So wandeln Sie Excel-Daten in ein Visio-Flussdiagramm um

So funktioniert es

1. Die Starter-Arbeitsmappe aus Visio heraus holen

   Öffnen Sie Visio oder wählen Sie File > New, wenn Sie schon ein Diagramm bearbeiten. Wählen Sie TEMPLATES, dann Flowchart, dann „Basic Flowchart - Data Visualizer“. Wählen Sie in der Vorschau der Vorlage „Excel data template“, um Microsofts mitgelieferte Arbeitsmappe mit den bereits benannten Spalten zu erhalten, und wählen Sie eine Maßeinheit. Tun Sie das, statt den Links zu den Beispielarbeitsmappen in den Supportartikeln nachzujagen: Beide Kurzlinks führen heute auf Bing und nicht auf eine Datei. Die Data Visualizer-Vorlagen sind als nur mit Visio Plan 2 verfügbar dokumentiert.

2. Aus den Daten eine Tabelle machen, keinen Bereich

   Formatieren Sie den Datenblock als Excel-Tabelle, bevor Sie sich dem Assistenten nähern. Dessen erste Seite bittet Sie, „die Excel-Arbeitsmappe auszuwählen“ und dann „eine Tabelle oder einen benutzerdefinierten Bereich in der Arbeitsmappe auszuwählen“, ein Bereich wird also ohne Beanstandung angenommen — aber Microsofts eigener Hinweis lautet: „Verwenden Sie eine Excel-Tabelle und keinen benutzerdefinierten Bereich, wenn Diagramm und Daten synchronisiert bleiben sollen.“ Einen Bereich zu wählen ist der Weg, auf dem Menschen Monate später entdecken, dass Refresh Diagram für sie nie funktionieren konnte.

3. Jeder Zeile eine eindeutige Process Step ID geben

   Das ist die erforderliche Spalte und die mit einer angehängten Regel: „Jeder Wert in der Excel-Tabelle muss eindeutig und darf nicht leer sein.“ Die IDs sind die Identität der Schritte und das Einzige, was Next Step ID nennen darf, nehmen Sie also kurze, stabile Werte — 1, 2, 3 oder A10, A20 — und verwenden Sie nie eine erneut, nachdem Sie eine Zeile gelöscht haben. Auf der Seite Process Steps des Assistenten ist das, was Sie „Process Step ID / Activity ID“ zuordnen.

4. Den Text der Form in Process Step Description schreiben

   Microsoft beschreibt diese Spalte als „Text, der jeder Form im Flussdiagramm hinzugefügt wird“, was in der Zelle steht, ist also das, was ein Leser im Kasten sieht. Halten Sie es bei einer Handlung je Zeile und formulieren Sie Entscheidungen als Fragen, denn eine Raute, die ein Substantiv enthält, lässt sich nicht beantworten. Auf derselben Seite des Assistenten wird sie „Process Step / Activity Description“ zugeordnet, wo auch ein Abschnitt Accessibility für Alternativtexte liegt.

5. Jede Zeile nach vorn verweisen lassen und jeden Zweig benennen

   Next Step ID nimmt „die Process Step ID der nächsten Form in der Folge“. Wo ein Schritt verzweigt, tragen Sie alle folgenden IDs in diese Zelle und je eine Beschriftung in Connector Label, das Microsoft so dokumentiert: „Bei verzweigenden Formen werden Verbindungsbeschriftungen als durch Komma getrennter Text dargestellt.“ Die zwei Listen werden nach Position gepaart: die IDs 5 und 4 mit den Beschriftungen „In policy,Out of policy“ setzt In policy auf den Pfeil zu 5. Auf der Seite Connections des Assistenten bestätigen Sie Delimiter und die Zuordnung von Connector Label.

6. Shape Type setzen, Funktion und Phase nur bei Bedarf ergänzen

   Shape Type ist „der Typ der Form, die Sie im Visio-Diagramm darstellen wollen“, zugeordnet auf der Seite Shape Types des Assistenten, und die Zuordnung ist nicht auf die Flussdiagramm-Schablone begrenzt: Microsoft bestätigt, dass Sie das Diagramm erzeugen können, indem Sie Ihre Prozessdaten „einer beliebigen Schablone in Visio zuordnen“. Füllen Sie die Spalten für Funktion und Phase nur für ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm — siehe /de/guides/funktionsuebergreifendes-flussdiagramm-in-visio — und wählen Sie dann Create und Finish. /de/guides/visio-flussdiagramm-aus-excel-erstellen geht die fünf Seiten des Assistenten selbst durch.

Häufig gestellte Fragen

Welche Spalten braucht Excel für ein Visio-Flussdiagramm?

Fünf in Microsofts mitgelieferter Arbeitsmappe. „Process Step ID“ ist erforderlich, und jeder Wert muss eindeutig und darf nicht leer sein. „Process Step Description“ ist der Text, der jeder Form hinzugefügt wird. „Next Step ID“ enthält die Process Step ID der nächsten Form in der Folge. „Connector Label“ benennt die Ausgänge einer verzweigenden Form, als durch Komma getrennter Text. „Shape Type“ sagt, welche Form zu zeichnen ist. Es gibt außerdem Spalten für Funktion und Phase, die aber nur für ein Cross-Functional-Flowchart-Diagramm gelten und von einem Basic-Flowchart-Diagramm ignoriert werden — ein gerader Ablauf braucht also die fünf.

Wie baue ich eine Ja/Nein-Entscheidung in Visios Excel-Vorlage?

Tragen Sie beide Folge-IDs in die Zelle Next Step ID dieser Zeile und beide Beschriftungen, durch Komma getrennt, in ihre Zelle Connector Label. Microsofts Formulierung lautet, dass bei verzweigenden Formen „Verbindungsbeschriftungen als durch Komma getrennter Text dargestellt werden“. Die zwei Listen werden nach Position gelesen, die erste ID bekommt also die erste Beschriftung — die IDs „9,7“ mit den Beschriftungen „Approved,Refused“ schicken Approved zu 9. Nichts prüft, ob die Paarung die gemeinte ist, ein vertauschtes Paar liefert also ein plausibles Diagramm mit getauschten Zweigen. Bestätigen Sie den Delimiter auf der Seite Connections des Assistenten und lesen Sie jede verzweigende Zeile vor dem Erzeugen noch einmal.

Muss die Quelle eine Excel-Tabelle sein, oder genügt ein Bereich?

Beides wird angenommen. Die erste Seite des Assistenten bittet Sie, „eine Tabelle oder einen benutzerdefinierten Bereich in der Arbeitsmappe auszuwählen“, ein Bereich erzeugt also ohne Weiteres ein Diagramm. Die Folge kommt später: Microsofts Hinweis lautet „Verwenden Sie eine Excel-Tabelle und keinen benutzerdefinierten Bereich, wenn Diagramm und Daten synchronisiert bleiben sollen“, ein Bereich ist also ein stiller Verzicht darauf, das Diagramm aus der Arbeitsmappe zu aktualisieren und Änderungen dorthin zurückzuschreiben. Da ein Bereich in einem Augenblick zur Tabelle wird und ein fertiges Diagramm deutlich länger braucht, machen Sie zuerst eine Tabelle daraus.

Brauche ich Visio Plan 2, um ein Flussdiagramm aus einer Tabelle zu erzeugen?

Für diesen Weg ja. Microsoft dokumentiert sowohl die Data Visualizer-Vorlagen als auch den Assistenten Create Diagram from Data als nur mit Visio Plan 2 verfügbar, 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Listenpreis zum Redaktionszeitpunkt, und das ist auch die einzige Abostufe, die die Desktop-App enthält, in der der Assistent läuft. Ein einfaches Flussdiagramm können Sie in Visio für das Web auch auf niedrigeren Stufen von Hand zeichnen, aber nichts dort erzeugt es aus einer Tabelle. QueryChart ist dieselbe Datenstruktur ohne den Lizenzschritt: Zeilen mit einer Spalte für den nächsten Schritt, im Browser, auf jedem Betriebssystem, und die Zeilen bleiben die maßgebliche Quelle.