Organigramme du processus de remboursement des dépenses (demande de paiement)
Modèle d'organigramme du processus de remboursement des dépenses : approbation préalable des voyages, vérification automatisée des politiques, approbation du responsable, échantillon d'audit financier, paiement de la paie ou des AP,…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de remboursement des dépenses (demande de paiement) ?
Le processus de remboursement des dépenses est ce qui transforme l'argent qu'un employé a déjà dépensé, ou est sur le point de dépenser pour un voyage approuvé, en une réclamation payée et clôturée dans les livres. Le déclencheur est une dépense professionnelle : une course de taxi, une note d’hôtel, un déjeuner client, parfois un voyage réservé avant même que la dépense n’ait lieu. Le tableau ci-dessous suit une réclamation à partir de ce moment jusqu'au rapport financier publié à la fin du mois : une pré-approbation facultative pour le voyage, le reçu capturé, la réclamation soumise dans le système de dépenses, une vérification automatisée des reçus et des indemnités journalières, l'approbation d'un supérieur hiérarchique, un échantillon d'audit financier, le paiement lui-même via la paie ou un traitement des comptes créditeurs, la comptabilisation dans le grand livre, un rapprochement de la carte d'entreprise et une décision de récupération de la TVA.
Ce tableau ne représente pas le processus d'approbation des dépenses, où se situent réellement l'acheminement du seuil de valeur, la vérification des réclamations en double et la remontée du deuxième approbateur ; cette limite se situe délibérément derrière un seul « Le supérieur hiérarchique approuve la réclamation ? étape ici pour que les mécanismes de remboursement après approbation aient de la place pour respirer. Il ne s'agit pas non plus du processus de paie : « Ajouter le remboursement au prochain cycle de paie » n'est qu'une étape ici, et non pas de l'examen préalable indépendant du montant brut au net et du paiement qu'un traitement de paie subit à part entière. Les chiffres des taxes et de la TVA sur ce graphique sont des espaces réservés ; Les règles légales en matière de TVA, de taxe de vente et d'indemnités journalières varient selon les juridictions et changent selon leur propre calendrier, alors traitez chaque taux et seuil ici comme quelque chose à remplacer par votre propre politique actuelle et vos propres directives fiscales, et non comme un conseil.
Quatre décisions portent ce tableau. « Les dépenses nécessitent une approbation préalable ? » et « Pré-approbation accordée ? » s'asseoir dès le début, car les voyages bénéficient surtout d'un oui ou d'un non avant que l'argent ne quitte le compte de quiconque ; une pré-approbation refusée met fin au tableau avant qu'une réclamation n'existe, plutôt qu'après. « Sélectionné pour un échantillon d'audit financier ? » se trouve dans la voie Finances/AP plutôt que dans celle du supérieur hiérarchique, car l'échantillonnage après approbation est un contrôle sur l'approbateur autant que sur le demandeur, et cela irait à l'encontre du but pour la même personne d'approuver et de vérifier une réclamation. « Remboursé via la paie ou l'exécution d'AP ? » décide du mécanisme de paiement plutôt que de l'opportunité de payer, c'est pourquoi cela intervient après que l'approbation et l'audit soient déjà réglés. Les deux dernières décisions, le rapprochement de la carte d'entreprise et le contrôle de récupération de la TVA, sont ce qui différencie un tableau de remboursement d'un tableau d'approbation : elles s'exécutent après que l'argent a déjà été transféré, capturant les dépenses par carte que personne n'a réclamées et codant correctement la récupération de taxe, ce qu'un tableau qui s'arrête à "approuvé" n'atteint jamais.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs, Employé, Responsable hiérarchique, Finances/AP, Paie et Auditeur, répartis en sept phases : Approbation avant le voyage, Dépenses et capture, Contrôle de conformité, Approbation du responsable, Audit financier, Remboursement et grand livre, et Récupération et reporting.
- Un message « Les dépenses nécessitent une approbation préalable ? » porte d'entrée tout en haut, donc déplacements à autoriser avant la réservation et dépenses quotidiennes qui ne partagent pas le même tableau ; a « Pré-approbation accordée ? » le refus se termine à « Réservation annulée, aucune réclamation déposée » avant qu'une dépense n'existe.
- Un message automatisé « La réclamation réussit la vérification automatisée des règles ? » étape qui marque les réclamations contre reçu et les règles d'indemnité journalière, avec une branche marquée qui renvoie la réclamation à l'employé et la boucle via le même contrôle une fois corrigée.
- Un message « Le supérieur hiérarchique approuve la réclamation ? » porte suivie d'un message distinct « Sélectionné pour un échantillon d'audit financier ? » vérifiez dans la voie Finances/AP, de sorte que l'approbation et l'audit restent deux contrôles différents détenus par deux personnes différentes plutôt qu'une seule signature remplaçant les deux.
- Un message « Remboursé via la paie ou l'exécution d'AP ? » décision qui divise le paiement lui-même, la succursale de paie ajoutant le montant au prochain cycle de paie et la succursale d'exécution AP publiant directement dans le grand livre, toutes deux convergeant vers le même enregistrement « Publier la réclamation dans le grand livre des dépenses ».
- Les deux contrôles que possède un tableau de remboursement et qu'un tableau d'approbation n'atteint jamais : « Le relevé de carte correspond aux réclamations enregistrées ? », qui suit les dépenses de carte d'entreprise que personne n'a dépensées, et « TVA récupérable sur cette réclamation ? », qui décide si la taxe en amont est réclamée avant la clôture du mois.
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez ou réécrivez une procédure de remboursement et avez besoin des mécanismes de paiement, et pas seulement de l’approbation, dessinés comme une seule image.
- Vous configurez un système de dépenses ou un module ERP et la répartition de la paie par rapport à l'AP, l'échantillon d'audit et l'étape de TVA doivent être convenus avant que quiconque les construise.
- Les dépenses liées aux cartes d'entreprise ne sont toujours pas réclamées et vous avez besoin d'un contrôle de rapprochement qui les détecte comme une étape réelle plutôt que supposée.
- Vous définissez la règle d'échantillonnage d'audit pour les notes de frais et souhaitez qu'elle soit visiblement distincte de l'approbation qu'elle vérifie.
- Le service financier ou un conseiller fiscal a demandé comment la récupération de la TVA sur les dépenses des salariés est décidée et enregistrée avant la clôture mensuelle.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos rôles
Remplacez Employé, Responsable hiérarchique, Finance/AP, Paie et Auditeur par les rôles qui existent réellement dans votre organisation. Dans une petite équipe, les finances et la paie ne constituent souvent qu'un seul bureau : fusionnez ces couloirs plutôt que de procéder à un transfert qui n'arrive jamais, et ajoutez un couloir de services partagés uniquement si les réclamations sont pré-vérifiées avant qu'un responsable ne les voie.
Indiquer quelle dépense nécessite une approbation préalable
Répertoriez les catégories qui nécessitent une approbation avant que l'argent ne soit dépensé, généralement les voyages au-dessus d'une certaine valeur ou tout voyage à l'étranger, et séparez-les clairement des dépenses quotidiennes qui ne nécessitent qu'une réclamation par la suite. Mettez la valeur et les catégories réelles sur « Les dépenses nécessitent une approbation préalable ? » donc personne ne devine quelle porte s'applique à son voyage.
Définir les seuils de réception et d’indemnité journalière
La vérification automatisée sur « La réclamation réussit la vérification automatisée des règles ? » est aussi bon que les chiffres qui le sous-tendent. Décidez de la valeur au-dessus de laquelle un reçu est obligatoire, du tarif journalier pour les repas et les faux frais, et si le kilométrage est vérifié automatiquement ou laissé au supérieur hiérarchique pour juger de l'approbation.
Accepter la règle d'échantillonnage d'audit
Décidez comment « Sélectionné pour l'échantillon d'audit financier ? » sélectionne en fait les réclamations : au hasard, en fonction de remboursements de grande valeur et en espèces, ou en fonction des approbations qu'un responsable a données à son propre subordonné direct. Notez qui détient la taille de l'échantillon et à quelle fréquence il est révisé, afin que la règle survive à un changement d'auditeur ou à une augmentation du volume des réclamations.
Corriger les règles de paiement et de rapprochement des cartes
Décidez quelles réclamations passent par la paie et lesquelles passent par un traitement des comptes créditeurs, et publiez le seuil pour chacune de sorte que le message « Remboursé via la paie ou le traitement AP ? » la scission est prévisible. Indiquez ensuite à quelle fréquence le relevé de carte d'entreprise est rapproché des réclamations publiées et qui est poursuivi lorsque « Le relevé de carte correspond aux réclamations publiées ? trouve une lacune.
Écrivez votre TVA et votre règle de tenue de registres sur le tableau
Remplacez l'espace réservé par « TVA récupérable sur cette créance ? » avec la règle de votre propre juridiction concernant ce qui compte comme un reçu valide, quelles catégories de dépenses sont récupérables et combien de temps le dossier doit être conservé. Les règles fiscales changent selon leur propre calendrier, alors nommez à qui appartient la mise à jour de cette étape lorsqu'elles changent.
Marchez contre une vraie réclamation
Prenez deux ou trois réclamations terminées, une payée via la paie et une via une exécution AP, et une qui a été signalée, rejetée ou sélectionnée pour audit, et tracez chacune d'entre elles dans le graphique. Toute étape que les gens décrivent et qui n'est pas dessinée, ou qui est ignorée dans la pratique, est une découverte qui mérite d'être prise en compte avant de la publier.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus de remboursement de dépenses ?
Si la dépense le nécessite, l'employé demande une approbation préalable avant la réservation et un supérieur hiérarchique l'accorde ou la refuse ; un refus met fin au tableau avec la réservation annulée et aucune réclamation déposée. L'employé paie la dépense, saisit un reçu détaillé, puis soumet la demande de remboursement dans le système de dépenses, où un contrôle automatisé signale tout ce qui manque un reçu requis ou dépasse le taux journalier et le renvoie pour être corrigé et soumis à nouveau. Un supérieur hiérarchique approuve la réclamation ou la renvoie avec un motif de rejet. Les Finances sélectionnent un échantillon de demandes approuvées pour vérification ; un audit échoué est renvoyé avec une note d'écart, et une réclamation confirmée est remboursée lors du prochain cycle de paie ou d'un cycle de comptes créditeurs, puis enregistrée dans le grand livre des dépenses. Le service financier rapproche ensuite le relevé de la carte d'entreprise avec les réclamations enregistrées, en recherchant toute dépense que personne n'a réclamée, et décide si la TVA est récupérable avant d'intégrer la réclamation dans le rapport mensuel.
Quelle est la différence entre le remboursement des dépenses et l’approbation des dépenses ?
Ils couvrent la même revendication à des extrémités opposées. Un processus d'approbation de dépenses concerne la décision : la vérification de la politique, le seuil de valeur qui décide si un deuxième approbateur est nécessaire et la vérification des réclamations en double qui s'exécute avant que quiconque ne s'engage à payer. Un processus de remboursement de dépenses concerne ce qui se passe une fois que cette décision est prise : comment l'argent parvient réellement à l'employé, que ce soit par le biais de la paie ou d'un traitement distinct des comptes créditeurs, comment la réclamation est enregistrée dans le grand livre, comment les dépenses de carte d'entreprise sont rapprochées de ce qui a été réclamé et comment la récupération de la TVA est décidée et enregistrée. De nombreuses organisations gèrent les deux comme une seule procédure continue, c'est exactement pourquoi il est utile de les voir comme deux tableaux : le tableau d'approbation vous indique s'il faut payer, et celui-ci vous indique comment le paiement s'effectue réellement et comment il est enregistré et récupéré par la suite.
À qui appartient le processus de remboursement des dépenses et à quelle fréquence l’échantillon d’audit est-il examiné ?
La fonction Finance est généralement propriétaire du processus de bout en bout, y compris la règle de routage de la paie par rapport aux AP, le codage du grand livre et la décision de récupération de la TVA, tandis que le supérieur hiérarchique est propriétaire de l'approbation qui s'y trouve et que l'auditeur ou une fonction d'audit interne est propriétaire de l'échantillonnage. La fréquence d'échantillonnage est un choix politique plutôt qu'un chiffre fixe : certaines organisations échantillonnent chaque cycle de paiement, d'autres échantillonnent mensuellement ou trimestriellement et pondèrent l'échantillon en fonction des réclamations de valeur plus élevée ou en espèces. Ce qui compte plus que la fréquence, c’est que la taille de l’échantillon et la pondération soient notées et revues périodiquement, de sorte qu’un échantillon restreint ne devienne pas la norme à mesure que le volume des réclamations augmente avec le temps.
Quels documents le processus de remboursement des dépenses doit-il conserver ?
Chaque réclamation nécessite le reçu détaillé ou une preuve équivalente, l'objet commercial, la catégorie et le centre de coûts auxquels elle est codée, la décision d'approbation et qui l'a donnée et, si la réclamation a été auditée, le résultat de ce contrôle. La comptabilisation dans le grand livre doit pouvoir être retracée jusqu'à la réclamation d'origine, et le rapprochement de la carte d'entreprise nécessite un enregistrement des lignes de relevé qui ont été rapprochées et celles qui ont été recherchées. La durée de conservation de ces documents et leur format sont déterminés par les règles fiscales et comptables qui varient selon la juridiction et la taille de l'organisation. Vérifiez donc la période de conservation qui s'applique à vous plutôt que de supposer qu'un seul chiffre couvre chaque type de document.
Que recherche un auditeur et où le processus s’arrête-t-il généralement ?
Un auditeur vérifiant ce processus souhaite généralement avoir la preuve que l'échantillon a été effectivement tiré et examiné, qu'une réclamation rejetée ou signalée a été véritablement corrigée plutôt que soumise à nouveau inchangée, et que la personne qui a approuvé une réclamation n'est pas la même personne qui a traité son paiement. Le processus s'interrompt le plus souvent lors du rapprochement des cartes d'entreprise, qui est facile à considérer comme facultatif car les dépenses par carte semblent déjà avoir été payées : sans cela, les transactions par carte qui n'ont jamais été transformées en réclamation disparaissent tout simplement du registre. L’autre échec courant est que l’échantillon d’audit s’éclaircit inaperçu à mesure que le volume des réclamations augmente, de sorte que la proportion réellement vérifiée diminue même si le processus semble toujours intact sur le papier.