So erstellen Sie einen Prozess für die ISO 9001
Abschnitt 4.4 der ISO 9001 verlangt sechs Festlegungen je Prozess, und ein Flussdiagramm trägt drei davon von allein. Wohin die Kriterien, die Ressourcen und die Risiken stattdessen gehören.
Ein Prozess für die ISO 9001 ist einer, für den Eingaben, Ergebnisse, Abfolge, Wechselwirkung mit den übrigen Prozessen, Kriterien und Verfahren, Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Risiken alle festgelegt worden sind.
Kurz gesagt
- Abfolge, Wechselwirkung und Verantwortlichkeiten liefert das Diagramm mit; Kriterien, Ressourcen und Risiken nicht.
- Kriterien und Kennzahlen sind das, was Auditoren vermissen: hinterlegen Sie sie an der Entscheidung, die sie anwendet.
- Dokumentierte Information ist kein Verfahrensdokument; ein gepflegtes Diagramm und seine Nachweise genügen.
- Eine Wechselwirkung ist ein Pfeil über eine Bahngrenze und kein Verweis auf ein anderes Dokument.
- Abschnitt 8.4 verlangt eine Neubewertung, also läuft ein Lieferantenprozess in einer Schleife statt bei der ersten Freigabe zu enden.
Abschnitt 4.4 verlangt sechs Dinge, kein Diagramm
Abschnitt 4.4 verlangt sechs Festlegungen je Prozess und überlässt die Form der Antwort der Organisation, und genau deshalb kann ein korrektes Flussdiagramm zwei Jahre in einem Qualitätsmanagementhandbuch liegen und trotzdem eine Feststellung zu 4.4 auslösen. Drei der sechs beantwortet ein Swimlane-Diagramm schon dadurch, dass es existiert. Die anderen drei (welche Kriterien gelten und wie sie gemessen werden, welche Ressourcen der Prozess braucht und was mit ihm schiefgehen kann) müssen absichtlich irgendwohin geschrieben werden, und ein Diagramm ist der bessere Ort als der Absatz, in dem sie sonst landen.
Eine Kennzahl, die in einem eigenen Handbuchabsatz steht, ist ein Querverweis, dem niemand folgt; derselbe Schwellenwert an der Entscheidung, die ihn anwendet, ist ein Kriterium im Einsatz. Dieser Unterschied entscheidet, ob die Landkarte ein Audit übersteht. „Leistung erreicht Schwellenwert?“ wird erst prüfbar, wenn der Schwellenwert, sein Zeitraum und die Datenbasis an dieser Zeile benannt sind, und Abschnitt 7.5 verlangt kein Verfahrensdokument, das sie hält, sondern nur die dokumentierte Information, die die Organisation selbst als notwendig festgelegt hat.
Das Beispiel unten ist ein Prozess nach Abschnitt 8.4 (die Steuerung eines extern bereitgestellten Produkts), weil dort Bewertungskriterien, Überwachung und Neubewertung ausdrücklich verlangt werden. „Anhaltende Minderleistung?“ ist die Stelle, an der diese Kriterien endlich greifen: „Plan verlängern“ schickt den Lieferanten zurück an „Maßnahmenplan und Meilensteine vereinbaren“ statt an einen Ausgang, während „Eingeschränkt“ und „Auslisten“ beide weiterhin „Freigegebene Lieferantenliste aktualisieren“ erreichen: der von 8.4 verlangte aufbewahrte Nachweis, nicht die erste Freigabe.
Derselbe Lieferant, im Zyklus neu bewertet
Lieferantenbewertung nach Abschnitt 8.4, Kriterien vor Daten. „KPIs und Bewertungszeitraum festlegen“ ist Zeile 4, und jedes spätere Tor entscheidet nach den Kriterien, die dort gesetzt wurden.
Die Kriterien kommen zuerst
„Bewertungszyklus steht an“ ist der Auslöser, und „Turnusmäßig oder anlassbezogen?“ trennt die Kalenderbewertung von der, die ein Ereignis erzwungen hat. Danach legt „KPIs und Bewertungszeitraum festlegen“ die Kriterien fest, bevor ein einziger Messwert erhoben ist, und das ist die Reihenfolge, die Abschnitt 4.4 nahelegt.
Wechselwirkung, vier Bahnen breit
Vier Wege verlassen „KPIs und Bewertungszeitraum festlegen“, beschriftet mit „Qualität“, „Lieferung“, „Kosten“ und „Service“. Drei davon führen in die Bahnen Qualitätssicherung, Wareneingang und Betrieb sowie Controlling und sind damit Wechselwirkungen im Sinne von 4.4; „Service und Reaktionszeit bewerten“ bleibt im Einkauf.
Ein Schwellenwert, keine Diskussion
Die Lieferantenbahn besitzt hier zwei Zeilen, „Stellungnahme zum Scorecard-Entwurf“ und „Vereinbarte Maßnahmen umsetzen“, und damit räumt das Diagramm ein, dass ein Dritter einen Teil des Prozesses ausführt. „Leistung erreicht Schwellenwert?“ schickt anschließend „Darunter“ in einen Maßnahmenplan statt an einen Ausgang.
Die Neubewertung schließt die Schleife
Der Zyklus vollendet sich an „Verbesserungsziele erreicht?“ und „Anhaltende Minderleistung?“: „Plan verlängern“ führt zurück auf den bereits vereinbarten Plan, während „Eingeschränkt“ und „Auslisten“ weiterhin nach „Freigegebene Lieferantenliste aktualisieren“ schreiben. Abschnitt 8.4 will die Neubewertung aufbewahrt sehen, nicht nur die erste Freigabe.
So funktioniert es
Bestimmen Sie Eingaben, Ergebnisse und Ressourcen
Schreiben Sie auf, was der Prozess erhält, was er hervorbringen muss und was er zum Laufen braucht: eine Warengruppe und einen Vertrag hinein, einen bewerteten Lieferanten und eine Scorecard hinaus, dazu die Analystentage, Systemzugänge und Datenauszüge, die die Abfolge stillschweigend voraussetzt. Erwartete Ergebnisse heißt ein Ergebnis mit einer Annahmebedingung daran und nicht ein Substantiv.
Legen Sie die Kriterien und die Kennzahlen fest
Benennen Sie je Tor die Kennzahl, den Schwellenwert und den Zeitraum, den er abdeckt. Liefertreue am ursprünglich bestätigten Termin und Liefertreue am revidierten Termin sind zwei verschiedene Zahlen, und der Streit darüber, welche zählt, bricht immer erst im Bewertungsgespräch aus und nicht davor. Klären Sie ihn, solange niemand ihn verlieren kann.
Tippen Sie die Schritte in Zeilen und verbinden Sie sie
Jede Zeile ist ein Kasten: Der Satz steht im Boxtext, die Wege hinaus stehen als Zeilennummern in Linie zu, kommagetrennt, wo ein Schritt an mehrere Stellen führt. Weil die Verbindungen Zahlen statt gezeichneter Linien sind, ändert eine spätere Umformulierung nichts daran, wohin ein Schritt führt. Bauen Sie die ganze Abfolge, bevor Sie Formen anfassen.
Machen Sie aus jedem Kriterium eine beschriftete Entscheidung
Jede Zeile, die ein Kriterium anwendet, wird in der Spalte Form zur Entscheidung, mit ihrer Beschriftung umgeschrieben zu der Frage, die dieses Kriterium beantwortet. Der Linientext trägt dann eine Zweigbeschriftung je Nummer in Linie zu, nach Position zugeordnet. Zwei unbeschriftete Pfeile aus einer Raute sind genau die Stelle, an der ein festgelegtes Kriterium leise aufhört, eines zu sein.
Der Verantwortliche in eine Bahn, die Ressource in einen Kommentar
Die zuständige Funktion gehört in die Spalte Vertikale Bahn, die Phase in Horizontale Bahn. Lesen Sie diese Spalte einmal als reine Liste: Die verschiedenen Einträge darin sind die Festlegung der Verantwortlichkeiten und Befugnisse nach 4.4, eine zweimal unterschiedlich getippte Funktion liest sich also als zwei Verantwortliche. Eine Bahn sagt wer, nicht wie viele: Kompetenz gehört in das Kommentarfeld des Schritts.
Geben Sie es frei und lesen Sie es dann als Auditor
Schicken Sie das Diagramm in die Freigabe und prüfen Sie das Ergebnis dann aus der Richtung des Auditors: Nehmen Sie eine Lieferantenscorecard und sehen Sie, ob der Stand dieses Prozesses, der sie hervorgebracht hat, noch identifizierbar ist. Freigaben und Stände hängen am Diagramm selbst, der Link aus einer Lieferantenakte löst also auf die damals geltende Fassung auf, und auf die Person, die sie freigegeben hat.
Häufige Fehler
Abfolge ohne Kriterien daran
Die häufigste Feststellung zu 4.4 ist ein vollständiges, korrektes Flussdiagramm, an dem nichts scheitern könnte. Nennt keine Zeile eine Kennzahl oder einen Schwellenwert, hält das Diagramm fest, was passiert, statt was zutreffen muss.
Eine Wechselwirkung als Querverweis geschrieben
„Siehe Verfahren QP-08“ neben einem Kasten ist keine Wechselwirkung. Zeichnen Sie den eingehenden Pfeil und setzen Sie den Verantwortlichen des anderen Prozesses in eine Bahn, sonst fällt niemandem der Tag auf, an dem die beiden Beschreibungen nicht mehr übereinstimmen.
Ein Verfahrensdokument je Abschnitt
Abschnitt 7.5 verlangt die dokumentierte Information, die die Organisation als notwendig festlegt, und 4.4 verlangt Festlegungen. Ein Verfahren je Abschnitt erzeugt ein Handbuch, das niemand öffnet, und lässt die Kennzahlen weiterhin undefiniert.
Die Risiken vom Diagramm fernhalten
Ein Risikoregister in einer eigenen Tabelle wird jährlich überprüft; ein Risiko, das als beschrifteter Zweig ins Diagramm gelangt ist, wird jedes Mal überprüft, wenn jemand dem Weg folgt. Die mit einem eigenen Weg gehören auf das Diagramm.
Eigene Prozesslandkarte für die ISO 9001 erstellen
Öffnen Sie das Beispiel zur Lieferantenbewertung als eigenes Diagramm, tragen Sie Ihre eigenen KPIs und Schwellenwerte ein und schicken Sie es in die Freigabe.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Verlangt die ISO 9001 eine Prozesslandkarte?
Nein. Abschnitt 4.4 verlangt, dass eine Organisation ihre Prozesse bestimmt und für jeden die Eingaben und erwarteten Ergebnisse, die Abfolge und Wechselwirkung, die Kriterien und Verfahren, die Ressourcen, die Verantwortlichkeiten und die Risiken: eine Form schreibt er nicht vor. Abschnitt 7.5 verlangt anschließend die dokumentierte Information, die die Organisation als notwendig bestimmt. Landkarten sind bei Auditoren beliebt, weil sie Abfolge und Wechselwirkung in einem Blick prüfbar machen, aber eine Landkarte allein erfüllt 4.4 nicht: Die Kriterien müssen darauf stehen.
Welchen Nachweis akzeptiert ein Auditor zu Abschnitt 4.4?
Alles, was zeigt, dass die Festlegung getroffen wurde und im Einsatz ist. Drei der sechs Punkte von 4.4 belegt das Diagramm selbst: Ein Auditor verfolgt einen Weg über eine Bahngrenze und fragt den Verantwortlichen auf der anderen Seite dazu. Kriterien, Ressourcen und Risiko brauchen etwas, das ein Diagramm nicht tragen kann: ein Kriterium braucht das Messergebnis für den Zeitraum, den es nennt, eine Ressource den Kapazitäts- oder Kompetenznachweis hinter dem Schritt und ein Risiko die ergriffene Maßnahme und ihre Wirkung. Festgelegt und nie geprüft ist die Feststellung.
Wie stellt man Wechselwirkungen für die ISO 9001 dar?
Zeichnen Sie den Pfeil, nicht den Verweis. Eine Wechselwirkung ist eine echte Übergabe (das Ergebnis eines Prozesses wird an einer benannten Stelle zur Eingabe eines anderen) und erscheint auf einem Swimlane-Diagramm deshalb als Weg, der in die Bahn eines anderen Verantwortlichen führt. Eine Bahn je Funktion ist für 4.4 damit nützlicher als ein Bild aus Kästen mit Prozessnamen. Im Beispiel der Lieferantenbewertung überschreiten drei der vier Datenwege eine Bahngrenze: Fehlerdaten aus der Qualitätssicherung, Liefertreue aus Wareneingang und Betrieb, Kosten aus dem Controlling.
Welche dokumentierte Information verlangt Abschnitt 8.4?
Abschnitt 8.4.1 verlangt Kriterien für die Bewertung, die Auswahl, die Überwachung der Leistung und die Neubewertung externer Anbieter, und er verlangt, dass die Ergebnisse dieser Tätigkeiten aufbewahrt werden. Das sind zwei Pflichten: die Kriterien im Voraus und der Nachweis danach. In der Praxis sind die aufbewahrten Nachweise die Scorecard, das Protokoll des Bewertungsgesprächs und die getroffene Entscheidung: einschließlich einer Auslistung und ihrer Begründung. Eine freigegebene Lieferantenliste ohne datierte Bewertungen dahinter ist die Fassung, die durchfällt.
