如何把 Excel 数据导入 Visio
把 Excel 数据导入 Visio 指的是 Link Data to Shapes，不是 Data Visualizer：它把行绑到图形上，可以一行生成一个图形，却完全不画连接线。附 Data 选项卡操作、唯一键规则和许可限制。
运作方式
从 Visio 桌面版应用开始
数据链接没有网页端的等效物——“数据链接仅通过 Visio 桌面版应用提供，但在 Visio 网页版中你可以查看已链接数据的图表。”在各订阅里，桌面版应用随 Visio Plan 2 提供，而 Microsoft 对比表里的链接和数据图形两行都是 Plan 2 的行。Microsoft 没有面向 macOS 的 Visio 桌面版应用，所以 Mac 在这里只是个查看端。Microsoft 的文档对买断制的 Visio Standard 是否有 Data 选项卡说法互相矛盾，所以请在眼前这台机器上确认，而不是在规格表上确认。
围绕一列唯一值来准备工作簿
Microsoft 的准备规则就是全部胜负所在：“为了让导入过程顺利进行，请确保你的数据中有一列对每一行都包含唯一值，并且这些值与图形上的文字相匹配。”所以把工作表拍平成一行表头、一行一条记录，不合并单元格，不留空的分隔行，再加上或指定一列稳定的标识符——一个账户编号、一个步骤 ID、一个员工号。凡是你打算绑到已有图形上的东西，都必须与那些图形上的文字相匹配。
从 Data 选项卡导入
在 Data 选项卡上，Quick Import 是 Excel 的快捷路径：选工作簿，再选工作表。Custom Import 打开 Data Selector 向导，它有记载的源是一个 Microsoft Excel 工作簿、一个 Microsoft Access 数据库、一个 Microsoft Windows SharePoint Services 列表、一个 Microsoft SQL Server 数据库、另一个 OLEDB 或 ODBC 数据源，或者一个此前创建的连接。Microsoft 自己的页面用三种不同说法描述周围那个功能区分组，所以请直接走到 Data 选项卡上读它有什么，而不是去找一个被承诺的按钮名字。
选定刷新时用来匹配的标识符
向导有一页叫“Configure Refresh Unique Identifier”，而它正是人们会点过去的那一步。你在那里指定的列，是 Visio 之后判断哪一行属于哪个图形的依据，所以选错或选了不唯一的列不是外观问题——它让刷新从一开始就不可靠，而且这件事在这里定下，之后没法补救。选一个不会被人改的值：用账户编号而不是账户名称，用步骤 ID 而不是步骤描述。一次刷新匹配不上某一行时会发生什么，是 /zh/guides/用excel更新visio流程图 的题目。
把行放到页面上，或者绑到已经在那里的图形上
有两个方向。要从数据创建图形，“把一行或一组行从 External Data 窗口拖到绘图中的空白处”——“你拖到绘图上的每一行，都会出现一个你所单击的图形的实例。”要把数据附到你已经画好的图形上，选中它们，用该行右键菜单里的 Link to Selected Shapes，或者运行 Automatically Link 向导来批量把行匹配到图形。基数是不对称的：一行可以喂多个图形，但每个图形只链接到一行。
应用数据图形，然后自己去画连接线
图形链接好之后，转到 Data 选项卡的 Display Data 组，打开 Data Graphics 库。“Displayed as”下拉里正好提供四种——Text、Data Bar、Icon Set 和 Color by Value——而 No Data Graphic 会把它再去掉。然后手工连图：把指针停在第一个图形上，点选指向你要到达的那个图形的小箭头，或者切到 Home 选项卡上的连接线工具（Ctrl+3）在图形之间拖，再用 Ctrl+1 或 Esc 回到指针工具。
常见问题
Link Data to Shapes 和 Data Visualizer 是同一件事吗？
不是，而把两者搞混通常就是一次导入令人失望的原因。Data Visualizer 是一组 Visio 桌面模板，从一张 Excel 表生成流程图——图形、连接线、分支标签和泳道——而且双向同步，Data Tools Design 选项卡上有 Refresh Diagram 和 Update Source Data。Link Data to Shapes 在 Data 选项卡上工作，把行附到图形上，不画连接线，而且数据只往一个方向走，从源到绘图。Microsoft 把两者在各订阅里都记载为 Plan 2。另一个见 /zh/guides/如何使用visio-data-visualizer 。
把 Excel 数据导入 Visio 会自动创建图形吗？
可以，而这一点和许多相关说法相矛盾。Microsoft 自己的说明是“把一行或一组行从 External Data 窗口拖到绘图中的空白处”，并且“你拖到绘图上的每一行，都会出现一个你所单击的图形的实例”——所以你在形状库里选中的那个图形，会按行数被印出来。永远不会被创建的是连接线。你得到的是一片带着数据、落在你放下的位置上的图形，而它们之间的流程仍然是一件画图的活儿。把数据绑到你已经摆好的图形上是另一个方向，通过 Link to Selected Shapes 或 Automatically Link 向导。
链接之后，我能从 Visio 里面编辑那个 Excel 文件吗？
用链接数据不行。Microsoft 说了两次，而且都很干脆：“你无法通过在 Visio 图表中做改动来更新该图表所链接的数据源”，以及“你无法通过改动绘图中的数据来刷新你的数据源”。工作簿是主本；绘图从它那里读。Visio 里唯一的例外是 Data Visualizer 图表，它确实会通过 Update Source Data 写回——而那里要当心的是公式撑不过这一步，因为在你选择 Overwrite 之后“Visio 会把公式转换为公式结果”。两种机制的刷新行为在 /zh/guides/用excel更新visio流程图 里讲。
如果我的团队在浏览器里工作，或者用 Mac 呢？
那么数据链接基本上对你关着门：没有面向 macOS 的 Visio 桌面版应用，Microsoft 365 也没有这样的计划；链接仅限桌面；而一张连接了数据的图表在 Visio 网页版里可以查看但不能编辑。请把这件事的代价说清楚，因为链接真正的强项是数据图形——按图形应用的 Text、Data Bar、Icon Set 和 Color by Value——而一个能把自己的数字渲染成一根条或一个红绿灯的图形，是面向流程的工具替代不了的。如果你需要的是流程而不是这套仪表，QueryChart 走的是相反的路：行就是图表，所以编辑数据就是编辑图形，任何现代浏览器里都行，而连接是一列行号，不是你画出来的东西。这一页上的流失风险实例是 /zh/templates/数据驱动流程图 ，可以直接就地编辑。