Sådan strukturerer du en CSV-fil til flowcharts

Kort fortalt

• Overskriftsrækken skal være filens første linje, ikke den tredje, under en rapporttitel.
• Der matches på overskriftsnavne, ikke på kolonneplaceringer; ukendte kolonner tages med og ignoreres.
• Én række pr. trin, ikke én række pr. post. En eksport er som regel en log, ikke en definition.
• Kommaadskilt UTF-8. En semikolonfil fra en europæisk lokalitet ankommer som én enkelt kolonne.
• Sæt anførselstegn om ethvert felt med et komma, et anførselstegn eller et linjeskift; et bogstaveligt anførselstegn skrives som to.

Filen er grænsefladen, så filen skal være rigtig

CSV er ikke et regneark. Det er en almindelig tekstfil med én linje pr. række og et skilletegn mellem felterne, og den bærer ingen celletyper, ingen formatering, ingen formler og intet andet faneblad. Det er derfor, ethvert system eksporterer den: en helpdesk, et ERP-system, et HR-system og en databasekonsol producerer alle en, og ingen af dem er enige om ret meget ud over kommaerne. Det er også derfor, en import enten virker med det samme eller fejler på en måde, der ser ud, som om intet skete.

QueryChart læser filen på overskriftsnavn. Den første linje skal være overskriftsrækken, og navnene på den matches mod editorens egne kolonner (#, Figur, Bokstekst, Linje til, Linjetekst, Vandret bane, Lodret bane) frem for mod placeringer, så rækkefølgen af dine kolonner er uden betydning, og en kolonne, QueryChart ikke genkender, tages med og ignoreres. Træk .csv-filen over på et diagrams regnearksområde, eller indsæt rækkerne i det. Der er ingen importguide og intet kolonneskærmbillede at arbejde sig igennem, og det er byttehandlen: koblingen ligger i din overskriftsrække frem for i en dialogboks.

Resten er den del, folk taber en eftermiddag på, og intet af det handler om diagrammer. En fil gemt på en maskine, hvis listeadskiller er et semikolon, er ikke en kommaadskilt fil. Et felt med et komma i skal have anførselstegn, ellers bliver det til to felter. Et byte order mark er usynligt i enhver editor og følger alligevel med på det første overskriftsnavn. En trinhenvisning på 007 kommer tilbage fra en tur gennem et regneark som 7. Det er filproblemer, og de er værd at rette, før du overhovedet tænker på figurer: /da/guides/definer-flowchart-forbindelser-i-csv dækker, hvad der skal stå i forbindelseskolonnerne, når filen først kan læses.

Eksemplet herunder er en triage af supportsager eksporteret på den rigtige måde: atten rækker, én pr. trin, bygget op kolonne for kolonne. Læs det som en fil frem for som et billede: diagrammet er det, du får, når kolonnerne er rigtige, ikke det, du skal arbejde på. Vil du have en fil, der allerede er rigtig, og kopiere strukturen fra den, så hent en på /da/templates/csv-til-flowchart.

Én CSV, læst kolonne for kolonne

En triage af supportsager som atten rækker. Åbn regnearkspanelet for at se, hvilken kolonne i filen hver fase udfylder.

1. Overskriftsrække og én linje pr. trin

   Filens første linje navngiver kolonnerne; hver linje under den er ét trin. Række 1 til 6 løber fra "Opret en sag" til "Fastsæt prioriteten ud fra konsekvens og hastegrad", hver på sin egen linje med intet andet end en etiket. Det er det mindste, en fil skal have for overhovedet at kunne importeres, og det er også det punkt, hvor de fleste eksporter allerede er forkerte, for de rummer én linje pr. sag frem for én linje pr. trin.

2. Kolonnen Figur

   Figur er en værdi, der matches, så den staves præcist: Start på række 1, Proces på række 2, Beslutning på række 3, 5, 7 og 9. "Nok detaljer til at arbejde på sagen?" og "Virkede løsningen?" er romber, fordi cellen siger Beslutning, ikke på grund af spørgsmålstegnet. En værdi, der ikke genkendes, falder i stilhed tilbage til Proces, og det er sådan, en beslutning ender med at blive tegnet som et rektangel med navnene på sine grene stadig siddende på.

3. Linje til og Linjetekst i anførselstegn

   Række 5, "Kom der svar, før rykkerfristen udløber?", har Linje til 6,18 og Linjetekst "Svar modtaget,Intet svar": to lister parret efter placering, som begge indeholder et komma, så begge felter står i anførselstegn i filen. Række 18's Bokstekst, "Lukket, intet svar fra anmoderen", står i anførselstegn af samme grund: kommaet tilhører etiketten, ikke formatet. Fjern de anførselstegn, og rækken får et felt mere, og hele linjen forskydes en kolonne til venstre.

4. Banekolonner og den færdige fil

   De sidste to kolonner matches på navn som alle andre: Vandret bane bærer Oprettelse, Triage, Første linje, Eskalering og Lukning, Lodret bane bærer Anmoder, Servicedesk og Specialistteam. Med dem udfyldt tegnes de samme atten linjer som et swimlane-diagram, der ender ved "Sag lukket" på række 17 og "Lukket, intet svar fra anmoderen" på række 18. Intet ved filen er ændret ud over to kolonner mere med almindelig tekst.

Sådan fungerer det

1. Eksportér én almindelig tabel

   Uanset hvilket system dataene kommer fra, så eksportér gitteret og intet andet. Rapporttitler, et datostempel, en logolinje, flettede overskrifter, subtotalrækker og en afsluttende tom linje ender alle som linjer i filen, og hver eneste af dem læses som et trin. Har eksporten en mulighed for rå eller uformateret data, er det den, du skal vælge.

2. Gør overskriftsrækken til linje ét

   Åbn filen i en teksteditor frem for i et regneark, og se på den første linje. Den skal være overskriften. Eksporter, der begynder med to eller tre linjers metadata, er almindelige nok til, at det er det første, man skal kontrollere, og at slette de linjer er hele løsningen.

3. Omdøb overskrifterne til QueryCharts kolonnenavne

   Sæt overskriftscellerne til Figur, Bokstekst, Linje til, Linjetekst, Vandret bane og Lodret bane. Der matches på navn, så kolonnerne kan stå i vilkårlig rækkefølge, og du kan lade dine egne kolonner (sagsnummer, system, gennemløbstid) blive urørt i filen; de tages med og ignoreres frem for at blive afvist.

4. Skær rækkerne ned til én pr. trin

   En eksport er normalt en log: én linje pr. sag, pr. ordre, pr. forløb. Et flowchart har brug for én linje pr. særskilt trin, så lav en pivot eller fjern dubletter først, og gem mængderne til senere analyse. En fil med fire tusind linjer er et datasæt, ikke en proces, og at importere den giver fire tusind kasser.

5. Nummerér trinnene, og udfyld Linje til

   Linje til rummer målets placering, hvor der kun tælles datalinjer, og hvor den første datalinje er 1, så det første trin under overskriften er 1. Det er ikke sagsnummeret, trinkoden eller noget som helst fra kildesystemet. Hvor et trin fører to steder hen, lægger du begge tal i det ene felt adskilt af et komma og sætter anførselstegn om feltet.

6. Ret skilletegn og tegnkodning, og træk så filen ind

   Gem som kommaadskilt UTF-8, og træk så .csv-filen over på et nyt diagrams regnearksområde. Læs den første tegning som en kontrol af filen: antallet af rækker skal svare til dit antal trin, og hver kolonne skal være landet, hvor du forventer. En fil, der ankommer som én bred kolonne, er et problem med skilletegnet, ikke en fejlet import.

Faldgruber du skal undgå

• En semikolonfil med filendelsen .csv

  På en maskine, hvis regionale listeadskiller er et semikolon, skriver "Gem som CSV" semikolonner, og filen ender stadig på .csv. Den ankommer som én kolonne med hver værdi inde i sig. Eksportér igen med kommaer, eller erstat adskillerne i en teksteditor før importen.

• Overskriftsrækken er ikke den første linje

  Rapporteksporter lægger vanemæssigt en titel, et datointerval og en tom linje over dataene. QueryChart læser linje ét som overskriften, så de linjer bliver til kolonnenavnene, og din rigtige overskrift bliver til et trin. Slet alt over overskriften.

• Et komma inde i navnet på en forgrening

  Anførselstegn beskytter et felt mod CSV-læseren, men Linjetekst deles selv ved kommaer for at parre etiketter med mål. En gren med navnet "Ja, med godkendelse" bliver derfor til to etiketter, uanset hvordan den sættes i anførselstegn. Omdøb grenen i stedet: korte etiketter er alligevel bedre på et diagram.

• Foranstillede nuller og lange tal efter en tur gennem et regneark

  CSV har ingen typer, så det, du åbner filen i, bestemmer. Åbn og gem igen i et regneark, og 007 bliver til 7, en sekstencifret henvisning bliver til 4,12346E+15 og 3/4 bliver til en dato. Redigér filen i en teksteditor, eller importér kolonnen som tekst, og kontrollér de værdier, der var koder frem for tal.

Importér din CSV som et flowchart

Åbn triage-eksemplet, hent dets CSV for at se de præcise kolonnenavne og anførselstegn, og træk derefter din egen fil over den.

Importér din CSV som et flowchart

Relaterede guides

• Sådan laver du et swimlane-diagram ud fra en CSV
• CSV eller Excel til flowcharts: hvilken fil skal du bygge ud fra
• Flowchart for onboarding af medarbejdere — Excel

Ofte stillede spørgsmål

Betyder rækkefølgen af kolonnerne i min CSV noget?

Nej. Der matches på overskriftsnavnet, så Bokstekst kan være den fjerde kolonne og Figur den sidste. Det, der betyder noget, er, at navnene er dem, editoren bruger (Figur, Bokstekst, Linje til, Linjetekst, Vandret bane, Lodret bane), og at de står på filens første linje. Kolonner, QueryChart ikke genkender, tages med og ignoreres, så der er ingen grund til at fjerne dine sagsnumre, systemer eller tider først.

Hvilket skilletegn og hvilken tegnkodning skal filen bruge?

Kommaer og UTF-8. Semikolonner er den sædvanlige fejl: på en maskine med en europæisk listeadskiller er Excels CSV semikolonadskilt, og filen importeres så som én enkelt kolonne. Tegnkodning viser sig som ødelagte tegn med accenter: gem som CSV UTF-8 frem for som almindelig CSV. Hvis hver kolonne matcher undtagen den første, så mistænk et byte order mark: det er usynligt i en editor, men det sidder fast på det første overskriftsnavn, så det navn matcher ikke længere.

Hvordan skriver jeg et felt, der indeholder et komma?

Omslut hele feltet med dobbelte anførselstegn: "Lukket, intet svar fra anmoderen". Et bogstaveligt dobbelt anførselstegn inde i et felt i anførselstegn skrives som to anførselstegn. Linjeskift inde i et felt i anførselstegn er også lovlige, selvom en kasseetiket sjældent har brug for et. De to forbindelseskolonner har næsten altid brug for anførselstegn, for "6,18" og "Svar modtaget,Intet svar" indeholder begge skilletegnet med vilje: det er netop det, der parrer etiketterne med målene.

Min eksport har én række pr. sag, ikke én række pr. trin. Kan jeg bruge den?

Ikke direkte. En transaktionslog beskriver, hvad der skete tusindvis af gange; et flowchart beskriver, hvad der er meningen skal ske én gang. Reducér den til de særskilte trin først (en pivot på aktivitets- eller statuskolonnen er som regel nok), og gem mængderne for sig, for de er den interessante halvdel af en procesanalyse. /da/guides/konverter-csv-til-proceskort gennemgår den reduktion på en eksport af netop den form.

Hvilke kolonner er egentlig påkrævede?

Bokstekst alene kan importeres: du får en søjle af kasser uden forbindelser. Tilføj Linje til, og det bliver til et flowchart, for det er den kolonne, der rummer relationerne. Figur, Linjetekst og de to banekolonner er forfinelser: beslutninger tegnet som romber, grene med navne, trin tildelt faser og ansvarlige. Vil du hellere starte fra en fil, der allerede er struktureret rigtigt, så ligger der en CSV bag hvert af de færdige diagrammer, for eksempel på /da/templates/csv-til-proceskort.