CSV o Excel para diagramas de flujo: desde qué archivo construir

Cómo funciona

1. Averigua qué archivo tienes en realidad

   Si el proceso salió de un sistema, tienes un CSV diga lo que diga el icono, y lo más prudente que puedes hacer con él es no abrirlo en Excel. Si alguien escribió el proceso a mano, tienes un libro, y llevará celdas combinadas dentro. Los dos puntos de partida piden primeros movimientos distintos, y tratar una exportación como si fuera un libro es lo que mete fechas en tus códigos de producto.

2. Abre el CSV en un editor de texto antes que en una hoja de cálculo

   Mira las dos primeras líneas. Te dicen el delimitador, si los campos van entrecomillados, y si el primer nombre de encabezado lleva delante tres bytes invisibles de una marca de orden de bytes UTF-8. Treinta segundos aquí te ahorran los dos fallos que parecen errores de software y no lo son: un archivo que se importa como una única columna enorme, y una primera columna que se ignora en silencio porque su encabezado ya no coincide.

3. Si tu origen es Excel, aplánalo a una sola tabla

   Pega la hoja sobre sí misma como valores para que cada fórmula se convierta en la cadena que produjo. Descombina todo, borra el bloque de título de encima del encabezado, borra las filas en blanco de separación y mueve a una columna de verdad todo lo que estuviera codificado como color de relleno o como negrita, porque nada de eso sobrevive al viaje. Una fila de encabezado, una fila por paso, una hoja. Un CSV es una tabla por definición, así que este es el paso que iguala los dos orígenes.

4. Añade las columnas de conexión como números de fila

   Línea a guarda el número en base 1 de la fila a la que se conecta cada fila, separado por comas cuando hay más de una, y Texto de línea guarda las etiquetas de conector en ese mismo orden. En un archivo delimitado por comas las dos celdas tienen que ir entrecomilladas («5,6» y «Sí,No») o la fila acaba con un campo más que el encabezado y todas las columnas posteriores se desplazan a la izquierda. Este es el único dato genuinamente nuevo que tienes que aportar en cualquiera de los dos formatos.

5. Impórtalo

   Suelta el .csv sobre el área de la hoja de cálculo del editor, o pega dentro el texto del CSV. Las columnas se emparejan por nombre de encabezado, así que su orden en tu archivo da igual y todo lo que no se reconozca viaja y se ignora. Desde un libro, o seleccionas el rango y lo pegas dentro, o guardas antes la hoja como CSV: lo segundo merece la pena cuando la hoja lleva algo raro, porque guardar como CSV te enseña qué sobrevive de verdad.

6. Comprueba las tres cosas que solo se rompen en un sentido

   Códigos que perdieron un cero a la izquierda, valores que se convirtieron en fechas, y una columna que se desplazó en algún punto en mitad del archivo. Las tres vienen de que algo adivinó al analizar un CSV, y las tres son invisibles hasta que las buscas. Arréglalas en las filas y no en la exportación original, porque a partir de este punto el maestro es el diagrama y el archivo es una foto.

Preguntas frecuentes

¿Exporto CSV o XLSX para hacer un diagrama de flujo?

Coge lo que el sistema de origen ya produzca, que en la práctica significa CSV. Convertir una exportación a un libro añade un paso de análisis que solo puede perder información, y las funciones del libro que ganarías (fórmulas, tipos, una segunda hoja) son todas cosas que hay que resolver a valores planos antes de que una fila pueda ser una caja. Excel es mejor opción en un caso: cuando el proceso no existe todavía en ningún sitio y lo estás escribiendo a mano, porque una fórmula que convierte un código de paso en un número de fila es genuinamente más rápida que hacerlo a mano. Ese camino está en /es/guides/crear-diagrama-de-flujo-desde-excel. Una vez fijadas las filas, los dos formatos convergen por completo.

¿Pierde el CSV algo que un diagrama de flujo necesite de verdad?

No. Todas las columnas con las que se construye un diagrama son texto: la etiqueta, los números de fila de Línea a, las etiquetas de conector de Texto de línea, el nombre de la forma y los dos nombres de carril. Nada de eso necesita un tipo, una fórmula ni una segunda hoja, así que un CSV lleva un diagrama de flujo completo sin que falte nada. Lo que el CSV pierde es todo lo que rodea al diagrama: el formato, las notas de un comentario, la tabla dinámica de la pestaña siguiente, la columna que se calculaba en lugar de guardarse. Si algo de eso es estructural para tu proceso, era significado codificado fuera del dato, y tiene que convertirse en una columna antes de exportar y no después.

¿Por qué cambiaron mis códigos de producto al abrir el archivo?

Porque un CSV no tiene tipos y el programa que lo abrió tuvo que adivinar. Un campo que dice 00742 son solo esos cinco caracteres dentro del archivo; Excel lo lee como un número, se come los ceros a la izquierda y muestra 742, y si guardas en ese punto el propio archivo dice ya 742. Esa misma suposición convierte 3-4 en una fecha, convierte un código numérico largo en notación científica, y reinterpreta 01/02 según la configuración regional de quien lo abrió. El archivo era correcto hasta que se miró. Importa el CSV directamente en lugar de hacerlo pasar por una hoja de cálculo, o si tienes que abrirlo, importa las columnas como texto.

¿Qué formato es mejor cuando varias personas mantienen el proceso?

El CSV, mientras el proceso viva en un archivo. Es texto plano, así que se compara línea a línea, se busca, se fusiona y se guarda en control de versiones enseñando exactamente qué pasos cambiaron entre dos revisiones. Un .xlsx es un comprimido de XML: una edición de una celda reescribe casi todo el paquete, así que una comparación te dice que el archivo cambió y nada más. Dicho eso, la respuesta deja de importar después de la importación, porque el diagrama pasa a ser el maestro y su propio historial de revisiones toma el relevo. Mantener el CSV como copia paralela que la gente también edita reintroduce la divergencia que la conversión venía a terminar.

Mis columnas se desplazaron a mitad de la fila. ¿Qué ha pasado?

Casi siempre una coma sin entrecomillar dentro de un archivo delimitado por comas. La fila se parte por el delimitador antes de que nada mire los encabezados, así que una celda de Línea a que lleva 4,5 se lee como dos campos, la fila acaba con un campo más que el encabezado, y todas las columnas posteriores caen bajo el título de su vecina. Envuelve esas celdas en comillas dobles y el analizador las devuelve a su sitio. Lo mismo vale para Texto de línea y para cualquier etiqueta con una coma dentro, como el nombre de un producto. Si el desplazamiento empieza en la primerísima columna en lugar de en el medio, la causa es otra: el archivo va delimitado por punto y coma y se está leyendo como delimitado por comas, o hay una marca de orden de bytes pegada al primer nombre de encabezado y por eso ya no coincide.