Modèle Excel vers organigramme (demande de voyage et approbation)
Un modèle Excel vers organigramme, présenté sous la forme d'un flux de demande de voyage et d'approbation interfonctionnel : cinq phases, quatre voies, une porte de politique, un seuil de coût qui passe au financement et un contrôle des…
Qu'est-ce que le processus modèle excel vers organigramme (demande de voyage et approbation) ?
Un organigramme est constitué de quatre colonnes d'un tableau. Une colonne contient le pas. L’un contient le numéro de ligne auquel l’étape mène. On tient la forme, qui n'est rien d'autre que le type de marche dessiné comme une silhouette. On tient l'étiquette à chaque sortie, donc une marche à deux sorties porte deux étiquettes. Ajoutez une cinquième colonne pour la voie et une sixième pour la phase et vous obtenez un diagramme transversal sur deux axes au lieu d'une ligne droite. Rien d'autre n'est requis. Une fois que vous pouvez voir cela, la conversion d'Excel en organigramme cesse d'être une conversion : le tableau était déjà le diagramme, attendant que quelque chose le dessine. Le tableau ci-dessous présente un processus de demande de voyage et d'approbation, depuis une demande avec dates et objectif jusqu'à une demande de remboursement de frais.
L'approbation du voyage s'interrompt au moment de l'estimation des coûts et au niveau du deuxième approbateur. L'estimation est le chiffre par rapport auquel chaque porte ultérieure est mesurée, de sorte qu'un tarif indiqué sans hébergement, subsistance et transport terrestre pousse un voyage au-delà d'un seuil des semaines après que quelqu'un l'a déjà approuvé. Le deuxième approbateur est pire, car la plupart des politiques écrites ne disent jamais si les finances vérifient la ligne budgétaire ou revérifient le jugement du gestionnaire, de sorte que la demande reste en attente pendant que les deux attendent. Ensuite, il y a la partie que personne ne documente : les plans changent. Une réunion est déplacée, les dates changent et la demande porte désormais sur un voyage différent à un coût différent avec l'approbation originale toujours jointe. Les équipes gèrent cela par e-mail, c'est pourquoi la note de frais trois semaines plus tard est la première fois que quelqu'un remarque que le chiffre approuvé et le chiffre comptabilisé sont des chiffres différents.
Le tableau ci-dessous s'étend sur cinq phases et quatre voies, et il dessine les itinéraires difficiles plutôt que de les décrire dans une note de bas de page. Un voyage non conforme à la politique n'est pas refusé à la porte de la politique ; il va d'abord à une exception enregistrée, puis à l'approbation. Le coût supérieur au seuil est transmis au financement, qui peut l'approuver, le refuser ou le renvoyer pour une nouvelle évaluation. Un changement de dates avant le départ rentre dans le test de seuil au lieu de se répercuter directement sur le voyage, car de nouvelles dates signifient un nouveau coût. Une note de frais incomplète retourne au salarié plutôt que de s'arrêter. Deux voies se terminent par un refus ou une annulation, et une se termine par un remboursement.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq phases réparties sur quatre couloirs, de sorte que le même tableau produit à la fois la séquence et la propriété : demande, approbation, réservation, déplacement et dépenses, détenus par les couloirs Employé, Responsable hiérarchique, Bureau des voyages et Finances.
- Une porte de politique située dans la voie du bureau de voyages, « Voyage dans le cadre de la politique de voyage ? », dont la sortie hors politique conduit à « Documenter une exception à la politique avec justification » et rejoint le flux, plutôt que de refuser le voyage à ce stade.
- Deux approbations successives au lieu d'une : "Le supérieur hiérarchique **approuve** le voyage ?" puis "Coût total supérieur au **seuil d'approbation** ?", de sorte que seules les dépenses supérieures au chiffre que vous avez défini sont augmentées davantage.
- Une escalade à trois voies à « Les finances approuvent le coût augmenté ? » : approuver et poursuivre la réservation, refuser catégoriquement ou renvoyer la demande à « Estimer le coût total du voyage » pour que le coût soit réévalué à un tarif inférieur ou à un séjour plus court.
- Une décision de modification post-réservation, « Les projets ont été modifiés avant le départ ? », avec trois sorties : voyager comme réservé, libérer les réservations et mettre fin au voyage, ou saisir à nouveau « Coût total dépassant le seuil d'approbation ? » avec les nouvelles dates.
- Un contrôle des reçus dans la voie Finances, « Reçus complets et conformes à la politique ? », qui renvoie une réclamation incomplète à « Soumettre la note de frais avec les reçus » et n'atteint « Dépenses remboursées lors du prochain cycle de paie » qu'une fois qu'elle est propre.
Quand utiliser ce modèle
- Vous conservez déjà le processus sous forme de tableau d'étapes dans une feuille de calcul et vous souhaitez que le diagramme décrit par ce tableau plutôt que de conserver un dessin distinct à côté.
- Vous avez généré exactement cette forme à partir d’un tableau Excel avec le complément Visio Data Visualizer et vous essayez de déterminer où est allé ce flux de travail.
- Votre politique de voyages existe sous forme de prose, et personne dans l'entreprise ne peut vous dire à partir de quel montant un voyage nécessite un deuxième approbateur.
- Des notes de frais continuent d'arriver et ne correspondent pas à ce qui a été approuvé, et vous devez voir par quelle porte le voyage a été franchi et quand le coût a changé.
- Vous rédigez une SOP de voyage et avez besoin des exceptions, des refus, des annulations et des resoumissions comme itinéraires, car ce sont les cas sur lesquels les gens posent réellement des questions.
Comment cela fonctionne
Renommez les quatre voies selon vos vrais rôles
L'employé, le supérieur hiérarchique, le bureau des voyages et les finances sont des espaces réservés. Si les réservations passent par une société de gestion de voyages externe, attribuez-lui sa propre voie afin que le transfert soit visible. Si vous n'avez pas de bureau de voyage, déplacez le contrôle de politique dans la voie du supérieur hiérarchique et supprimez la voie plutôt que de la laisser vide.
Mettez votre propre silhouette sur le seuil
Remplacer « Coût total supérieur au seuil d'approbation ? » avec le numéro de votre tableau de délégation de pouvoirs et indiquer la devise. Décidez si la destination prime sur le coût (de nombreuses politiques augmentent tout voyage à l'étranger, quelle que soit sa valeur) et testez l'estimation en incluant toute exception documentée, pas le tarif seul.
Écrivez vos plafonds dans la porte politique
La vérification des politiques est aussi utile que ce qu'elle teste. Notez les plafonds écrits sur le nœud : classe de cabine par durée de vol, limite d'hébergement par nuit par ville, fenêtre de réservation minimale à l'avance, fournisseurs privilégiés. Sans eux, chaque approbateur applique sa propre lecture et la porte ne signifie plus rien.
Décidez ce que la finance vérifie réellement
L'escalade a volontairement trois sorties : approuver, refuser et renvoyer pour réévaluer le coût. Si votre équipe financière approuve ou refuse uniquement, supprimez la branche de recalcul. S'ils sont propriétaires de la ligne budgétaire plutôt que du jugement, dites-le sur le nœud et notez qui l'a approuvé et à quelle date, car c'est là qu'un audit de la réclamation commence.
Repointez la boucle de changement de plans si les changements remontent plus loin
Les nouvelles dates entrent actuellement à nouveau dans le test de seuil, qui suppose que l'approbation du gestionnaire est toujours valable. Si un changement de dates dans votre organisation nécessite que le supérieur hiérarchique examine à nouveau, redirigez cette sortie vers « Le supérieur hiérarchique approuve le voyage ? plutôt. Si vos réservations ne sont pas remboursables, ajoutez une étape pour les frais de modification avant la poursuite du voyage.
Fixer une date limite sur la boucle des reçus
La réclamation revient actuellement à l'employé aussi longtemps qu'il le faudra. Ajoutez la fenêtre de resoumission dont votre calendrier financier a besoin et définissez ce que complet signifie pour vous : un reçu de TVA détaillé par ligne plutôt qu'un relevé de carte, des montants étrangers convertis au taux du relevé, des éléments prépayés exclus.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus de demande et d’approbation de voyage ?
Cinq, et les colonnes de phase de ce graphique portent leur nom. Demande : le salarié précise les dates et le but et estime le coût total du voyage. Approbation : le voyage est vérifié par rapport à la politique, approuvé par le supérieur hiérarchique et transmis au financement si le coût est supérieur au seuil. Réservation : le bureau de voyages réserve les vols et l'hébergement et délivre l'itinéraire et les références de réservation. Déplacement : l'employé voyage et conserve les reçus, à moins que les plans ne changent au préalable. Dépenses : la réclamation est accompagnée des reçus, est vérifiée par rapport à la politique et est remboursée lors du prochain cycle de paie. L'ordre compte plus que les noms : chaque porte est mesurée par rapport à l'estimation faite lors de la première phase.
Qui doit approuver les déplacements professionnels : le supérieur hiérarchique ou les finances ?
Tous deux exerçant des métiers différents. Le supérieur hiérarchique approuve le déplacement : s'il est nécessaire, si les dates conviennent, si la personne doit s'absenter. Les Finances approuvent l’argent au-dessus d’un seuil : si la ligne budgétaire le permet et si toute exception politique est acceptable. La fusion des deux en une seule approbation est ce qui produit l’argument familier dans lequel personne ne sait vraiment qui détient la demande. Donnez au responsable chaque voyage et financez uniquement ce qui dépasse votre chiffre, nommez le deuxième approbateur et notez la date de chaque approbation, car l'audit de la note de frais commence à l'approbation et non à la réception.
Que se passe-t-il lorsque les projets de voyage changent après la réservation du voyage ?
Traitez-le comme un nouveau coût et non comme une modification. Les nouvelles dates signifient généralement un tarif différent, une durée de séjour différente et parfois des frais de modification, de sorte que le voyage doit être à nouveau testé par rapport au seuil d'approbation plutôt que de continuer sur la base de l'approbation initiale. C'est pourquoi la décision de changement dans ce tableau réintègre le test de seuil au lieu de poursuivre le voyage. Une annulation est une sortie à part : les réservations sont libérées et le processus s'arrête là, ce qui maintient les voyages annulés hors de la phase des dépenses et évite qu'une réservation libérée n'apparaisse dans une réclamation.
J'avais l'habitude de construire ceci à partir d'un tableau Excel avec le complément Visio Data Visualizer. Où est-ce passé ?
Microsoft a annoncé le retrait du complément Visio Data Visualizer pour Excel en novembre 2025 et a fixé l'arrêt du service au 2 mars 2026, une date qu'il a confirmée en décembre 2025 comme étant inchangée. Il n'a rien publié depuis que l'arrêt a été confirmé ou annulé, et ses pages d'assistance décrivent toujours le retrait au futur tandis que certaines pages marketing annoncent toujours le complément comme étant actuel, ce qui explique pourquoi la situation est confuse. L'itinéraire recommandé par Microsoft est Visio Plan 2 et les modèles Data Visualizer dans l'application de bureau Visio. Ce modèle n'est pas un fichier Visio ; c'est la même forme, produite à partir des lignes que vous modifiez dans le navigateur.