "Pour les formes de branchement, les étiquettes de connecteur sont représentées sous forme de texte séparé par une virgule". Les deux listes sont appariées par position : les ID 5 et 4 avec les étiquettes "Dans la stratégie, Hors stratégie" placent Dans la stratégie sur la flèche vers 5. La page Connexions de l'assistant est l'endroit où vous confirmez le mappage du délimiteur et de l'étiquette du connecteur.

6. Définissez le type de forme, puis ajoutez une fonction et une phase uniquement si vous avez besoin de voies.

   Le type de forme est « le type de forme que vous souhaitez représenter dans le diagramme Visio », mappé sur la page Types de forme de l'assistant, et le mappage n'est pas limité au gabarit de l'organigramme : Microsoft confirme que vous pouvez créer le diagramme « en mappant vos données de processus sur n'importe quel gabarit dans Visio ». Remplissez les colonnes de fonction et de phase uniquement pour un organigramme interfonctionnel (voir /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-interfonctionnel-dans-visio), puis sélectionnez Créer et Terminer. /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-a-partir-d-excel-dans-visio parcourt lui-même les cinq pages de l'assistant.

Erreurs à éviter

• Un ID d'étape de processus vierge ou dupliqué

  La règle est explicite (chaque valeur doit être unique et non vide) car l'ID est la seule chose que l'ID de l'étape suivante peut nommer. Un doublon rend le « suivant » ambigu et une ligne vide est inaccessible par construction. Recherchez les doublons dans Excel avant d'exécuter l'assistant plutôt que de lire les formes par la suite.

• Etiquettes HS avec leurs identifiants

  L'étiquette du connecteur correspond à l'ID de l'étape suivante par position, de sorte que les ID « 5,4 » avec les étiquettes « Hors politique, Dans la politique » produisent un diagramme soigné, lisible et erroné exactement dans la branche sur laquelle tout le monde s'appuierait. Il s’agit de la cellule la plus sujette aux erreurs du flux de travail. Lisez chaque ligne de branchement à haute voix, premier identifiant contre première étiquette.

• Une plage personnalisée à laquelle appartient une table

  L'assistant accepte une plage, donc rien ne vous avertit à ce moment-là. Ce que vous avez discrètement abandonné, c'est la synchronisation : Microsoft associe la conservation du diagramme et des données à l'utilisation d'un tableau. Convertissez la plage en table avant de générer, pas après. /fr/guides/comment-mettre-a-jour-un-organigramme-visio-a-partir-d-excel couvre ce que l'actualisation vous achète ensuite, et si les lignes proviennent d'une feuille ou d'une exportation de suivi plutôt que d'être saisies ici, /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-visio-a-partir-d-une-feuille-de-calcul couvre la conversion.

• Formules dans les données sources

  Microsoft est direct : "N'utilisez pas de formules dans la source de données Excel. Après avoir sélectionné Remplacer dans la boîte de dialogue Mettre à jour les données sources, Visio convertit la formule en résultat de formule." Une recherche qui crée l'ID de l'étape suivante à partir d'un autre endroit sera remplacée par sa propre sortie la première fois que vous réécrivez à partir du diagramme. Calculez sur une autre feuille et collez les valeurs dans la table source.

Questions fréquentes

De quelles colonnes Excel a-t-il besoin pour créer un organigramme Visio ?

Cinq dans le classeur fourni par Microsoft. « ID d'étape de processus » est requis et chaque valeur doit être unique et non vide. "Description de l'étape du processus" est le texte ajouté à chaque forme. "Next Step ID" contient l'ID de l'étape de processus de la forme suivante dans la séquence. "Connector Label" nomme les sorties d'une forme de branchement, sous forme de texte séparé par une virgule. "Type de forme" indique la forme à dessiner. Il existe également des colonnes de fonctions et de phases, mais celles-ci s'appliquent uniquement à un diagramme d'organigramme interfonctionnel et sont ignorées par un diagramme d'organigramme de base, donc un flux simple a besoin des cinq.

Comment prendre une décision Oui/Non dans le modèle Visio Excel ?

Placez les deux ID suivants dans la cellule ID de l'étape suivante de cette ligne et les deux étiquettes dans sa cellule Étiquette du connecteur, séparés par une virgule. Le libellé de Microsoft est que pour les formes de branchement, « les étiquettes des connecteurs sont représentées sous forme de texte séparé par une virgule ». Les deux listes sont lues positionnellement, donc le premier ID reçoit la première étiquette : les ID "9,7" avec les étiquettes "Approuvé, Refusé" envoient Approuvé à 9. Rien ne vérifie que l'appariement est celui que vous vouliez dire, donc une paire croisée donne un diagramme plausible avec les branches inversées. Confirmez le délimiteur sur la page Connexions de l'assistant et relisez chaque ligne de branchement avant de générer.

La source doit-elle être un tableau Excel ou une plage suffira-t-elle ?

L’un ou l’autre est accepté. La première page de l'assistant vous demande de "Sélectionner un tableau ou une plage personnalisée dans le classeur", donc une plage génère parfaitement un diagramme. La conséquence est plus tardive : les conseils de Microsoft sont « Utilisez un tableau Excel et non une plage personnalisée si vous souhaitez que votre diagramme et vos données soient synchronisés », ce qui signifie qu'une plage est une option discrète pour ne pas actualiser le diagramme à partir du classeur et y réécrire les modifications. Étant donné que la conversion d'une plage en tableau prend un certain temps et que la conversion d'un diagramme terminé prend un peu plus de temps, faites-en d'abord un tableau.

Ai-je besoin de Visio Plan 2 pour générer un organigramme à partir d’une feuille de calcul ?

Pour cet itinéraire, oui. Microsoft documente à la fois les modèles Data Visualizer et l'assistant Créer un diagramme à partir de données comme disponibles uniquement avec Visio Plan 2, 15 $ US par utilisateur et par mois payés annuellement au prix catalogue au moment de la rédaction, et c'est également le seul niveau d'abonnement incluant l'application de bureau dans laquelle l'assistant s'exécute. Vous pouvez dessiner un organigramme de base à la main dans Visio pour le Web sur les niveaux inférieurs, mais rien ne le génère à partir d'un tableau. QueryChart est la même structure de données sans l'étape de licence : des lignes avec une colonne d'étape suivante dans le navigateur, sur n'importe quel système d'exploitation, et les lignes restent la source de vérité.