Comment créer un workflow d'approbation de facture

En bref

• Le match à trois est le contrôle. La limite de valeur qui suit décide uniquement qui signe.
• Une facture sans bon de commande n’a ni commande ni reçu, son contrôle doit donc venir d’ailleurs.
• Deux exceptions rentrent rarement dans la même rangée et choisissent où se trouve le dessin.
• L'écran en double appartient avant le codage, pas après la publication.
• La séparation des tâches est visible dans les allées, ou bien elle n'est qu'une phrase dans une politique.

Le désaccord est le flux de travail

Un workflow d'approbation des factures rapproche trois documents rédigés par trois parties à trois moments différents : la facture du fournisseur, le bon de commande émis et la réception des marchandises réservées par celui qui a pris livraison. Là où les trois sont d’accord, il n’y a rien à décider. La version naïve place ce rapprochement dans une seule case appelée correspondance, ce qui laisse les cinq ou six échecs sans nulle part où vivre, et ce sont les cas sur lesquels une équipe des comptes créditeurs passe sa semaine.

Pas de bon de commande, un prix supérieur à la commande, une livraison courte, un reçu que personne n'a enregistré, la même facture arrivant deux fois : ces cinq cas constituent la raison d'être du workflow, et chacun d'eux doit prendre une décision sur la ligne dans laquelle il revient. Pas si cela revient : où. Deux exceptions appartiennent rarement au même point de rentrée, et un flux de travail qui les ramène toutes à une seule étape consiste à voir les factures accumuler des frais de retard pendant que tout le monde attend que quelqu'un prenne une décision.

L'exemple ci-dessous est un flux de comptes créditeurs allant de trois documents à un seul paiement, réparti sur six phases et quatre voies. « Soumettre une requête auprès du fournisseur » est atteint par deux refus différents (une correspondance échouée et un responsable du budget qui ne signera pas) car les deux reçoivent une réponse par la même conversation. Et une requête qui se termine par une correction remet la facture au-dessus de la fourchette de commande, où une note de crédit peut la remettre entièrement sur l'autre bras.

Comment cela fonctionne

1. Énumérez d'abord les cas d'exception

   Notez toutes les raisons pour lesquelles une facture n'arrive pas : pas de bon de commande, un prix supérieur à la commande, une quantité insuffisante, aucune entrée de marchandises enregistrée, une mauvaise entité juridique, un duplicata. Cette liste constitue le véritable contenu du flux de travail, et elle est plus courte que ce à quoi les gens s'attendent : cinq ou six cas représentent la majeure partie d'une file d'attente AP.

2. Choisissez où chaque exception revient

   Pour chaque cas, écrivez la ligne à laquelle il revient et attendez-vous à ce que les réponses diffèrent. Revenez à la première étape dont la réponse aurait pu changer : un prix corrigé réapparaît au-dessus de la fourchette de commande, car une note de crédit peut changer le bras sur lequel se trouve la facture. Un reçu que personne n'a réservé ne change rien en amont : c'est une attente, pas une boucle.

3. Tapez la séquence en lignes

   Le texte de la boîte de chaque ligne est une boîte et sa cellule Ligne vers contient les numéros de ligne auxquels elle mène. Placez le chemin direct en premier et laissez les exceptions au passage suivant. Étant donné qu’une connexion est un numéro de ligne plutôt qu’une ligne tracée, l’insertion des étapes que vous avez oubliées ne coûte rien en mise en page.

4. Transformez les contrôles en décisions étiquetées

   Les lignes qui demandent quelque chose deviennent des losanges : changez leur forme en décision et réécrivez chaque étiquette comme une question à laquelle il est possible de répondre à partir des documents en main. Les réponses sont présentées dans le texte en ligne, associées par position aux chiffres. Le chiffre de tolérance appartient au processus de commande et non à AP : son élargissement modifie discrètement un contrôle que personne n'approuve.

5. Pointez les routes d'exception vers

   Tapez la ligne de retour de chaque exception dans la colonne Ligne vers de la décision qui la déclenche ; un numéro de ligne en arrière correspond à l'intégralité d'une boucle dans cet éditeur. Là où une facture s'arrête réellement, définissez Shape sur Reject pour que l'itinéraire se termine volontairement. Relisez ensuite les nombres à l'envers : trois ou quatre est un processus, dix est une file d'attente.

6. Divisez les voies, puis envoyez-le pour approbation

   Nommez les quatre voies dans la colonne Voie verticale (Fournisseur, Comptes fournisseurs, Responsable du budget, Responsable financier) et les phases dans la colonne Voie horizontale. Une voie qui à la fois augmente les dépenses et libère le paiement constitue un écart de contrôle. Approuvez le graphique avant de partager le lien, afin qu'AP puisse indiquer la tolérance approuvée lorsqu'une correspondance est contestée.

Erreurs à éviter

• Approbation avant le match

  L'envoi d'une facture à un responsable du budget avant qu'elle ne soit appariée lui demande de confirmer une livraison qu'il n'a jamais prise. Ils approuvent en toute confiance, l'écart fait surface après la publication et la correction devient une note de crédit que personne ne poursuit.

• Envoi de chaque incohérence au fournisseur

  "Correspondance dans les limites de la tolérance ?" répond Non pour deux raisons indépendantes : le fournisseur a mal facturé ou personne n'a enregistré la réception. Seul le premier leur appartient : l'acheminement des deux vers l'extérieur achète une quinzaine et rend la facture inchangée.

• Traiter une facture sans bon de commande comme une anomalie

  Les loyers, charges, honoraires professionnels et abonnements ne feront jamais l’objet d’un bon de commande. Sans itinéraire propre, ils sont forcés de participer au match, échouent et remplissent la file d'attente d'exceptions chaque mois, conformément à leur conception.

• Une voie soulève et approuve

  La personne qui a demandé la dépense ne peut pas être celle qui autorise son paiement. Les voies rendent cela testable d'une manière qui ne le fait pas dans un paragraphe de politique : si la même voie apparaît aux deux extrémités, le contrôle n'est pas là.

Questions fréquentes

Comment un workflow doit-il gérer une facture sans bon de commande ?

Donnez-lui son propre itinéraire. Une facture sans bon de commande n'a ni commande ni entrée de marchandises à comparer, le contrôle doit donc venir d'ailleurs : codage par le responsable du budget, plus preuve que la prestation a été reçue. Le fork appartient immédiatement après la validation, de sorte que le bras sans bon de commande est codé par le responsable du budget et rejoint ensuite le même routage d'approbation basé sur la valeur. Forcer chaque facture à passer par une correspondance à trois génère à la place une file d'attente d'exceptions mensuelle composée en grande partie de loyers et d'abonnements.

Qui doit approuver une facture fournisseur ?

Le responsable du budget dont le centre de coûts supporte les frais, avec un deuxième approbateur au-dessus d'une limite fixée par le calendrier de délégation, et aucun d'eux n'est la personne qui a demandé la dépense ou qui tient l'enregistrement du fournisseur. Validation, correspondance et codes des comptes créditeurs ; il n'approuve pas. La séparation n'est pas une question de hiérarchie : confirmer que les marchandises sont arrivées et autoriser l'argent sont des chèques différents, et une personne effectuant les deux retire un chèque plutôt que d'en combiner deux.

Comment arrêter les paiements de factures en double ?

Écran sur deux touches, et écran avant que quoi que ce soit ne soit codé. Le fournisseur et le numéro de facture capturent le renvoi honnête ; le montant brut plus la date de facture capture l'exemplaire dont la référence a été ressaisie avec un préfixe ou un zéro supprimé. La position compte autant que le test : un doublon intercepté à la validation est un document bloqué ; celle récupérée après la publication est une note de crédit que vous devez demander. La plupart des doublons ne sont pas le signe d'un fournisseur en quête de paiement : il s'agit d'une seule facture arrivant deux fois, numérisée et envoyée par courrier électronique, et capturée les deux fois.

Une facture doit-elle être approuvée avant ou après sa publication ?

Approuvez d'abord lorsque l'approbation est l'autorisation d'engager le coût, ce qui est le cas habituel pour une facture sans bon de commande car la facture est le premier enregistrement de l'engagement. Lorsqu'un bon de commande portait déjà l'approbation, la comparaison avec celle-ci constitue le contrôle, et la validation peut précéder une approbation de déblocage de paiement distincte. Ce qui ne doit pas arriver, c'est que la même valeur soit approuvée deux fois par deux approbateurs qui croient chacun que l'autre a vérifié la correspondance.