كيف تستورد بيانات Excel إلى Visio
استيراد بيانات Excel إلى Visio يعني Link Data to Shapes لا Data Visualizer: فهو يربط الصفوف بالأشكال، ويستطيع إنشاء شكل لكل صف، ولا يرسم وصلات إطلاقاً. إجراء تبويب Data، وقاعدة المفتاح الفريد، وقيود الترخيص.
يُنجز استيراد بيانات Excel إلى Visio بأمر Link Data to Shapes على تبويب Data: فهو يربط كل صف بشكل، ويستطيع إنشاء شكل لكل صف تسحبه إلى الداخل، لكنه لا يرسم الوصلات بينها أبداً.
باختصار
- الاستيراد يقيم على تبويب Data: أمر Quick Import لـ Excel، وأمر Custom Import لمصادر معالج Data Selector الستة الموثّقة.
- الصفوف المستوردة تجلس في نافذة External Data، التي تحمل «لقطة من بيانات المصدر كما كانت لحظة الاستيراد».
- سحب الصفوف إلى لوحة فارغة ينشئ شكلاً لكل صف، وبلا وصلات، إطلاقاً.
- الصف الواحد يمكن أن يرتبط بأشكال كثيرة، لكن كل شكل يرتبط بصف واحد فقط.
- Plan 2 بين الاشتراكات، ولسطح المكتب وحده: فـ Visio for the web يستطيع عرض رسم مرتبط بالبيانات لا تحريره.
ميزتان تقرآن Excel، وواحدة منهما فقط ترسم رسماً
في Visio، يحدث استيراد بيانات Excel على تبويب Data، والميزة اسمها الربط: توجّه Visio إلى مصنّف، فتصل الصفوف في لوحة تُسمّى نافذة External Data، ثم تربط تلك الصفوف بأشكال على الصفحة. وتعرض Microsoft مدخلين هناك: Quick Import، وهو المسار السريع لـ Excel، ولا يطلب منك إلا اختيار مصنّف وورقة، وCustom Import، الذي يفتح معالج Data Selector لكل ما عدا ذلك. وقائمة مصادر المعالج الموثّقة ستة بنود بالضبط: مصنّف Microsoft Excel، أو قاعدة بيانات Microsoft Access، أو قائمة Microsoft Windows SharePoint Services، أو قاعدة بيانات Microsoft SQL Server، أو مصدر بيانات OLEDB أو ODBC آخر، أو اتصال مُنشأ سابقاً. وما لا يفعله أي من ذلك هو رسم سهم واحد.
وتلك الجملة الأخيرة هي سبب أن ينهي الناس استيراداً ويستنتجوا أن الاستيراد أخفق. فميزتان مختلفتان في Visio تقرآن Excel، وهما تؤدّيان عملين متعاكسين. فـ Data Visualizer يولّد مخططاً انسيابياً كاملاً (أشكالاً ووصلات ووسوم تفرعات ومسارات) من جدول يحمل عمود خطوة تالية، ويغطيه /ar/guides/كيفية-استخدام-visio-data-visualizer. أما Link Data to Shapes فيفعل شيئاً أضيق، وأنفع في كثير من العمل: فهو يجعل كل شكل يحمل صفاً من بيانات حقيقية، يستطيع الشكل بعد ذلك أن يعرضه نصاً أو شريطاً أو أيقونة أو لوناً. ويبقى التخطيط والتدفق من عملك أنت. فإن كنت تتوقّع أن يُنتج رسمٌ من جدولك، فأنت أردت الميزة الأخرى.
ونصفا حكاية الترخيص كلاهما جديران بأن تعرفهما قبل أن تبدأ. فبين مستويات الاشتراك، ربط الأشكال ببيانات خارجية قدرةُ Visio Plan 2: إذ تضع مقارنة Microsoft صفّ «اربط أشكال الرسم ببيانات من مصادر متعددة، منها Excel وقوائم SharePoint وSQL Server» على Plan 2، إلى جانب رسومات البيانات، وسعر Plan 2 المعلن وقت كتابة هذا الدليل 15.00 دولاراً أمريكياً للمستخدم شهرياً بالدفع السنوي. وهي أيضاً لسطح المكتب وحده: «ربط البيانات متاح عبر تطبيق Visio لسطح المكتب فقط، لكن في Visio for the web يمكنك عرض الرسوم المرتبطة بالبيانات.» أما هل يعرض إصدار Visio Standard الدائم تبويب Data أصلاً فأمر غير واضح فعلاً (فنظرة Microsoft العامة نفسها تقول Professional في حين تُدرج لافتات «ينطبق على» على مقالات الربط إصدار Standard) فلا تخطّط لنشر واسع بناءً على أي من الجوابين.
وتصحيح واحد ونحن هنا، لأنه أكثر ما يُقال خطأً عن هذه الميزة: الربط يستطيع إنشاء أشكال. فإرشاد Microsoft هو أن «اسحب صفاً أو مجموعة صفوف من نافذة External Data إلى مساحة فارغة في رسمك»، و«تظهر نسخة واحدة من الشكل الذي تنقر عليه مقابل كل صف تسحبه إلى الرسم.» فستة عشر صفاً يمكن أن تصير ستة عشر شكلاً في حركة واحدة؛ ويبقى عليك أن تصلها بنفسك. وأنجز التحضير الذي تطلبه Microsoft أولاً (لكي يمضي الاستيراد سلساً، تأكّد من أن عموداً واحداً من بياناتك يحتوي قيماً فريدة لكل صف، وأن القيم تطابق النص الموجود على الأشكال) لأن أول تحديث بغير ذلك هو حيث تكتشف الإغفال.
الأشكال التي يعطيها الاستيراد، والتدفق الذي لا يعطيه
مراجعة مخاطر فقد العملاء مركَّبة عموداً تلو الآخر من جدول البيانات، بدءاً من أشكال تحمل بيانات ولا شيء يجمعها، وهو بالضبط حيث يتوقف استيراد Visio.
أشكال تحمل بيانات، ولا شيء يجمعها
هذه هي الحال التي يتركك فيها استيراد Link Data to Shapes ناجحاً: أشكال على الصفحة، كل واحد مربوط بصف («تحديث مجموعة بيانات مخاطر فقد العملاء»، وخطوة التقييم، ومعيَّن قرار)، ولا سهم واحد بينها. ولم يسر شيء خطأً؛ فالوصلات ليست جزءاً من عمل الميزة أصلاً.
عمود الخطوة التالية يرسم الأسهم
ملء الصف الذي تقود إليه كل خطوة هو ما يحوّل حقلاً من الأشكال إلى عملية. فـ «إبقاء الحساب على قائمة المراقبة» يشير عائداً إلى خطوة التقييم، فتظهر الحلقة، و«نشر قائمة الحسابات المعرّضة مع محرّكات المخاطر» يحمل التدفق خارج مرحلة الإشارة. ولا مقابل لهذا العمود في Visio، فهو الرسم اليدوي الذي كنت ستبقى تؤدّيه.
تفرعات موسومة، ليصير المعيَّن قابلاً للقراءة
«هل المحرّك الأبرز تجاري أم متعلق بالمنتج؟» ينقسم نحو «إعداد موقف التجديد والتسعير» و«تأكيد الميزة المتعطّلة في بيانات الاستخدام»، وكل مخرج يقول الآن أي حالة يحمل. والقرار بمخرجين غير موسومين هو أشيع شيء غير قابل للقراءة في رسم عملية، بأي أداة رُسم.
المسؤولون، والحلقة التي لا يتذكّر أحد أن يرسمها
أعمدة المسارات تضع كل خطوة مع الفريق الذي ينفّذها، فتصير التسليمات من البيانات والتحليلات إلى نجاح العملاء إلى مدير الحساب مرئيةً لا مفهومة ضمناً. والمخطط الكامل يكشف أيضاً مسار التصعيد: «هل الحساب قابل للاستعادة قبل التجديد؟» يرسل محاولة ثانية عائدةً إلى «التواصل مع العميل والاتفاق على خطة عمل» بدل أن ينتهي في صمت.
كيف تعمل
ابدأ في تطبيق Visio لسطح المكتب
لا مقابل لربط البيانات على الويب: «ربط البيانات متاح عبر تطبيق Visio لسطح المكتب فقط، لكن في Visio for the web يمكنك عرض الرسوم المرتبطة بالبيانات.» وبين الاشتراكات يأتي تطبيق سطح المكتب مع Visio Plan 2، وصفّا الربط ورسومات البيانات في مقارنة Microsoft صفَّا Plan 2. ولا يوجد تطبيق Visio لسطح المكتب على macOS، فجهاز Mac عارضٌ هنا. ووثائق Microsoft متعارضة في هل يعرض Visio Standard الدائم تبويب Data، فتحقّق على الجهاز الذي أمامك لا على ورقة مواصفات.
حضّر المصنّف حول عمود فريد واحد
قاعدة التحضير عند Microsoft هي اللعبة كلها: «لكي يمضي الاستيراد سلساً، تأكّد من أن عموداً واحداً من بياناتك يحتوي قيماً فريدة لكل صف، وأن القيم تطابق النص الموجود على الأشكال.» فسطّح الورقة إلى صف ترويسة واحد وسجل واحد لكل صف، بلا خلايا مدمَجة وبلا فواصل فارغة، وأضف عموداً من المعرّفات الثابتة أو رشّح واحداً قائماً: رقم حساب، أو معرّف خطوة، أو رقم موظف. وكل ما تعتزم ربطه بأشكال قائمة يجب أن يطابق النص الموجود على تلك الأشكال.
استورد من تبويب Data
على تبويب Data، أمر Quick Import هو مسار Excel السريع: اختر المصنّف، ثم اختر الورقة. وأمر Custom Import يفتح معالج Data Selector، ومصادره الموثّقة مصنّف Microsoft Excel، أو قاعدة بيانات Microsoft Access، أو قائمة Microsoft Windows SharePoint Services، أو قاعدة بيانات Microsoft SQL Server، أو مصدر بيانات OLEDB أو ODBC آخر، أو اتصال مُنشأ سابقاً. وصفحات Microsoft نفسها تصف مجموعة الشريط المحيطة بثلاث طرق مختلفة، فانتقل إلى تبويب Data واقرأ ما عليه بدل البحث عن وسم زرّ موعود.
اختر المعرّف الذي سيطابق عليه التحديث
للمعالج صفحة اسمها «Configure Refresh Unique Identifier»، وهي الخطوة التي يمرّ الناس عليها بالنقر. فالعمود الذي ترشّحه هناك هو كيف يستنتج Visio لاحقاً أي صف يخصّ أي شكل، فالاختيار الخطأ أو غير الفريد ليس غلطة تجميلية، بل يجعل التحديث غير موثوق من البداية، ويُحسم هنا لا يُصلَح لاحقاً. اختر قيمةً لن تُحرَّر: رقم حساب لا اسم حساب، ومعرّف خطوة لا وصف خطوة. وما يحدث حين لا يستطيع التحديث مطابقة صف هو موضوع /ar/guides/تحديث-مخطط-visio-من-excel.
ضع الصفوف على الصفحة، أو اربطها بأشكال موجودة هناك
اتجاهان. لإنشاء أشكال من البيانات، «اسحب صفاً أو مجموعة صفوف من نافذة External Data إلى مساحة فارغة في رسمك»، و«تظهر نسخة واحدة من الشكل الذي تنقر عليه مقابل كل صف تسحبه إلى الرسم.» ولربط البيانات بأشكال رسمتها بالفعل، حدّدها واستخدم Link to Selected Shapes من قائمة الصف بالزر الأيمن، أو شغّل معالج Automatically Link لمطابقة الصفوف بالأشكال جملةً. والعلاقة غير متكافئة: فالصف الواحد يمكن أن يغذّي أشكالاً كثيرة، لكن كل شكل يرتبط بصف واحد فقط.
طبّق رسومات البيانات، ثم ارسم الوصلات بنفسك
بعد ربط الأشكال، اذهب إلى تبويب Data، مجموعة Display Data، وافتح معرض Data Graphics. والقائمة المنسدلة «Displayed as» تعرض أربعة أنواع بالضبط (Text وData Bar وIcon Set وColor by Value) وأمر No Data Graphic يُزيل واحداً منها من جديد. ثم صِل الرسم بيدك: أبقِ المؤشر فوق الشكل الأول واختر السهم الصغير المتجه إلى الشكل الذي تريد الوصول إليه، أو انتقل إلى أداة Connector على علامة التبويب Home (Ctrl+3) واسحب بين الأشكال، عائداً إلى Pointer Tool بـ Ctrl+1 أو Esc.
أخطاء ينبغي تجنّبها
انتظار ظهور الوصلات
أربعون شكلاً تحلّ على الصفحة، كل واحد يحمل صفه، ولا شيء يجمعها. وهذا هو السلوك الموثَّق لا استيرادٌ أخفق: فـ Link Data to Shapes يربط البيانات ولا يبني تدفقاً. وإن كنت أردت الرسم مولَّداً من جدول، فذلك Data Visualizer بعمودَي الخطوة التالية ووسم الوصلة، وهو قالب Plan 2 على سطح المكتب، موصوف في /ar/guides/كيفية-استخدام-visio-data-visualizer.
لا عمود من القيم الفريدة
بلا مفتاح فريد ثابت يُختار عند «Configure Refresh Unique Identifier»، لا يستطيع Visio أن يعرف أي صف يخصّ أي شكل عند التحديث التالي، فتنتهي وأنت تحكم في لوحة «Refresh Conflicts» صفاً صفاً. أصلِح ذلك في Excel قبل الاستيراد لا بعده، وإن كنت تربط بأشكال موجودة أصلاً، فقيم المفتاح يجب أيضاً أن تطابق النص الموجود على تلك الأشكال.
معاملة نافذة External Data كأنها عرض حيّ للمصنّف
هي ليست كذلك. «البيانات التي تظهر في نافذة External Data لقطة من بيانات المصدر كما كانت لحظة الاستيراد.» فمن يحرّر المصنّف لا يغيّر شيئاً في الرسم حتى تشغّل Data > Refresh Data أو Refresh All. وإن كانت الأرقام تحتاج أن تكون حالية، فاضبط فترةً في مربع حوار Configure Refresh: «حدّد مربع الاختيار Refresh every، ثم انقر الأسهم لاختيار فترة».
استيراد واحد يجعل الملف في صمت غير قابل للتحرير لنصف الفريق
تعدّ Microsoft المخططات المتصلة بـ Excel وAccess وقوائم SharePoint وSQL Server وغيرها من مصادر OLEDB وODBC من بين ما لا يستطيع Visio for the web تحريره. والزملاء على Visio Plan 1، وهو للويب وTeams فقط ولا يشمل تطبيق سطح المكتب، يستطيعون عرض الرسم والتعليق عليه بعد ذلك لا تغييره. فاحسم من يحتاج التحرير قبل أن تربط، لأن الربط هو ما ينقل الملف بعيداً عن متناولهم.
أضف الوصلات التي يتركها الاستيراد
افتح مراجعة مخاطر فقد العملاء كمخطط خاص بك لترى الأعمدة التي تحمل الوصلات، ثم الصق صفوفك أنت فوقها.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل Link Data to Shapes هو الشيء نفسه Data Visualizer؟
لا، والخلط بينهما هو السبب المعتاد في أن يخيّب الاستيراد الآمال. فـ Data Visualizer مجموعة قوالب في Visio لسطح المكتب تولّد مخططاً انسيابياً من جدول Excel (أشكالاً ووصلات ووسوم تفرعات ومسارات) ويزامن في الاتجاهين، بأمرَي Refresh Diagram وUpdate Source Data على تبويب Data Tools Design. أما Link Data to Shapes فيعمل على تبويب Data، ويربط الصفوف بالأشكال، ولا يرسم وصلات، وينقل البيانات في اتجاه واحد فقط، من المصدر إلى الرسم. وتوثّق Microsoft كليهما لـ Plan 2 بين الاشتراكات. انظر /ar/guides/كيفية-استخدام-visio-data-visualizer للأخرى.
هل يُنشئ استيراد بيانات Excel إلى Visio الأشكال تلقائياً؟
يستطيع، وهذا يخالف كثيراً مما كُتب عنه. فإرشاد Microsoft نفسه هو أن «اسحب صفاً أو مجموعة صفوف من نافذة External Data إلى مساحة فارغة في رسمك»، و«تظهر نسخة واحدة من الشكل الذي تنقر عليه مقابل كل صف تسحبه إلى الرسم»: فالشكل الذي حدّدته في مجموعة الأشكال يُطبَع مرة لكل صف. أما ما لا يُنشأ أبداً فهو الوصلة. فتحصل على حقل من الأشكال تحمل بيانات، موضوعة حيث أفلتتها، ويبقى التدفق بينها عملَ رسم. وربط البيانات بأشكال وضعتها بالفعل هو الاتجاه الآخر، عبر Link to Selected Shapes أو معالج Automatically Link.
هل أستطيع تحرير ملف Excel من داخل Visio بعد الربط؟
ليس بالبيانات المرتبطة. تقول Microsoft ذلك مرتين وبصراحة: «لا يمكنك تحديث مصدر البيانات الذي يرتبط به مخطط Visio عن طريق إجراء تغييرات في مخطط Visio»، و«لا يمكنك تحديث مصدر بياناتك بتغيير البيانات في رسمك.» فالمصنّف هو الأصل؛ والرسم يقرأ منه. والاستثناء الوحيد في Visio هو رسم Data Visualizer، فهو يكتب عائداً عبر Update Source Data، وهناك التحذير أن المعادلات لا تنجو من ذلك، لأن Visio بعد أن تختار Overwrite «يحوّل المعادلة إلى ناتج المعادلة». وسلوك التحديث في الآليتين كلتيهما مغطّى في /ar/guides/تحديث-مخطط-visio-من-excel.
وماذا إن كان فريقي يعمل في متصفح، أو على جهاز Mac؟
فربط البيانات مغلق أمامك في معظمه: فلا يوجد تطبيق Visio لسطح المكتب على macOS ولا مخطَّط له في Microsoft 365، والربط لسطح المكتب وحده، والرسم المتصل بالبيانات يمكن عرضه لا تحريره في Visio for the web. وكن واضحاً في ما يكلّفك ذلك، لأن قوة الربط الحقيقية هي رسومات البيانات (Text وData Bar وIcon Set وColor by Value مطبَّقة لكل شكل) والشكل الذي يصيّر أرقامه شريطاً أو إشارة مرور شيءٌ لا تعوّضه أداة موجَّهة إلى التدفق. وإن كان ما تحتاجه هو التدفق لا القياس، فـ QueryChart يسلك الطريق المعاكس: فالصفوف هي المخطط، فتحرير البيانات هو تحرير الرسم، في أي متصفح حديث، والوصلات عمودٌ من أرقام الصفوف لا شيء ترسمه. ومثال مخاطر فقد العملاء على هذه الصفحة هو /ar/templates/مخطط-انسيابي-قائم-على-البيانات، وهو قابل للتحرير في موضعه.