CSV eller Excel til flowcharts: hvilken fil skal du bygge ud fra

Sådan fungerer det

1. Find ud af, hvilken fil du reelt har

   Er processen kommet ud af et system, har du en CSV, uanset hvad ikonet siger, og det sikreste, du kan gøre med den, er ikke at åbne den i Excel. Har nogen skrevet processen i hånden, har du en projektmappe, og der vil være flettede celler i den. De to udgangspunkter kræver forskellige første træk, og at behandle en eksport som en projektmappe er det, der lægger datoer ind i dine varekoder.

2. Åbn CSV-filen i en teksteditor, før et regneark gør det

   Se på de to første linjer. De fortæller dig skilletegnet, om felter står i anførselstegn, og om det første overskriftsnavn har tre usynlige bytes foran sig fra et UTF-8-byte order mark. Tredive sekunder her sparer de to fejl, der ligner softwarefejl uden at være det: en fil, der importeres som én enorm kolonne, og en første kolonne, der i stilhed ignoreres, fordi dens overskrift ikke længere matcher.

3. Er Excel din kilde, så flad den ud til én tabel

   Indsæt arket over sig selv som værdier, så hver formel bliver til den tekst, den producerede. Ophæv alle fletninger, slet titelblokken over overskriften, slet tomme skillerækker, og flyt alt, der er kodet som fyldfarve eller fed skrift, over i en rigtig kolonne, for intet af det overlever turen. Én overskriftsrække, én række pr. trin, ét faneblad. CSV er én tabel per definition, så det er det trin, der gør de to kilder ligeværdige.

4. Tilføj forbindelseskolonnerne som rækkenumre

   Linje til rummer nummeret på den række, hver række forbinder til, hvor den første datarække tælles som 1, adskilt af kommaer hvor der er mere end én, og Linjetekst rummer etiketterne på forbindelserne i samme rækkefølge. I en kommaadskilt fil skal begge celler stå i anførselstegn ("5,6" og "Ja,Nej"), ellers ender rækken med ét felt mere end overskriften, og hver kolonne efter den rykker til venstre. Det er de eneste reelt nye data, du skal levere i nogen af formaterne.

5. Importér den

   Træk .csv-filen over på editorens regnearksområde, eller indsæt CSV-teksten direkte i det. Kolonner matches på overskriftsnavn, så deres rækkefølge i din fil er uden betydning, og alt ukendt tages med og ignoreres. Fra en projektmappe kan du enten markere området og indsætte det eller gemme arket som CSV først: det sidste er værd at gøre, når arket har noget usædvanligt i sig, for at gemme som CSV viser dig, hvad der reelt overlever.

6. Kontrollér de tre ting, der kun går i stykker den ene vej

   Koder, der har mistet et foranstillet nul, værdier der er blevet til datoer, og en kolonne der er rykket et sted midt i filen. Alle tre kommer af, at en CSV er blevet læst af noget, der gættede, og alle tre er usynlige, indtil du leder efter dem. Ret dem i rækkerne, ikke i den oprindelige eksport, for efter dette punkt er diagrammet master, og filen er et øjebliksbillede.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg eksportere CSV eller XLSX for at lave et flowchart?

Tag det, kildesystemet allerede producerer, hvilket i praksis betyder CSV. At konvertere en eksport til en projektmappe tilføjer et fortolkningstrin, der kun kan miste information, og de funktioner i Excel, du ville vinde (formler, typer, et andet faneblad), er alle noget, der skal opløses til rene værdier, før en række kan blive til en kasse. Excel er det bedre valg i ét tilfælde: når processen slet ikke findes nogen steder endnu, og du skriver den ud i hånden, for en formel, der laver en trinkode om til et rækkenummer, er reelt hurtigere end at gøre det manuelt. Den vej er dækket i /da/guides/lav-flowchart-fra-excel. Når rækkerne først er på plads, mødes de to formater fuldstændig.

Mister CSV noget, et flowchart faktisk har brug for?

Nej. Hver eneste kolonne, et diagram bygges af, er tekst: etiketten, rækkenumrene i Linje til, etiketterne på forbindelserne i Linjetekst, figurnavnet og de to banenavne. Intet af det kræver en type, en formel eller et andet faneblad, så en CSV bærer et komplet flowchart uden at mangle noget. Det, CSV mister, er alt rundt om diagrammet: formateringen, noten i en kommentar, pivoten på det næste faneblad, kolonnen der var beregnet frem for gemt. Er noget af det bærende for jeres proces, var det betydning kodet uden for dataene, og det skal blive til en kolonne før eksporten frem for efter.

Hvorfor ændrede mine varekoder sig, da jeg åbnede filen?

Fordi en CSV ingen typer har, og det program, der åbnede den, måtte gætte. Et felt med 00742 er blot de fem tegn i filen; Excel læser det som et tal, dropper de foranstillede nuller og viser 742, og gemmer du på det tidspunkt, siger filen selv nu 742. Det samme gæt laver 3-4 om til en dato, laver en lang talkode om til videnskabelig notation og genfortolker 01/02 efter lokaliteten hos den, der åbnede den. Filen var korrekt, indtil den blev set. Importér CSV-filen direkte frem for at sende den en tur gennem et regneark, eller importér kolonnerne som tekst, hvis du er nødt til at åbne den.

Hvilket format er bedst, når flere vedligeholder processen?

CSV, så længe processen overhovedet bor i en fil. Det er ren tekst, så den sammenlignes linje for linje, kan søges i, kan flettes og ligger i versionsstyring og viser præcis, hvilke trin der ændrede sig mellem to revisioner. En .xlsx er et zip-arkiv af XML: en rettelse i én celle omskriver størstedelen af arkivet, så en sammenligning fortæller dig, at filen ændrede sig, og intet andet. Når det er sagt, holder svaret op med at betyde noget efter importen, for diagrammet bliver master, og dets egen revisionshistorik tager over. At beholde CSV-filen som en parallel kopi, folk også redigerer, genindfører præcis det skred, konverteringen skulle gøre en ende på.

Mine kolonner rykkede sig halvvejs hen ad rækken. Hvad skete der?

Næsten altid et komma uden anførselstegn i en kommaadskilt fil. Rækken deles ved skilletegnet, før noget som helst ser på overskrifterne, så en celle i Linje til med 4,5 læses som to felter, rækken ender med ét felt mere end overskriften, og hver kolonne efter den lander under sin nabos overskrift. Omslut de celler med dobbelte anførselstegn, så sætter læseren dem på plads igen. Det samme gælder Linjetekst og enhver etiket med et komma i, for eksempel et produktnavn. Begynder forskydningen derimod ved allerførste kolonne, er årsagen en anden: filen er semikolonadskilt og bliver læst som kommaadskilt, eller et byte order mark sidder på det første overskriftsnavn, så det ikke længere matcher.