Von Excel zum Flussdiagramm: Reiseantrag und Genehmigung
Von Excel zum Flussdiagramm, gezeigt an einem Reiseantrag mit Genehmigung: fünf Phasen, vier Bahnen, ein Richtlinientor, eine Wertgrenze mit Eskalation an Finanzen und eine Belegprüfung, die unvollständige Abrechnungen zurückgibt.
Was ist von excel zum flussdiagramm: reiseantrag und genehmigung?
Ein Flussdiagramm sind vier Spalten einer Tabelle. Eine Spalte enthält den Schritt. Eine enthält die Zeilennummer, zu der der Schritt führt. Eine enthält die Form, die nichts anderes ist als der Typ des Schritts als Silhouette. Eine enthält die Beschriftung je Ausgang, sodass ein Schritt mit zwei Ausgängen zwei Beschriftungen trägt. Ergänzen Sie eine fünfte Spalte für die Bahn und eine sechste für die Phase, und Sie haben ein funktionsübergreifendes Diagramm auf zwei Achsen statt einer geraden Linie. Mehr ist nicht nötig. Sobald Sie das sehen, ist der Weg von Excel zum Flussdiagramm überhaupt keine Umwandlung mehr: Die Tabelle war schon das Diagramm und hat nur darauf gewartet, dass etwas sie zeichnet. Die Tabelle unten enthält einen Reiseantrag mit Genehmigung, von einem Antrag mit Terminen und Zweck bis zur erstatteten Reisekostenabrechnung.
Reisegenehmigungen brechen an der Kostenschätzung und an der zweiten genehmigenden Stelle. Die Schätzung ist die Zahl, an der jedes weitere Tor gemessen wird; ein Flugpreis ohne Unterkunft, Verpflegung und Transfers schiebt eine Reise also Wochen nachdem sie schon genehmigt wurde über die Wertgrenze. Die zweite genehmigende Stelle ist noch schlimmer, denn die meisten schriftlichen Richtlinien sagen nie, ob Finanzen die Budgetlinie prüfen oder das Urteil der Führungskraft noch einmal, und so liegt der Antrag, während beide warten. Dazu kommt der Teil, den niemand dokumentiert: Pläne ändern sich. Ein Termin verschiebt sich, die Reisedaten verschieben sich, und der Antrag gilt nun für eine andere Reise zu anderen Kosten, mit der ursprünglichen Genehmigung daran. Teams regeln das per E-Mail, und deshalb ist die Abrechnung drei Wochen später der erste Moment, in dem jemandem auffällt, dass der genehmigte und der gebuchte Betrag zwei verschiedene Zahlen sind.
Das Diagramm unten läuft über fünf Phasen und vier Bahnen und zeichnet die unangenehmen Wege, statt sie in einer Fußnote zu beschreiben. Eine nicht richtlinienkonforme Reise wird am Richtlinientor nicht abgelehnt; sie geht zuerst in eine dokumentierte Ausnahme und dann in die Genehmigung. Kosten über der Grenze werden an Finanzen eskaliert, die genehmigen, ablehnen oder zur Neukalkulation zurückgeben können. Eine Terminänderung vor der Abreise läuft erneut in die Prüfung der Wertgrenze statt direkt in die Reise, denn neue Termine bedeuten neue Kosten. Eine unvollständige Abrechnung geht an die Mitarbeitenden zurück statt stehen zu bleiben. Zwei Wege enden in einer Ablehnung oder einer Storno, einer in der Erstattung.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Phasen über vier Bahnen, sodass dieselbe Tabelle sowohl die Abfolge als auch die Zuständigkeit erzeugt: Antrag, Genehmigung, Buchung, Reise und Abrechnung, gehalten von den Bahnen Mitarbeitende, Führungskraft, Reisestelle und Finanzen.
- Ein Richtlinientor in der Bahn der Reisestelle, „Reise richtlinienkonform?“, dessen nicht-konformer Ausgang zu „Ausnahme mit Begründung dokumentieren“ führt und wieder in den Fluss mündet, statt die Reise an dieser Stelle abzulehnen.
- Zwei Genehmigungen in Folge statt einer: „Führungskraft genehmigt die Reise?“ und danach „Kosten über der Genehmigungsgrenze?“, sodass nur Ausgaben über der von Ihnen gesetzten Zahl weiter eskaliert werden.
- Eine dreifache Eskalation an „Finanzen genehmigen die eskalierten Kosten?“: genehmigen und zur Buchung weitergehen, ohne Weiteres ablehnen, oder den Antrag zu „Gesamtkosten der Reise schätzen“ zurückgeben, damit er mit günstigerer Buchung oder kürzerem Aufenthalt neu kalkuliert wird.
- Eine Änderungsentscheidung nach der Buchung, „Änderung vor der Abreise?“, mit drei Ausgängen: wie gebucht reisen, die Buchungen auflösen und die Reise beenden, oder mit den neuen Terminen erneut in „Kosten über der Genehmigungsgrenze?“ eintreten.
- Eine Belegprüfung in der Bahn Finanzen, „Belege vollständig und konform?“, die eine unvollständige Abrechnung zu „Reisekostenabrechnung mit Belegen einreichen“ zurückgibt und erst dann zu „Erstattung im nächsten Lohnlauf“ führt, wenn sie sauber ist.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie führen den Prozess ohnehin als Tabelle von Schritten in einer Tabellenkalkulation und wollen das Diagramm, das diese Tabelle beschreibt, statt daneben eine eigene Zeichnung zu pflegen.
- Sie haben genau diese Form mit dem Visio Data Visualizer-Add-in aus einer Excel-Tabelle erzeugt und versuchen herauszufinden, wo dieser Weg geblieben ist.
- Ihre Reiserichtlinie existiert als Prosatext, und niemand im Unternehmen kann Ihnen die Zahl nennen, ab der eine Reise eine zweite genehmigende Stelle braucht.
- Es kommen immer wieder Reisekostenabrechnungen, die nicht zu dem passen, was genehmigt wurde, und Sie müssen sehen, durch welches Tor die Reise gekommen ist und wann sich die Kosten geändert haben.
- Sie schreiben eine Reise-SOP und brauchen Ausnahmen, Ablehnungen, Stornierungen und Nachreichungen als gezeichnete Wege, denn genau danach fragen die Leute.
So funktioniert es
Benennen Sie die vier Bahnen nach Ihren echten Rollen
Mitarbeitende, Führungskraft, Reisestelle und Finanzen sind Platzhalter. Wenn Buchungen über ein externes Reisebüro laufen, geben Sie ihm eine eigene Bahn, damit die Übergabe sichtbar ist. Wenn Sie keine Reisestelle haben, verschieben Sie die Richtlinienprüfung in die Bahn der Führungskraft und löschen Sie die Bahn, statt sie leer zu lassen.
Tragen Sie Ihre eigene Zahl an die Wertgrenze
Ersetzen Sie „Kosten über der Genehmigungsgrenze?“ durch die Zahl aus Ihrer Unterschriftenregelung und nennen Sie die Währung. Entscheiden Sie, ob das Reiseziel die Kosten überstimmt (viele Richtlinien eskalieren jede Auslandsreise unabhängig vom Betrag) und prüfen Sie die Schätzung samt dokumentierter Ausnahme, nicht den Flugpreis allein.
Schreiben Sie Ihre Obergrenzen in das Richtlinientor
Die Richtlinienprüfung ist nur so nützlich wie das, was sie prüft. Notieren Sie die schriftlichen Obergrenzen am Knoten: Buchungsklasse nach Flugdauer, Übernachtungsgrenze je Stadt, Mindestvorlauf für Buchungen, bevorzugte Anbieter. Ohne sie legt jede genehmigende Stelle ihre eigene Lesart an, und das Tor bedeutet nichts mehr.
Entscheiden Sie, was Finanzen tatsächlich prüfen
Die Eskalation hat mit Absicht drei Ausgänge: genehmigen, ablehnen und zur Neukalkulation zurückgeben. Wenn Ihre Finanzabteilung immer nur genehmigt oder ablehnt, löschen Sie den Zweig für die Neukalkulation. Verantwortet sie die Budgetlinie und nicht das Urteil, schreiben Sie das an den Knoten und halten Sie fest, wer wann genehmigt hat, denn eine Prüfung der Abrechnung setzt genau dort an.
Legen Sie die Änderungsschleife um, wenn Änderungen weiter zurückführen
Neue Termine führen derzeit erneut in die Prüfung der Wertgrenze, was voraussetzt, dass die Genehmigung der Führungskraft weiter gilt. Wenn eine Terminänderung in Ihrer Organisation eine erneute Prüfung durch die Führungskraft verlangt, legen Sie diesen Ausgang stattdessen auf „Führungskraft genehmigt die Reise?“. Sind Ihre Buchungen nicht erstattungsfähig, ergänzen Sie einen Schritt für die Umbuchungsgebühr, bevor die Reise weitergeht.
Setzen Sie eine Frist für die Belegschleife
Die Abrechnung geht derzeit so lange an die Mitarbeitenden zurück, wie es dauert. Ergänzen Sie die Nachreichungsfrist, die Ihr Finanzkalender braucht, und legen Sie fest, was vollständig bei Ihnen bedeutet: je Position eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und kein Kartenbeleg, Fremdwährungsbeträge zum Kurs der Abrechnung umgerechnet, vorausbezahlte Positionen ausgenommen.
Häufig gestellte Fragen
Aus welchen Phasen besteht ein Reiseantrag mit Genehmigung?
Aus fünf, und die Phasenspalten dieses Diagramms sind nach ihnen benannt. Antrag: Die Mitarbeitenden nennen Termine und Zweck und schätzen die Gesamtkosten der Reise. Genehmigung: Die Reise wird gegen die Richtlinie geprüft, von der Führungskraft genehmigt und bei Kosten über der Grenze an Finanzen eskaliert. Buchung: Die Reisestelle bucht Flug und Unterkunft und übermittelt Reiseplan und Buchungsnummern. Reise: Die Mitarbeitenden reisen und bewahren Belege auf, sofern sich die Pläne nicht vorher ändern. Abrechnung: Die Abrechnung geht mit Belegen ein, wird gegen die Richtlinie geprüft und im nächsten Lohnlauf erstattet. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Namen. Jedes Tor wird an der Schätzung aus der ersten Phase gemessen.
Wer soll Geschäftsreisen genehmigen, die Führungskraft oder Finanzen?
Beide, mit verschiedenen Aufgaben. Die Führungskraft genehmigt die Reise: ob sie nötig ist, ob die Termine passen, ob die Person abwesend sein soll. Finanzen genehmigen das Geld oberhalb einer Grenze: ob die Budgetlinie es trägt und ob eine Ausnahme von der Richtlinie akzeptabel ist. Beides in eine Genehmigung zu falten, erzeugt genau die bekannte Diskussion, in der niemand sicher ist, wer den Antrag gerade hält. Geben Sie der Führungskraft jede Reise und Finanzen nur das, was über Ihrer Zahl liegt, benennen Sie die zweite genehmigende Stelle und halten Sie das Datum jeder Genehmigung fest, denn die Prüfung der Reisekostenabrechnung setzt an der Genehmigung an und nicht am Beleg.
Was passiert, wenn sich die Reisepläne nach der Buchung ändern?
Behandeln Sie es als neue Kosten und nicht als Änderung. Neue Termine bedeuten in der Regel einen anderen Flugpreis, eine andere Aufenthaltsdauer und manchmal eine Umbuchungsgebühr; die Reise muss also erneut gegen die Genehmigungsgrenze geprüft werden, statt auf Grundlage der ursprünglichen Genehmigung weiterzulaufen. Deshalb führt die Änderungsentscheidung in diesem Diagramm zurück in die Prüfung der Wertgrenze statt weiter in die Reise. Eine Storno ist ein eigener Ausgang: Die Buchungen werden aufgelöst und der Prozess endet dort, was stornierte Reisen aus der Abrechnungsphase heraushält und verhindert, dass eine aufgelöste Buchung in einer Abrechnung auftaucht.
Ich habe das früher mit dem Visio Data Visualizer-Add-in aus einer Excel-Tabelle gebaut. Wo ist das geblieben?
Microsoft hat im November 2025 die Einstellung des Visio Data Visualizer-Add-ins für Excel angekündigt und die Abschaltung des Dienstes auf den 2. März 2026 gesetzt; im Dezember 2025 hat Microsoft bestätigt, dass dieses Datum unverändert bleibt. Seither hat Microsoft nichts veröffentlicht, was die vollzogene Abschaltung bestätigen oder sie zurücknehmen würde, und die Supportseiten beschreiben die Einstellung weiterhin im Futur, während einige Marketingseiten das Add-in noch als aktuell bewerben: daher die Unklarheit. Der von Microsoft empfohlene Weg ist Visio Plan 2 mit den Data Visualizer-Vorlagen in der Visio-Desktop-App. Diese Vorlage ist keine Visio-Datei; sie ist dieselbe Form, erzeugt aus Zeilen, die Sie im Browser bearbeiten.