So strukturieren Sie eine CSV-Datei für Flussdiagramme

So funktioniert es

1. Exportieren Sie eine einzige schlichte Tabelle

   Aus welchem System die Daten auch stammen: Exportieren Sie das Raster und sonst nichts. Berichtstitel, ein Datumsstempel, eine Logozeile, verbundene Überschriften, Zwischensummenzeilen und eine abschließende Leerzeile landen alle als Zeilen in der Datei, und jede davon wird als Schritt gelesen. Bietet der Export eine Option „Rohdaten“ oder „unformatiert“, dann ist das die richtige.

2. Machen Sie die Kopfzeile zur Zeile eins

   Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor statt in einer Tabellenkalkulation und sehen Sie sich die erste Zeile an. Sie muss die Kopfzeile sein. Exporte, die mit zwei oder drei Metadatenzeilen beginnen, sind häufig genug, dass dies das Erste ist, was zu prüfen ist, und diese Zeilen zu löschen ist die ganze Lösung.

3. Benennen Sie die Überschriften auf die Spaltennamen von QueryChart um

   Setzen Sie die Kopfzellen auf Form, Boxtext, Linie zu, Linientext, Horizontale Bahn und Vertikale Bahn. Zugeordnet wird über den Namen, die Spalten dürfen also in beliebiger Reihenfolge stehen, und Ihre eigenen Spalten (Ticketnummer, System, Durchlaufzeit) können unangetastet in der Datei bleiben; sie werden mitgeführt und ignoriert statt abgelehnt.

4. Verdichten Sie die Zeilen auf eine je Schritt

   Ein Export ist normalerweise ein Protokoll: eine Zeile je Ticket, je Auftrag, je Vorgang. Ein Flussdiagramm braucht eine Zeile je unterschiedenem Schritt, verdichten oder entdoppeln Sie also zuerst und heben Sie die Mengen für die spätere Auswertung auf. Eine Datei mit viertausend Zeilen ist ein Datenbestand und kein Prozess, und sie zu importieren erzeugt viertausend Kästen.

5. Nummerieren Sie die Schritte und füllen Sie Linie zu

   Linie zu enthält die 1-basierte Position der Zielzeile, gezählt werden dabei nur die Datenzeilen, der erste Schritt unter der Kopfzeile ist also 1. Es ist nicht die Ticketnummer, nicht der Schrittcode und nichts aus dem Quellsystem. Führt ein Schritt an zwei Stellen, schreiben Sie beide Zahlen kommagetrennt in dasselbe Feld und setzen Sie das Feld in Anführungszeichen.

6. Trennzeichen und Kodierung richten, dann die Datei ablegen

   Speichern Sie kommagetrennt als UTF-8 und ziehen Sie die .csv dann auf den Tabellenbereich eines neuen Diagramms. Lesen Sie die erste Darstellung als Prüfung der Datei: Die Zeilenzahl sollte Ihrer Schrittzahl entsprechen, und jede Spalte sollte dort gelandet sein, wo Sie sie erwarten. Eine Datei, die als eine breite Spalte ankommt, ist ein Problem des Trennzeichens und kein gescheiterter Import.

Häufig gestellte Fragen

Spielt die Spaltenreihenfolge in meiner CSV eine Rolle?

Nein. Zugeordnet wird über den Überschriftennamen, Boxtext darf also die vierte Spalte sein und Form die letzte. Wichtig ist, dass die Namen die des Editors sind (Form, Boxtext, Linie zu, Linientext, Horizontale Bahn, Vertikale Bahn) und dass sie auf der ersten Zeile der Datei stehen. Spalten, die QueryChart nicht kennt, werden mitgeführt und ignoriert, Sie müssen Ihre Ticketnummern, Systeme oder Zeiten also nicht vorher herausnehmen.

Welches Trennzeichen und welche Kodierung soll die Datei haben?

Kommas und UTF-8. Semikolons sind der übliche Fehlschlag: Auf einem Rechner mit europäischem Listentrennzeichen ist die „CSV“ aus Excel semikolongetrennt, und die Datei wird dann als eine einzige Spalte importiert. Die Kodierung zeigt sich an zerschossenen Umlauten. Speichern Sie als „CSV UTF-8“ statt als schlichte CSV. Wenn jede Spalte zugeordnet wird außer der ersten, verdächtigen Sie eine Byte-Reihenfolge-Markierung: Sie ist im Editor unsichtbar, hängt aber am ersten Überschriftennamen, sodass dieser Name nicht mehr passt.

Wie schreibe ich ein Feld, das ein Komma enthält?

Setzen Sie das ganze Feld in doppelte Anführungszeichen: „Geschlossen, keine Antwort des Melders“. Ein echtes doppeltes Anführungszeichen innerhalb eines solchen Feldes wird als zwei Anführungszeichen geschrieben. Zeilenumbrüche in einem eingepackten Feld sind ebenfalls zulässig, auch wenn eine Kastenbeschriftung selten einen braucht. Die beiden Verbindungsspalten brauchen fast immer Anführungszeichen, denn „6,18“ und „Antwort eingegangen,Keine Antwort“ enthalten das Trennzeichen bewusst. Genau das paart die Beschriftungen mit den Zielen.

Mein Export hat eine Zeile je Ticket, nicht je Schritt. Kann ich ihn verwenden?

Nicht direkt. Ein Vorgangsprotokoll beschreibt, was tausendfach geschehen ist; ein Flussdiagramm beschreibt, was einmal geschehen soll. Reduzieren Sie es zuerst auf die unterschiedenen Schritte (eine Pivotierung über die Tätigkeits- oder Statusspalte reicht meist) und heben Sie die Mengen getrennt auf, denn sie sind die interessante Hälfte einer Prozessanalyse. /de/guides/csv-in-eine-prozesslandkarte-umwandeln geht diese Reduktion an einem Export genau dieser Form durch.

Welche Spalten sind wirklich erforderlich?

Boxtext allein wird importiert: Sie erhalten eine Spalte unverbundener Kästen. Ergänzen Sie Linie zu, und daraus wird ein Flussdiagramm, denn das ist die Spalte, die die Beziehungen trägt. Form, Linientext und die beiden Bahnenspalten sind Verfeinerungen: Entscheidungen als Rauten, beschriftete Zweige, Schritte mit Phase und Verantwortlichem. Wenn Sie lieber von einer bereits korrekt strukturierten Datei ausgehen: Die CSV-Vorlagen sind herunterladbare CSVs funktionierender Diagramme.