So erstellen Sie ein Prozessdokumentationssystem
So bauen Sie ein Prozessdokumentationssystem, das in zwei Jahren noch zutrifft: ein Prozessinventar mit benannten Verantwortlichen, Überprüfungsintervalle nach der Änderungsrate und ein datierter Mangel für jede hinterherhinkende Landkarte.
So funktioniert es
Schreiben Sie das Prozessinventar vor jeder Landkarte
Listen Sie jeden Prozess auf, den die Organisation betreibt, je eine Zeile, mit einer namentlich benannten Person, die für die Beschreibung verantwortlich ist, der Ebene, auf der er dokumentiert werden sollte, und seiner Kritikalität. Erwarten Sie eine kürzere Liste als befürchtet — und dass die Verantwortungsspalte der Streitpunkt wird. Solange diese Spalte Lücken hat, lässt sich nichts anderes bauen.
Leiten Sie jedes Intervall aus der Änderungsrate ab
Nehmen Sie das Intervall daraus, wie oft sich der Prozess in den letzten zwei Jahren tatsächlich verändert hat, und nicht aus einer Vorgabe in einer Richtlinie: drei Änderungen bedeuten sechs Monate, keine Änderung in fünf Jahren bedeutet zwei Jahre. Dokumentieren Sie Intervall, nächsten Termin und dokumentierte Ebene im Inventar, damit keines der drei bei jeder Neufassung erneut ausgehandelt wird.
Bauen Sie den Meta-Prozess zuerst als Diagramm
Bevor Sie irgendeinen echten Prozess dokumentieren, bringen Sie Ihren eigenen Dokumentationsweg in Zeilen: was eine Überprüfung auslöst, wer den Eigner bestätigt, wer beteiligt wird, wer freigibt, wie veröffentlicht und geschult wird. Tippen Sie die Phasen in die Spalte Boxtext und verbinden Sie sie über die Zeilennummer in der Spalte Linie zu. Jedes spätere Dokument erbt davon.
Die Freigabestufe gehört als Entscheidung ins Diagramm
Die steuernde Zeile bekommt in der Spalte Form die Entscheidung, mit den Stufen im Linientext, jeweils passend zu den Nummern in Linie zu, damit der Weg einer Neufassung vor dem ersten Entwurf feststeht. Nehmen Sie die Spalte Horizontale Bahn für die Phase und Vertikale Bahn für den Verantwortlichen, damit das Diagramm zeigt, dass ein Richtlinienmanagement und ein Freigabegremium zwei verschiedene Dinge sind.
Zeichnen Sie die Rückschleife als Zahl nach hinten
Eine Freigabe, die Arbeit zurückgibt, ist eine Zeilennummer, die auf eine frühere Zeile zeigt, und kein Pfeil, den nachträglich jemand einzeichnet. Weil die Spalte Linie zu Daten hält, übersteht diese Schleife das Einfügen eines Schritts darüber. Ein Diagramm, das nur Vorwärtsbewegung zeigt, beschreibt ein Freigabegremium, das noch nie widersprochen hat.
Prüfen Sie die Bibliothek gegen ihre eigenen Termine
Zählen Sie jedes Quartal vier Größen: Dokumente über ihrem Überprüfungstermin, Dokumente ohne benannten Verantwortlichen, Dokumente, deren Prozess sich vor der Landkarte geändert hat, und Überprüfungen ohne Änderung. Die letzte ist ein Gesundheitszeichen. Terminieren Sie die nächste Zählung im Inventar, bevor Sie diese abschließen, denn eine Zählung ohne Folgetermin verfällt, und die Bibliothek nimmt ihren Verfall wieder auf.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Prozessdokumentationssystem?
Es ist der Satz an Regeln und Rollen, der einen Bestand an Prozessdokumentation zutreffend hält, im Unterschied zu den Dokumenten selbst: ein Inventar mit einem namentlich benannten Verantwortlichen je Prozess, die Ebene, auf der jedes dokumentiert ist, ein Überprüfungsintervall, dessen Termine diese Verantwortlichen erreichen, eine gemessene Rate, mit der die Bibliothek hinter die Arbeit zurückfällt, und ein Weg zum Erstellen, Freigeben, Veröffentlichen und Außerkraftsetzen eines Dokuments. Die Vorlage zählt am wenigsten. Die Probe ist, was das Verzeichnis über ein Dokument sagt, das seit drei Jahren niemand angefasst hat.
Was gehört in ein Prozessinventar?
Eine Zeile je Prozess: der Prozessname, der Verantwortliche als Person und nicht als Team, die Ebene, auf der er dokumentiert ist, seine Kritikalität, der Ablageort der geltenden Fassung und die Termine der letzten und der nächsten Überprüfung. Zwei weitere Spalten rechnen sich schnell — die Systeme, in denen der Prozess läuft, was Ihnen sagt, was eine Migration ungültig macht, und der Normabschnitt, zu dessen Erfüllung er existiert, was Ihnen sagt, was ein Auditor sehen will. Das Inventar kommt zuerst, weil jede spätere Entscheidung eine Abfrage darauf ist.
Wer sollte ein Prozessdokumentationssystem verantworten?
Eine Person, und nicht die mit den meisten eigenen Dokumenten. Der Systemverantwortliche hält das Inventar, den Meta-Prozess und das Verzeichnis der Überprüfungstermine; jeder Dokumenteneigner hält den Inhalt. Beides zusammenzulegen erzeugt den bekannten Fehler, bei dem jede Neufassung hinter der einen Person wartet, die das System versteht, und bei dem diese Warteschlange als Ressourcen- statt als Konstruktionsproblem berichtet wird. Ein halber Tag pro Woche trägt eine Bibliothek von fünfzig Prozessen, sofern die Erinnerungen automatisch laufen und jeder Verantwortliche ein Name ist.
Wo sollte Prozessdokumentation liegen?
Dort, wo es das Inventar sagt, und genau deshalb ist der Ablageort eine Spalte darin und keine einmalige Entscheidung für die ganze Bibliothek. Ein Qualitätsmanagementsystem, ein Wiki und ein gemeinsames Laufwerk können jeweils eine geltende Fassung halten; keines von ihnen kann Ihnen sagen, welche Prozesse überhaupt keine haben. Die Probe ist also nicht die Plattform, sondern ob jede Zeile im Verzeichnis den Ort benennt, an den ihre Leser geschickt werden, und ob das Ankommen dort den Stand liefert, den das Verzeichnis behauptet. Ein Prozess ohne Zeile ist für jede Plattformwahl unsichtbar.