Diagrama de flujo del proceso de aprobación de gastos — Excel

En resumen

• Cinco carriles, Empleado, Responsable directo, Finanzas / Cuentas por pagar, Nómina y Auditor, repartidos en siete fases: Captura, Presentación, Validación, Aprobación, Revisión financiera, Reembolso y Aseguramiento.
• Una única puerta «¿Justificante adjunto y dentro de política?» con tres salidas: el gasto conforme pasa al responsable directo, el incompleto vuelve al empleado para que lo presente de nuevo, y el incumplimiento se envía a una decisión de excepción en lugar de rebotar como si fuera un error.
• La rama de incumplimiento en «¿Se concede aprobación excepcional?», dentro del carril de Finanzas / Cuentas por pagar. Una excepción concedida vuelve a la vía normal de aprobación; una denegación termina en «Gasto rechazado y cerrado», la misma salida que usa el rechazo del responsable directo.

La tabla de origen: Diagrama de flujo del proceso de aprobación de gastos

Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Un proceso de aprobación de gastos trata con dinero que un empleado ya ha gastado. Alguien pagó un billete de tren, una cena con un cliente o un hotel, de su bolsillo o con la tarjeta de empresa, y ahora la organización tiene que comprobarlo, imputarlo y liquidarlo. Eso lo convierte en un problema distinto de la aprobación de facturas, que gestiona la reclamación de un proveedor contra una orden de compra. Aquí no hay orden con la que conciliar ni ficha de proveedor que verificar: la evidencia es un justificante que solo tiene quien presenta el gasto, la contraparte es un compañero que ha adelantado el dinero hasta que finanzas actúe, y el importe suele salir por la nómina y no por la remesa de pago de cuentas por pagar.

Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Los informes de gastos se atascan por una lista corta de motivos. Falta el justificante o es ilegible. El gasto se imputa a una categoría o a un centro de costos que no soporta ese tipo de gasto. El gasto está fuera de política y se trata como un error de datos que se devuelve para corregir, cuando en realidad es una decisión que alguien con autoridad tiene que tomar y dejar registrada. La aprobación la da quien está más cerca en lugar de quien tiene el presupuesto. Y nadie busca duplicados, que en gastos significan algo muy distinto que en facturas: un taxi presentado por las dos personas que lo compartieron, un cargo de tarjeta reclamado otra vez como efectivo, un justificante fotografiado dos veces y presentado con un mes de diferencia. Compruebe todas las ramas y responsabilidades del diagrama frente a la hoja. Consulte también /es/guides/como-estructurar-datos-de-excel-para-un-diagrama-de-flujo.

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por los roles que tienes

   Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Sustituye Empleado, Responsable directo, Finanzas / Cuentas por pagar, Nómina y Auditor por tus funciones reales. En organizaciones pequeñas finanzas y nómina son la misma mesa: fusiona esos carriles en lugar de dibujar una entrega que nunca ocurre. Si un centro de servicios compartidos revisa los gastos antes de que los vea el responsable, dale su propio carril en vez de dejar ese trabajo dentro del carril del responsable.

2. Escribe qué significa «dentro de política»

   Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. La comprobación vale lo que valga la política que hay detrás. Enumera las categorías reembolsables, los límites por persona, el importe por debajo del cual no hace falta justificante y las tarifas de kilometraje y de dietas. Adjunta esa lista al paso «¿Justificante adjunto y dentro de política?» para que todos los aprobadores apliquen el mismo criterio.

3. Pon cifras reales en el umbral

   Recorra la ruta normal, los rechazos y los bucles en el diagrama antes de compartirlo. Sustituye «¿Supera el umbral de aprobación?» por tu propio límite, indica en qué moneda está y di quién firma en cada tramo. Decide si la prueba mira el total del informe o una línea suelta, o un mismo viaje llegará repartido en varios informes que se quedan todos por debajo del límite.

Errores que debes evitar

• Conexiones ausentes

  Una lista de tareas solo se convierte en mapa de proceso cuando cada paso tiene destino y cada decisión tiene resultados identificados. Reescribir una política de gastos, cuando el enrutamiento y la vía de excepción se acuerdan mucho antes en forma de dibujo que en forma de párrafos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar mi archivo Excel?

Sí. Adapte las columnas al editor de hojas de QueryChart y revise los destinos si cambia el orden de las filas. Una secuencia típica es: el empleado incurre en el gasto y guarda el justificante, y después presenta un informe imputado a una categoría de la política y a un centro de costos. El gasto se comprueba para verificar que hay justificante válido y que cumple la política, devolviendo los incompletos al empleado y enviando los que están fuera de política a una decisión de excepción. El responsable directo aprueba la justificación de negocio, un umbral por importe decide si hace falta un segundo aprobador, y finanzas comprueba duplicados, verifica los justificantes, imputa el IVA y contabiliza el gasto. El reembolso llega después en el siguiente ciclo de nómina o en una remesa de pago, y una muestra de los gastos aprobados se audita a posteriori.

¿En qué se diferencia la aprobación de gastos de la aprobación de facturas?

Un informe de gastos es gasto realizado por un empleado que se le reembolsa a una persona; una factura es la reclamación de pago de un proveedor, normalmente emitida contra una orden de compra. De ahí se derivan las diferencias prácticas. No hay orden de compra ni documento de recepción con los que conciliar, así que la evidencia es el justificante más la finalidad de negocio que declara el empleado. No hay condiciones de pago, así que el plazo lo marca el corte de la nómina o de la remesa y no la fecha de vencimiento de una factura. El aprobador juzga si el gasto fue razonable y ajustado a política, no si un importe cuadra con un pedido. Y la detección de duplicados tiene que funcionar sin número de factura, cruzando persona, fecha, importe y comercio.

¿Quién debe aprobar un gasto y cómo funcionan los umbrales por importe?

El responsable directo de quien presenta el gasto debe aprobar todos sus informes, porque es quien está en posición de juzgar si el viaje o la compra eran necesarios y si la finalidad de negocio declarada se sostiene. Nadie aprueba sus propios gastos, y un informe no debería firmarlo alguien que depende jerárquicamente de quien lo presenta. Por encima de un importe declarado entra un segundo aprobador, normalmente un directivo o el director financiero, para que los gastos altos tengan una segunda lectura sin frenar los rutinarios. Ese límite pertenece a la política de gastos, con el enrutamiento configurado para aplicarlo, de modo que ningún aprobador tenga que decidir sobre la marcha si un gasto es lo bastante grande como para pasarlo hacia arriba.