Cómo importar datos de Excel en Visio

Cómo funciona

1. Empieza en la aplicación de escritorio de Visio

   La vinculación de datos no tiene equivalente en la web: «La vinculación de datos solo está disponible a través de la aplicación de escritorio de Visio, pero en Visio para la web se pueden ver los diagramas vinculados a datos.» Entre las suscripciones, la aplicación de escritorio viene con Visio Plan 2, y las filas de vinculación y de gráficos de datos de la comparativa de Microsoft son filas de Plan 2. No existe aplicación de escritorio de Visio para macOS, así que aquí un Mac es un visor. La documentación de Microsoft se contradice sobre si la Visio Standard perpetua expone la pestaña Data, así que confírmalo en la máquina que tienes delante y no en una ficha técnica.

2. Prepara el libro alrededor de una columna única

   La regla de preparación de Microsoft lo es todo: «Para que el proceso de importación vaya sin problemas, asegúrese de que una columna de los datos contiene valores únicos para cada fila y de que esos valores coinciden con el texto de las formas.» Así que aplana la hoja a una fila de encabezado y un registro por fila, sin celdas combinadas y sin separadores en blanco, y añade o designa una columna de identificadores estables: un número de cuenta, un identificador de paso, un número de empleado. Todo lo que pretendas vincular a formas ya existentes tiene que coincidir con el texto de esas formas.

3. Importa desde la pestaña Data

   En la pestaña Data, Quick Import es la vía rápida para Excel: elige el libro y después elige la hoja. Custom Import abre el asistente Data Selector, cuyos orígenes documentados son un libro de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access, una lista de Microsoft Windows SharePoint Services, una base de datos de Microsoft SQL Server, otro origen de datos OLEDB u ODBC, o una conexión creada previamente. Las propias páginas de Microsoft describen de tres maneras distintas el grupo de la cinta que hay alrededor, así que ve a la pestaña Data y lee lo que hay en ella en lugar de buscar la etiqueta de un botón prometido.

4. Elige el identificador con el que se emparejará una actualización

   El asistente tiene una página llamada «Configure Refresh Unique Identifier», y es el paso que la gente se salta con un clic. La columna que designas ahí es cómo Visio averigua después qué fila pertenece a qué forma, así que una elección equivocada o no única no es un error cosmético: hace que actualizar sea poco fiable desde el principio, y se decide aquí en lugar de arreglarse después. Elige un valor que no se vaya a editar: un número de cuenta antes que un nombre de cuenta, un identificador de paso antes que una descripción de paso. Qué ocurre cuando una actualización no consigue emparejar una fila es el tema de /es/guides/actualizar-diagrama-de-visio-desde-excel.

5. Pon las filas en la página, o vincúlalas a formas que ya están

   Dos direcciones. Para crear formas desde los datos, «Arrastre una fila o un conjunto de filas desde la ventana External Data a un espacio en blanco del dibujo»: «Aparece una instancia de la forma en la que hace clic por cada fila que arrastra al dibujo.» Para adjuntar datos a formas que ya has dibujado, selecciónalas y usa Link to Selected Shapes en el menú contextual de la fila, o ejecuta el asistente Automatically Link para emparejar filas con formas en bloque. La cardinalidad es asimétrica: una fila puede alimentar muchas formas, pero cada forma se vincula a una sola fila.

6. Aplica los gráficos de datos y dibuja tú los conectores

   Con las formas vinculadas, ve a la pestaña Data, grupo Display Data, y abre la galería Data Graphics. El desplegable «Displayed as» ofrece exactamente cuatro tipos —Text, Data Bar, Icon Set y Color by Value— y No Data Graphic vuelve a quitar uno. Después cablea el diagrama a mano: pasa el cursor sobre la primera forma y selecciona la flecha pequeña que apunta a la forma que quieres alcanzar, o cambia a la herramienta Connector de la pestaña Home (Ctrl+3) y arrastra entre formas, volviendo a la Pointer Tool con Ctrl+1 o Esc.

Preguntas frecuentes

¿Link Data to Shapes es lo mismo que Data Visualizer?

No, y confundirlos es la razón habitual de que una importación decepcione. Data Visualizer es un conjunto de plantillas de Visio de escritorio que genera un diagrama de flujo desde una tabla de Excel —formas, conectores, etiquetas de rama y carriles— y sincroniza en los dos sentidos, con Refresh Diagram y Update Source Data en la pestaña Data Tools Design. Link Data to Shapes trabaja en la pestaña Data, adjunta filas a formas, no dibuja ningún conector y mueve los datos en un solo sentido, del origen al dibujo. Microsoft documenta las dos como Plan 2 entre las suscripciones. La otra se trata en /es/guides/como-usar-visio-data-visualizer.

¿Importar datos de Excel en Visio crea las formas automáticamente?

Puede hacerlo, lo que contradice mucho de lo que se ha escrito al respecto. La propia instrucción de Microsoft es «Arrastre una fila o un conjunto de filas desde la ventana External Data a un espacio en blanco del dibujo», y «Aparece una instancia de la forma en la que hace clic por cada fila que arrastra al dibujo», así que la forma que tengas seleccionada en la galería se estampa una vez por fila. Lo que no se crea nunca es un conector. Obtienes un campo de formas que llevan datos, colocadas donde las soltaste, y el flujo entre ellas sigue siendo trabajo de dibujo. Vincular datos a formas que ya has colocado es la otra dirección, con Link to Selected Shapes o con el asistente Automatically Link.

¿Puedo editar el archivo de Excel desde dentro de Visio después de vincular?

Con datos vinculados, no. Microsoft lo afirma dos veces y sin rodeos: «No se puede actualizar el origen de datos al que está vinculado un diagrama de Visio haciendo cambios en el diagrama de Visio» y «No se puede actualizar el origen de datos cambiando los datos del dibujo». El libro es el maestro; el dibujo lee de él. La única excepción en Visio es un diagrama de Data Visualizer, que sí escribe de vuelta con Update Source Data, y ahí la precaución es que las fórmulas no lo sobreviven, porque después de elegir Overwrite «Visio convierte la fórmula en el resultado de la fórmula». El comportamiento de actualización de los dos mecanismos se trata en /es/guides/actualizar-diagrama-de-visio-desde-excel.

¿Y si mi equipo trabaja en un navegador o en un Mac?

Entonces la vinculación de datos te queda prácticamente cerrada: no existe aplicación de escritorio de Visio para macOS ni está prevista ninguna en Microsoft 365, la vinculación es solo de escritorio, y un diagrama conectado a datos se puede ver pero no editar en Visio para la web. Ten claro lo que eso te cuesta, porque la verdadera fuerza de la vinculación son los gráficos de datos —Text, Data Bar, Icon Set y Color by Value aplicados por forma— y una forma que renderiza sus propias cifras como una barra o como un semáforo es algo que una herramienta orientada al flujo no sustituye. Si lo que necesitas es el flujo y no la instrumentación, QueryChart toma el enfoque opuesto: las filas son el diagrama, así que editar los datos es editar el diagrama, en cualquier navegador moderno, y las conexiones son una columna de números de fila en lugar de algo que se dibuja. El ejemplo de riesgo de baja de esta página es /es/templates/diagrama-de-flujo-basado-en-datos, y se puede editar en el sitio.