Sådan importerer du Excel-data i Visio

Kort fortalt

• Import bor på fanen Data: Quick Import til Excel, Custom Import til Data Selector-guidens seks dokumenterede kilder.
• De importerede rækker ligger i vinduet External Data, som holder »et snapshot af dine kildedata på importtidspunktet«.
• At trække rækker ud på tomt lærred danner én figur pr. række, og ingen forbindelser, nogensinde.
• Én række kan kobles til mange figurer, men hver figur kobles kun til én række.
• Plan 2 blandt abonnementerne, og kun til skrivebordet: Visio for the web kan se et datakoblet diagram, men ikke redigere det.

To funktioner læser Excel, og kun den ene tegner et diagram

I Visio sker import af Excel-data på fanen Data, og funktionen hedder kobling: du peger Visio på en projektmappe, rækkerne ankommer i et panel, der kaldes vinduet External Data, og derefter binder du de rækker til figurer på siden. Microsoft har to indgange der: Quick Import, den hurtige vej til Excel, som kun beder dig vælge en projektmappe og et ark, og Custom Import, som åbner Data Selector-guiden til alt andet. Guidens dokumenterede kildeliste er præcis seks punkter: en Microsoft Excel-projektmappe, en Microsoft Access-database, en Microsoft Windows SharePoint Services-liste, en Microsoft SQL Server-database, en anden OLEDB- eller ODBC-datakilde eller en tidligere oprettet forbindelse. Hvad intet af det gør, er at tegne en enkelt pil.

Den sidste sætning er grunden til, at folk bliver færdige med en import og konkluderer, at importen fejlede. To forskellige Visio-funktioner læser Excel, og de gør modsatte ting. Data Visualizer danner et helt flowchart (figurer, forbindelser, navne på forgreninger, swimlanes) ud fra en tabel, der bærer en kolonne til næste trin, og den er dækket på /da/guides/saadan-bruger-du-visio-data-visualizer. Link Data to Shapes gør noget smallere og, til meget arbejde, mere nyttigt: det får hver figur til at bære en række rigtige data, som figuren derefter kan vise som tekst, en bjælke, et ikon eller en farve. Layoutet og forløbet er stadig dine at tegne. Forventede du, at et diagram blev frembragt ud fra din tabel, var det den anden funktion, du ville have.

Begge halvdele af licenshistorien er værd at kende, før du begynder. Blandt abonnementsniveauerne er det at koble figurer til eksterne data en Visio Plan 2-funktion: Microsofts sammenligning placerer rækken »Link diagram shapes to data from multiple sources, including Excel, SharePoint lists, and SQL Server« på Plan 2 sammen med data graphics, og Plan 2's listepris på skrivetidspunktet er 15,00 US$ pr. bruger pr. måned ved årlig betaling. Det er også kun til skrivebordet: »Datakobling er kun tilgængelig gennem Visios skrivebordsprogram, men i Visio for the web kan du se datakoblede diagrammer.« Om den tidsubegrænsede udgave Visio Standard overhovedet har fanen Data, er reelt uklart: Microsofts egen oversigt siger Professional, mens Applies-To-bannerne på artiklerne om kobling nævner Standard, så planlæg ikke en udrulning ud fra nogen af de to svar.

En rettelse, mens vi er her, for det er det, der oftest bliver sagt forkert om denne funktion: kobling kan danne figurer. Microsofts anvisning er at »Træk en række eller et sæt rækker fra vinduet External Data ud på et tomt sted i din tegning«, og »Der vises én forekomst af den figur, du klikker på, for hver række du trækker ud på tegningen.« Seksten rækker kan blive seksten figurer i én bevægelse; du skal stadig selv forbinde dem. Gør først den forberedelse, Microsoft beder om: »sørg for, at én kolonne i dine data indeholder entydige værdier for hver række, og at værdierne svarer til teksten på figurerne«, for ellers er den første opdatering der, hvor du opdager forsømmelsen.

De figurer en import giver dig, og det forløb den ikke gør

En vurdering af churn-risiko samlet én regnearkskolonne ad gangen, med start i figurer med data og intet, der binder dem sammen, hvilket er præcis der, en Visio-import holder op.

1. Figurer der bærer data, og intet der binder dem sammen

   Det er den tilstand, en lykket import med Link Data to Shapes efterlader dig i: figurer på siden, hver bundet til en række (»Opdater datasættet for churn-risiko«, scoringstrinnet og en beslutningsrombe), uden en enkelt pil imellem sig. Intet er gået galt; forbindelser er simpelt hen ikke en del af, hvad funktionen gør.

2. Kolonnen med næste trin tegner pilene

   At udfylde hvilken række hvert trin fører til er det, der gør et felt af figurer til en proces. »Behold kunden på overvågningslisten« peger tilbage på scoringstrinnet, så løkken dukker op, og »Udsend risikokøen med de bagvedliggende drivere« fører forløbet ud af fasen Signal. I Visio har den kolonne ingen modsvarighed: den er den tegning i hånden, du fortsat ville stå med.

3. Navngivne forgreninger, så en rombe kan læses

   »Er hoveddriveren kommerciel eller produktrelateret?« deler sig mod »Forbered fornyelsen og prispositionen« og »Bekræft den blokerede funktion i brugsdata«, og hver udgang siger nu, hvilket tilfælde den bærer. En beslutning med to unavngivne udgange er det mest almindeligt ulæselige i et procesdiagram, uanset hvad der tegnede det.

4. Ejere, og den løkke ingen husker at tegne

   Banekolonnerne placerer hvert trin hos det team, der udfører det, så overleveringerne fra data og analyse til customer success til den kundeansvarlige bliver synlige frem for underforståede. Hele diagrammet blotlægger også eskaleringsvejen: »Kan kunden reddes inden fornyelsen?« sender et andet forsøg tilbage til »Kontakt kunden og aftal en handlingsplan« i stedet for stilfærdigt at slutte.

Sådan fungerer det

1. Start i Visios skrivebordsprogram

   Datakobling har ingen modsvarighed på nettet: »Datakobling er kun tilgængelig gennem Visios skrivebordsprogram, men i Visio for the web kan du se datakoblede diagrammer.« Blandt abonnementerne følger skrivebordsprogrammet med Visio Plan 2, og rækkerne om kobling og data graphics i Microsofts sammenligning er Plan 2-rækker. Der findes ikke noget Visio-skrivebordsprogram til macOS, så en Mac er en fremviser her. Microsofts dokumentation er i strid med sig selv om, hvorvidt den tidsubegrænsede Visio Standard viser fanen Data, så bekræft det på den maskine, du sidder ved, frem for på et datablad.

2. Forbered projektmappen omkring én entydig kolonne

   Microsofts forberedelsesregel er hele sagen: »For at importen går glat, sørg for, at én kolonne i dine data indeholder entydige værdier for hver række, og at værdierne svarer til teksten på figurerne.« Så flad arket ud til én overskriftsrække og én post pr. række, ingen flettede celler og ingen tomme adskillelser, og tilføj eller udpeg en kolonne med stabile identifikatorer: et kontonummer, et trin-id, et medarbejdernummer. Alt, du agter at binde til eksisterende figurer, skal svare til teksten på de figurer.

3. Importér fra fanen Data

   På fanen Data er Quick Import den hurtige vej til Excel: vælg projektmappen, vælg derefter arket. Custom Import åbner Data Selector-guiden, hvis dokumenterede kilder er en Microsoft Excel-projektmappe, en Microsoft Access-database, en Microsoft Windows SharePoint Services-liste, en Microsoft SQL Server-database, en anden OLEDB- eller ODBC-datakilde eller en tidligere oprettet forbindelse. Microsofts egne sider beskriver den omgivende gruppe på båndet på tre forskellige måder, så gå til fanen Data og læs, hvad der står på den, frem for at jagte en lovet knapbetegnelse.

4. Vælg den identifikator en opdatering skal matche på

   Guiden har en side, der hedder »Configure Refresh Unique Identifier«, og det er det trin, folk klikker forbi. Den kolonne, du udpeger der, er, hvordan Visio senere finder ud af, hvilken række der hører til hvilken figur, så et forkert eller ikke-entydigt valg er ikke en kosmetisk fejl: det gør opdatering upålidelig fra starten, og det bliver afgjort her frem for rettet senere. Vælg en værdi, der ikke bliver redigeret: et kontonummer frem for et kontonavn, et trin-id frem for en trinbeskrivelse. Hvad der sker, når en opdatering ikke kan matche en række, er emnet på /da/guides/opdater-visio-flowchart-fra-excel.

5. Læg rækkerne på siden, eller bind dem til figurer der allerede findes

   To retninger. For at danne figurer ud fra data: »Træk en række eller et sæt rækker fra vinduet External Data ud på et tomt sted i din tegning«: »Der vises én forekomst af den figur, du klikker på, for hver række du trækker ud på tegningen.« For at knytte data til figurer, du allerede har tegnet, markerer du dem og bruger Link to Selected Shapes i rækkens højreklikmenu, eller kører guiden Automatically Link for at matche rækker til figurer i bulk. Forholdet er asymmetrisk: én række kan forsyne mange figurer, men hver figur kobles kun til én række.

6. Læg data graphics på, og tegn så selv forbindelserne

   Med figurerne koblet går du til fanen Data, gruppen Display Data, og åbner galleriet Data Graphics. Rullelisten »Displayed as« tilbyder præcis fire slags (Text, Data Bar, Icon Set og Color by Value), og No Data Graphic fjerner en igen. Forbind derefter diagrammet i hånden: hold markøren over den første figur og vælg den lille pil, der peger mod den figur, du vil nå, eller skift til værktøjet Connector på fanen Home (Ctrl+3) og træk mellem figurerne, og vend tilbage til Pointer Tool med Ctrl+1 eller Esc.

Faldgruber du skal undgå

• At vente på at forbindelserne dukker op

  Fyrre figurer lander på siden, hver med sin række, og intet binder dem sammen. Det er den dokumenterede opførsel og ikke en fejlet import: Link Data to Shapes knytter data til figurer, det bygger ikke et forløb. Ville du have diagrammet dannet ud fra en tabel, er det Data Visualizer med dens kolonner til næste trin og navne på forgreninger, en Plan 2-skabelon til skrivebordet, beskrevet på /da/guides/saadan-bruger-du-visio-data-visualizer.

• Ingen kolonne med entydige værdier

  Uden en stabil, entydig nøgle valgt på »Configure Refresh Unique Identifier« kan Visio ikke afgøre, hvilken række der hører til hvilken figur ved næste opdatering, og du ender med at dømme i panelet »Refresh Conflicts« række for række. Ret det i Excel før importen og ikke bagefter, og binder du til figurer, der allerede findes, skal nøgleværdierne også svare til teksten på de figurer.

• At behandle vinduet External Data som en levende visning af projektmappen

  Det er det ikke. »De data, der vises i vinduet External Data, er et snapshot af dine kildedata på importtidspunktet.« At nogen redigerer projektmappen ændrer intet i tegningen, før du kører Data > Refresh Data eller Refresh All. Skal tallene være aktuelle, sætter du et interval i dialogen Configure Refresh: »markér afkrydsningsfeltet Refresh every, og klik derefter på pilene for at vælge et interval«.

• Én import gør stilfærdigt filen uredigerbar for halvdelen af teamet

  Microsoft nævner diagrammer, der er forbundet til Excel, Access, SharePoint-lister, SQL Server eller andre OLEDB- og ODBC-kilder, blandt det, Visio for the web ikke kan redigere. Kolleger på Visio Plan 1, som kun er web og Teams og ikke indeholder skrivebordsprogrammet, kan se og kommentere diagrammet bagefter, men ikke ændre det. Beslut, hvem der har brug for at redigere, før du kobler, for det er koblingen, der flytter filen uden for deres rækkevidde.

Tilføj de forbindelser en import udelader

Åbn vurderingen af churn-risiko som dit eget diagram for at se de kolonner, der bærer forbindelserne, og indsæt derefter dine egne rækker hen over dem.

Tilføj de forbindelser en import udelader

Relaterede guides

• Sådan opdaterer du et Visio-flowchart fra Excel
• Visio Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet er udfaset
• Migrering fra Visio Data Visualizer

Ofte stillede spørgsmål

Er Link Data to Shapes det samme som Data Visualizer?

Nej, og at blande dem sammen er den sædvanlige grund til, at en import skuffer. Data Visualizer er et sæt Visio-skabeloner til skrivebordet, der danner et flowchart ud fra en Excel-tabel (figurer, forbindelser, navne på forgreninger og swimlanes), og det synkroniserer i begge retninger med Refresh Diagram og Update Source Data på fanen Data Tools Design. Link Data to Shapes arbejder på fanen Data, knytter rækker til figurer, tegner ingen forbindelser og flytter data i kun én retning, fra kilde til tegning. Microsoft dokumenterer begge som Plan 2 blandt abonnementerne. Se /da/guides/saadan-bruger-du-visio-data-visualizer for den anden.

Danner en import af Excel-data i Visio figurerne automatisk?

Det kan den, hvilket modsiger meget af det, der bliver skrevet om den. Microsofts egen anvisning er at »Træk en række eller et sæt rækker fra vinduet External Data ud på et tomt sted i din tegning«, og »Der vises én forekomst af den figur, du klikker på, for hver række du trækker ud på tegningen«: så den figur, du har markeret i stencilen, bliver stemplet én gang pr. række. Hvad der aldrig bliver dannet, er en forbindelse. Du får et felt af figurer, der bærer data, placeret hvor du slap dem, og forløbet mellem dem er stadig et tegnearbejde. At binde data til figurer, du allerede har placeret, er den anden retning, via Link to Selected Shapes eller guiden Automatically Link.

Kan jeg redigere Excel-filen inde fra Visio efter en kobling?

Ikke med koblede data. Microsoft skriver det to gange og fladt: »Du kan ikke opdatere den datakilde, et Visio-diagram er koblet til, ved at foretage ændringer i Visio-diagrammet«, og »Du kan ikke opdatere din datakilde ved at ændre dataene i din tegning.« Projektmappen er hovedudgaven; tegningen læser fra den. Den ene undtagelse i Visio er et Data Visualizer-diagram, som faktisk skriver tilbage gennem Update Source Data, og der er forbeholdet, at formler ikke overlever det, for når du vælger Overwrite, »omdanner Visio formlen til formlens resultat«. Opdateringsopførslen i begge mekanismer er dækket på /da/guides/opdater-visio-flowchart-fra-excel.

Hvad hvis mit team arbejder i en browser eller på en Mac?

Så er datakobling stort set lukket for jer: der findes ikke noget Visio-skrivebordsprogram til macOS og intet planlagt til Microsoft 365, kobling er kun til skrivebordet, og et datakoblet diagram kan ses men ikke redigeres i Visio for the web. Vær klar over, hvad det koster jer, for koblingens reelle styrke er data graphics (Text, Data Bar, Icon Set og Color by Value lagt på pr. figur), og en figur, der gengiver sine egne tal som en bjælke eller et trafiklys, er noget, et forløbsorienteret værktøj ikke erstatter. Er det forløbet frem for instrumenteringen, I har brug for, tager QueryChart den modsatte vej: rækkerne er diagrammet, så at redigere dataene er at redigere diagrammet, i enhver moderne browser, og forbindelserne er en kolonne af rækkenumre frem for noget, du tegner. Eksemplet med churn-risiko på denne side er /da/templates/datadrevet-flowchart, og det kan redigeres på stedet.