Von Excel zum Flussdiagramm: Reiseantrag und Genehmigung

So funktioniert es

1. Benennen Sie die vier Bahnen nach Ihren echten Rollen

   Mitarbeitende, Führungskraft, Reisestelle und Finanzen sind Platzhalter. Wenn Buchungen über ein externes Reisebüro laufen, geben Sie ihm eine eigene Bahn, damit die Übergabe sichtbar ist. Wenn Sie keine Reisestelle haben, verschieben Sie die Richtlinienprüfung in die Bahn der Führungskraft und löschen Sie die Bahn, statt sie leer zu lassen.

2. Tragen Sie Ihre eigene Zahl an die Wertgrenze

   Ersetzen Sie „Kosten über der Genehmigungsgrenze?“ durch die Zahl aus Ihrer Unterschriftenregelung und nennen Sie die Währung. Entscheiden Sie, ob das Reiseziel die Kosten überstimmt — viele Richtlinien eskalieren jede Auslandsreise unabhängig vom Betrag — und prüfen Sie die Schätzung samt dokumentierter Ausnahme, nicht den Flugpreis allein.

3. Schreiben Sie Ihre Obergrenzen in das Richtlinientor

   Die Richtlinienprüfung ist nur so nützlich wie das, was sie prüft. Notieren Sie die schriftlichen Obergrenzen am Knoten: Buchungsklasse nach Flugdauer, Übernachtungsgrenze je Stadt, Mindestvorlauf für Buchungen, bevorzugte Anbieter. Ohne sie legt jede genehmigende Stelle ihre eigene Lesart an, und das Tor bedeutet nichts mehr.

4. Entscheiden Sie, was Finanzen tatsächlich prüfen

   Die Eskalation hat mit Absicht drei Ausgänge: genehmigen, ablehnen und zur Neukalkulation zurückgeben. Wenn Ihre Finanzabteilung immer nur genehmigt oder ablehnt, löschen Sie den Zweig für die Neukalkulation. Verantwortet sie die Budgetlinie und nicht das Urteil, schreiben Sie das an den Knoten und halten Sie fest, wer wann genehmigt hat, denn eine Prüfung der Abrechnung setzt genau dort an.

5. Legen Sie die Änderungsschleife um, wenn Änderungen weiter zurückführen

   Neue Termine führen derzeit erneut in die Prüfung der Wertgrenze, was voraussetzt, dass die Genehmigung der Führungskraft weiter gilt. Wenn eine Terminänderung in Ihrer Organisation eine erneute Prüfung durch die Führungskraft verlangt, legen Sie diesen Ausgang stattdessen auf „Führungskraft genehmigt die Reise?“. Sind Ihre Buchungen nicht erstattungsfähig, ergänzen Sie einen Schritt für die Umbuchungsgebühr, bevor die Reise weitergeht.

6. Setzen Sie eine Frist für die Belegschleife

   Die Abrechnung geht derzeit so lange an die Mitarbeitenden zurück, wie es dauert. Ergänzen Sie die Nachreichungsfrist, die Ihr Finanzkalender braucht, und legen Sie fest, was vollständig bei Ihnen bedeutet — je Position eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und kein Kartenbeleg, Fremdwährungsbeträge zum Kurs der Abrechnung umgerechnet, vorausbezahlte Positionen ausgenommen.

Häufig gestellte Fragen

Aus welchen Phasen besteht ein Reiseantrag mit Genehmigung?

Aus fünf, und die Phasenspalten dieses Diagramms sind nach ihnen benannt. Antrag: Die Mitarbeitenden nennen Termine und Zweck und schätzen die Gesamtkosten der Reise. Genehmigung: Die Reise wird gegen die Richtlinie geprüft, von der Führungskraft genehmigt und bei Kosten über der Grenze an Finanzen eskaliert. Buchung: Die Reisestelle bucht Flug und Unterkunft und übermittelt Reiseplan und Buchungsnummern. Reise: Die Mitarbeitenden reisen und bewahren Belege auf, sofern sich die Pläne nicht vorher ändern. Abrechnung: Die Abrechnung geht mit Belegen ein, wird gegen die Richtlinie geprüft und im nächsten Lohnlauf erstattet. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Namen — jedes Tor wird an der Schätzung aus der ersten Phase gemessen.

Wer soll Geschäftsreisen genehmigen, die Führungskraft oder Finanzen?

Beide, mit verschiedenen Aufgaben. Die Führungskraft genehmigt die Reise: ob sie nötig ist, ob die Termine passen, ob die Person abwesend sein soll. Finanzen genehmigen das Geld oberhalb einer Grenze: ob die Budgetlinie es trägt und ob eine Ausnahme von der Richtlinie akzeptabel ist. Beides in eine Genehmigung zu falten, erzeugt genau die bekannte Diskussion, in der niemand sicher ist, wer den Antrag gerade hält. Geben Sie der Führungskraft jede Reise und Finanzen nur das, was über Ihrer Zahl liegt, benennen Sie die zweite genehmigende Stelle und halten Sie das Datum jeder Genehmigung fest, denn die Prüfung der Reisekostenabrechnung setzt an der Genehmigung an und nicht am Beleg.

Was passiert, wenn sich die Reisepläne nach der Buchung ändern?

Behandeln Sie es als neue Kosten und nicht als Änderung. Neue Termine bedeuten in der Regel einen anderen Flugpreis, eine andere Aufenthaltsdauer und manchmal eine Umbuchungsgebühr; die Reise muss also erneut gegen die Genehmigungsgrenze geprüft werden, statt auf Grundlage der ursprünglichen Genehmigung weiterzulaufen. Deshalb führt die Änderungsentscheidung in diesem Diagramm zurück in die Prüfung der Wertgrenze statt weiter in die Reise. Eine Storno ist ein eigener Ausgang: Die Buchungen werden aufgelöst und der Prozess endet dort, was stornierte Reisen aus der Abrechnungsphase heraushält und verhindert, dass eine aufgelöste Buchung in einer Abrechnung auftaucht.

Ich habe das früher mit dem Visio Data Visualizer-Add-in aus einer Excel-Tabelle gebaut. Wo ist das geblieben?

Microsoft hat im November 2025 die Einstellung des Visio Data Visualizer-Add-ins für Excel angekündigt und die Abschaltung des Dienstes auf den 2. März 2026 gesetzt; im Dezember 2025 hat Microsoft bestätigt, dass dieses Datum unverändert bleibt. Seither hat Microsoft nichts veröffentlicht, was die vollzogene Abschaltung bestätigen oder sie zurücknehmen würde, und die Supportseiten beschreiben die Einstellung weiterhin im Futur, während einige Marketingseiten das Add-in noch als aktuell bewerben — daher die Unklarheit. Der von Microsoft empfohlene Weg ist Visio Plan 2 mit den Data Visualizer-Vorlagen in der Visio-Desktop-App. Diese Vorlage ist keine Visio-Datei; sie ist dieselbe Form, erzeugt aus Zeilen, die Sie im Browser bearbeiten.