Sådan opdaterer du et Visio-flowchart fra Excel

Sådan fungerer det

1. Find ud af, hvilken mekanisme du har foran dig

   Klik inde i diagrammet. Kommer der en beholder rundt om forløbet, og dukker fanebladet Data Tools Design op på båndet, er det et Data Visualizer-diagram, og opdatering går i begge retninger. Er der ingen beholder, og står Excel-kolonnerne i vinduet External Data på fanebladet Data, er projektmappen knyttet til figurer, og opdatering går kun én vej. Alt herunder afhænger af, hvilken af de to du har; kommandoerne kan ikke bruges i stedet for hinanden.

2. Hent Excel-ændringer ind i et Data Visualizer-diagram

   Ret og gem projektmappen, og så, med Microsofts egne ord: »Klik i diagrammets beholder i Visio for at aktivere fanebladet Data Tools Design på båndet, og vælg derefter Refresh Diagram.« Opdateringen er afgrænset til beholderen, så figurer, du har tilføjet uden for den, bliver ikke rørt, og formatering, du har lagt på figurer og forbindelser inde i den, bevares. Adgangen til at bruge Data Visualizer-skabelonerne er dokumenteret som Visio Plan 2 alene.

3. Svar på dialogen Refresh Diagram Conflict

   Ville de indkomne data smide noget væk, som du har ændret i diagrammet, åbner Visio dialogen »Refresh Diagram Conflict«, før den gennemfører noget. Læs den frem for at klikke dig igennem den: det er det ene øjeblik, hvor du på forhånd får at vide, at projektmappen og tegningen er uenige. Løs konflikten, og gennemgå derefter de figurer, du ved er rettet i hånden.

4. Skriv diagrammets ændringer tilbage med Update Source Data

   Med beholderen stadig markeret skriver Update Source Data på fanebladet Data Tools Design diagrammets ændringer ind i projektmappen. Der gælder to betingelser: projektmappen skal være gemt og lukket, hvis den ligger på en pc eller en netværksfilserver, og der hvor data kan gå tabt, kommer dialogen »Update Source Data Conflict«, hvor du vælger »Overwrite«. Kommandoen har ingen modsvarighed på ruten med kædede data.

5. Opdater et diagram med kædede data fra fanebladet Data

   For figurer, der er knyttet til en projektmappe, bruger du Refresh Data eller Refresh All for hver forbindelse i filen. Værdierne inde i de eksisterende figurer opdateres; tegningens struktur gør ikke. Rækker, der er tilføjet til eller fjernet fra kilden, åbner ruden »Refresh Conflicts«, hvor hvert misforhold løses med Delete Shape, Delete All Listed Shapes, Keep Shape, Keep All Listed Shapes, Select Matching Row eller Ignore All Conflicts.

6. Planlæg opdateringen af kædede data, hvis kilden ændrer sig fast

   Dette hører til ruten med kædede data: åbn dialogen Refresh Data på skrivebordet, sæt hak i »Vis denne dialogboks, når filen åbnes«, vælg derefter Configure og sæt Automatic Refresh; i dialogen Configure Refresh kan du »markere afkrydsningsfeltet Refresh every og derefter klikke på pilene for at vælge et interval«. Microsoft dokumenterer ingen tilsvarende planlægning for Refresh Diagram, så på Data Visualizer-ruten bliver opdateringen en kommando, nogen skal huske — og det er sådan, et diagram stilfærdigt kommer et kvartal bagud for de data, det påstår at vise.

Ofte stillede spørgsmål

Opdaterer et Visio-flowchart sig selv, når jeg retter i Excel-filen?

Ikke som standard — opdatering er en kommando, du kører. For et Data Visualizer-diagram klikker du inde i diagrammets beholder for at få fanebladet Data Tools Design frem og vælger Refresh Diagram. For figurer, der er knyttet til en projektmappe, bruger du Refresh Data eller Refresh All på fanebladet Data. Skrivebordsprogrammet kan automatisere det sidste tilfælde: i dialogen Refresh Data sætter du hak i »Vis denne dialogboks, når filen åbnes«, vælger derefter Configure og sætter Automatic Refresh, hvor du kan vælge et interval. Indtil du gør en af de ting, viser diagrammet dataene, som de var, da det sidst blev opdateret.

Kan jeg rette i Visio-diagrammet og få ændringerne tilbage i Excel?

Kun på Data Visualizer-ruten. Der skriver Update Source Data på fanebladet Data Tools Design diagrammets ændringer ind i projektmappen, hvad Microsoft beskriver som »tovejssynkronisering mellem Visio-diagrammet og Excel-projektmappen«; projektmappen skal være gemt og lukket, hvis den ligger på en pc eller en netværksfilserver, og dialogen »Update Source Data Conflict« beder dig vælge »Overwrite«. For figurer, der er knyttet med Link Data to Shapes, er det umuligt: »Du kan ikke opdatere den datakilde, et Visio-diagram er knyttet til, ved at foretage ændringer i Visio-diagrammet.«

Hvorfor er min Refresh Diagram-knap forsvundet?

To ting er værd at tjekke. Data Tools Design er et kontekstafhængigt faneblad — det dukker først op, når selve diagrammets beholder er markeret, så det er ikke nok at klikke på en enkelt figur. Og hvis dit diagram lå inde i Excel frem for i Visio, brugte du tilføjelsesprogrammet Visio Data Visualizer til Excel: Microsoft annoncerede dets udfasning i november 2025 og satte lukningen af tjenesten til 2. marts 2026, en dato som virksomheden i december 2025 bekræftede var uændret, med den besked at datakoblingen og opdateringsfunktionerne ville holde op med at virke, mens dataene i Excel-tabellerne ville forblive intakte. Se /da/guides/saadan-bruger-du-visio-data-visualizer for den aktuelle status.

Kan jeg opdatere et datakoblet Visio-diagram i browseren?

Nej. Microsoft nævner diagrammer, der er forbundet til Excel, Access, SharePoint-lister, SQL Server og andre OLEDB- eller ODBC-kilder, blandt dem, der ikke kan redigeres i Visio for the web, og skriver, at datakobling kun findes i Visios skrivebordsprogram, selvom browseren kan vise datakoblede diagrammer og læse værdier gennem Shape Info. Da Visio Plan 1 kun er web og Teams, er den reelle forudsætning for at opdatere fra Excel en Windows-maskine med skrivebordsprogrammet på Visio Plan 2, som koster 15,00 US$ pr. bruger pr. måned ved årlig betaling til listepris på skrivetidspunktet. Der findes ikke noget Visio-skrivebordsprogram til macOS.