Cómo estructurar un archivo CSV para diagramas de flujo

En resumen

• La fila de encabezado tiene que ser la primera línea del archivo, no la tercera bajo el título de un informe.
• Se emparejan los nombres de encabezado, no las posiciones; las columnas no reconocidas viajan y se ignoran.
• Una fila por paso, no una fila por registro. Una exportación suele ser un registro histórico, no una definición.
• UTF-8 delimitado por comas. Un archivo con punto y coma de una configuración regional europea llega como una sola columna.
• Entrecomilla todo campo que lleve una coma, unas comillas o un salto de línea; una comilla literal se escribe dos veces.

El archivo es la interfaz, así que el archivo tiene que estar bien

Un CSV no es una hoja de cálculo. Es un archivo de texto plano con una línea por fila y un delimitador entre los campos, y no lleva tipos de celda, ni formato, ni fórmulas, ni una segunda pestaña. Por eso lo exporta todo el mundo (un helpdesk, un ERP, un sistema de RR. HH. y una consola de base de datos producen uno, y no coinciden en gran cosa más allá de las comas). Y es también por eso por lo que una importación o funciona a la primera o falla de una manera que parece que no ha pasado nada.

QueryChart lee el archivo por el nombre del encabezado. La primera línea tiene que ser la fila de encabezado, y los nombres que hay en ella se emparejan con las columnas del propio editor (#, Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea, Carril horizontal, Carril vertical) y no con posiciones, así que el orden de tus columnas da igual y una columna que QueryChart no reconoce viaja con el archivo y se ignora. Suelta el .csv sobre el área de la hoja de cálculo de un diagrama, o pega las filas dentro. No hay asistente de importación ni pantalla de emparejamiento de columnas que recorrer, y ese es el trato: el emparejamiento vive en tu fila de encabezado en lugar de en un cuadro de diálogo.

El resto es la parte a la que la gente le dedica una tarde entera, y nada de ello va de diagramas. Un archivo guardado en una máquina cuyo separador de listas es el punto y coma no es un archivo separado por comas. Un campo con una coma dentro hay que entrecomillarlo o se convierte en dos campos. Una marca de orden de bytes es invisible en cualquier editor y aun así viaja pegada al primer nombre de encabezado. Una referencia de paso escrita 007 vuelve de un viaje de ida y vuelta por una hoja de cálculo convertida en 7. Son problemas de archivo, y merece la pena arreglarlos antes de pensar siquiera en las formas: /es/guides/como-definir-las-conexiones-de-un-diagrama-de-flujo-en-csv cubre qué va en las columnas de conexión una vez que el archivo se lee bien.

El ejemplo de abajo es una clasificación de tickets de soporte exportada como debe ser: dieciocho filas, una por paso, construidas columna a columna. Léelo como un archivo y no como una imagen: el diagrama es lo que sale cuando las columnas están bien, no algo en lo que haya que trabajar. Si quieres un archivo ya correcto del que copiar la estructura, coge uno de las plantillas CSV, por ejemplo el de /es/templates/csv-a-mapa-de-procesos.

Un CSV, leído columna a columna

Una clasificación de tickets de soporte como dieciocho filas. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver qué columna del archivo rellena cada fase.

1. Fila de encabezado y una línea por paso

   La primera línea del archivo nombra las columnas; cada línea de debajo es un paso. Las filas 1 a 6 van de «Abrir un ticket» a «Fijar la prioridad a partir del impacto y la urgencia», cada una en su propia línea y sin nada más que una etiqueta. Esto es el mínimo que necesita un archivo para importarse siquiera, y es también el punto en el que la mayoría de las exportaciones ya están mal, porque llevan una línea por ticket y no una línea por paso.

2. La columna Forma

   Forma es un valor que el analizador empareja, así que se escribe exacto: Inicio en la fila 1, Proceso en la fila 2, Decisión en las filas 3, 5, 7 y 9. «¿Hay detalle suficiente para trabajar el ticket?» y «¿Funcionó la solución?» son rombos porque la celda dice Decisión, no por el signo de interrogación. Un valor que el analizador no reconoce cae a Proceso en silencio, y así es como una decisión acaba dibujada como un rectángulo con sus etiquetas de rama todavía colgando.

3. Línea a y Texto de línea, entrecomillados

   La fila 5, «¿Llega respuesta antes de cerrarse el plazo de seguimiento?», lleva Línea a 6,18 y Texto de línea «Respuesta recibida,Sin respuesta»: dos listas emparejadas por posición, y las dos llevan una coma, así que los dos campos van entrecomillados en el archivo. El Texto de la caja de la fila 13, «¿Resuelto o con solución temporal?», no necesita comillas porque no lleva ninguna coma dentro; en cuanto una etiqueta lleve una, las comillas pasan a ser obligatorias, porque esa coma pertenece a la etiqueta y no al formato. Quita las comillas de las dos columnas de conexión y la fila gana un campo y la línea entera se desplaza una columna a la izquierda.

4. Las columnas de carril y el archivo terminado

   Las dos últimas columnas se emparejan por nombre como todas las demás: Carril horizontal lleva Apertura, Clasificación, Primer nivel, Escalado y Cierre, y Carril vertical lleva Solicitante, Mesa de servicio y Equipo especialista. Con ellas rellenas, esas mismas dieciocho líneas se dibujan como un diagrama de carriles que termina en «Ticket cerrado» en la fila 17 y en «Cerrado sin respuesta del solicitante» en la fila 18. Del archivo no ha cambiado nada salvo dos columnas más de texto plano.

Cómo funciona

1. Exporta una sola tabla limpia

   Venga de donde venga el dato, exporta la cuadrícula y nada más. Los títulos de informe, una marca de fecha, una línea de logotipo, los encabezados combinados, las filas de subtotal y una línea final en blanco acaban todos como líneas del archivo, y cada una se lee como un paso. Si la exportación tiene una opción de «datos en bruto» o «sin formato», esa es la buena.

2. Haz que la fila de encabezado sea la línea uno

   Abre el archivo en un editor de texto y no en una hoja de cálculo, y mira la primera línea. Tiene que ser el encabezado. Las exportaciones que empiezan con dos o tres líneas de metadatos son lo bastante frecuentes como para que esto sea lo primero que comprobar, y borrar esas líneas es el arreglo entero.

3. Renombra los encabezados con los nombres de columna de QueryChart

   Pon en las celdas de encabezado Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea, Carril horizontal y Carril vertical. El emparejamiento es por nombre, así que las columnas pueden ir en cualquier orden y puedes dejar las tuyas (identificador de ticket, sistema, tiempo de ciclo) dentro del archivo sin tocarlas: viajan y se ignoran en lugar de rechazarse.

4. Reduce las filas a una por paso

   Una exportación es normalmente un registro histórico: una línea por ticket, por pedido, por caso. Un diagrama de flujo necesita una línea por paso distinto, así que agrupa o quita duplicados primero y guarda los volúmenes para el análisis posterior. Un archivo de cuatro mil líneas es un conjunto de datos, no un proceso, e importarlo produce cuatro mil cajas.

5. Numera los pasos y rellena Línea a

   Línea a guarda la posición en base 1 de la línea de destino, contando solo las líneas de datos, así que el primer paso bajo el encabezado es el 1. No es el identificador del ticket, ni el código de paso, ni nada del sistema de origen. Cuando un paso lleva a dos sitios, mete los dos números en un solo campo separados por una coma y entrecomilla el campo.

6. Arregla el delimitador y la codificación, y suelta el archivo

   Guarda como UTF-8 delimitado por comas y suelta luego el .csv sobre el área de la hoja de cálculo de un diagrama nuevo. Lee el primer dibujo como una comprobación del archivo: el recuento de filas debería coincidir con tu recuento de pasos, y cada columna debería haber caído donde esperas. Un archivo que llega como una única columna ancha es un problema de delimitador, no un fallo de importación.

Errores que debes evitar

• Un archivo con punto y coma y extensión .csv

  En una máquina cuyo separador de listas regional es el punto y coma, «Guardar como CSV» escribe puntos y comas y el archivo sigue terminando en .csv. Llega como una sola columna con todos los valores dentro. Vuelve a exportar con comas, o sustituye los separadores en un editor de texto antes de importar.

• La fila de encabezado no es la primera línea

  Las exportaciones de informes ponen por costumbre un título, un rango de fechas y una línea en blanco encima de los datos. QueryChart lee la línea uno como el encabezado, así que esas líneas se convierten en los nombres de columna y tu encabezado de verdad se convierte en un paso. Borra todo lo que haya encima del encabezado.

• Una coma dentro de una etiqueta de rama

  Entrecomillar protege un campo del analizador de CSV, pero Texto de línea se parte por las comas por su cuenta para emparejar etiquetas con destinos. Una rama etiquetada «Sí, con aprobación» se convierte por tanto en dos etiquetas por mucho que la entrecomilles. Renombra la rama: las etiquetas cortas quedan mejor en un diagrama de todas formas.

• Ceros a la izquierda y números largos tras una ida y vuelta

  El CSV no tiene tipos, así que decide aquello con lo que lo abras. Ábrelo y vuélvelo a guardar en una hoja de cálculo y 007 se convierte en 7, una referencia de dieciséis dígitos se convierte en 4,12346E+15 y 3/4 se convierte en una fecha. Edita el archivo en un editor de texto, o importa la columna como texto, y revisa los valores que eran códigos y no números.

Importa tu CSV como diagrama de flujo

Abre el ejemplo de clasificación de tickets, descarga su CSV para ver los nombres de columna y las comillas exactos, y suelta después encima tu propio archivo.

Importa tu CSV como diagrama de flujo

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Preguntas frecuentes

¿Importa el orden de las columnas de mi CSV?

No. El emparejamiento es por el nombre del encabezado, así que Texto de la caja puede ser la cuarta columna y Forma la última. Lo que importa es que los nombres sean los que usa el editor (Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea, Carril horizontal, Carril vertical) y que estén en la primera línea del archivo. Las columnas que QueryChart no reconoce viajan y se ignoran, así que no hace falta quitar antes tus identificadores de ticket, tus sistemas ni tus tiempos.

¿Qué delimitador y qué codificación debe usar el archivo?

Comas y UTF-8. El punto y coma es el fallo habitual: en una máquina con un separador de listas europeo, el «CSV» de Excel va delimitado por punto y coma, y el archivo se importa entonces como una única columna. La codificación se manifiesta como caracteres acentuados destrozados: guarda como «CSV UTF-8» y no como CSV a secas. Si se emparejan todas las columnas menos la primera, sospecha de una marca de orden de bytes: es invisible en un editor pero va pegada al primer nombre de encabezado, así que ese nombre ya no coincide.

¿Cómo escribo un campo que contiene una coma?

Envuelve el campo entero en comillas dobles. Una comilla doble literal dentro de un campo entrecomillado se escribe como dos comillas seguidas. Los saltos de línea dentro de un campo entrecomillado también son legales, aunque la etiqueta de una caja rara vez necesite uno. Las dos columnas de conexión casi siempre necesitan comillas, porque «6,18» y «Respuesta recibida,Sin respuesta» llevan el delimitador dentro por diseño: eso es justamente lo que empareja las etiquetas con los destinos.

Mi exportación tiene una fila por ticket, no una fila por paso. ¿Me sirve?

Directamente no. Un registro de transacciones describe lo que pasó miles de veces; un diagrama de flujo describe lo que se supone que pasa una vez. Redúcelo primero a los pasos distintos (una tabla dinámica sobre la columna de actividad o de estado suele bastar) y guarda los volúmenes aparte, porque son la mitad interesante de un análisis de procesos. /es/guides/convertir-csv-en-mapa-de-procesos recorre esa reducción sobre una exportación exactamente de esta forma.

¿Qué columnas hacen falta de verdad?

Texto de la caja por su cuenta ya se importa: obtienes una columna de cajas sueltas. Añade Línea a y se convierte en un diagrama de flujo, porque esa es la columna que guarda las relaciones. Forma, Texto de línea y las dos columnas de carril son refinamientos: decisiones dibujadas como rombos, ramas etiquetadas, pasos asignados a fases y responsables. Si prefieres partir de un archivo ya estructurado como debe ser, los conjuntos de plantillas CSV son archivos descargables de diagramas que funcionan.