Comment créer un processus pour ISO 9001

En bref

• La séquence, l'interaction et les responsabilités sont gratuites avec le diagramme ; Ce n’est pas le cas des critères, des ressources et des risques.
• Les critères et les mesures sont ceux qui manquent aux auditeurs : inscrivez-les dans la décision qui les applique.
• Les informations documentées ne constituent pas un document de procédure ; un graphique tenu à jour et ses enregistrements sont admissibles.
• Une interaction est une flèche traversant la voie d'un autre propriétaire, et non une référence à un autre document.
• La clause 8.4 exige une réévaluation, de sorte qu'un processus de fournisseur tourne en boucle plutôt que de se terminer à la première approbation.

La clause 4.4 demande six choses, pas un diagramme

La clause 4.4 demande six déterminations par processus et laisse le choix de la réponse à l'organisation. C'est pourquoi un organigramme précis peut rester dans un manuel qualité pendant deux ans et néanmoins attirer une conclusion 4.4. Trois des six réponses d'un diagramme à couloirs se font simplement en existant. Les trois autres (quels sont les critères et comment ils sont mesurés, de quelles ressources ils ont besoin et ce qui pourrait mal se passer) doivent être placés volontairement quelque part, et un graphique est un meilleur endroit que le paragraphe dans lequel ils aboutissent.

Une mesure conservée dans un paragraphe manuel distinct est une référence croisée que personne ne suit ; le même seuil inscrit sur la décision qui l'applique est un critère utilisé. C’est cette distinction qui décide si la carte survit à un audit. « La performance atteint le seuil ? » ne devient auditable qu'une fois que le seuil, sa période et les données qui le sous-tendent sont nommés sur cette ligne, et la clause 7.5 ne demande aucun document de procédure pour les conserver, uniquement les informations documentées dont l'organisation a déterminé dont elle a besoin.

L'exemple ci-dessous est un processus de la clause 8.4 (contrôle d'un produit fourni en externe) car c'est la clause dans laquelle les critères d'évaluation, le suivi et la réévaluation sont clairement énoncés. « Un échec persistant ? C'est là que ces critères finissent par mordre : « Étendre le plan » renvoie le fournisseur à « Accepter le plan d'amélioration et les jalons » au lieu de sortir, tandis que « Conditionnel » et « Supprimer la liste » atteignent tous deux toujours « Mettre à jour la liste des fournisseurs approuvés » : les preuves retenues 8.4 demandent, pas la première approbation.

Comment cela fonctionne

1. Déterminer les entrées, les sorties et les ressources

   Écrivez ce que le processus reçoit, ce qu'il doit produire et ce dont il a besoin pour fonctionner : une catégorie et un contrat entrant, un fournisseur évalué et une carte de pointage sortante, et les jours d'analyste, l'accès au système et les extraits de données, la séquence suppose tranquillement. Les résultats attendus désignent un résultat auquel est attachée une condition d’acceptation plutôt qu’un nom.

2. Fixer les critères et les mesures

   Pour chaque porte, nommez la mesure, le seuil et la période qu'elle couvre. La livraison à temps par rapport à la date initialement confirmée et par rapport à la date révisée sont des chiffres différents, et le débat sur lequel on compte se produit toujours lors de la révision plutôt qu'avant. Réglez-le pendant que personne ne le perd.

3. Tapez les étapes en lignes et joignez-les

   Chaque ligne est une boîte : la phrase est placée dans la zone de texte et les itinéraires sortants sont placés dans la ligne vers sous forme de numéros de ligne, séparés par des virgules lorsqu'une étape mène à plusieurs endroits. Étant donné que les connexions sont des nombres plutôt que des lignes tracées, une reformulation ultérieure ne change rien à la destination. Construisez toute la séquence avant de toucher les formes.

4. Transformez chaque critère en une décision étiquetée

   Toute ligne qui applique un critère devient une décision dans la colonne Forme, avec son étiquette réécrite comme la question à laquelle répond le critère. Le texte de la ligne comporte ensuite une étiquette de branche par numéro dans Ligne vers, correspondant à la position. Deux flèches non étiquetées sortant d'un losange, c'est précisément là qu'un critère déterminé cesse tranquillement d'en être un.

5. Mettez le propriétaire dans une voie, la ressource dans une note

   La fonction responsable va dans la colonne Voie verticale, la phase dans la voie Horizontale. Relisez cette colonne sous forme de liste : les étiquettes distinctes qu'elle contient sont la détermination des responsabilités et des autorités dans la clause 4.4, donc une fonction saisie de deux manières se lit comme deux propriétaires. Une voie indique qui, pas combien : la compétence est placée dans la colonne Notes.

6. Approuvez-le, puis lisez-le en tant qu'auditeur

   Envoyez le tableau pour approbation, puis vérifiez le résultat sous la direction de l'auditeur : choisissez une fiche d'évaluation d'un fournisseur et voyez si la révision de ce processus qui l'a produite peut encore être identifiée. Les approbations et les révisions sont affichées sur le graphique, de sorte que le lien cité par un fichier fournisseur renvoie à la version en vigueur et à son approbateur.

Erreurs à éviter

• Séquence sans critère

  La conclusion la plus courante de la clause 4.4 est un organigramme complet et précis sur lequel rien ne peut échouer. Si aucune ligne n’indique une mesure ou un seuil, le graphique enregistre ce qui se passe plutôt que ce qui doit être vrai.

• Écrire une interaction sous forme de référence croisée

  « Voir procédure QP-08 » à côté d'une case n'est pas une interaction. Dessinez la flèche entrante et placez le propriétaire de l'autre processus dans une voie, sinon personne ne remarquera le jour où les deux descriptions cesseront de s'accorder.

• Un document de procédure par clause

  La clause 7.5 demande les informations documentées dont l'organisation détermine avoir besoin, et la clause 4.4 demande les déterminations. Une procédure écrite par clause produit un manuel que personne n'ouvre et laisse toujours les mesures indéfinies.

• Garder les risques hors du diagramme

  Un registre des risques dans sa propre feuille de calcul est révisé chaque année ; un risque qui a atteint la carte en tant que branche étiquetée est réexaminé chaque fois que quelqu'un suit l'itinéraire. Mettez ceux avec des itinéraires sur le schéma.

Questions fréquentes

La norme ISO 9001 exige-t-elle une cartographie des processus ?

Non. La clause 4.4 exige qu'une organisation détermine ses processus et, pour chacun, les intrants et les extrants attendus, la séquence et l'interaction, les critères et méthodes, les ressources, les responsabilités et les risques ; il ne prescrit pas de forme. La clause 7.5 exige ensuite toutes les informations documentées que l'organisation juge nécessaires. Les cartes sont populaires auprès des auditeurs car elles permettent de vérifier la séquence et l'interaction dans une seule vue, mais une carte à elle seule ne satisfait pas à 4.4 : les critères doivent y figurer.

Quelles preuves un auditeur accepte-t-il pour la clause 4.4 de la norme ISO 9001 ?

Tout ce qui montre que la détermination a été faite et est utilisée. Trois des six dispositions de la clause 4.4 sont mises en évidence par le diagramme lui-même : un auditeur trace un itinéraire à travers la limite d'une voie et interroge le propriétaire de l'autre côté à ce sujet. Les critères, les ressources et les risques ont besoin de quelque chose qu'un diagramme ne peut pas contenir : un critère a besoin du résultat mesuré pour la période qu'il nomme, une ressource a besoin de l'enregistrement de capacité ou de compétence derrière l'étape, et un risque a besoin de l'action entreprise et de ce qu'elle a changé. Le résultat est déterminé et jamais échantillonné.

Comment afficher les interactions de processus pour ISO 9001 ?

Dessinez la flèche, pas la référence. Une interaction est un véritable transfert (le résultat d'un processus devient l'entrée d'un autre à un point nommé). Ainsi, sur un graphique à couloirs, elle apparaît comme un itinéraire traversant la voie d'un autre propriétaire. Une ligne par fonction est donc plus utile pour la clause 4.4 qu'une image de cases étiquetées avec des noms de processus. Dans l'exemple d'évaluation du fournisseur, trois des quatre itinéraires de données traversent une limite de voie : les données de défauts provenant de la qualité, la livraison provenant de la réception et des opérations, le coût provenant des finances.

Quelles informations documentées la clause 8.4 de la norme ISO 9001 exige-t-elle ?

La clause 8.4.1 exige des critères pour l'évaluation, la sélection, le suivi des performances et la réévaluation des prestataires externes, et elle exige que les résultats de ces activités soient conservés. Cela représente deux obligations : les critères à l'avance et les preuves après. Dans la pratique, les preuves conservées sont la fiche d'évaluation, le dossier d'examen et la décision prise, y compris la radiation et la raison qui la motive. Une liste de fournisseurs approuvés sans aucune évaluation datée est la version qui échoue.