Cómo actualizar un diagrama de Visio desde Excel
Visio tiene dos mecanismos de actualización desde Excel, en pestañas distintas y con sentidos de sincronización opuestos. El que use tu diagrama decide si los cambios vuelven al libro y si tus fórmulas sobreviven.
Cómo funciona
Averigua qué mecanismo tienes delante
Haz clic dentro del diagrama. Si aparece un contenedor alrededor del flujo y una pestaña Data Tools Design en la cinta, es un diagrama de Data Visualizer y la actualización es bidireccional. Si no hay contenedor y las columnas de Excel se ven en la ventana External Data de la pestaña Data, el libro está vinculado a las formas y la actualización va en un solo sentido. Todo lo que sigue depende de cuál de los dos tengas; los comandos no son intercambiables.
Trae los cambios de Excel a un diagrama de Data Visualizer
Edita y guarda el libro y después, en palabras de Microsoft: «En Visio, haga clic en el contenedor del diagrama para habilitar la pestaña Data Tools Design de la cinta y, a continuación, seleccione Refresh Diagram.» La actualización tiene el contenedor como límite, así que las formas que hayas añadido fuera no se tocan, y el formato que hayas aplicado a las formas y los conectores de dentro se conserva. La posibilidad de usar las plantillas de Data Visualizer está documentada como exclusiva de Visio Plan 2.
Responde al diálogo Refresh Diagram Conflict
Si los datos entrantes fuesen a descartar algo que has cambiado en el diagrama, Visio abre un cuadro de diálogo «Refresh Diagram Conflict» antes de aplicar nada. Léelo en lugar de pasar de largo: es el único momento en que se te avisa, por adelantado, de que el libro y el dibujo no coinciden. Resuélvelo y comprueba después las formas que sabes que se editaron a mano.
Devuelve los cambios del diagrama con Update Source Data
Con el contenedor todavía seleccionado, Update Source Data en la pestaña Data Tools Design escribe los cambios del diagrama en el libro. Se aplican dos condiciones: el libro tiene que estar guardado y cerrado si vive en un equipo de escritorio o en un servidor de archivos de red, y cuando puedan perderse datos aparece un cuadro de diálogo «Update Source Data Conflict» en el que se selecciona «Overwrite». Este comando no tiene equivalente en la vía de los datos vinculados.
Actualiza un diagrama de datos vinculados desde la pestaña Data
Para formas vinculadas a un libro, usa Refresh Data, o Refresh All para todas las conexiones del archivo. Los valores de dentro de las formas existentes se actualizan; la estructura del dibujo, no. Las filas añadidas o quitadas del origen abren el panel «Refresh Conflicts», donde cada discrepancia se resuelve con Delete Shape, Delete All Listed Shapes, Keep Shape, Keep All Listed Shapes, Select Matching Row o Ignore All Conflicts.
Programa la actualización de datos vinculados si el origen cambia con una cadencia
Esta es propia de la vía de los datos vinculados: en el escritorio, abre el diálogo Refresh Data, marca «Show this dialog box on file open», selecciona después Configure y activa Automatic Refresh; el diálogo Configure Refresh permite «activar la casilla Refresh every y hacer clic en las flechas para elegir un intervalo». Microsoft no documenta ninguna programación equivalente para Refresh Diagram, así que en la vía de Data Visualizer la actualización sigue siendo un comando que alguien tiene que recordar, que es la forma en que un diagrama se queda calladamente un trimestre por detrás de los datos que dice mostrar.
Preguntas frecuentes
¿Un diagrama de flujo de Visio se actualiza automáticamente al cambiar el archivo de Excel?
No por defecto: actualizar es un comando que se ejecuta. Para un diagrama de Data Visualizer, haz clic dentro del contenedor del diagrama para que aparezca la pestaña Data Tools Design y selecciona Refresh Diagram. Para formas vinculadas a un libro, usa Refresh Data o Refresh All en la pestaña Data. La aplicación de escritorio puede automatizar el segundo caso: en el diálogo Refresh Data, marca «Show this dialog box on file open», selecciona después Configure y activa Automatic Refresh, donde puedes elegir un intervalo. Hasta que hagas una de esas cosas, el diagrama muestra los datos tal como estaban en la última actualización.
¿Puedo editar el diagrama de Visio y que los cambios vuelvan a Excel?
Solo en la vía de Data Visualizer. Ahí, Update Source Data en la pestaña Data Tools Design escribe los cambios del diagrama en el libro, algo que Microsoft describe como «sincronización bidireccional entre el diagrama de Visio y el libro de Excel»; el libro tiene que estar guardado y cerrado si está en un equipo de escritorio o en un servidor de archivos de red, y un cuadro de diálogo «Update Source Data Conflict» te pide que selecciones «Overwrite». Para las formas vinculadas con Link Data to Shapes es imposible: «No se puede actualizar el origen de datos al que está vinculado un diagrama de Visio haciendo cambios en el diagrama de Visio.»
¿Por qué ha desaparecido mi botón Refresh Diagram?
Hay dos cosas que merece la pena comprobar. Data Tools Design es una pestaña contextual: aparece solo cuando está seleccionado el contenedor del diagrama, así que hacer clic en una sola forma no basta. Y aparte, si tu diagrama vivía dentro de Excel y no de Visio, estabas usando el complemento Visio Data Visualizer para Excel: Microsoft anunció su retirada en noviembre de 2025 y fijó el cierre del servicio para el 2 de marzo de 2026, una fecha que en diciembre de 2025 confirmó que no cambiaba, y dijo que las funciones de conexión de datos y de actualización dejarían de funcionar mientras que los datos de las tablas de Excel permanecerían intactos. Consulta /es/guides/como-usar-visio-data-visualizer para el estado actual.
¿Puedo actualizar en el navegador un diagrama de Visio conectado a datos?
No. Microsoft incluye los diagramas conectados a Excel, Access, listas de SharePoint, SQL Server y otros orígenes OLEDB u ODBC entre los que no se pueden editar en Visio para la web, y afirma que la vinculación de datos solo está disponible a través de la aplicación de escritorio de Visio, aunque el navegador sí puede ver diagramas vinculados a datos y leer valores con Shape Info. Como Visio Plan 1 es solo web y Teams, el requisito práctico para actualizar desde Excel es una máquina Windows con la aplicación de escritorio en Visio Plan 2, que cuesta 15,00 USD por usuario y mes con pago anual a precio de tarifa en el momento de escribir esto. No existe aplicación de escritorio de Visio para macOS.