So erstellen Sie ein Prozessdokumentationssystem
So bauen Sie ein Prozessdokumentationssystem, das in zwei Jahren noch zutrifft: ein Prozessinventar mit benannten Verantwortlichen, Überprüfungsintervalle nach der Änderungsrate und ein datierter Mangel für jede hinterherhinkende Landkarte.
Ein Prozessdokumentationssystem hält eine Bibliothek von Prozessdokumenten über die Zeit zutreffend: ein Inventar mit einem namentlich benannten Verantwortlichen je Prozess, ein Überprüfungstermin, der diesen Verantwortlichen erreicht, und eine Verfallsrate, die jemand misst.
Kurz gesagt
- Beginnen Sie mit einem Inventar statt mit einem Dokument: eine Zeile je Prozess, ein Verantwortlicher, ein Termin.
- Bauen Sie den Meta-Prozess vor dem ersten Dokument: Erstellung, Freigabe, Veröffentlichung, Schulung, Außerkraftsetzung.
- Über eine Bibliothek hinweg verbringt das durchschnittliche Dokument die Hälfte seines Überprüfungsintervalls veraltet.
- Eine Änderung, die vor ihrer Landkarte im Betrieb war, ist ein Dokumentationsmangel mit einem Datum.
- Eine Überprüfung ohne Änderung schuldet dem Verzeichnis trotzdem einen datierten Eintrag, sonst sieht Richtigkeit wie Vernachlässigung aus.
Das System ist der Meta-Prozess, nicht die Vorlage
Jede Organisation kann fünfzig Prozessdokumente hervorbringen, und mehrere haben es zweimal getan. Was ein Dokumentationssystem klärt, ist nicht, wie sie geschrieben werden, sondern was in zwei Jahren von ihnen noch zutrifft. Die Rechnung ist unfreundlich. Erzwingt allein der Kalender das Wiederaufschlagen, bleibt eine Änderung aus der Woche nach einer jährlichen Überprüfung fast ein Jahr lang unbemerkt, und über eine Bibliothek hinweg verbringt das durchschnittliche Dokument die Hälfte seines Überprüfungsintervalls damit, Arbeit zu beschreiben, die sich verschoben hat. Eine Schreibvorlage rührt diese Zahl nicht an.
Deshalb ist das erste Artefakt kein Dokument. Es ist ein Inventar: jeder Prozess, den die Organisation betreibt, je eine Zeile, mit einer namentlich benannten Person, die für die Beschreibung verantwortlich ist, der Ebene, auf der sie dokumentiert ist, und einem Überprüfungsintervall. Dann kommt der Meta-Prozess: der Weg, auf dem Prozessdokumente entstehen, freigegeben, veröffentlicht, geschult und außer Kraft gesetzt werden. Ohne ihn pflegt jedes Dokument, wer sich zufällig daran erinnert, und die Regel für einen Prozess, der sich vor seiner Landkarte geändert hat, steht nirgends.
Was folgt, ist dieser Meta-Prozess selbst und nicht einer der Prozesse, die er steuert. „Verantwortlichen Richtlinieneigner bestätigen“ ist die zweite Zeile, noch vor jeder Analyse. Der Ausgang „Keine Änderung“ aus „Änderung der Richtlinie nötig?“ erreicht „Überprüfung dokumentiert, neuer Termin gesetzt“: eine Überprüfung, die nichts umgeschrieben und den Termin dennoch verschoben hat, und genau diesen Eintrag hat eine alternde Bibliothek nie. Und „Überarbeiten“ schickt die Freigabeentscheidung zurück an „Neufassung mit Änderungsverfolgung erstellen“.
Den Meta-Prozess in fünf Phasen bauen
Der Meta-Prozess, auf dem eine Bibliothek läuft, und nicht einer der Prozesse darin. Lesen Sie ihn darauf, was dem Verzeichnis nach der Veröffentlichung einer Richtlinie zusteht.
Ein Verantwortlicher vor einer Analyse
Der Auslöser ist ein Kalendertermin oder ein Ereignis, und die Zeile danach bestätigt den verantwortlichen Eigner, bevor irgendetwas gelesen wird. „Änderung der Richtlinie nötig?“ behandelt anschließend „Keine Änderung“ als echtes Ende: „Überprüfung dokumentiert, neuer Termin gesetzt“ ist das, was ein Verzeichnis über das Alter eines Dokuments ehrlich hält.
Beteiligung ist keine Höflichkeit
Erst der Entwurf mit Änderungsverfolgung, dann die betroffenen Fachbereiche, dann die rechtliche und regulatorische Prüfung. „Beteiligung des Betriebsrats nötig?“ führt zu den Vertretern, und „Keine Zustimmung“ endet an „In förmliche Verhandlung überführt“: ein Ende außerhalb der Kontrolle der Bibliothek, gezeichnet statt unterstellt.
Die Stufung hält die Geschäftsführung frei
„Welche Freigabestufe gilt?“ teilt sich dreifach in Geschäftsführung, Führungskreis und Richtlinienausschuss, und alle drei laufen in „Freigabeentscheidung?“ zusammen. Deren Ausgang „Überarbeiten“ zeigt zurück auf die Entwurfszeile; „Abgelehnt“ stellt die Neufassung zurück und lässt die bisherige Version in Kraft.
Die Veröffentlichung schreibt ins Verzeichnis zurück
Das Verzeichnis wird aus zwei Zeilen geschrieben: „Neue Version veröffentlichen und bekannt geben“ und „Alte Version außer Kraft setzen und archivieren“. Neuer Stand, Veröffentlichungsdatum und nächster Überprüfungstermin stammen alle von dort. Ein Veröffentlichungsschritt, der nirgends zurückschreibt, lässt ein Verzeichnis allein altern.
Die Pflichten nach der Veröffentlichung
Eine Entscheidung über die Wesentlichkeit steuert die Schulung, die Kenntnisnahme wird zu den Betroffenen dokumentiert, und „Ausnahmeregister aktualisieren“ fängt Ausnahmegenehmigungen ab, die gegen nicht mehr existierende Ziffern erteilt wurden. Das System endet an „Überarbeitete Richtlinie in Kraft“ und nicht an der Veröffentlichung.
So funktioniert es
Schreiben Sie das Prozessinventar vor jeder Landkarte
Listen Sie jeden Prozess auf, den die Organisation betreibt, je eine Zeile, mit einer namentlich benannten Person, die für die Beschreibung verantwortlich ist, der Ebene, auf der er dokumentiert werden sollte, und seiner Kritikalität. Erwarten Sie eine kürzere Liste als befürchtet, und dass die Verantwortungsspalte der Streitpunkt wird. Solange diese Spalte Lücken hat, lässt sich nichts anderes bauen.
Leiten Sie jedes Intervall aus der Änderungsrate ab
Nehmen Sie das Intervall daraus, wie oft sich der Prozess in den letzten zwei Jahren tatsächlich verändert hat, und nicht aus einer Vorgabe in einer Richtlinie: drei Änderungen bedeuten sechs Monate, keine Änderung in fünf Jahren bedeutet zwei Jahre. Dokumentieren Sie Intervall, nächsten Termin und dokumentierte Ebene im Inventar, damit keines der drei bei jeder Neufassung erneut ausgehandelt wird.
Bauen Sie den Meta-Prozess zuerst als Diagramm
Bevor Sie irgendeinen echten Prozess dokumentieren, bringen Sie Ihren eigenen Dokumentationsweg in Zeilen: was eine Überprüfung auslöst, wer den Eigner bestätigt, wer beteiligt wird, wer freigibt, wie veröffentlicht und geschult wird. Tippen Sie die Phasen in die Spalte Boxtext und verbinden Sie sie über die Zeilennummer in der Spalte Linie zu. Jedes spätere Dokument erbt davon.
Die Freigabestufe gehört als Entscheidung ins Diagramm
Die steuernde Zeile bekommt in der Spalte Form die Entscheidung, mit den Stufen im Linientext, jeweils passend zu den Nummern in Linie zu, damit der Weg einer Neufassung vor dem ersten Entwurf feststeht. Nehmen Sie die Spalte Horizontale Bahn für die Phase und Vertikale Bahn für den Verantwortlichen, damit das Diagramm zeigt, dass ein Richtlinienmanagement und ein Freigabegremium zwei verschiedene Dinge sind.
Zeichnen Sie die Rückschleife als Zahl nach hinten
Eine Freigabe, die Arbeit zurückgibt, ist eine Zeilennummer, die auf eine frühere Zeile zeigt, und kein Pfeil, den nachträglich jemand einzeichnet. Weil die Spalte Linie zu Daten hält, übersteht diese Schleife das Einfügen eines Schritts darüber. Ein Diagramm, das nur Vorwärtsbewegung zeigt, beschreibt ein Freigabegremium, das noch nie widersprochen hat.
Prüfen Sie die Bibliothek gegen ihre eigenen Termine
Zählen Sie jedes Quartal vier Größen: Dokumente über ihrem Überprüfungstermin, Dokumente ohne benannten Verantwortlichen, Dokumente, deren Prozess sich vor der Landkarte geändert hat, und Überprüfungen ohne Änderung. Die letzte ist ein Gesundheitszeichen. Terminieren Sie die nächste Zählung im Inventar, bevor Sie diese abschließen, denn eine Zählung ohne Folgetermin verfällt, und die Bibliothek nimmt ihren Verfall wieder auf.
Häufige Fehler
Dokumentation als Projekt betrieben
Das Projekt liefert die Bibliothek, löst sich auf, und der Verfall beginnt in der Woche des Abschlusses. Dokumentation ist eine Daueraufgabe mit einem Verantwortlichen und einer Budgetzeile, oder eine Momentaufnahme eines Quartals, die schlecht altert.
Die Erinnerung an eine Abteilung adressiert
„Verantwortlich: Betrieb“ heißt, dass der Termin nirgendwo ankommt. Eine Abteilung hat keinen Kalender und kein Postfach, das antwortet, die Erinnerung wird also erzeugt, an eine Funktion adressiert und von niemandem im Besonderen gelesen.
Nur überprüfen, was im Regal steht
Ein Überprüfungszyklus kann nur mit der Liste arbeiten, die er hat, und deshalb sind die Prozesse ohne jedes Dokument genau die, die er nie zutage bringt. Bauen Sie das Inventar aus der Arbeit, die die Organisation leistet, und nicht aus dem Ordner mit den vorhandenen Dokumenten.
Wochen nach der Änderung neu dokumentiert
Ein Prozess, der sich im März geändert hat und im Mai neu dokumentiert wurde, war acht Wochen falsch, und nichts in der Bibliothek hält das fest. Dokumentieren Sie das Intervall mit Datumsangaben; das Muster über diese Intervalle zeigt, wo das System undicht ist.
Eigenes Dokumentationssystem aufbauen
Öffnen Sie das Beispiel zur Richtlinienprüfung als eigenes Diagramm und legen Sie dann den Verantwortlichen, die Freigabestufe und das Überprüfungsintervall fest, auf denen Ihre Bibliothek laufen soll.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Prozessdokumentationssystem?
Es ist der Satz an Regeln und Rollen, der einen Bestand an Prozessdokumentation zutreffend hält, im Unterschied zu den Dokumenten selbst: ein Inventar mit einem namentlich benannten Verantwortlichen je Prozess, die Ebene, auf der jedes dokumentiert ist, ein Überprüfungsintervall, dessen Termine diese Verantwortlichen erreichen, eine gemessene Rate, mit der die Bibliothek hinter die Arbeit zurückfällt, und ein Weg zum Erstellen, Freigeben, Veröffentlichen und Außerkraftsetzen eines Dokuments. Die Vorlage zählt am wenigsten. Die Probe ist, was das Verzeichnis über ein Dokument sagt, das seit drei Jahren niemand angefasst hat.
Was gehört in ein Prozessinventar?
Eine Zeile je Prozess: der Prozessname, der Verantwortliche als Person und nicht als Team, die Ebene, auf der er dokumentiert ist, seine Kritikalität, der Ablageort der geltenden Fassung und die Termine der letzten und der nächsten Überprüfung. Zwei weitere Spalten rechnen sich schnell: die Systeme, in denen der Prozess läuft, was Ihnen sagt, was eine Migration ungültig macht, und der Normabschnitt, zu dessen Erfüllung er existiert, was Ihnen sagt, was ein Auditor sehen will. Das Inventar kommt zuerst, weil jede spätere Entscheidung eine Abfrage darauf ist.
Wer sollte ein Prozessdokumentationssystem verantworten?
Eine Person, und nicht die mit den meisten eigenen Dokumenten. Der Systemverantwortliche hält das Inventar, den Meta-Prozess und das Verzeichnis der Überprüfungstermine; jeder Dokumenteneigner hält den Inhalt. Beides zusammenzulegen erzeugt den bekannten Fehler, bei dem jede Neufassung hinter der einen Person wartet, die das System versteht, und bei dem diese Warteschlange als Ressourcen- statt als Konstruktionsproblem berichtet wird. Ein halber Tag pro Woche trägt eine Bibliothek von fünfzig Prozessen, sofern die Erinnerungen automatisch laufen und jeder Verantwortliche ein Name ist.
Wo sollte Prozessdokumentation liegen?
Dort, wo es das Inventar sagt, und genau deshalb ist der Ablageort eine Spalte darin und keine einmalige Entscheidung für die ganze Bibliothek. Ein Qualitätsmanagementsystem, ein Wiki und ein gemeinsames Laufwerk können jeweils eine geltende Fassung halten; keines von ihnen kann Ihnen sagen, welche Prozesse überhaupt keine haben. Die Probe ist also nicht die Plattform, sondern ob jede Zeile im Verzeichnis den Ort benennt, an den ihre Leser geschickt werden, und ob das Ankommen dort den Stand liefert, den das Verzeichnis behauptet. Ein Prozess ohne Zeile ist für jede Plattformwahl unsichtbar.
