Comment créer un processus d'approvisionnement
Comment concevoir un processus d'approvisionnement, du besoin au contrat : définir les itinéraires de fabrication ou d'achat et d'approvisionnement, définir le moment où un appel d'offres est requis et mettre par écrit la justification…
Un processus d'approvisionnement va d'un besoin commercial défini à un contrat signé et à un fournisseur examiné, la voie d'approvisionnement étant choisie délibérément plutôt que par la personne disponible.
En bref
- Faire ou acheter est une véritable décision qui doit être prise en amont, avant tout effort de sourcing.
- Choisissez explicitement la voie d'accès au marché : appel d'offres, source unique ou appel d'offres.
- La source unique est légitime et doit être justifiée par écrit.
- Décidez si le financement est approuvé avant ou après la stratégie de sourcing et respectez-la.
- Le processus ne s’arrête pas à la signature : l’évaluation des performances des fournisseurs boucle la boucle.
L'itinéraire d'approvisionnement est la décision qui compte
La plupart des processus d'approvisionnement sont documentés comme une séquence linéaire (spécifier, sourcer, évaluer, attribuer) et la plupart des problèmes d'approvisionnement proviennent de la seule décision que cache la séquence : quelle route vers le marché ce besoin particulier devrait emprunter. Annulation d'un accord existant, source unique avec une justification écrite ou appel d'offres. Faire en sorte que cette décision soit prise explicitement, dès le début, par une personne responsable, vaut plus que toute rigueur appliquée par la suite.
L’autre choix structurel concerne la question de savoir où se situe la porte du financement. Approuvez le budget avant de rechercher des sources d'approvisionnement et consacrez des efforts d'approbation à des choses qui pourraient ne pas aboutir ; approuvez après et vous lancez des appels d'offres pour de l'argent que vous n'avez pas. La plupart des organisations optent pour un ordre stratégie-budget, comme celui utilisé dans l'exemple, mais il s'agit de décider, car la version ambiguë produit des fournisseurs qui ont soumissionné pour des travaux qui n'ont jamais été financés.
L'exemple ci-dessous est un processus de l'approvisionnement au contrat comprenant cinq voies et sept phases, y compris le fournisseur. Il contient les trois voies dont une véritable fonction d'approvisionnement a besoin : appel d'offres, source unique avec une justification enregistrée et offre complète, chacune étant réintégrée lors de l'attribution du contrat.
Comment cela fonctionne
Définir le besoin avant la solution
Écrivez l'exigence comme un résultat plutôt que comme un nom de produit. Les spécifications écrites comme « renouveler l'outil actuel » excluent à la fois la décision de fabriquer ou d'acheter et la voie d'approvisionnement, ce qui explique pourquoi les organisations finissent par renouveler des choses que personne n'a évaluées depuis cinq ans.
Définir les règles de mise sur le marché
Notez ce qui déclenche une annulation, ce qui est considéré comme un fournisseur unique légitime et à quelle valeur un processus concurrentiel devient obligatoire. Mettez les seuils sur le nœud de décision. Les règles contenues dans une politique sont appliquées de mémoire et de manière incohérente, ce qui correspond exactement à l'exposition qu'un processus d'approvisionnement vise à clôturer.
Décidez où se situe la porte du budget
Avant ou après la stratégie de sourcing : l’un ou l’autre est défendable, l’ambiguïté ne l’est pas. Dessinez-le une fois et retenez-le, car le mode d'échec est un fournisseur qui a soumissionné, négocié et sélectionné pour un travail qui s'avère non financé.
Exiger la justification écrite de la source unique
La source unique est une voie légitime et la plus auditée. Nommez ce que la justification doit contenir (pourquoi aucune alternative ne répond au besoin, comment le prix a été testé, qui l'a approuvé) et faites-en une étape documentaire afin que le dossier existe plutôt que d'être reconstruit plus tard.
Donner des voies juridiques et financer leurs propres voies
L'examen du contrat et la confirmation du financement sont les éléments qui déterminent réellement le calendrier d'approvisionnement. Les enterrer dans une voie d’approvisionnement rend le processus plus rapide sur papier et supprime toute pression pour les ressources.
Ajouter l'évaluation des performances et le déclencheur de renouvellement
Terminez le processus par un examen par rapport aux critères d'attribution et une décision de renouvellement ou de nouvel appel d'offres, avec une date dessus. Les contrats qui se renouvellent automatiquement sans examen constituent l’échec d’approvisionnement le plus courant et le moins visible, et ils sont invisibles précisément parce que le processus s’est terminé à la signature.
Erreurs à éviter
Itinéraire de sourcing par défaut
Celui qui est disponible choisit l’approche. En faire une décision explicite avec des critères écrits est le changement le plus important apporté à la plupart des processus d'approvisionnement.
Cahier des charges rédigé autour d'un fournisseur
Une exigence à laquelle un seul fournisseur peut répondre a déjà pris la décision d'attribution, et aucune rigueur ultérieure du processus ne peut y remédier.
Revue juridique invisible
C'est souvent l'étape la plus longue. Donnez-lui une voie et un niveau de service, sinon il sera blâmé pour des retards sur lesquels il ne peut pas influencer.
Se terminant par la signature
Sans une évaluation des performances et une décision de renouvellement, le processus ne peut pas apprendre et les contrats se poursuivent sans examen.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre approvisionnement et achat ?
L'achat est la partie transactionnelle : passer la commande, recevoir la marchandise, payer la facture. L'approvisionnement est le cycle plus large qui l'entoure : définition du besoin, choix d'une voie d'accès au marché, évaluation et sélection des fournisseurs, négociation et passation de contrats, puis gestion des performances. Un processus de commande d’achat est essentiellement la moitié de l’exécution ; un processus d'approvisionnement est la moitié de la décision, et la majeure partie de la valeur et la plupart des risques résident dans les décisions.
Quand le recours à un fournisseur unique est-il acceptable ?
Lorsqu’aucune alternative réaliste ne répond au besoin (technologie propriétaire, opérateur historique dont le coût de remplacement dépasse le bénéfice, véritable urgence) et lorsque le raisonnement est écrit avant l’attribution plutôt qu’après. La justification écrite est ce qui distingue une source unique défendable d’une concurrence évitée, et c’est le premier document qu’un auditeur ou un examen des marchés publics demandera. Les règles du secteur public vont plus loin et fixent des seuils explicites et des motifs autorisés.
Qu’est-ce qui devrait déclencher un appel d’offres ?
Un seuil de valeur tiré de votre délégation de pouvoir, plus un jugement sur la complexité du marché et le coût de changement. Fixez le seuil suffisamment haut pour que les appels d'offres soient réservés aux dépenses pour lesquelles la concurrence peut raisonnablement changer le résultat : exécuter un processus complet pour les achats de faible valeur coûte plus d'efforts internes qu'il n'en économise, et cela entraîne les gens à diviser les commandes pour rester en dessous de la limite.
Combien de temps doit durer un processus de passation de marchés ?
Une annulation d’un accord existant devrait prendre plusieurs jours. Une attribution à source unique avec examen du contrat dure généralement de deux à quatre semaines, la plupart étant légale. Un appel d'offres concurrentiel dure de six à douze semaines et est dominé par le temps de réponse des fournisseurs et le calendrier d'évaluation, dont aucun n'est compressible en travaillant plus dur. Si votre processus prend beaucoup plus de temps, mesurez la durée pendant laquelle le fichier reste dans chaque voie plutôt que le total écoulé : la réponse est généralement une file d'attente.