如何把 Excel 資料匯入 Visio
把 Excel 資料匯入 Visio，講的是 Link Data to Shapes，而不是 Data Visualizer：它把列綁到形狀上，可以一列一個形狀地建立，卻完全不畫連接線。Data 索引標籤的做法、唯一鍵規則與授權限制。
把 Excel 資料匯入 Visio，是用 Data 索引標籤上的 Link Data to Shapes 做的：它把每一列綁到一個形狀上，也可以按你拖進來的列數一列一個地建立形狀，但它從不畫它們之間的連接線。
簡而言之
- 匯入住在 Data 索引標籤上：Excel 用 Quick Import，其餘用 Custom Import 開 Data Selector 精靈那六個有記載的來源。
- 匯入的列坐在 External Data 視窗裡，它裝的是「你的來源資料在匯入當時的一個快照」。
- 把列拖到空白畫布上會一列建立一個形狀——而永遠不會有連接線。
- 一列可以連結到多個形狀，但每個形狀只連結到一列。
- 在各訂閱之中屬 Plan 2，而且只限桌面版：Visio 網頁版可以查看一張已連結資料的圖表，但不能編輯它。
兩個功能都讀 Excel，而只有其中一個會畫圖
在 Visio 裡，匯入 Excel 資料發生在 Data 索引標籤上，而這個功能叫作連結：你把 Visio 指向一個工作簿，那些列就會到達一個叫 External Data 的視窗，然後你把那些列附到頁面上的形狀上。Microsoft 在那裡開了兩個入口——Quick Import，Excel 的快速途徑，只會問你揀哪個工作簿與哪個工作表；以及 Custom Import，它為其餘一切打開 Data Selector 精靈。這個精靈有記載的來源清單剛好六項：一個 Microsoft Excel 工作簿、一個 Microsoft Access 資料庫、一個 Microsoft Windows SharePoint Services 清單、一個 Microsoft SQL Server 資料庫、另一個 OLEDB 或 ODBC 資料來源，或者一個此前建立的連線。而這一切都不會畫出一支箭嘴。
最後那一句，正是人們做完匯入之後認定匯入失敗了的原因。Visio 有兩個不同的功能會讀 Excel，而它們做的是相反的工作。Data Visualizer 由一張帶下一步欄的表生成一整張流程圖——形狀、連接線、分支標籤、泳道——它在 /yue/guides/如何使用visio-data-visualizer 裡講。Link Data to Shapes 做的事較窄，而對很多工作來說更有用：它令每個形狀承載一列真實資料，形狀之後可以把它顯示成文字、一條長條、一個圖示或一種顏色。版面與流程仍然由你自己畫。如果你原本期待由你的表產出一張圖，那你要的是另一個功能。
授權這件事的兩半都值得在動手之前知道。在各訂閱層級之中，把形狀連結到外部資料是 Visio Plan 2 的能力——Microsoft 的比較表把「把圖表形狀連結到來自多個來源的資料，包括 Excel、SharePoint 清單與 SQL Server」這一列放在 Plan 2 上，連同資料形狀一起，而 Plan 2 撰稿時的標價是每用戶每月 15.00 美元、按年付費。它同時也只限桌面版：「資料連結只透過 Visio 桌面版應用提供，但在 Visio 網頁版裡你可以查看已連結資料的圖表。」至於買斷制的 Visio Standard 版本究竟有沒有 Data 索引標籤，實在不清楚——Microsoft 自己的概覽說 Professional，而連結那幾篇文章上的適用範圍橫幅卻列出 Standard——所以不要圍繞任何一個答案來規劃推行。
順帶更正一點，因為這是關於這個功能最常被說錯的事：連結是可以建立形狀的。Microsoft 的指示是「把一列或一組列由 External Data 視窗拖到繪圖中的空白位置」，而且「你按下的那個形狀，會按你拖到繪圖上的每一列各出現一個」。十六列可以在一個動作裡變成十六個形狀；你仍然要自己把它們連起來。先做 Microsoft 要求的準備工夫——「為令匯入過程順利，請確保你資料中有一欄對每一列都是唯一值，而且那些值與形狀上的文字相符」——否則第一次重新整理就是你發現自己漏掉了它的時候。
匯入給你的那些形狀，以及它不給你的那條流程
一條流失風險檢視流程，一欄試算表一欄地搭起來——由帶著資料卻沒有任何東西相連的形狀開始，而那正是 Visio 匯入完結的地方。
帶著資料的形狀，沒有東西把它們接起來
這就是一次成功的 Link Data to Shapes 匯入留給你的狀態：形狀在頁面上，每個都綁著一列——「更新流失風險數據集」、評分那一步，以及一個決策菱形——而它們之間一支箭嘴都沒有。沒有任何東西出錯；連接線本來就不屬於這個功能會做的事。
下一步那一欄畫出箭嘴
填上每個步驟通向哪一列，才把一片形狀變成一條流程。「把帳戶留在觀察名單」指回評分那一步，於是迴路出現，而「發布高風險隊列及其風險因素」把流程帶出訊號階段。在 Visio 裡這一欄沒有對應物——它就是你仍然要人手畫的那部分。
帶標籤的分支，令一個菱形讀得懂
「主要因素屬商務還是產品？」朝「準備續約與價格立場」和「在使用數據中確認受阻的功能」分開，而每條出口現在都說明自己對應哪一種情況。一個有兩條無標籤出口的決策，是流程圖裡最常見的讀不懂的東西，不論由哪個工具畫出來。
負責人，以及沒有人記得畫的那個迴路
泳道欄把每個步驟放到執行它的團隊那裡，於是由數據與分析交到客戶成功、再交到客戶經理的那些交接變得看得見，而不是靠意會。完整的圖表還會露出升級途徑：「帳戶在續約之前是否仍可挽回？」會把第二次嘗試送回「聯絡客戶並議定行動計劃」，而不是靜靜地結束。
運作方式
由 Visio 桌面版應用開始
資料連結沒有網頁版的等效做法——「資料連結只透過 Visio 桌面版應用提供，但在 Visio 網頁版裡你可以查看已連結資料的圖表。」在各訂閱之中，桌面版應用隨 Visio Plan 2 而來，而 Microsoft 比較表上連結與資料形狀那幾列都是 Plan 2 的。Microsoft 沒有面向 macOS 的 Visio 桌面版應用，所以 Mac 在這裡是一部檢視器。Microsoft 的文件對買斷制 Visio Standard 有沒有 Data 索引標籤說法互相矛盾，所以請在你面前那部電腦上確認，而不是在規格表上確認。
圍繞一欄唯一值準備工作簿
Microsoft 的準備規則就是全部關鍵：「為令匯入過程順利，請確保你資料中有一欄對每一列都是唯一值，而且那些值與形狀上的文字相符。」所以把工作表攤平成一行標題、一列一筆紀錄，不要合併儲存格，不要空白分隔列，並加上或指定一欄穩定的識別值——一個帳戶編號、一個步驟 ID、一個員工編號。凡是你打算綁到現有形狀上的東西，都必須與那些形狀上的文字相符。
由 Data 索引標籤匯入
在 Data 索引標籤上，Quick Import 是 Excel 的快速途徑：揀工作簿，然後揀工作表。Custom Import 會打開 Data Selector 精靈，它有記載的來源是一個 Microsoft Excel 工作簿、一個 Microsoft Access 資料庫、一個 Microsoft Windows SharePoint Services 清單、一個 Microsoft SQL Server 資料庫、另一個 OLEDB 或 ODBC 資料來源，或者一個此前建立的連線。Microsoft 自己那幾頁對周邊那個功能區群組有三種不同說法，所以請直接去到 Data 索引標籤讀上面有甚麼，而不是去找一個被承諾過的按鈕名稱。
揀好重新整理時用來比對的那個識別值
精靈有一頁叫「Configure Refresh Unique Identifier」，而它正是人們一路按過去的那一步。你在那裡指定的那一欄，就是 Visio 日後用來判斷哪一列屬於哪一個形狀的依據，所以揀錯或揀了不唯一的一欄並不是外觀上的小事——它令重新整理由一開始就不可靠，而且是在這裡定下、不是日後修得好的。揀一個不會被人改動的值：帳戶編號而不是帳戶名稱，步驟 ID 而不是步驟描述。重新整理比對不到一列時會怎樣，是 /yue/guides/用excel更新visio流程圖 的題目。
把列放上頁面，或者綁到已經在那裡的形狀上
兩個方向。要由資料建立形狀，「把一列或一組列由 External Data 視窗拖到繪圖中的空白位置」——「你按下的那個形狀，會按你拖到繪圖上的每一列各出現一個」。要把資料附到你已經畫好的形狀上，選中它們並用該列右鍵選單裡的 Link to Selected Shapes，或者執行 Automatically Link 精靈來大批比對列與形狀。基數關係是不對稱的：一列可以餵多個形狀，但每個形狀只連結到一列。
套用資料形狀，然後自己畫連接線
形狀連結好之後，去 Data 索引標籤的 Display Data 群組，打開 Data Graphics 圖庫。「Displayed as」下拉選單剛好提供四種——Text、Data Bar、Icon Set 和 Color by Value——而 No Data Graphic 會把它移除。然後人手接駁圖表：把指針停在第一個形狀上，點選指向你要到達的那個形狀的小箭嘴，或者切到 Home 索引標籤上的連接線工具（Ctrl+3）並由一個形狀拖到另一個，再用 Ctrl+1 或 Esc 回到指針工具。
應避免的錯誤
等連接線出現
四十個形狀落到頁面上，每個都帶著自己那一列，而沒有東西把它們接起來。這是有記載的行為，不是一次失敗的匯入：Link Data to Shapes 附加資料，它不建立流程。如果你想要的是由一張表生成的圖表，那是 Data Visualizer 連同它的下一步欄與連接線標籤欄——一個 Plan 2 的桌面版範本，在 /yue/guides/如何使用visio-data-visualizer 裡講。
沒有一欄唯一值
如果沒有在「Configure Refresh Unique Identifier」揀好一個穩定的唯一鍵，Visio 在下次重新整理時分不出哪一列屬於哪一個形狀，你最後要在「Refresh Conflicts」窗格裡逐列裁決。請在 Excel 裡、在匯入之前修好它，而不是之後——而且如果你是綁到已經存在的形狀上，那些鍵值還必須與那些形狀上的文字相符。
把 External Data 視窗當成工作簿的即時檢視
它不是。「出現在 External Data 視窗裡的資料，是你的來源資料在匯入當時的一個快照。」有人編輯工作簿，在你執行 Data > Refresh Data 或 Refresh All 之前，繪圖裡甚麼都不會改變。如果那些數字必須是最新的，就在 Configure Refresh 對話方塊裡設一個間隔——「勾選 Refresh every 核取方塊，然後按箭嘴揀一個間隔」。
一次匯入靜靜地令半隊人無法編輯這個檔案
Microsoft 把連接到 Excel、Access、SharePoint 清單、SQL Server 或其他 OLEDB 與 ODBC 來源的圖表，列在 Visio 網頁版無法編輯的東西之中。用 Visio Plan 1 的同事——它只限網頁與 Teams，不含桌面版應用——之後可以查看與評論這張圖表，但不能改動它。在連結之前先決定誰需要編輯，因為連結正是把檔案移出他們可及範圍的那一步。
補上匯入漏掉的那些連接線
把流失風險檢視作為您自己的圖表打開，看看承載連接的是哪幾欄，然後把您自己的列貼上去。
相關指南
常見問題
Link Data to Shapes 與 Data Visualizer 是同一回事嗎？
不是，而把兩者混淆正是一次匯入令人失望的常見原因。Data Visualizer 是一組 Visio 桌面版範本，由一張 Excel 表生成流程圖——形狀、連接線、分支標籤與泳道——而且雙向同步，靠的是 Data Tools Design 索引標籤上的 Refresh Diagram 與 Update Source Data。Link Data to Shapes 在 Data 索引標籤上運作，把列附到形狀上，不畫連接線，而且資料只朝一個方向流動，由來源到繪圖。Microsoft 把兩者在訂閱之中都記載為 Plan 2。另一個見 /yue/guides/如何使用visio-data-visualizer 。
把 Excel 資料匯入 Visio 會自動建立形狀嗎？
可以，而這與坊間很多說法相反。Microsoft 自己的指示是「把一列或一組列由 External Data 視窗拖到繪圖中的空白位置」，而且「你按下的那個形狀，會按你拖到繪圖上的每一列各出現一個」——所以你在形狀庫裡選中的那個形狀，會一列蓋一次。從來不會被建立的是連接線。你得到的是一片帶著資料、擺在你放下位置的形狀，而它們之間的流程仍然是一項繪圖工作。把資料綁到你已經擺好的形狀上是另一個方向，經 Link to Selected Shapes 或 Automatically Link 精靈。
連結之後，我可以在 Visio 裡面編輯那個 Excel 檔案嗎？
連結資料不可以。Microsoft 說了兩次而且說得很平：「你無法透過在 Visio 圖表中作出改動，來更新 Visio 圖表所連結的資料來源」，以及「你無法透過改動繪圖中的資料來重新整理你的資料來源」。工作簿是正本；繪圖由它讀取。Visio 裡唯一的例外是 Data Visualizer 圖表，它確實會透過 Update Source Data 寫回——而在那裡要小心的是公式撐不過去，因為當你揀了 Overwrite 之後，「Visio 會把公式轉換為公式結果」。兩套機制的重新整理行為在 /yue/guides/用excel更新visio流程圖 裡講。
如果我的團隊在瀏覽器裡做事，或者用 Mac，怎麼辦？
那麼資料連結對你基本上是關上的：Microsoft 沒有面向 macOS 的 Visio 桌面版應用，並且表示 Microsoft 365 也沒有這樣的計劃；連結只限桌面版；而一張連接資料的圖表在 Visio 網頁版裡可以查看但不能編輯。要清楚這樣的代價，因為連結真正的強項是資料形狀——逐個形狀套用的 Text、Data Bar、Icon Set 與 Color by Value——而一個會把自己的數字畫成長條或交通燈的形狀，是流程導向的工具替代不了的。如果你需要的是流程而不是那套儀表，QueryChart 走的是相反的做法：列就是圖表，所以編輯資料就是編輯圖表，在任何現代瀏覽器裡都可以，而連接是一欄列號，不是你要畫出來的東西。這一頁上的流失風險示例就是 /yue/templates/資料驅動流程圖 ，而且可以就地編輯。