So importieren Sie Excel-Daten in Visio

So funktioniert es

1. In der Visio-Desktop-App beginnen

   Die Datenverknüpfung hat kein Gegenstück im Web — „Die Datenverknüpfung ist nur über die Visio-Desktop-App verfügbar, in Visio für das Web können Sie datenverknüpfte Diagramme jedoch ansehen.“ Unter den Abos kommt die Desktop-App mit Visio Plan 2, und die Zeilen zum Verknüpfen und zu den Datengrafiken sind in Microsofts Vergleich Plan-2-Zeilen. Für macOS gibt es keine Visio-Desktop-App, ein Mac ist hier also ein Lesegerät. Microsofts Dokumentation widerspricht sich darin, ob die Dauerlizenz Visio Standard die Registerkarte Data zeigt, prüfen Sie es also am Rechner vor Ihnen und nicht auf einem Datenblatt.

2. Die Arbeitsmappe um eine eindeutige Spalte herum vorbereiten

   Microsofts Vorbereitungsregel ist entscheidend: „Damit der Importvorgang glatt läuft, stellen Sie sicher, dass eine Spalte Ihrer Daten für jede Zeile eindeutige Werte enthält und dass die Werte mit dem Text auf den Formen übereinstimmen.“ Machen Sie das Blatt also flach, eine Kopfzeile und ein Datensatz je Zeile, keine verbundenen Zellen und keine leeren Trennzeilen, und ergänzen oder benennen Sie eine Spalte mit stabilen Kennungen — eine Kundennummer, eine Schritt-ID, eine Personalnummer. Alles, was Sie an bestehende Formen binden wollen, muss mit dem Text auf diesen Formen übereinstimmen.

3. Von der Registerkarte Data aus importieren

   Auf der Registerkarte Data ist Quick Import der schnelle Excel-Weg: Arbeitsmappe wählen, dann Blatt wählen. Custom Import öffnet den Data Selector-Assistenten, dessen dokumentierte Quellen eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe, eine Microsoft Access-Datenbank, eine Liste von Microsoft Windows SharePoint Services, eine Microsoft SQL Server-Datenbank, eine andere OLEDB- oder ODBC-Datenquelle oder eine früher erstellte Verbindung sind. Microsofts eigene Seiten beschreiben die umgebende Gruppe im Menüband auf drei verschiedene Weisen, gehen Sie also auf die Registerkarte Data und lesen Sie, was darauf steht, statt einer versprochenen Beschriftung nachzujagen.

4. Die Kennung wählen, auf die eine Aktualisierung abgleicht

   Der Assistent hat eine Seite namens „Configure Refresh Unique Identifier“, und das ist der Schritt, den Menschen überklicken. Die Spalte, die Sie dort benennen, ist der Weg, auf dem Visio später ermittelt, welche Zeile zu welcher Form gehört, eine falsche oder nicht eindeutige Wahl ist also kein kosmetischer Fehler — sie macht das Aktualisieren von Anfang an unzuverlässig, und sie fällt hier und nicht später. Wählen Sie einen Wert, der nicht bearbeitet wird: eine Kundennummer statt eines Kundennamens, eine Schritt-ID statt einer Schrittbeschreibung. Was geschieht, wenn eine Aktualisierung eine Zeile nicht zuordnen kann, ist das Thema von /de/guides/visio-flussdiagramm-aus-excel-aktualisieren.

5. Die Zeilen auf die Seite bringen oder an schon vorhandene Formen binden

   Zwei Richtungen. Um Formen aus Daten zu erzeugen, „ziehen Sie eine Zeile oder eine Menge von Zeilen aus dem External Data window auf eine leere Stelle Ihrer Zeichnung“ — „für jede Zeile, die Sie auf die Zeichnung ziehen, erscheint eine Instanz der Form, die Sie angeklickt haben“. Um Daten an schon gezeichnete Formen zu binden, markieren Sie sie und verwenden Link to Selected Shapes aus dem Kontextmenü der Zeile, oder Sie führen den Assistenten Automatically Link aus, um Zeilen und Formen in Masse zuzuordnen. Die Kardinalität ist unsymmetrisch: Eine Zeile kann viele Formen versorgen, aber jede Form ist nur mit einer Zeile verknüpft.

6. Datengrafiken anwenden und die Verbindungen dann selbst zeichnen

   Wenn die Formen verknüpft sind, gehen Sie auf die Registerkarte Data, in die Gruppe Display Data, und öffnen die Galerie Data Graphics. Das Auswahlfeld „Displayed as“ bietet genau vier Arten — Text, Data Bar, Icon Set und Color by Value — und No Data Graphic entfernt eine wieder. Verkabeln Sie das Diagramm dann von Hand: Halten Sie den Zeiger über die erste Form und wählen Sie den kleinen Pfeil, der in Richtung der Zielform zeigt, oder wechseln Sie auf der Registerkarte Home zum Verbindungswerkzeug (Ctrl+3) und ziehen zwischen den Formen, mit Ctrl+1 oder Esc zurück zum Pointer Tool.

Häufig gestellte Fragen

Ist Link Data to Shapes dasselbe wie Data Visualizer?

Nein, und die beiden zu verwechseln ist der übliche Grund, warum ein Import enttäuscht. Data Visualizer ist eine Reihe von Visio-Desktop-Vorlagen, die aus einer Excel-Tabelle ein Flussdiagramm erzeugen — Formen, Verbindungen, Zweigbeschriftungen und Bahnen — und in beide Richtungen synchronisiert, mit Refresh Diagram und Update Source Data auf der Registerkarte Data Tools Design. Link Data to Shapes arbeitet auf der Registerkarte Data, hängt Zeilen an Formen, zeichnet keine Verbindungen und bewegt Daten nur in eine Richtung, von der Quelle in die Zeichnung. Microsoft dokumentiert beide unter den Abos als Plan 2. Siehe /de/guides/visio-data-visualizer-verwenden für das andere.

Erzeugt der Import von Excel-Daten in Visio die Formen automatisch?

Er kann es, was vielem widerspricht, was darüber geschrieben wird. Microsofts eigene Anweisung lautet, „eine Zeile oder eine Menge von Zeilen aus dem External Data window auf eine leere Stelle Ihrer Zeichnung zu ziehen“, und „für jede Zeile, die Sie auf die Zeichnung ziehen, erscheint eine Instanz der Form, die Sie angeklickt haben“ — die in der Schablone markierte Form wird also einmal je Zeile gestempelt. Was nie erzeugt wird, ist eine Verbindung. Sie erhalten ein Feld von Formen, die Daten tragen, dort platziert, wo Sie sie abgelegt haben, und der Ablauf dazwischen ist weiter Zeichenarbeit. Daten an bereits platzierte Formen zu binden ist die andere Richtung, über Link to Selected Shapes oder den Assistenten Automatically Link.

Kann ich die Excel-Datei nach dem Verknüpfen aus Visio heraus bearbeiten?

Mit verknüpften Daten nicht. Microsoft sagt es zweimal und unumwunden: „Sie können die Datenquelle, mit der ein Visio-Diagramm verknüpft ist, nicht aktualisieren, indem Sie Änderungen im Visio-Diagramm vornehmen“, und „Sie können Ihre Datenquelle nicht aktualisieren, indem Sie die Daten in Ihrer Zeichnung ändern“. Die Arbeitsmappe ist maßgeblich; die Zeichnung liest aus ihr. Die eine Ausnahme in Visio ist ein Data Visualizer-Diagramm, das über Update Source Data tatsächlich zurückschreibt — und dort lautet die Warnung, dass Formeln das nicht überleben, weil Visio, nachdem Sie Overwrite gewählt haben, „die Formel in das Formelergebnis umwandelt“. Das Aktualisierungsverhalten beider Mechanismen behandelt /de/guides/visio-flussdiagramm-aus-excel-aktualisieren.

Was, wenn mein Team im Browser oder auf einem Mac arbeitet?

Dann ist die Datenverknüpfung für Sie weitgehend verschlossen: Für macOS gibt es keine Visio-Desktop-App und für Microsoft 365 ist keine geplant, das Verknüpfen ist nur im Desktop verfügbar, und ein datenverbundenes Diagramm lässt sich in Visio für das Web ansehen, aber nicht bearbeiten. Machen Sie sich klar, was das kostet, denn die eigentliche Stärke des Verknüpfens sind die Datengrafiken — Text, Data Bar, Icon Set und Color by Value, je Form angewandt — und eine Form, die ihre eigenen Zahlen als Balken oder Ampel darstellt, ersetzt ein ablauforientiertes Werkzeug nicht. Wenn Sie den Ablauf brauchen und nicht die Messanzeige, geht QueryChart den umgekehrten Weg: Die Zeilen sind das Diagramm, die Daten zu bearbeiten ist also das Diagramm zu bearbeiten, in jedem modernen Browser, und die Verbindungen sind eine Spalte mit Zeilennummern statt etwas, das Sie zeichnen. Das Churn-Risiko-Beispiel auf dieser Seite ist /de/templates/datenbasiertes-flussdiagramm und lässt sich dort direkt bearbeiten.