مخطط انسيابي لعملية اعتماد المصروفات — Excel
عملية اعتماد المصروفات هي المسار الذي تسلكه مطالبة الموظف من الإيصال حتى صرف التعويض: التحقق من الإيصال ومطابقة السياسة، اعتماد المدير المباشر، التوجيه بحسب حد القيمة، مراجعة المالية والترميز، ثم السداد.
اكتب خطوة واحدة في كل صف في Excel مع معرف فريد ووصف وخطوة تالية ومسؤول. عملية اعتماد المصروفات هي المسار الذي تسلكه مطالبة الموظف من الإيصال حتى صرف التعويض: التحقق من الإيصال ومطابقة السياسة، اعتماد المدير المباشر، التوجيه بحسب حد القيمة، مراجعة المالية والترميز، ثم السداد.
باختصار
- خمسة مسارات (الموظف، المدير المباشر، المالية / الذمم الدائنة، الرواتب، والمدقّق) عبر سبع مراحل: التقاط المصروف، تقديم المطالبة، التحقق، الاعتماد، مراجعة المالية، صرف التعويض، والتدقيق اللاحق
- بوابة واحدة «الإيصال مرفق ومطابق للسياسة؟» بثلاثة مخارج: المطالبة المطابقة تنتقل إلى المدير المباشر، والناقصة تُعاد إلى مقدّمها لإعادة التقديم، والمخالفة تُحال إلى قرار استثناء بدل ردّها كخطأ إدخال
- مسار المخالفة عند «هل مُنح اعتماد استثنائي؟» في مسار المالية / الذمم الدائنة: الاستثناء الممنوح يعود إلى مسار الاعتماد المعتاد، والرفض ينتهي عند «رفض المطالبة وإغلاقها»، وهو المخرج نفسه الذي ينتهي إليه رفض المدير المباشر
جدول المصدر: مخطط انسيابي لعملية اعتماد المصروفات
اكتب خطوة واحدة في كل صف في Excel مع معرف فريد ووصف وخطوة تالية ومسؤول. تتعامل عملية اعتماد المصروفات مع مال أنفقه الموظف بالفعل. أحدهم دفع ثمن تذكرة سفر أو عشاء عمل مع عميل أو ليلة فندقية، من جيبه أو ببطاقة الشركة، وعلى المؤسسة الآن أن تفحص ما أُنفق وترمّزه وتسدّده. وهذا يجعلها مشكلة مختلفة عن اعتماد الفواتير الذي يعالج مطالبة مورّد مقابل أمر شراء. فهنا لا يوجد أمر شراء تُطابَق عليه المطالبة ولا سجل مورّد يُراجَع؛ الدليل الوحيد إيصال لا يملكه سوى مقدّم المطالبة، والطرف المقابل زميل دفع من ماله الخاص وينتظر تصرّف المالية، والمبلغ يخرج عادةً عبر الرواتب لا عبر دفعة سداد الذمم الدائنة.
اربط الوصف بعمود Box text والوجهة بعمود Line to واسم الفرع بعمود Line text والمسؤول بعمود Vertical lane. تتعطّل المطالبات لأسباب معدودة. الإيصال مفقود أو غير مقروء. المطالبة مرمّزة إلى فئة أو مركز تكلفة لا يحتمل هذا الإنفاق. المطالبة مخالفة للسياسة فتُعامَل كخطأ في البيانات وتُعاد للتصحيح، بينما هي في حقيقتها قرار يجب أن يتخذه ويوثّقه صاحب صلاحية. الاعتماد يمنحه أقرب شخص متاح لا صاحب الموازنة. ولا أحد يبحث عن التكرار، والتكرار في المصروفات يعني شيئاً مختلفاً تماماً عمّا يعنيه في الفواتير: أجرة سيارة يطالب بها الاثنان اللذان تشاركاها، وعملية بطاقة يُطالَب بها مرة أخرى كنقد، وإيصال صُوّر مرتين وقُدّم بفارق شهر. تحقق من جميع التفرعات والمسؤوليات في المخطط بمقارنتها بالجدول. راجع أيضاً /ar/guides/كيفية-تنظيم-بيانات-excel-لمخطط-انسيابي.
كيف تعمل
أعد تسمية المسارات لتطابق أدوارك
اكتب خطوة واحدة في كل صف في Excel مع معرف فريد ووصف وخطوة تالية ومسؤول. استبدل الموظف والمدير المباشر والمالية / الذمم الدائنة والرواتب والمدقّق بالوظائف الفعلية لديك. في المؤسسات الأصغر تكون المالية والرواتب مكتباً واحداً: ادمج المسارين بدل رسم تسليم لا يحدث أصلاً. وإذا كان مركز خدمات مشترك يفحص المطالبات قبل وصولها إلى المدير، فامنحه مساراً خاصاً بدل ترك ذلك العمل داخل مسار المدير.
اكتب صراحةً ما معنى «مطابق للسياسة»
اربط الوصف بعمود Box text والوجهة بعمود Line to واسم الفرع بعمود Line text والمسؤول بعمود Vertical lane. قيمة الفحص من قيمة السياسة التي خلفه. عدّد الفئات القابلة للمطالبة، وحدود الفرد الواحد، والقيمة التي لا يُطلب دونها إيصال، وأسعار البدل اليومي وبدل الكيلومترات. أرفق هذه القائمة بخطوة «الإيصال مرفق ومطابق للسياسة؟» ليطبّق كل معتمد الاختبار نفسه.
ضع أرقاماً حقيقية على الحد
تتبع المسار المعتاد والرفض والحلقات في المخطط قبل مشاركته. استبدل «هل تتجاوز القيمة حد الاعتماد؟» بحدّك أنت، وحدّد العملة، وبيّن من يوقّع عند كل شريحة. واحسم هل يقرأ الاختبار إجمالي المطالبة أم البند الواحد، وإلا وصلتك الرحلة الواحدة على شكل عدة مطالبات كل منها دون الحد.
أخطاء ينبغي تجنّبها
روابط مفقودة
لا تصبح قائمة المهام خريطة عملية حتى يكون لكل خطوة مقصد واضح ولكل قرار نتائج مسماة. تعيد كتابة سياسة المصروفات، حيث يسهل حسم مسار التوجيه ومسار الاستثناء في صورة واحدة أكثر مما يسهل في فقرات
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني استخدام ملف Excel الخاص بي؟
نعم. طابق الأعمدة مع محرر جداول QueryChart وراجع الوجهات عند تغيير ترتيب الصفوف. التسلسل المعتاد هو: يتكبّد الموظف المصروف ويحفظ الإيصال، ثم يقدّم مطالبة مرمّزة إلى فئة في السياسة وإلى مركز تكلفة. تُفحص المطالبة من حيث صحة الإيصال ومطابقة السياسة، فتُعاد الناقصة إلى مقدّمها وتُحال المخالفة إلى قرار استثناء. يعتمد المدير المباشر المبرّر التجاري، ويقرّر حد القيمة ما إذا كان يلزم معتمد ثانٍ، ثم تفحص المالية التكرار وتتحقق من المستندات وترمّز ضريبة القيمة المضافة وتقيّد المطالبة. يأتي الصرف بعد ذلك إما في دورة الرواتب التالية أو ضمن دفعة سداد، وتُدقَّق عيّنة من المطالبات المعتمدة لاحقاً.
بمَ يختلف اعتماد المصروفات عن اعتماد الفواتير؟
مطالبة المصروف إنفاق تكبّده موظف ويُعوَّض عنه شخص، أما الفاتورة فمطالبة مورّد بالسداد تُحرَّر عادةً مقابل أمر شراء. والفروق العملية تتبع ذلك: لا يوجد أمر شراء ولا إشعار استلام بضاعة للمطابقة، فالدليل هو الإيصال مع الغرض التجاري الذي يذكره مقدّم المطالبة. ولا توجد شروط سداد، فالموعد هو إقفال الرواتب أو دفعة السداد لا تاريخ استحقاق فاتورة. والمعتمد يحكم على معقولية الإنفاق ومطابقته للسياسة، لا على تطابق مبلغ مع أمر شراء. وكشف التكرار يجب أن يعمل بلا رقم فاتورة، اعتماداً على مقدّم المطالبة والتاريخ والمبلغ واسم التاجر.
من يجب أن يعتمد مطالبة المصروف، وكيف تعمل حدود القيمة؟
ينبغي أن يعتمد المدير المباشر لمقدّم المطالبة كل مطالبة، لأنه الأقدر على الحكم بضرورة الرحلة أو الشراء وبصحة الغرض التجاري المذكور. ولا يعتمد أحد مصروفاته بنفسه، ولا ينبغي أن يوقّع على المطالبة شخص يتبع مقدّمها إدارياً. وفوق مبلغ معلن ينضم معتمد ثانٍ، عادةً مدير أول أو المدير المالي، فتحظى المطالبات الكبيرة بقراءة ثانية دون أن تتعطّل المطالبات الاعتيادية. وموضع هذا الحد هو سياسة المصروفات مع توجيه مُهيَّأ لفرضه، حتى لا يزن أي معتمد في لحظته ما إذا كانت المطالبة كبيرة بما يكفي لتصعيدها.