So importieren Sie Excel-Daten in Visio
Excel-Daten in Visio importieren heißt Link Data to Shapes und nicht Data Visualizer: Zeilen werden an Formen gebunden, eine Form je Zeile ist möglich, Verbindungen entstehen keine. Vorgehen, Schlüsselregel, Lizenzgrenzen.
Excel-Daten werden in Visio mit Link Data to Shapes auf der Registerkarte Data importiert: Der Befehl bindet jede Zeile an eine Form und kann je hineingezogener Zeile eine Form erzeugen, aber er zeichnet nie die Verbindungen dazwischen.
Kurz gesagt
- Das Importieren liegt auf der Registerkarte Data: Quick Import für Excel, Custom Import für die sechs dokumentierten Quellen des Data Selector-Assistenten.
- Importierte Zeilen liegen im External Data window, das „eine Momentaufnahme Ihrer Quelldaten zum Zeitpunkt des Imports“ enthält.
- Zeilen auf leere Zeichenfläche zu ziehen erzeugt eine Form je Zeile, und niemals Verbindungen.
- Eine Zeile kann mit vielen Formen verknüpft sein, aber jede Form ist nur mit einer Zeile verknüpft.
- Unter den Abos Plan 2, und nur im Desktop: Visio für das Web kann ein datenverknüpftes Diagramm ansehen, aber nicht bearbeiten.
Zwei Funktionen lesen Excel, und nur eine davon zeichnet ein Diagramm
In Visio geschieht das Importieren von Excel-Daten auf der Registerkarte Data, und die Funktion heißt Verknüpfen: Sie richten Visio auf eine Arbeitsmappe, die Zeilen erscheinen in einem Bereich namens External Data window, und dann binden Sie diese Zeilen an Formen auf der Seite. Microsoft bietet dort zwei Einstiege: Quick Import, den schnellen Weg für Excel, der nur nach Arbeitsmappe und Blatt fragt, und Custom Import, das den Data Selector-Assistenten für alles andere öffnet. Die dokumentierte Quellenliste des Assistenten umfasst genau sechs Einträge: eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe, eine Microsoft Access-Datenbank, eine Liste von Microsoft Windows SharePoint Services, eine Microsoft SQL Server-Datenbank, eine andere OLEDB- oder ODBC-Datenquelle oder eine früher erstellte Verbindung. Was nichts davon tut: einen einzigen Pfeil zeichnen.
Wegen dieses letzten Satzes schließen Menschen nach einem Import, der Import sei fehlgeschlagen. Zwei verschiedene Visio-Funktionen lesen Excel, und sie erledigen entgegengesetzte Aufgaben. Data Visualizer erzeugt ein ganzes Flussdiagramm (Formen, Verbindungen, Zweigbeschriftungen, Bahnen) aus einer Tabelle, die eine Spalte für den nächsten Schritt trägt, und wird unter /de/guides/visio-data-visualizer-verwenden behandelt. Link Data to Shapes tut etwas Engeres und für viele Aufgaben Nützlicheres: Es lässt jede Form eine Zeile echter Daten tragen, die die Form dann als Text, Balken, Symbol oder Farbe anzeigen kann. Layout und Ablauf bleiben Ihre Zeichenarbeit. Wenn Sie erwartet haben, dass aus Ihrer Tabelle ein Diagramm entsteht, wollten Sie die andere Funktion.
Beide Hälften der Lizenzgeschichte sollten Sie vorher kennen. Unter den Abostufen ist das Verknüpfen von Formen mit externen Daten eine Fähigkeit von Visio Plan 2: Microsofts Vergleich stellt die Zeile „Diagrammformen mit Daten aus mehreren Quellen verknüpfen, darunter Excel, SharePoint-Listen und SQL Server“ zu Plan 2, zusammen mit den Datengrafiken, und der Listenpreis von Plan 2 beträgt zum Redaktionszeitpunkt 15,00 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Es ist außerdem nur im Desktop verfügbar: „Die Datenverknüpfung ist nur über die Visio-Desktop-App verfügbar, in Visio für das Web können Sie datenverknüpfte Diagramme jedoch ansehen.“ Ob die Dauerlizenz Visio Standard die Registerkarte Data überhaupt hat, ist wirklich unklar: Microsofts eigene Übersicht nennt Professional, während die „Gilt für“-Banner der Artikel zum Verknüpfen Standard aufführen, planen Sie also keine Einführung um eine der beiden Antworten.
Eine Richtigstellung an dieser Stelle, denn es ist das, was über diese Funktion am häufigsten falsch gesagt wird: Das Verknüpfen kann Formen erzeugen. Microsofts Anweisung lautet, „eine Zeile oder eine Menge von Zeilen aus dem External Data window auf eine leere Stelle Ihrer Zeichnung zu ziehen“, und „für jede Zeile, die Sie auf die Zeichnung ziehen, erscheint eine Instanz der Form, die Sie angeklickt haben“. Aus sechzehn Zeilen können in einer Bewegung sechzehn Formen werden; verbinden müssen Sie sie weiter selbst. Erledigen Sie zuerst die Vorbereitung, die Microsoft verlangt: „stellen Sie sicher, dass eine Spalte Ihrer Daten für jede Zeile eindeutige Werte enthält und dass die Werte mit dem Text auf den Formen übereinstimmen“, denn sonst ist die erste Aktualisierung die Stelle, an der Sie das Versäumnis entdecken.
Die Formen, die ein Import Ihnen gibt, und der Ablauf, den er nicht gibt
Eine Prüfung des Churn-Risikos, Tabellenspalte für Tabellenspalte zusammengesetzt, beginnend bei Formen mit Daten und nichts, was sie verbindet, und genau dort hört ein Visio-Import auf.
Formen tragen Daten, nichts verbindet sie
Das ist der Zustand, in dem ein gelungener Import mit Link Data to Shapes Sie zurücklässt: Formen auf der Seite, jede an eine Zeile gebunden: „Datensatz zum Churn-Risiko aktualisieren“, der Bewertungsschritt und eine Entscheidungsraute, und nicht ein Pfeil dazwischen. Es ist nichts schiefgegangen; Verbindungen sind einfach kein Teil dessen, was die Funktion leistet.
Die Spalte für den nächsten Schritt zeichnet die Pfeile
Erst das Eintragen der Zeile, zu der jeder Schritt führt, macht aus einem Feld von Formen einen Prozess. „Account auf der Beobachtungsliste halten“ verweist zurück auf den Bewertungsschritt, die Schleife erscheint also, und „Risikoliste mit ihren Treibern veröffentlichen“ trägt den Ablauf aus der Phase „Signal“ heraus. In Visio hat diese Spalte kein Gegenstück: sie ist die Zeichenarbeit, die Sie weiter erledigen müssten.
Beschriftete Zweige, damit eine Raute lesbar ist
„Haupttreiber kaufmännisch oder Produkt?“ teilt sich nach „Verlängerung und Preisposition vorbereiten“ und „Blockierte Funktion in den Nutzungsdaten bestätigen“, und jeder Ausgang sagt nun, welchen Fall er trägt. Eine Entscheidung mit zwei unbeschrifteten Ausgängen ist das häufigste unlesbare Element in einem Prozessdiagramm, egal welches Werkzeug es gezeichnet hat.
Verantwortliche und die Schleife, an die niemand denkt
Die Bahnspalten stellen jeden Schritt zu dem Team, das ihn ausführt, sodass die Übergaben von Daten und Analyse an Customer Success und weiter an die Kundenbetreuung sichtbar werden statt bloß gemeint zu sein. Das vollständige Diagramm zeigt außerdem den Eskalationsweg: „Vor der Verlängerung noch zu retten?“ schickt einen zweiten Versuch zurück zu „Kunden ansprechen und Maßnahmenplan vereinbaren“, statt still zu enden.
So funktioniert es
In der Visio-Desktop-App beginnen
Die Datenverknüpfung hat kein Gegenstück im Web: „Die Datenverknüpfung ist nur über die Visio-Desktop-App verfügbar, in Visio für das Web können Sie datenverknüpfte Diagramme jedoch ansehen.“ Unter den Abos kommt die Desktop-App mit Visio Plan 2, und die Zeilen zum Verknüpfen und zu den Datengrafiken sind in Microsofts Vergleich Plan-2-Zeilen. Für macOS gibt es keine Visio-Desktop-App, ein Mac ist hier also ein Lesegerät. Microsofts Dokumentation widerspricht sich darin, ob die Dauerlizenz Visio Standard die Registerkarte Data zeigt, prüfen Sie es also am Rechner vor Ihnen und nicht auf einem Datenblatt.
Die Arbeitsmappe um eine eindeutige Spalte herum vorbereiten
Microsofts Vorbereitungsregel ist entscheidend: „Damit der Importvorgang glatt läuft, stellen Sie sicher, dass eine Spalte Ihrer Daten für jede Zeile eindeutige Werte enthält und dass die Werte mit dem Text auf den Formen übereinstimmen.“ Machen Sie das Blatt also flach, eine Kopfzeile und ein Datensatz je Zeile, keine verbundenen Zellen und keine leeren Trennzeilen, und ergänzen oder benennen Sie eine Spalte mit stabilen Kennungen: eine Kundennummer, eine Schritt-ID, eine Personalnummer. Alles, was Sie an bestehende Formen binden wollen, muss mit dem Text auf diesen Formen übereinstimmen.
Von der Registerkarte Data aus importieren
Auf der Registerkarte Data ist Quick Import der schnelle Excel-Weg: Arbeitsmappe wählen, dann Blatt wählen. Custom Import öffnet den Data Selector-Assistenten, dessen dokumentierte Quellen eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe, eine Microsoft Access-Datenbank, eine Liste von Microsoft Windows SharePoint Services, eine Microsoft SQL Server-Datenbank, eine andere OLEDB- oder ODBC-Datenquelle oder eine früher erstellte Verbindung sind. Microsofts eigene Seiten beschreiben die umgebende Gruppe im Menüband auf drei verschiedene Weisen, gehen Sie also auf die Registerkarte Data und lesen Sie, was darauf steht, statt einer versprochenen Beschriftung nachzujagen.
Die Kennung wählen, auf die eine Aktualisierung abgleicht
Der Assistent hat eine Seite namens „Configure Refresh Unique Identifier“, und das ist der Schritt, den Menschen überklicken. Die Spalte, die Sie dort benennen, ist der Weg, auf dem Visio später ermittelt, welche Zeile zu welcher Form gehört, eine falsche oder nicht eindeutige Wahl ist also kein kosmetischer Fehler: sie macht das Aktualisieren von Anfang an unzuverlässig, und sie fällt hier und nicht später. Wählen Sie einen Wert, der nicht bearbeitet wird: eine Kundennummer statt eines Kundennamens, eine Schritt-ID statt einer Schrittbeschreibung. Was geschieht, wenn eine Aktualisierung eine Zeile nicht zuordnen kann, ist das Thema von /de/guides/visio-flussdiagramm-aus-excel-aktualisieren.
Die Zeilen auf die Seite bringen oder an schon vorhandene Formen binden
Zwei Richtungen. Um Formen aus Daten zu erzeugen, „ziehen Sie eine Zeile oder eine Menge von Zeilen aus dem External Data window auf eine leere Stelle Ihrer Zeichnung“, „für jede Zeile, die Sie auf die Zeichnung ziehen, erscheint eine Instanz der Form, die Sie angeklickt haben“. Um Daten an schon gezeichnete Formen zu binden, markieren Sie sie und verwenden Link to Selected Shapes aus dem Kontextmenü der Zeile, oder Sie führen den Assistenten Automatically Link aus, um Zeilen und Formen in Masse zuzuordnen. Die Kardinalität ist unsymmetrisch: Eine Zeile kann viele Formen versorgen, aber jede Form ist nur mit einer Zeile verknüpft.
Datengrafiken anwenden und die Verbindungen dann selbst zeichnen
Wenn die Formen verknüpft sind, gehen Sie auf die Registerkarte Data, in die Gruppe Display Data, und öffnen die Galerie Data Graphics. Das Auswahlfeld „Displayed as“ bietet genau vier Arten: Text, Data Bar, Icon Set und Color by Value, und No Data Graphic entfernt eine wieder. Verkabeln Sie das Diagramm dann von Hand: Halten Sie den Zeiger über die erste Form und wählen Sie den kleinen Pfeil, der in Richtung der Zielform zeigt, oder wechseln Sie auf der Registerkarte Home zum Verbindungswerkzeug (Ctrl+3) und ziehen zwischen den Formen, mit Ctrl+1 oder Esc zurück zum Pointer Tool.
Häufige Fehler
Auf die Verbindungen warten
Vierzig Formen landen auf der Seite, jede mit ihrer Zeile, und nichts verbindet sie. Das ist das dokumentierte Verhalten und kein fehlgeschlagener Import: Link Data to Shapes hängt Daten an, es baut keinen Ablauf. Wenn Sie das Diagramm aus einer Tabelle erzeugt haben wollten, ist das Data Visualizer mit seinen Spalten für den nächsten Schritt und die Verbindungsbeschriftung, eine Desktop-Vorlage für Plan 2, beschrieben unter /de/guides/visio-data-visualizer-verwenden.
Keine Spalte mit eindeutigen Werten
Ohne einen stabilen eindeutigen Schlüssel, gewählt unter „Configure Refresh Unique Identifier“, kann Visio bei der nächsten Aktualisierung nicht sagen, welche Zeile zu welcher Form gehört, und Sie entscheiden im Bereich „Refresh Conflicts“ Zeile für Zeile. Reparieren Sie das in Excel vor dem Import und nicht danach, und wenn Sie an schon vorhandene Formen binden, müssen die Schlüsselwerte außerdem mit dem Text auf diesen Formen übereinstimmen.
Das External Data window für eine Live-Ansicht der Arbeitsmappe halten
Das ist es nicht. „Die Daten, die im External Data window erscheinen, sind eine Momentaufnahme Ihrer Quelldaten zum Zeitpunkt des Imports.“ Wer die Arbeitsmappe bearbeitet, ändert in der Zeichnung nichts, bis Sie Data > Refresh Data oder Refresh All ausführen. Müssen die Zahlen aktuell sein, setzen Sie im Dialogfeld Configure Refresh ein Intervall: „aktivieren Sie das Kontrollkästchen Refresh every und klicken Sie dann auf die Pfeile, um ein Intervall zu wählen“.
Ein Import macht die Datei für die halbe Mannschaft unbearbeitbar
Microsoft führt Diagramme, die mit Excel, Access, SharePoint-Listen, SQL Server oder anderen OLEDB- und ODBC-Quellen verbunden sind, unter dem auf, was Visio für das Web nicht bearbeiten kann. Kolleginnen und Kollegen mit Visio Plan 1, das nur Web und Teams ist und die Desktop-App nicht enthält, können das Diagramm danach ansehen und kommentieren, aber nicht ändern. Entscheiden Sie vor dem Verknüpfen, wer bearbeiten muss, denn das Verknüpfen ist es, was die Datei aus ihrer Reichweite bringt.
Die Verbindungen ergänzen, die ein Import ausspart
Öffnen Sie die Prüfung des Churn-Risikos als eigenes Diagramm, um die Spalten zu sehen, die die Verbindungen tragen, und fügen Sie dann Ihre eigenen Zeilen darüber ein.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Ist Link Data to Shapes dasselbe wie Data Visualizer?
Nein, und die beiden zu verwechseln ist der übliche Grund, warum ein Import enttäuscht. Data Visualizer ist eine Reihe von Visio-Desktop-Vorlagen, die aus einer Excel-Tabelle ein Flussdiagramm erzeugen (Formen, Verbindungen, Zweigbeschriftungen und Bahnen) und in beide Richtungen synchronisiert, mit Refresh Diagram und Update Source Data auf der Registerkarte Data Tools Design. Link Data to Shapes arbeitet auf der Registerkarte Data, hängt Zeilen an Formen, zeichnet keine Verbindungen und bewegt Daten nur in eine Richtung, von der Quelle in die Zeichnung. Microsoft dokumentiert beide unter den Abos als Plan 2. Siehe /de/guides/visio-data-visualizer-verwenden für das andere.
Erzeugt der Import von Excel-Daten in Visio die Formen automatisch?
Er kann es, was vielem widerspricht, was darüber geschrieben wird. Microsofts eigene Anweisung lautet, „eine Zeile oder eine Menge von Zeilen aus dem External Data window auf eine leere Stelle Ihrer Zeichnung zu ziehen“, und „für jede Zeile, die Sie auf die Zeichnung ziehen, erscheint eine Instanz der Form, die Sie angeklickt haben“, die in der Schablone markierte Form wird also einmal je Zeile gestempelt. Was nie erzeugt wird, ist eine Verbindung. Sie erhalten ein Feld von Formen, die Daten tragen, dort platziert, wo Sie sie abgelegt haben, und der Ablauf dazwischen ist weiter Zeichenarbeit. Daten an bereits platzierte Formen zu binden ist die andere Richtung, über Link to Selected Shapes oder den Assistenten Automatically Link.
Kann ich die Excel-Datei nach dem Verknüpfen aus Visio heraus bearbeiten?
Mit verknüpften Daten nicht. Microsoft sagt es zweimal und unumwunden: „Sie können die Datenquelle, mit der ein Visio-Diagramm verknüpft ist, nicht aktualisieren, indem Sie Änderungen im Visio-Diagramm vornehmen“, und „Sie können Ihre Datenquelle nicht aktualisieren, indem Sie die Daten in Ihrer Zeichnung ändern“. Die Arbeitsmappe ist maßgeblich; die Zeichnung liest aus ihr. Die eine Ausnahme in Visio ist ein Data Visualizer-Diagramm, das über Update Source Data tatsächlich zurückschreibt, und dort lautet die Warnung, dass Formeln das nicht überleben, weil Visio, nachdem Sie Overwrite gewählt haben, „die Formel in das Formelergebnis umwandelt“. Das Aktualisierungsverhalten beider Mechanismen behandelt /de/guides/visio-flussdiagramm-aus-excel-aktualisieren.
Was, wenn mein Team im Browser oder auf einem Mac arbeitet?
Dann ist die Datenverknüpfung für Sie weitgehend verschlossen: Für macOS gibt es keine Visio-Desktop-App und für Microsoft 365 ist keine geplant, das Verknüpfen ist nur im Desktop verfügbar, und ein datenverbundenes Diagramm lässt sich in Visio für das Web ansehen, aber nicht bearbeiten. Machen Sie sich klar, was das kostet, denn die eigentliche Stärke des Verknüpfens sind die Datengrafiken: Text, Data Bar, Icon Set und Color by Value, je Form angewandt, und eine Form, die ihre eigenen Zahlen als Balken oder Ampel darstellt, ersetzt ein ablauforientiertes Werkzeug nicht. Wenn Sie den Ablauf brauchen und nicht die Messanzeige, geht QueryChart den umgekehrten Weg: Die Zeilen sind das Diagramm, die Daten zu bearbeiten ist also das Diagramm zu bearbeiten, in jedem modernen Browser, und die Verbindungen sind eine Spalte mit Zeilennummern statt etwas, das Sie zeichnen. Das Churn-Risiko-Beispiel auf dieser Seite ist /de/templates/datenbasiertes-flussdiagramm und lässt sich dort direkt bearbeiten.