Comment créer un processus d'intégration des fournisseurs

En bref

• La qualification et l’habilitation sont deux processus, et seule une porte doit les rejoindre.
• Un fournisseur avec un enregistrement de données de base et sans approbation est déjà payable.
• Un niveau de risque ne fonctionne pas à moins qu'il ne détermine également le moment où le fournisseur est réexaminé.
• Un bon de commande émis avant le dédouanement a déjà engagé l’argent régi par la porte.
• Le rejet nécessite une fin tirée, ou les fournisseurs refusés sont sollicités à nouveau par l'intermédiaire d'un autre acheteur.

Deux processus partageant un même nom

L'intégration des fournisseurs se déroule généralement sous la forme d'une seule séquence et se compose en fait de deux, avec des propriétaires différents et des questions différentes. La première moitié porte sur la question de savoir si ce fournisseur constitue une exposition que l'organisation est prête à assumer. La seconde moitié permet : un enregistrement de données de base, des coordonnées bancaires, des conditions de paiement, un bon de commande sur lequel le fournisseur peut facturer. Les deux moitiés sont souvent bien gérées. La panne n’est presque jamais à l’intérieur de l’un d’entre eux.

C'est à la frontière. L'activation est ce que souhaite le demandeur, elle commence donc tôt : un enregistrement de données de base ouvert pour gagner du temps, des coordonnées bancaires saisies à partir d'un PDF, une commande émise alors que la procédure légale est encore en cours de lecture. À partir de ce moment, l’organisation a un fournisseur payable que personne n’a autorisé, et cette condition est commune à la plupart des fraudes des fournisseurs et à la plupart des conclusions d’audits tiers. « La diligence raisonnable est autorisée ? » doit être la seule voie d’accès à la seconde moitié, et un diagramme est ce qui rend cela vérifiable plutôt que culturel.

L'exemple ci-dessous est un flux de fournisseurs couvrant cinq fonctions, et une seule ligne régit l'ensemble : tout, à partir de "Négocier et convenir des termes du contrat", est suspendu à "Diligence raisonnable **autorisée** ?", dont la branche "Rejeté" est dessinée comme une fin plutôt que comme une pause. Une étape d'activation comporte ensuite sa propre porte (« Vérifier les coordonnées bancaires par rappel » est suivie de « Coordonnées bancaires vérifiées ? »), qui indique que l'activation n'est pas une administration. Commencer tôt n’est pas prématuré, cela n’est pas surveillé.

Comment cela fonctionne

1. Séparer la qualification de l'activation

   Écrivez deux listes. La qualification est tout ce qui détermine si l'organisation doit commercer avec ce fournisseur : diligence raisonnable, conditions contractuelles, situation financière, sécurité et protection des données, sanctions et contrôle de la propriété. L'habilitation est tout ce qui les rend payables. Rien de la deuxième liste n’appartient à la première.

2. Définir les règles de hiérarchisation avant le premier fournisseur

   Décidez ce qui place un fournisseur dans chaque niveau de risque (sensibilité des données, dépenses annuelles, accès au système, difficulté à les remplacer) et notez les seuils. Le niveau a deux tâches : définir la profondeur de cet examen et définir l'intervalle auquel le fournisseur revient. Un niveau qui ne fait ni l’un ni l’autre est la décoration.

3. Construisez les deux moitiés dans une liste sur une seule ligne

   Mettez chaque étape dans la colonne de texte de la zone dans l'ordre, la qualification en premier, puis remplissez la colonne Ligne vers avec les numéros de ligne auxquels mène chaque étape. Conservez une action par ligne : une seule ligne de lecture de diligence raisonnable ne peut pas montrer lequel des quatre contrôles qu'elle contient retient le fichier, et c'est le nombre que les gens demandent.

4. Faites de la porte le seul moyen d'entrer

   Lisez la colonne Ligne à de chaque ligne d'activation et confirmez qu'aucune d'entre elles n'est accessible sauf via la ligne de diligence raisonnable. Définissez la forme de cette ligne sur Décision et placez les deux résultats dans le texte de la ligne afin que le refus soit sur le diagramme. Un portail qui peut être contourné constitue une documentation plutôt qu'un contrôle.

5. Mettez les deux moitiés dans la colonne de phase

   La phase se déroule dans la colonne Voie horizontale (l'exemple exécute la demande, la diligence raisonnable, la hiérarchisation des risques, le contrat, la configuration du paiement, l'activation), de sorte que la frontière entre les deux moitiés est un bord visible plutôt que quelque chose que vous tracez à la main. Une ligne de configuration de paiement dont la flèche entrante commence avant la porte est le contournement.

6. Réconcilier le maître des vendeurs avec la porte

   Exportez la fiche fournisseur actuelle et marquez chaque fournisseur sans aucune diligence autorisée. Ce sont les dossiers que la porte aurait refusés, et leur décompte est l’arriéré dont vous héritez plutôt qu’une raison pour recommencer : travaillez d’abord sur ceux qui dépensent le plus et donnez à chaque survivant un niveau et une date de réévaluation sur le registre.

Erreurs à éviter

• Données de base ouvertes avant approbation

  La création précoce d'un dossier fournisseur semble inoffensive et produit un fournisseur payable que personne n'a autorisé. Une fois que l'enregistrement existe, une facture peut y être comparée, et l'approbation manquante reste invisible jusqu'à ce qu'un audit échantillonne le grand livre.

• Une diligence raisonnable améliorée sans déclencheur

  Lorsque les critères relatifs à la voie à risque élevé ne sont pas inscrits sur la décision, la profondeur de l'examen est déterminée par la personne qui détient le dossier et son niveau d'occupation. Mettez les seuils sur l'étape et le routage devient reproductible.

• Un fournisseur rejeté sans fin

  Un refus qui n'est pas émis en tant qu'état terminal laisse la demande à moitié vivante, et les demandes à moitié vivantes sont soumises à nouveau par l'intermédiaire d'un autre acheteur qui n'a aucune idée qu'elle a déjà été refusée.

• Ignorer le rappel lors d'un changement de banque

  Un amendement réintègre la moitié d'activation sans rien transmettre, donc le rappel (la seule étape qui aurait intercepté une redirection) est l'étape ignorée. Acheminez un changement de compte via la même vérification qu’un nouveau compte.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre l'intégration et l'approbation du fournisseur ?

L'approbation est la décision ; l'intégration est tout le chemin de chaque côté. L’approbation du fournisseur indique si l’organisation est disposée à commercer avec un fournisseur, et c’est une porte d’entrée. L'onboarding couvre la demande qui la sous-tend, la due diligence qui l'informe, et tout ce qui après cela rend le fournisseur opérationnel : contrat, vérification bancaire, données de base, inscription au registre, date de révision. En les confondant, les organisations se retrouvent avec un fournisseur approuvé qui ne peut pas être payé, ou un fournisseur payable qui n'a jamais été approuvé.

Que doit contenir un dossier de due diligence du fournisseur ?

Au minimum : les détails de l'entité juridique et le numéro d'enregistrement, la propriété réelle, les comptes audités ou un rapport de crédit, les certificats d'assurance avec les niveaux de couverture et les dates d'expiration, l'enregistrement fiscal et les politiques couvrant tout ce que le fournisseur touche : sécurité de l'information, protection des données, anti-corruption, esclavage moderne. Ajoutez un écran de sanctions et de personnes politiquement exposées. Ce qui compte autant que la liste, c'est que chaque article a une date d'expiration : un certificat d'assurance datant de trois ans ne prouve rien.

Que se passe-t-il si un bon de commande a été émis avant que le fournisseur ne soit approuvé ?

Retirez ou suspendez la commande, puis terminez la qualification et réémettez-la par rapport à l'enregistrement du fournisseur créé par la suite. Un bon de commande contre un fournisseur non approuvé est un engagement que personne n'a été invité à accepter, et approuver le fournisseur rétrospectivement est pire que ne pas l'approuver du tout : l'examinateur sait désormais qu'un refus coûte une relation avec le fournisseur, ce qui est exactement la pression que la porte existe pour supprimer. Comptez ces cas plutôt que de les régler tranquillement : un décompte croissant indique que la qualification est devenue trop lente.

À quelle fréquence les fournisseurs doivent-ils être réévalués ?

Sur le niveau et sur les événements plutôt que sur le seul calendrier. Annuel pour un risque élevé, tous les deux ans pour un risque moyen et au renouvellement pour un risque faible est une référence courante, mais les déclencheurs rapportent plus que la cadence : une nouvelle intégration du système, une faille chez le fournisseur, un changement de propriétaire, une augmentation importante des dépenses, un changement de coordonnées bancaires. Conservez la date sur le registre des vendeurs agréés, car un registre survit à une réorganisation et pas un rappel personnel.