Famille de processus
Comptes fournisseurs : huit modèles depuis la réception des factures jusqu'au…
Huit organigrammes des comptes créditeurs : le cycle complet des comptes fournisseurs, l'approbation des factures, le rapprochement à trois voies, l'approbation des paiements, la configuration des fournisseurs et les modifications des…
Les comptes créditeurs sont la discipline qui transforme une facture fournisseur reçue en un paiement autorisé, comptabilisé et rapproché sans payer deux fois, sans payer le mauvais compte ou payer pour quelque chose qui n'a jamais été reçu. Cette famille regroupe les modèles qui la partagent : les contrôles des factures, le déblocage des paiements, les contrôles des données de base fournisseurs qui les protègent et les deux parcours de dépenses des salariés qui se terminent par un même cycle de paiement. C'est un groupe, pas une séquence.
Ces huit n’ont pas d’ordre unique ; ce sont les contrôles qu’une équipe AP opère côte à côte. Le cycle AP complet constitue la colonne vertébrale, depuis la réception des factures sur tous les canaux jusqu'au rapprochement des relevés et aux régularisations de fin de mois. À l'intérieur, le diagramme d'approbation des factures gère la capture, le contrôle des doublons, le codage des centres de coûts et l'approbation par valeur, et correspondance à trois compare la facture avec le bon de commande et le reçu enregistré avant de pouvoir l'enregistrer. L'approbation du paiement se situe alors entre la proposition de paiement AP et la banque : vérification bancaire fournisseur, approbation déléguée, double déblocage, comptabilisation.
AP existe pour stopper trois échecs : une facture en double arrivant par email et par courrier, une facture affichée contre un reçu jamais émis, et la coûteuse, un paiement redirigé vers un fraudeur après un changement plausible de coordonnées bancaires. La configuration du fournisseur implique une diligence raisonnable, un double contrôle et une vérification bancaire indépendante avant l'activation ; changement de coordonnées bancaires du fournisseur traite chaque changement comme un risque élevé : un rappel à un contact connu, l'approbation du créateur-vérificateur, un paiement suspendu jusqu'à ce qu'il soit effacé. L'approbation des dépenses et le remboursement constituent le parcours de l'employé vers le même parcours : aucune commande à correspondre, un reçu que seul le demandeur détient et la paie ou le parcours AP à la fin.
En amont, la facture existe parce qu'une réquisition et une commande existaient ; la moitié d'achat du cycle est procurer pour payer. En aval, les régularisations, la coupure du grand livre secondaire AP et le rapprochement bancaire sont des étapes du clôture financière. Qui peut approuver quelle valeur, et si les dépenses auraient dû être engagées en premier lieu, est décidé dans le cadre de la gouvernance des dépenses.
Modèles de cette famille
- Organigramme du processus comptes fournisseurs (cycle AP complet) — Organigramme du processus comptes fournisseurs pour tout le cycle AP : saisie des factures, données maîtres fournisseur, contrôles de doublon et de BC, cycles de paiement et provisions de fin de mois.
- Organigramme du processus d'approbation des factures — Un modèle de processus d'approbation de facture en couloir : capture, contrôle en double, correspondance de bon de commande à trois voies, codage, approbation par valeur, requêtes des fournisseurs, validation et paiement.
- Organigramme du processus de correspondance à trois voies — Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.
- Organigramme du processus d'approbation des paiements — Organigramme du processus d'approbation des paiements pour la préparation de la proposition de paiement, la vérification fournisseur-banque, l'approbation déléguée, la libération double banque, la comptabilisation et le rapprochement.
- Organigramme du processus de configuration du fournisseur — Organigramme du processus de configuration du fournisseur pour la justification commerciale, la diligence raisonnable, les contrôles en double, la vérification indépendante des coordonnées bancaires et l'activation du fournisseur…
- Organigramme du processus de modification des coordonnées bancaires du… — Organigramme du processus de modification des coordonnées bancaires du fournisseur pour les demandes authentifiées, la vérification indépendante des rappels, l'approbation du vérificateur, les blocages de paiement et l'escalade des fraudes.
- Organigramme du processus d'approbation des dépenses — Un modèle de processus d'approbation des dépenses en couloir : contrôle des reçus et des politiques, approbation du supérieur hiérarchique, seuils de valeur, contrôle en double, codage TVA et paiement.
- Organigramme du processus de remboursement des dépenses (demande de paiement) — Modèle d'organigramme du processus de remboursement des dépenses : approbation préalable des voyages, vérification automatisée des politiques, approbation du responsable, échantillon d'audit financier, paiement de la paie ou des AP,…
Utilisé dans ces secteurs
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