Comment importer des données Excel dans Visio

En bref

• Importation de vies sur l'onglet Données : Importation rapide pour Excel, Importation personnalisée pour les six sources documentées de l'assistant Sélecteur de données.
• Les lignes importées se trouvent dans la fenêtre Données externes, qui contient « un instantané de vos données source au moment de l'importation ».
• Faire glisser des lignes sur une toile vierge crée une forme par ligne, et aucun connecteur, jamais.
• Une ligne peut être liée à plusieurs formes, mais chaque forme est liée à une seule ligne.
• Plan 2 parmi les abonnements, ordinateur uniquement : Visio pour le web peut visualiser un diagramme lié aux données mais pas le modifier.

Deux fonctionnalités lisent Excel et une seule d'entre elles dessine un diagramme

Dans Visio, l'importation de données Excel s'effectue dans l'onglet Données et la fonctionnalité est appelée liaison : vous pointez Visio vers un classeur, les lignes arrivent dans un panneau appelé fenêtre Données externes, puis vous attachez ces lignes aux formes de la page. Microsoft y expose deux points d'entrée : Quick Import, le chemin rapide pour Excel, qui vous demande uniquement de choisir un classeur et une feuille, et Custom Import, qui ouvre l'assistant de sélection de données pour tout le reste. La liste de sources documentée de l'assistant comprend exactement six éléments : un classeur Microsoft Excel, une base de données Microsoft Access, une liste Microsoft Windows SharePoint Services, une base de données Microsoft SQL Server, une autre source de données OLEDB ou ODBC ou une connexion créée précédemment. Ce que rien de tout cela ne fait, c’est dessiner une seule flèche.

Cette dernière phrase explique pourquoi les gens terminent une importation et concluent que l’importation a échoué. Deux fonctionnalités Visio différentes lisent Excel et effectuent des tâches opposées. Data Visualizer génère un organigramme complet (formes, connecteurs, étiquettes de branche, couloirs) à partir d'un tableau contenant une colonne d'étape suivante, et il est couvert dans /fr/guides/comment-utiliser-le-visualiseur-de-donnees-visio. Link Data to Shapes fait quelque chose de plus étroit et, pour beaucoup de travail, de plus utile : il fait en sorte que chaque forme porte une ligne de données réelles, que la forme peut ensuite afficher sous forme de texte, de barre, d'icône ou de couleur. La mise en page et le flux restent à votre disposition. Si vous vous attendiez à ce qu'un diagramme soit produit à partir de votre table, vous vouliez l'autre fonctionnalité.

Les deux moitiés de l’histoire des licences méritent d’être connues avant de commencer. Parmi les niveaux d'abonnement, la liaison des formes aux données externes est une fonctionnalité de Visio Plan 2 : la comparaison de Microsoft place la ligne « Lier les formes de diagramme aux données provenant de plusieurs sources, notamment Excel, les listes SharePoint et SQL Server » sur le Plan 2, avec les graphiques de données, et le prix catalogue du Plan 2 au moment de la rédaction est de 15,00 USD par utilisateur et par mois, payé annuellement. Il s'agit également d'un ordinateur de bureau uniquement : « La liaison de données n'est disponible que via l'application de bureau Visio, mais dans Visio pour le Web, vous pouvez afficher des diagrammes liés aux données. » Il n'est vraiment pas clair si l'édition perpétuelle de Visio Standard comporte l'onglet Données : le propre aperçu de Microsoft indique Professionnel tandis que les bannières S'applique à sur la liste des articles de liaison Standard, ne prévoyez donc pas de déploiement autour de l'une ou l'autre réponse.

Une correction tant qu'on y est, car c'est la chose que l'on dit le plus souvent à tort à propos de cette fonctionnalité : relier peut créer des formes. L'instruction de Microsoft est de "Faites glisser une ligne ou un ensemble de lignes de la fenêtre Données externes vers un espace vide de votre dessin" et "Une instance de la forme sur laquelle vous cliquez apparaît pour chaque ligne que vous faites glisser sur le dessin". Seize rangées peuvent devenir seize formes en un seul geste ; vous devez toujours les connecter vous-même. Effectuez d'abord la préparation demandée par Microsoft ("assurez-vous qu'une colonne de vos données contient des valeurs uniques pour chaque ligne et que les valeurs correspondent au texte sur les formes"), car sinon, c'est lors de la première actualisation que vous découvrez l'omission.

Comment cela fonctionne

1. Démarrer dans l'application de bureau Visio

   La liaison de données n'a pas d'équivalent Web : « La liaison de données est uniquement disponible via l'application de bureau Visio, mais dans Visio pour le Web, vous pouvez afficher des diagrammes liés aux données. » Parmi les abonnements, l'application de bureau est livrée avec Visio Plan 2, et les lignes de liaison et de graphiques de données dans la comparaison de Microsoft sont les lignes du Plan 2. Il n’existe pas d’application de bureau Visio pour macOS, donc un Mac est ici un visualiseur. Les documents de Microsoft sont en conflit sur la question de savoir si Visio Standard perpétuel expose l'onglet Données, alors confirmez sur la machine devant vous plutôt que sur une fiche technique.

2. Préparez le classeur autour d’une colonne unique

   La règle de préparation de Microsoft est la clé du jeu : "Pour que le processus d'importation se déroule sans problème, assurez-vous qu'une colonne de vos données contient des valeurs uniques pour chaque ligne et que les valeurs correspondent au texte des formes." Aplatissez donc la feuille avec une ligne d'en-tête et un enregistrement par ligne, sans cellules fusionnées ni séparateurs vides, et ajoutez ou nommez une colonne d'identifiants stables : un numéro de compte, un identifiant d'étape, un numéro d'employé. Tout ce que vous avez l'intention de lier à des formes existantes doit correspondre au texte de ces formes.

3. Importer depuis l'onglet Données

   Sous l’onglet Données, Importation rapide est le raccourci Excel : choisissez le classeur, puis choisissez la feuille. L'importation personnalisée ouvre l'assistant Sélecteur de données, dont les sources documentées sont un classeur Microsoft Excel, une base de données Microsoft Access, une liste Microsoft Windows SharePoint Services, une base de données Microsoft SQL Server, une autre source de données OLEDB ou ODBC ou une connexion créée précédemment. Les propres pages de Microsoft décrivent le groupe de ruban environnant de trois manières différentes, alors accédez à l'onglet Données et lisez ce qu'il contient plutôt que de rechercher une étiquette de bouton promise.

4. Choisissez l'identifiant sur lequel une actualisation correspondra

   L'assistant comporte une page intitulée « Configurer l'actualisation de l'identifiant unique » et c'est l'étape au-delà de laquelle les utilisateurs cliquent. La colonne que vous nommez ici indique comment Visio détermine plus tard quelle ligne appartient à quelle forme, donc un choix erroné ou non unique n'est pas une erreur esthétique : cela rend l'actualisation peu fiable dès le début, et elle est décidée ici plutôt que réparable plus tard. Choisissez une valeur qui ne sera pas modifiée : un numéro de compte plutôt qu'un nom de compte, un identifiant d'étape plutôt qu'une description d'étape. Ce qui se passe lorsqu'une actualisation ne peut pas correspondre à une ligne est le sujet de /fr/guides/comment-mettre-a-jour-un-organigramme-visio-a-partir-d-excel.

5. Placez les lignes sur la page ou liez-les à des formes déjà présentes

   Deux directions. Pour créer des formes à partir de données, "Faites glisser une ligne ou un ensemble de lignes de la fenêtre Données externes vers un espace vide de votre dessin". "Une instance de la forme sur laquelle vous cliquez apparaît pour chaque ligne que vous faites glisser sur le dessin." Pour attacher des données aux formes que vous avez déjà dessinées, sélectionnez-les et utilisez Lier aux formes sélectionnées dans le menu contextuel de la ligne, ou exécutez l'assistant Lier automatiquement pour faire correspondre les lignes aux formes en bloc. La cardinalité est asymétrique : une ligne peut alimenter plusieurs formes, mais chaque forme est liée à une seule ligne.

6. Appliquez des graphiques de données, puis dessinez vous-même les connecteurs

   Une fois les formes liées, accédez à l’onglet Données, groupe Afficher les données et ouvrez la galerie Graphiques de données. La liste déroulante « Affiché en tant que » propose exactement quatre types (texte, barre de données, jeu d'icônes et couleur par valeur) et aucun graphique de données n'en supprime un à nouveau. Câblez ensuite le diagramme à la main : survolez la première forme et sélectionnez la petite flèche pointant vers la forme que vous souhaitez atteindre, ou passez à l'outil Connecteur sur l'onglet Accueil (Ctrl+3) et faites glisser entre les formes, revenant à l'outil Pointeur avec Ctrl+1 ou Échap.

Erreurs à éviter

• En attendant que les connecteurs apparaissent

  Quarante formes atterrissent sur la page, chacune portant sa rangée, et rien ne les rejoint. Il s'agit du comportement documenté, et non d'un échec d'importation : Link Data to Shapes attache des données, il ne crée pas de flux. Si vous souhaitez que le diagramme soit généré à partir d'une table, utilisez Data Visualizer avec ses colonnes d'étape suivante et d'étiquette de connecteur : un modèle de bureau Plan 2, décrit dans /fr/guides/comment-utiliser-le-visualiseur-de-donnees-visio.

• Aucune colonne de valeurs uniques

  Sans une clé unique stable choisie dans « Configurer l'identifiant unique d'actualisation », Visio ne peut pas déterminer quelle ligne appartient à quelle forme lors de la prochaine actualisation, et vous finissez par arbitrer le volet « Conflits d'actualisation » ligne par ligne. Corrigez-le dans Excel avant l'importation, pas après, et si vous effectuez une liaison avec des formes qui existent déjà, les valeurs clés doivent également correspondre au texte de ces formes.

• Traiter la fenêtre Données externes comme une vue en direct du classeur

  Ce n'est pas. "Les données qui apparaissent dans la fenêtre Données externes sont un instantané de vos données sources au moment de l'importation." Une personne qui modifie le classeur ne change rien au dessin jusqu'à ce que vous exécutiez Données > Actualiser les données ou Actualiser tout. Si les nombres doivent être à jour, définissez un intervalle dans la boîte de dialogue Configurer l'actualisation : "cochez la case Actualiser chaque, puis cliquez sur les flèches pour choisir un intervalle".

• Une seule importation rend le fichier inédit pour la moitié de l'équipe

  Microsoft répertorie les diagrammes connectés à Excel, Access, aux listes SharePoint, à SQL Server ou à d'autres sources OLEDB et ODBC parmi les éléments que Visio pour le Web ne peut pas modifier. Les collègues sur Visio Plan 1, qui est uniquement Web et Teams et n'inclut pas l'application de bureau, peuvent afficher et commenter le diagramme par la suite, mais ne peuvent pas le modifier. Décidez qui doit modifier avant de créer un lien, car c'est ce qui met le fichier hors de leur portée.

Questions fréquentes

Lier les données aux formes est-il la même chose que le visualiseur de données ?

Non, et les confondre est la raison habituelle pour laquelle une importation déçoit. Data Visualizer est un ensemble de modèles de bureau Visio qui génèrent un organigramme à partir d'un tableau Excel (formes, connecteurs, étiquettes de branche et couloirs) et se synchronise dans les deux sens, avec Actualiser le diagramme et Mettre à jour les données sources dans l'onglet Conception des outils de données. Lier les données aux formes fonctionne dans l'onglet Données, attache des lignes aux formes, ne dessine aucun connecteur et déplace les données dans une seule direction, de la source au dessin. Microsoft documente les deux comme Plan 2 parmi les abonnements. Voir /fr/guides/comment-utiliser-le-visualiseur-de-donnees-visio pour l'autre.

L’importation de données Excel dans Visio crée-t-elle automatiquement les formes ?

C’est possible, ce qui contredit beaucoup de ce qui est écrit à ce sujet. Les propres instructions de Microsoft consistent à « Faites glisser une ligne ou un ensemble de lignes de la fenêtre Données externes vers un espace vide de votre dessin » et « Une instance de la forme sur laquelle vous cliquez apparaît pour chaque ligne que vous faites glisser sur le dessin », de sorte que la forme que vous avez sélectionnée dans le pochoir est estampillée une fois par ligne. Ce qui n'est jamais créé, c'est un connecteur. Vous obtenez un champ de formes contenant des données, positionnées là où vous les avez déposées, et le flux entre elles est toujours un travail de dessin. La liaison des données aux formes que vous avez déjà placées s'effectue dans l'autre sens, via un lien vers les formes sélectionnées ou l'assistant de liaison automatique.

Puis-je modifier le fichier Excel depuis Visio après la liaison ?

Pas avec les données liées. Microsoft le déclare deux fois et catégoriquement : "Vous ne pouvez pas mettre à jour la source de données à laquelle un diagramme Visio est lié en apportant des modifications au diagramme Visio" et "Vous ne pouvez pas actualiser votre source de données en modifiant les données de votre dessin". Le classeur est le maître ; le dessin en lit. La seule exception dans Visio est un diagramme de visualiseur de données, qui réécrit via la mise à jour des données sources, et la mise en garde est que les formules n'y survivent pas, car après avoir choisi Écraser "Visio convertit la formule en résultat de formule". Le comportement d'actualisation dans les deux mécanismes est couvert dans /fr/guides/comment-mettre-a-jour-un-organigramme-visio-a-partir-d-excel.

Que se passe-t-il si mon équipe travaille dans un navigateur ou sur un Mac ?

La liaison de données vous est alors largement fermée : il n'y a pas d'application de bureau Visio pour macOS et aucune n'est prévue pour Microsoft 365, la liaison s'effectue uniquement sur le bureau et un diagramme connecté aux données peut être affiché mais pas modifié dans Visio pour le Web. Soyez clair sur ce que cela vous coûte, car la véritable force de la liaison réside dans les graphiques de données (texte, barre de données, jeu d'icônes et couleur par valeur appliqués par forme) et une forme qui restitue ses propres nombres sous forme de barre ou de feu de signalisation est quelque chose qu'un outil orienté flux ne remplace pas. Si vous avez besoin du flux plutôt que de l'instrumentation, QueryChart adopte l'approche opposée : les lignes sont le graphique, donc modifier les données revient à modifier le diagramme, dans n'importe quel navigateur moderne, et les connexions sont une colonne de numéros de lignes plutôt que quelque chose que vous dessinez. L'exemple de risque de désabonnement sur cette page est /fr/templates/modele-d-organigramme-base-sur-les-donnees-examen-des-risques-de-desabonnement-des-clients, et il est modifiable sur place.