CSV eller Excel til flowcharts: hvilken fil skal du bygge ud fra

Kort fortalt

• CSV er én tabel i ren tekst: ingen formler, intet andet faneblad, ingen formatering, intet at genberegne.
• En CSV oplyser ikke sit skilletegn. Komma, semikolon og tabulator er alle i omløb, og filen ser ens ud.
• Foranstillede nuller overlever i filen og dør i fremviseren: 00742 er intakt, indtil Excel åbner CSV-filen og gemmer den igen.
• Excel beholder typer og formler, men en formel er en værdi, når den bliver til en kasse, og .xlsx er sjældent det, et system eksporterer.
• Begge importeres ens: træk filen over på regnearksområdet eller indsæt rækkerne, og der matches på overskriftsnavne, ikke på kolonnernes rækkefølge.

Hvad hvert format kan og ikke kan bære

De to formater er ikke to udgaver af det samme. En CSV er en tekstfil: én tabel, én række pr. linje, felter adskilt af et skilletegn, anførselstegn om ethvert felt, der indeholder det skilletegn. Der er intet andet i den: ingen formler, ingen celletyper, intet andet faneblad, ingen farve, ingen kolonnebredder. En .xlsx er et zippet bundt af XML, der bærer alt det, og derfor er den det bedre sted at skrive en proces i hånden, og derfor udsender næsten intet system en. Bed et ERP-system, et PIM-system, et sagssystem eller en database om dine procesdata, og det, der kommer tilbage, er en .csv.

Et flowchart har brug for mindre, end nogen af formaterne tilbyder. Én række pr. kasse, en etiket, de rækkenumre hver række forbinder til, etiketterne på forbindelserne i tilsvarende rækkefølge og valgfrit en figur og to banekolonner. Det er hele kravet, og alt af det er tekst. Alt, hvad Excel lægger oven på, skal alligevel opløses til en værdi, før det kan blive til en kasse: en formel bliver til det tal, den producerede, et opslag mod et andet faneblad bliver til den tekst, det returnerede, en betinget formatering bliver til ingenting. Vil du have kravet i fuld længde, opstiller /da/guides/strukturer-csv-til-flowcharts kolonnerne; denne side handler kun om beholderen.

Så den ærlige sammenligning handler om, hvad hver beholder koster dig. CSV koster dig et skilletegn, filen aldrig oplyser (komma i USA, semikolon i det meste af Europa, tabulator ofte nok til at det betyder noget) plus en tegnkodning, der kun sommetider er UTF-8, og sommetider bærer et byte order mark foran det første overskriftsnavn. Den har ingen typer, så en varekode og en mængde ser ens ud, og i samme øjeblik Excel åbner filen, gætter den: 00742 bliver til 742, 3-4 bliver til en dato, og et langt varenummer bliver til videnskabelig notation. Excel koster dig det modsatte sæt. Det er en binær klump, du hverken kan sammenligne linje for linje eller søge i, den indbyder til flettede celler, en overskrift over to rækker og farve brugt som data, og den fil, du får rakt, er som regel ikke den fil, systemet producerede: nogen åbnede eksporten og gemte den, og det er der, det meste af skaden i en CSV opstår.

Eksemplet herunder er en nedbrydning af et produktkatalog, den slags eksport med forælder og barn, der kun nogensinde ankommer som en CSV. Nitten rækker, én rod hvis forældercelle er tom, fem beslutninger hvor et katalog reelt deler sig, syv blade. Se gennemgangen udfylde én kolonne ad gangen, og læg mærke til, hvilke faser der ville have været lettere i Excel, og hvilke der ikke ville have gjort nogen forskel; selve skabelonen ligger på /da/templates/csv-foraelder-barn-hierarki.

En CSV-eksport, der bliver til et diagram, én kolonne ad gangen

En produktkatalogeksport i fire faser af færdighed. Åbn regnearkspanelet for at se, hvilken kolonne hver fase udfylder.

1. Hvad eksporten giver dig

   En PIM-eksport ankommer som navne og en typekolonne, ikke som pile. De første fire rækker her er "Katalog for udeliv", "Siddemøbler", "Skygge og læ" og spørgsmålet "Har kategorien flere underniveauer?". Kun Figur er udfyldt, og Figur er den ene kolonne, en CSV som regel allerede antyder gennem sit type- eller niveaufelt, den fase koster dig ingenting i nogen af formaterne.

2. Vend forælderkolonnen om til Linje til

   Eksporten sagde hver rækkes forælder; Linje til siger hver rækkes børn, som rækkenumre. "Katalog for udeliv" rummer nu "2,3", og pilene dukker op. Det er den ene fase, Excel reelt ville have forkortet, for at opløse en forælderkode til et rækkenummer er et opslag, og det er også den fase, hvor en kommaadskilt fil har brug for, at den celle omsluttes af dobbelte anførselstegn, ellers får rækken et felt mere.

3. Sæt navne på grenene i Linjetekst

   "Har produktet varianter?" tager "Ja: én række pr. variant" og "Nej: produktrækken er varenummeret", parret efter placering med sine to tal i Linje til, 11 og 12. Bemærk kolonerne. Et komma inde i navnet på en gren er ikke et problem med anførselstegn, du kan løse: Linjetekst deles ved kommaer, efter CSV-anførselstegnene er fjernet, så en etiket med et komma i bliver til to etiketter, og parringen med Linje til forskydes. Excel advarer dig heller ikke om det; det er en egenskab ved kolonnen, ikke ved filformatet.

4. Tilføj banekolonnerne

   Vandret bane rummer den dybde, der er gået op ad forælderkæden, fra Rod (forælder tom) til Dybde 4, og Lodret bane rummer eksportens egen typekolonne: kategori, produkt, variant, komponent. Typen lå allerede i filen, og dybden skulle udledes, og det er hele opdelingen i miniature: de data, systemet gav dig, over for de data, du beregner. Efter importen er der intet tilbage at genberegne, så fordelen holder op med at betyde noget.

Sådan fungerer det

1. Find ud af, hvilken fil du reelt har

   Er processen kommet ud af et system, har du en CSV, uanset hvad ikonet siger, og det sikreste, du kan gøre med den, er ikke at åbne den i Excel. Har nogen skrevet processen i hånden, har du en projektmappe, og der vil være flettede celler i den. De to udgangspunkter kræver forskellige første træk, og at behandle en eksport som en projektmappe er det, der lægger datoer ind i dine varekoder.

2. Åbn CSV-filen i en teksteditor, før et regneark gør det

   Se på de to første linjer. De fortæller dig skilletegnet, om felter står i anførselstegn, og om det første overskriftsnavn har tre usynlige bytes foran sig fra et UTF-8-byte order mark. Tredive sekunder her sparer de to fejl, der ligner softwarefejl uden at være det: en fil, der importeres som én enorm kolonne, og en første kolonne, der i stilhed ignoreres, fordi dens overskrift ikke længere matcher.

3. Er Excel din kilde, så flad den ud til én tabel

   Indsæt arket over sig selv som værdier, så hver formel bliver til den tekst, den producerede. Ophæv alle fletninger, slet titelblokken over overskriften, slet tomme skillerækker, og flyt alt, der er kodet som fyldfarve eller fed skrift, over i en rigtig kolonne, for intet af det overlever turen. Én overskriftsrække, én række pr. trin, ét faneblad. CSV er én tabel per definition, så det er det trin, der gør de to kilder ligeværdige.

4. Tilføj forbindelseskolonnerne som rækkenumre

   Linje til rummer nummeret på den række, hver række forbinder til, hvor den første datarække tælles som 1, adskilt af kommaer hvor der er mere end én, og Linjetekst rummer etiketterne på forbindelserne i samme rækkefølge. I en kommaadskilt fil skal begge celler stå i anførselstegn ("5,6" og "Ja,Nej"), ellers ender rækken med ét felt mere end overskriften, og hver kolonne efter den rykker til venstre. Det er de eneste reelt nye data, du skal levere i nogen af formaterne.

5. Importér den

   Træk .csv-filen over på editorens regnearksområde, eller indsæt CSV-teksten direkte i det. Kolonner matches på overskriftsnavn, så deres rækkefølge i din fil er uden betydning, og alt ukendt tages med og ignoreres. Fra en projektmappe kan du enten markere området og indsætte det eller gemme arket som CSV først: det sidste er værd at gøre, når arket har noget usædvanligt i sig, for at gemme som CSV viser dig, hvad der reelt overlever.

6. Kontrollér de tre ting, der kun går i stykker den ene vej

   Koder, der har mistet et foranstillet nul, værdier der er blevet til datoer, og en kolonne der er rykket et sted midt i filen. Alle tre kommer af, at en CSV er blevet læst af noget, der gættede, og alle tre er usynlige, indtil du leder efter dem. Ret dem i rækkerne, ikke i den oprindelige eksport, for efter dette punkt er diagrammet master, og filen er et øjebliksbillede.

Faldgruber du skal undgå

• At åbne eksporten i Excel for lige at se den efter

  Excel fortolker ved åbning og gemmer det, den fortolkede. 00742 kommer tilbage som 742, 3-4 kommer tilbage som en dato, en sekstencifret kode kommer tilbage i videnskabelig notation, og de oprindelige værdier er væk fra filen. Skal du kigge på den, så kig i en teksteditor, eller importér den som tekst.

• At antage, at skilletegnet er et komma

  De fleste europæiske systemeksporter er semikolonadskilte, og en tabulatoradskilt fil ankommer ofte med navnet .csv. Intet i filen oplyser, hvilket det er. At en hel eksport lander i én enkelt kolonne betyder, at skilletegnet blev gættet forkert, ikke at filen er i stykker.

• Betydning båret af formatering

  Fed skrift til beslutninger, gult til undtagelsesvejen, en flettet celle hen over en fase. Det er en vane, der kun findes i Excel, og CSV sletter alt af det uden en advarsel. Alt, der bærer betydning, skal være en kolonne (Figur, Linjetekst eller en bane) før filen eksporteres.

• At eksportere det forkerte faneblad

  En projektmappe holder trinnene på ét faneblad og ejerlisten eller kodeopslaget på et andet, og CSV tager én tabel. Opløs opslagene til værdier først, og eksportér så det faneblad, trinnene ligger på. /da/guides/definer-flowchart-forbindelser-i-csv dækker, hvad forbindelseskolonnerne kræver, når du først er nede på én enkelt tabel.

Importér din CSV som et flowchart

Åbn katalog-eksemplet som dit eget diagram for at se kolonnerne udfyldt, og indsæt derefter din egen eksport over rækkerne.

Importér din CSV som et flowchart

Relaterede guides

• Flowchart for onboarding af medarbejdere — Excel
• Flowchart for indkøbsprocessen fra behov til leverandøropfølgning — Excel
• Flowchart for godkendelse af udlæg — Excel

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg eksportere CSV eller XLSX for at lave et flowchart?

Tag det, kildesystemet allerede producerer, hvilket i praksis betyder CSV. At konvertere en eksport til en projektmappe tilføjer et fortolkningstrin, der kun kan miste information, og de funktioner i Excel, du ville vinde (formler, typer, et andet faneblad), er alle noget, der skal opløses til rene værdier, før en række kan blive til en kasse. Excel er det bedre valg i ét tilfælde: når processen slet ikke findes nogen steder endnu, og du skriver den ud i hånden, for en formel, der laver en trinkode om til et rækkenummer, er reelt hurtigere end at gøre det manuelt. Den vej er dækket i /da/guides/lav-flowchart-fra-excel. Når rækkerne først er på plads, mødes de to formater fuldstændig.

Mister CSV noget, et flowchart faktisk har brug for?

Nej. Hver eneste kolonne, et diagram bygges af, er tekst: etiketten, rækkenumrene i Linje til, etiketterne på forbindelserne i Linjetekst, figurnavnet og de to banenavne. Intet af det kræver en type, en formel eller et andet faneblad, så en CSV bærer et komplet flowchart uden at mangle noget. Det, CSV mister, er alt rundt om diagrammet: formateringen, noten i en kommentar, pivoten på det næste faneblad, kolonnen der var beregnet frem for gemt. Er noget af det bærende for jeres proces, var det betydning kodet uden for dataene, og det skal blive til en kolonne før eksporten frem for efter.

Hvorfor ændrede mine varekoder sig, da jeg åbnede filen?

Fordi en CSV ingen typer har, og det program, der åbnede den, måtte gætte. Et felt med 00742 er blot de fem tegn i filen; Excel læser det som et tal, dropper de foranstillede nuller og viser 742, og gemmer du på det tidspunkt, siger filen selv nu 742. Det samme gæt laver 3-4 om til en dato, laver en lang talkode om til videnskabelig notation og genfortolker 01/02 efter lokaliteten hos den, der åbnede den. Filen var korrekt, indtil den blev set. Importér CSV-filen direkte frem for at sende den en tur gennem et regneark, eller importér kolonnerne som tekst, hvis du er nødt til at åbne den.

Hvilket format er bedst, når flere vedligeholder processen?

CSV, så længe processen overhovedet bor i en fil. Det er ren tekst, så den sammenlignes linje for linje, kan søges i, kan flettes og ligger i versionsstyring og viser præcis, hvilke trin der ændrede sig mellem to revisioner. En .xlsx er et zip-arkiv af XML: en rettelse i én celle omskriver størstedelen af arkivet, så en sammenligning fortæller dig, at filen ændrede sig, og intet andet. Når det er sagt, holder svaret op med at betyde noget efter importen, for diagrammet bliver master, og dets egen revisionshistorik tager over. At beholde CSV-filen som en parallel kopi, folk også redigerer, genindfører præcis det skred, konverteringen skulle gøre en ende på.

Mine kolonner rykkede sig halvvejs hen ad rækken. Hvad skete der?

Næsten altid et komma uden anførselstegn i en kommaadskilt fil. Rækken deles ved skilletegnet, før noget som helst ser på overskrifterne, så en celle i Linje til med 4,5 læses som to felter, rækken ender med ét felt mere end overskriften, og hver kolonne efter den lander under sin nabos overskrift. Omslut de celler med dobbelte anførselstegn, så sætter læseren dem på plads igen. Det samme gælder Linjetekst og enhver etiket med et komma i, for eksempel et produktnavn. Begynder forskydningen derimod ved allerførste kolonne, er årsagen en anden: filen er semikolonadskilt og bliver læst som kommaadskilt, eller et byte order mark sidder på det første overskriftsnavn, så det ikke længere matcher.