Sådan importerer du Excel-data i Visio

Sådan fungerer det

1. Start i Visios skrivebordsprogram

   Datakobling har ingen modsvarighed på nettet — »Datakobling er kun tilgængelig gennem Visios skrivebordsprogram, men i Visio for the web kan du se datakoblede diagrammer.« Blandt abonnementerne følger skrivebordsprogrammet med Visio Plan 2, og rækkerne om kobling og data graphics i Microsofts sammenligning er Plan 2-rækker. Der findes ikke noget Visio-skrivebordsprogram til macOS, så en Mac er en fremviser her. Microsofts dokumentation er i strid med sig selv om, hvorvidt den tidsubegrænsede Visio Standard viser fanen Data, så bekræft det på den maskine, du sidder ved, frem for på et datablad.

2. Forbered projektmappen omkring én entydig kolonne

   Microsofts forberedelsesregel er hele sagen: »For at importen går glat, sørg for, at én kolonne i dine data indeholder entydige værdier for hver række, og at værdierne svarer til teksten på figurerne.« Så flad arket ud til én overskriftsrække og én post pr. række, ingen flettede celler og ingen tomme adskillelser, og tilføj eller udpeg en kolonne med stabile identifikatorer — et kontonummer, et trin-id, et medarbejdernummer. Alt, du agter at binde til eksisterende figurer, skal svare til teksten på de figurer.

3. Importér fra fanen Data

   På fanen Data er Quick Import den hurtige vej til Excel: vælg projektmappen, vælg derefter arket. Custom Import åbner Data Selector-guiden, hvis dokumenterede kilder er en Microsoft Excel-projektmappe, en Microsoft Access-database, en Microsoft Windows SharePoint Services-liste, en Microsoft SQL Server-database, en anden OLEDB- eller ODBC-datakilde eller en tidligere oprettet forbindelse. Microsofts egne sider beskriver den omgivende gruppe på båndet på tre forskellige måder, så gå til fanen Data og læs, hvad der står på den, frem for at jagte en lovet knapbetegnelse.

4. Vælg den identifikator en opdatering skal matche på

   Guiden har en side, der hedder »Configure Refresh Unique Identifier«, og det er det trin, folk klikker forbi. Den kolonne, du udpeger der, er, hvordan Visio senere finder ud af, hvilken række der hører til hvilken figur, så et forkert eller ikke-entydigt valg er ikke en kosmetisk fejl — det gør opdatering upålidelig fra starten, og det bliver afgjort her frem for rettet senere. Vælg en værdi, der ikke bliver redigeret: et kontonummer frem for et kontonavn, et trin-id frem for en trinbeskrivelse. Hvad der sker, når en opdatering ikke kan matche en række, er emnet på /da/guides/opdater-visio-flowchart-fra-excel.

5. Læg rækkerne på siden, eller bind dem til figurer der allerede findes

   To retninger. For at danne figurer ud fra data: »Træk en række eller et sæt rækker fra vinduet External Data ud på et tomt sted i din tegning« — »Der vises én forekomst af den figur, du klikker på, for hver række du trækker ud på tegningen.« For at knytte data til figurer, du allerede har tegnet, markerer du dem og bruger Link to Selected Shapes i rækkens højreklikmenu, eller kører guiden Automatically Link for at matche rækker til figurer i bulk. Forholdet er asymmetrisk: én række kan forsyne mange figurer, men hver figur kobles kun til én række.

6. Læg data graphics på, og tegn så selv forbindelserne

   Med figurerne koblet går du til fanen Data, gruppen Display Data, og åbner galleriet Data Graphics. Rullelisten »Displayed as« tilbyder præcis fire slags — Text, Data Bar, Icon Set og Color by Value — og No Data Graphic fjerner en igen. Forbind derefter diagrammet i hånden: hold markøren over den første figur og vælg den lille pil, der peger mod den figur, du vil nå, eller skift til værktøjet Connector på fanen Home (Ctrl+3) og træk mellem figurerne, og vend tilbage til Pointer Tool med Ctrl+1 eller Esc.

Ofte stillede spørgsmål

Er Link Data to Shapes det samme som Data Visualizer?

Nej, og at blande dem sammen er den sædvanlige grund til, at en import skuffer. Data Visualizer er et sæt Visio-skabeloner til skrivebordet, der danner et flowchart ud fra en Excel-tabel — figurer, forbindelser, navne på forgreninger og swimlanes — og det synkroniserer i begge retninger med Refresh Diagram og Update Source Data på fanen Data Tools Design. Link Data to Shapes arbejder på fanen Data, knytter rækker til figurer, tegner ingen forbindelser og flytter data i kun én retning, fra kilde til tegning. Microsoft dokumenterer begge som Plan 2 blandt abonnementerne. Se /da/guides/saadan-bruger-du-visio-data-visualizer for den anden.

Danner en import af Excel-data i Visio figurerne automatisk?

Det kan den, hvilket modsiger meget af det, der bliver skrevet om den. Microsofts egen anvisning er at »Træk en række eller et sæt rækker fra vinduet External Data ud på et tomt sted i din tegning«, og »Der vises én forekomst af den figur, du klikker på, for hver række du trækker ud på tegningen« — så den figur, du har markeret i stencilen, bliver stemplet én gang pr. række. Hvad der aldrig bliver dannet, er en forbindelse. Du får et felt af figurer, der bærer data, placeret hvor du slap dem, og forløbet mellem dem er stadig et tegnearbejde. At binde data til figurer, du allerede har placeret, er den anden retning, via Link to Selected Shapes eller guiden Automatically Link.

Kan jeg redigere Excel-filen inde fra Visio efter en kobling?

Ikke med koblede data. Microsoft skriver det to gange og fladt: »Du kan ikke opdatere den datakilde, et Visio-diagram er koblet til, ved at foretage ændringer i Visio-diagrammet«, og »Du kan ikke opdatere din datakilde ved at ændre dataene i din tegning.« Projektmappen er hovedudgaven; tegningen læser fra den. Den ene undtagelse i Visio er et Data Visualizer-diagram, som faktisk skriver tilbage gennem Update Source Data — og der er forbeholdet, at formler ikke overlever det, for når du vælger Overwrite, »omdanner Visio formlen til formlens resultat«. Opdateringsopførslen i begge mekanismer er dækket på /da/guides/opdater-visio-flowchart-fra-excel.

Hvad hvis mit team arbejder i en browser eller på en Mac?

Så er datakobling stort set lukket for jer: der findes ikke noget Visio-skrivebordsprogram til macOS og intet planlagt til Microsoft 365, kobling er kun til skrivebordet, og et datakoblet diagram kan ses men ikke redigeres i Visio for the web. Vær klar over, hvad det koster jer, for koblingens reelle styrke er data graphics — Text, Data Bar, Icon Set og Color by Value lagt på pr. figur — og en figur, der gengiver sine egne tal som en bjælke eller et trafiklys, er noget, et forløbsorienteret værktøj ikke erstatter. Er det forløbet frem for instrumenteringen, I har brug for, tager QueryChart den modsatte vej: rækkerne er diagrammet, så at redigere dataene er at redigere diagrammet, i enhver moderne browser, og forbindelserne er en kolonne af rækkenumre frem for noget, du tegner. Eksemplet med churn-risiko på denne side er /da/templates/datadrevet-flowchart, og det kan redigeres på stedet.