Sådan opdaterer du et Visio-flowchart fra Excel

Kort fortalt

• Data Visualizer: fanebladet Data Tools Design, som kun er synligt, når beholderen er markeret. Refresh Diagram henter ind, Update Source Data skriver tilbage.
• Kædede data: fanebladet Data, Refresh Data eller Refresh All. Kun envejs: Microsoft skriver, at kilden ikke kan opdateres fra diagrammet.
• Formler i Excel-kilden overlever ikke en tilbageskrivning; Visio omdanner hver formel til dens resultat.
• Gør kilden til en Excel-tabel og ikke et selvvalgt område, hvis diagram og data skal blive synkroniseret.
• Begge mekanismer er skrivebordsfunktioner: datakoblede diagrammer kan ikke redigeres i Visio for the web.

To mekanismer, og den ene er envejs

Inden du opdaterer noget som helst, skal du fastslå, hvilken af Visios to Excel-mekanismer dit diagram faktisk bruger, for de arbejder i modsatte retninger. Et diagram, der er lavet med en Data Visualizer-skabelon, opdateres fra fanebladet Data Tools Design på båndet, som først dukker op, når du klikker inde i diagrammets beholder: Refresh Diagram henter Excel-ændringerne ind, og Update Source Data skubber diagrammets ændringer ud igen. Et diagram, hvor en projektmappe er knyttet til figurer, du selv har tegnet, opdateres fra fanebladet Data med Refresh Data eller Refresh All, og Microsoft skriver lige ud, at »Du kan ikke opdatere den datakilde, et Visio-diagram er knyttet til, ved at foretage ændringer i Visio-diagrammet.« Samme produkt, samme projektmappe, to helt forskellige aftaler.

Data Visualizer-siden er den tovejs, og Microsoft dokumenterer den som sådan: »Visio understøtter også tovejssynkronisering mellem Visio-diagrammet og Excel-projektmappen.« Opdateringen er afgrænset til beholderen: »Opdatering ændrer kun figurerne og forbindelserne inde i beholderen«, og den passer på dit arbejde, for »Alle formateringsændringer, du foretager på figurer eller forbindelser inde i beholderen, bevares.« Ville en opdatering smide noget væk, kommer dialogen »Refresh Diagram Conflict« først. Tilbageskrivningen har to betingelser: projektmappen skal være gemt og lukket, hvis den ligger på en pc eller en netværksfilserver, og dialogen »Update Source Data Conflict« vil bede dig vælge »Overwrite«. Selve skabelonerne er dokumenteret som Visio Plan 2 alene.

Siden med kædede data tegner ingen forbindelser og skriver aldrig tilbage. Det er ruten via fanebladet Data, som er beskrevet på /da/guides/importer-excel-data-i-visio, og vinduet External Data indeholder »et snapshot af dine kildedata på importtidspunktet«, så opdatering er måden, hvorpå du erstatter det snapshot. Rækker, der tilføjes til eller slettes fra kilden, omstrukturerer ikke tegningen i det stille: de udløser ruden »Refresh Conflicts«, som løses med Delete Shape, Delete All Listed Shapes, Keep Shape, Keep All Listed Shapes, Select Matching Row eller Ignore All Conflicts. Matchningen afhænger af den entydige nøgle, du valgte ved importen, på guidens side »Configure Refresh Unique Identifier«. Begge ruter er skrivebordsfunktioner: Microsoft nævner diagrammer, der er forbundet til Excel, blandt dem, der ikke kan redigeres i Visio for the web.

Det gennemgåede eksempel herunder er en vurdering af churn-risiko, en proces, hvis grænser, ansvarlige og eskaleringsregler faktisk ændrer sig hvert kvartal, og netop derfor er det tilfældet, hvor opdatering er værd at forstå frem for at skimme. Det er bygget i QueryChart, hvor rækkerne er diagrammet i stedet for en kilde, diagrammet blev genereret ud fra, så der findes ingen opdateringskommando, ingen konfliktdialog og ingen tilbageskrivning, der kan flade en formel ud. Det er hele QueryCharts krav på denne side, og det fortjener præcis ét afsnit: kører din organisation Visio, er fremgangsmåden ovenfor svaret, og faldgruberne efter eksemplet er de fire måder, teams mister data på.

Den samme proces uden et opdateringstrin

En vurdering af churn-risiko bygget i fire stadier, hvor det at redigere rækkerne er det at redigere diagrammet, hold øje med regnearkskolonnerne, der bliver udfyldt nedenunder.

1. Den tilbagevendende kørsel og dens første grænse

   »Opdater datasættet for churn-risiko« åbner et kredsløb frem for en linje, og »Behold kunden på overvågningslisten« sender kunder under indsatsgrænsen direkte tilbage til »Score alle kunder mod churn-risikomodellen« ad en pil med teksten Næste opdatering. Sådan en løkke er almindelig proceslogik her: ingen mekanisme skal have besked om, at pilen peger bagud.

2. Forbindelser som rækkenumre

   Så snart kolonnen Linje til er udfyldt, fører »Udsend risikokøen med de bagvedliggende drivere« videre til gennemgangen, og »Er hoveddriveren kommerciel eller produktrelateret?« deler sig i to forskellige ansvarlige. Kolonnen svarer til Data Visualizers Next Step ID, bortset fra at en rettelse her ændrer tegningen med det samme frem for ved næste opdatering.

3. Navngivne forgreninger på hver beslutning

   »Kommerciel« og »Produktrelateret« står nu på pilene ud af række 7, og »Genaktiveret« og »Ingen genaktivering« på pilene ud af »Er kunden kommet tilbage over genopretningsgrænsen?«. Navnene på forgreningerne er en kolonne, der parres efter placering med rækkenumrene ved siden af, så de kan ikke skride væk fra den forgrening, de beskriver.

4. Ansvarlige, og eskaleringen der løber tilbage

   Banekolonnerne placerer hvert trin hos Data og analyse, Customer success, Kundeansvarlig eller Produkt, og den sidste beslutning, »Kan kunden reddes inden fornyelsen?«, sender en kunde, der kan reddes, tilbage til »Kontakt kunden og aftal en handlingsplan« til et andet forsøg. At kalibrere grænsen næste kvartal er en rettelse i én celle, uden et diagram der bagefter skal bringes i overensstemmelse.

Sådan fungerer det

1. Find ud af, hvilken mekanisme du har foran dig

   Klik inde i diagrammet. Kommer der en beholder rundt om forløbet, og dukker fanebladet Data Tools Design op på båndet, er det et Data Visualizer-diagram, og opdatering går i begge retninger. Er der ingen beholder, og står Excel-kolonnerne i vinduet External Data på fanebladet Data, er projektmappen knyttet til figurer, og opdatering går kun én vej. Alt herunder afhænger af, hvilken af de to du har; kommandoerne kan ikke bruges i stedet for hinanden.

2. Hent Excel-ændringer ind i et Data Visualizer-diagram

   Ret og gem projektmappen, og så, med Microsofts egne ord: »Klik i diagrammets beholder i Visio for at aktivere fanebladet Data Tools Design på båndet, og vælg derefter Refresh Diagram.« Opdateringen er afgrænset til beholderen, så figurer, du har tilføjet uden for den, bliver ikke rørt, og formatering, du har lagt på figurer og forbindelser inde i den, bevares. Adgangen til at bruge Data Visualizer-skabelonerne er dokumenteret som Visio Plan 2 alene.

3. Svar på dialogen Refresh Diagram Conflict

   Ville de indkomne data smide noget væk, som du har ændret i diagrammet, åbner Visio dialogen »Refresh Diagram Conflict«, før den gennemfører noget. Læs den frem for at klikke dig igennem den: det er det ene øjeblik, hvor du på forhånd får at vide, at projektmappen og tegningen er uenige. Løs konflikten, og gennemgå derefter de figurer, du ved er rettet i hånden.

4. Skriv diagrammets ændringer tilbage med Update Source Data

   Med beholderen stadig markeret skriver Update Source Data på fanebladet Data Tools Design diagrammets ændringer ind i projektmappen. Der gælder to betingelser: projektmappen skal være gemt og lukket, hvis den ligger på en pc eller en netværksfilserver, og der hvor data kan gå tabt, kommer dialogen »Update Source Data Conflict«, hvor du vælger »Overwrite«. Kommandoen har ingen modsvarighed på ruten med kædede data.

5. Opdater et diagram med kædede data fra fanebladet Data

   For figurer, der er knyttet til en projektmappe, bruger du Refresh Data eller Refresh All for hver forbindelse i filen. Værdierne inde i de eksisterende figurer opdateres; tegningens struktur gør ikke. Rækker, der er tilføjet til eller fjernet fra kilden, åbner ruden »Refresh Conflicts«, hvor hvert misforhold løses med Delete Shape, Delete All Listed Shapes, Keep Shape, Keep All Listed Shapes, Select Matching Row eller Ignore All Conflicts.

6. Planlæg opdateringen af kædede data, hvis kilden ændrer sig fast

   Dette hører til ruten med kædede data: åbn dialogen Refresh Data på skrivebordet, sæt hak i »Vis denne dialogboks, når filen åbnes«, vælg derefter Configure og sæt Automatic Refresh; i dialogen Configure Refresh kan du »markere afkrydsningsfeltet Refresh every og derefter klikke på pilene for at vælge et interval«. Microsoft dokumenterer ingen tilsvarende planlægning for Refresh Diagram, så på Data Visualizer-ruten bliver opdateringen en kommando, nogen skal huske, og det er sådan, et diagram stilfærdigt kommer et kvartal bagud for de data, det påstår at vise.

Faldgruber du skal undgå

• Formler i Excel-kilden bliver ødelagt af tilbageskrivningen

  Microsofts anvisning er ikke til at tage fejl af: »Brug ikke formler i Excel-datakilden. Når du har valgt Overwrite i dialogboksen Update Source Data, omdanner Visio formlen til formlens resultat.« En procestabel, der beregner noget som helst (et antal trin, et sammensat trin-id, et opslag af det ansvarlige team), mister beregningen, første gang nogen retter i diagrammet og skriver tilbage, og det, der står tilbage, ser rigtigt ud. Hold beregnede værdier i en anden projektmappe, eller accepter, at tabellen skrives i hånden.

• At tro at begge opdateringer omstrukturerer diagrammet, eller at ingen af dem gør

  Det er her, de to mekanismer skiller sig mest fra hinanden og oftest bliver rørt sammen. Refresh Diagram genopbygger faktisk strukturen, men kun inden for sin egen grænse: »Opdatering ændrer kun figurerne og forbindelserne inde i beholderen.« Kædede data genopbygger slet ikke strukturen: Microsofts formulering om et organisationsdiagram er, at »dataene opdateres på normal vis, når du kører Refresh Data, men kun inde i de figurer, der findes«, og at »opdatering af dataene tilføjer eller fjerner ikke figurer«, hvor tilføjede og slettede rækker i stedet udløser ruden Refresh Conflicts. En omskrevet proces genereres altså på ny på Data Visualizer-ruten og skal bygges op igen på ruten med kædede data; /da/guides/lav-organisationsdiagram-fra-excel-i-visio beskriver, hvad det betyder ved en omorganisering.

• Ingen entydig nøgle, så rækker ikke kan matches til figurer

  En pålidelig opdatering afhænger af den nøgle, du valgte ved importen, på siden »Configure Refresh Unique Identifier«. Microsofts forberedelsesregel er at »sikre, at én kolonne i dine data indeholder entydige værdier for hver række, og at værdierne svarer til teksten på figurerne«. Data Visualizer er endnu strengere: hver værdi i kolonnen Process Step ID »skal være entydig og må ikke være tom«. Uden den kolonne har opdateringen intet at matche på, og resultatet bliver tilfældigt.

• At pege guiden mod et selvvalgt område i stedet for en Excel-tabel

  Guiden Create Diagram from Data accepterer »en tabel eller et selvvalgt område i projektmappen«, og vælger du området, har du fravalgt synkroniseringen fra begyndelsen. Microsofts anbefaling er at »bruge en Excel-tabel og ikke et selvvalgt område, hvis du vil holde diagram og data synkroniseret«. Det afgøres på oprettelsestidspunktet, så et diagram, der ikke kan opdateres ordentligt, skal som regel laves forfra frem for repareres.

Behold processen uden et opdateringstrin

Åbn vurderingen af churn-risiko som dit eget diagram og ret en grænse: diagrammet er rækkerne, så der er ikke noget at opdatere bagefter.

Behold processen uden et opdateringstrin

Relaterede guides

• Visio Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet er udfaset
• Migrering fra Visio Data Visualizer
• Sådan laver du et flowchart fra Excel i Visio

Ofte stillede spørgsmål

Opdaterer et Visio-flowchart sig selv, når jeg retter i Excel-filen?

Ikke som standard: opdatering er en kommando, du kører. For et Data Visualizer-diagram klikker du inde i diagrammets beholder for at få fanebladet Data Tools Design frem og vælger Refresh Diagram. For figurer, der er knyttet til en projektmappe, bruger du Refresh Data eller Refresh All på fanebladet Data. Skrivebordsprogrammet kan automatisere det sidste tilfælde: i dialogen Refresh Data sætter du hak i »Vis denne dialogboks, når filen åbnes«, vælger derefter Configure og sætter Automatic Refresh, hvor du kan vælge et interval. Indtil du gør en af de ting, viser diagrammet dataene, som de var, da det sidst blev opdateret.

Kan jeg rette i Visio-diagrammet og få ændringerne tilbage i Excel?

Kun på Data Visualizer-ruten. Der skriver Update Source Data på fanebladet Data Tools Design diagrammets ændringer ind i projektmappen, hvad Microsoft beskriver som »tovejssynkronisering mellem Visio-diagrammet og Excel-projektmappen«; projektmappen skal være gemt og lukket, hvis den ligger på en pc eller en netværksfilserver, og dialogen »Update Source Data Conflict« beder dig vælge »Overwrite«. For figurer, der er knyttet med Link Data to Shapes, er det umuligt: »Du kan ikke opdatere den datakilde, et Visio-diagram er knyttet til, ved at foretage ændringer i Visio-diagrammet.«

Hvorfor er min Refresh Diagram-knap forsvundet?

To ting er værd at tjekke. Data Tools Design er et kontekstafhængigt faneblad: det dukker først op, når selve diagrammets beholder er markeret, så det er ikke nok at klikke på en enkelt figur. Og hvis dit diagram lå inde i Excel frem for i Visio, brugte du tilføjelsesprogrammet Visio Data Visualizer til Excel: Microsoft annoncerede dets udfasning i november 2025 og satte lukningen af tjenesten til 2. marts 2026, en dato som virksomheden i december 2025 bekræftede var uændret, med den besked at datakoblingen og opdateringsfunktionerne ville holde op med at virke, mens dataene i Excel-tabellerne ville forblive intakte. Se /da/guides/saadan-bruger-du-visio-data-visualizer for den aktuelle status.

Kan jeg opdatere et datakoblet Visio-diagram i browseren?

Nej. Microsoft nævner diagrammer, der er forbundet til Excel, Access, SharePoint-lister, SQL Server og andre OLEDB- eller ODBC-kilder, blandt dem, der ikke kan redigeres i Visio for the web, og skriver, at datakobling kun findes i Visios skrivebordsprogram, selvom browseren kan vise datakoblede diagrammer og læse værdier gennem Shape Info. Da Visio Plan 1 kun er web og Teams, er den reelle forudsætning for at opdatere fra Excel en Windows-maskine med skrivebordsprogrammet på Visio Plan 2, som koster 15,00 US$ pr. bruger pr. måned ved årlig betaling til listepris på skrivetidspunktet. Der findes ikke noget Visio-skrivebordsprogram til macOS.