So erstellen Sie einen Prozess für die ISO 9001

So funktioniert es

1. Bestimmen Sie Eingaben, Ergebnisse und Ressourcen

   Schreiben Sie auf, was der Prozess erhält, was er hervorbringen muss und was er zum Laufen braucht: eine Warengruppe und einen Vertrag hinein, einen bewerteten Lieferanten und eine Scorecard hinaus, dazu die Analystentage, Systemzugänge und Datenauszüge, die die Abfolge stillschweigend voraussetzt. Erwartete Ergebnisse heißt ein Ergebnis mit einer Annahmebedingung daran und nicht ein Substantiv.

2. Legen Sie die Kriterien und die Kennzahlen fest

   Benennen Sie je Tor die Kennzahl, den Schwellenwert und den Zeitraum, den er abdeckt. Liefertreue am ursprünglich bestätigten Termin und Liefertreue am revidierten Termin sind zwei verschiedene Zahlen, und der Streit darüber, welche zählt, bricht immer erst im Bewertungsgespräch aus und nicht davor. Klären Sie ihn, solange niemand ihn verlieren kann.

3. Tippen Sie die Schritte in Zeilen und verbinden Sie sie

   Jede Zeile ist ein Kasten: Der Satz steht im Boxtext, die Wege hinaus stehen als Zeilennummern in Linie zu, kommagetrennt, wo ein Schritt an mehrere Stellen führt. Weil die Verbindungen Zahlen statt gezeichneter Linien sind, ändert eine spätere Umformulierung nichts daran, wohin ein Schritt führt. Bauen Sie die ganze Abfolge, bevor Sie Formen anfassen.

4. Machen Sie aus jedem Kriterium eine beschriftete Entscheidung

   Jede Zeile, die ein Kriterium anwendet, wird in der Spalte Form zur Entscheidung, mit ihrer Beschriftung umgeschrieben zu der Frage, die dieses Kriterium beantwortet. Der Linientext trägt dann eine Zweigbeschriftung je Nummer in Linie zu, nach Position zugeordnet. Zwei unbeschriftete Pfeile aus einer Raute sind genau die Stelle, an der ein festgelegtes Kriterium leise aufhört, eines zu sein.

5. Der Verantwortliche in eine Bahn, die Ressource in einen Kommentar

   Die zuständige Funktion gehört in die Spalte Vertikale Bahn, die Phase in Horizontale Bahn. Lesen Sie diese Spalte einmal als reine Liste: Die verschiedenen Einträge darin sind die Festlegung der Verantwortlichkeiten und Befugnisse nach 4.4, eine zweimal unterschiedlich getippte Funktion liest sich also als zwei Verantwortliche. Eine Bahn sagt wer, nicht wie viele — Kompetenz gehört in das Kommentarfeld des Schritts.

6. Geben Sie es frei und lesen Sie es dann als Auditor

   Schicken Sie das Diagramm in die Freigabe und prüfen Sie das Ergebnis dann aus der Richtung des Auditors: Nehmen Sie eine Lieferantenscorecard und sehen Sie, ob der Stand dieses Prozesses, der sie hervorgebracht hat, noch identifizierbar ist. Freigaben und Stände hängen am Diagramm selbst, der Link aus einer Lieferantenakte löst also auf die damals geltende Fassung auf — und auf die Person, die sie freigegeben hat.

Häufig gestellte Fragen

Verlangt die ISO 9001 eine Prozesslandkarte?

Nein. Abschnitt 4.4 verlangt, dass eine Organisation ihre Prozesse bestimmt und für jeden die Eingaben und erwarteten Ergebnisse, die Abfolge und Wechselwirkung, die Kriterien und Verfahren, die Ressourcen, die Verantwortlichkeiten und die Risiken — eine Form schreibt er nicht vor. Abschnitt 7.5 verlangt anschließend die dokumentierte Information, die die Organisation als notwendig bestimmt. Landkarten sind bei Auditoren beliebt, weil sie Abfolge und Wechselwirkung in einem Blick prüfbar machen, aber eine Landkarte allein erfüllt 4.4 nicht: Die Kriterien müssen darauf stehen.

Welchen Nachweis akzeptiert ein Auditor zu Abschnitt 4.4?

Alles, was zeigt, dass die Festlegung getroffen wurde und im Einsatz ist. Drei der sechs Punkte von 4.4 belegt das Diagramm selbst: Ein Auditor verfolgt einen Weg über eine Bahngrenze und fragt den Verantwortlichen auf der anderen Seite dazu. Kriterien, Ressourcen und Risiko brauchen etwas, das ein Diagramm nicht tragen kann — ein Kriterium braucht das Messergebnis für den Zeitraum, den es nennt, eine Ressource den Kapazitäts- oder Kompetenznachweis hinter dem Schritt und ein Risiko die ergriffene Maßnahme und ihre Wirkung. Festgelegt und nie geprüft ist die Feststellung.

Wie stellt man Wechselwirkungen für die ISO 9001 dar?

Zeichnen Sie den Pfeil, nicht den Verweis. Eine Wechselwirkung ist eine echte Übergabe — das Ergebnis eines Prozesses wird an einer benannten Stelle zur Eingabe eines anderen — und erscheint auf einem Swimlane-Diagramm deshalb als Weg, der in die Bahn eines anderen Verantwortlichen führt. Eine Bahn je Funktion ist für 4.4 damit nützlicher als ein Bild aus Kästen mit Prozessnamen. Im Beispiel der Lieferantenbewertung überschreiten drei der vier Datenwege eine Bahngrenze: Fehlerdaten aus der Qualitätssicherung, Liefertreue aus Wareneingang und Betrieb, Kosten aus dem Controlling.

Welche dokumentierte Information verlangt Abschnitt 8.4?

Abschnitt 8.4.1 verlangt Kriterien für die Bewertung, die Auswahl, die Überwachung der Leistung und die Neubewertung externer Anbieter, und er verlangt, dass die Ergebnisse dieser Tätigkeiten aufbewahrt werden. Das sind zwei Pflichten: die Kriterien im Voraus und der Nachweis danach. In der Praxis sind die aufbewahrten Nachweise die Scorecard, das Protokoll des Bewertungsgesprächs und die getroffene Entscheidung — einschließlich einer Auslistung und ihrer Begründung. Eine freigegebene Lieferantenliste ohne datierte Bewertungen dahinter ist die Fassung, die durchfällt.