Organigramme du processus d'approbation des dépenses — Excel

En bref

• Cinq couloirs, Employé, Responsable hiérarchique, Finances/AP, Paie et Auditeur, répartis en sept phases : Capturer, Soumission, Validation, Approbation, Examen financier, Remboursement et Assurance.
• Un seul « Reçu joint et conforme à la politique ? » une porte à trois sorties : une réclamation conforme est envoyée au supérieur hiérarchique, une réclamation incomplète est renvoyée au demandeur pour qu'il la soumette à nouveau, et une violation de politique est envoyée pour une décision d'exception au lieu d'être renvoyée comme une erreur.
• La branche de violation à « Approbation exceptionnelle accordée ? » dans la voie Finances/AP. Une exception accordée rejoint la voie d'approbation normale ; un refus se termine par « Réclamation rejetée et clôturée », la même sortie qu'utilise un refus du supérieur hiérarchique.

Le tableau source: Organigramme du processus d'approbation des dépenses

Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. Un processus d’approbation des dépenses concerne l’argent qu’un employé a déjà dépensé. Quelqu'un a payé un billet de train, un dîner client ou un hôtel, de sa poche ou avec une carte d'entreprise, et l'organisation doit désormais le vérifier, le coder et le régler. Cela en fait un problème différent de l'approbation des factures, qui traite la réclamation d'un fournisseur sur un bon de commande. Ici, il n’y a aucune commande à comparer ni aucun enregistrement de fournisseur à vérifier ; la preuve est un reçu que seul le demandeur détient, la contrepartie est un collègue qui doit payer jusqu'à ce que les finances agissent, et l'argent passe généralement par la paie plutôt que par le paiement des comptes créditeurs.

Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. Les réclamations stagnent pour une courte liste de raisons. Le reçu est manquant ou illisible. La réclamation est codée dans une catégorie ou un centre de coûts qui ne supporte pas la dépense. La réclamation ne respecte pas la politique et est traitée comme une erreur de données et renvoyée pour correction alors qu'il s'agit en réalité d'une décision qu'une personne ayant autorité doit prendre et enregistrer. L'approbation est donnée par celui qui est le plus proche plutôt que par celui qui détient le budget. Et personne ne cherche des doublons, ce qui, en dépenses, signifie tout autre chose que des factures : un taxi réclamé par les deux personnes qui l'ont partagé, une transaction par carte réclamée à nouveau en espèces, un reçu photographié deux fois et remis à un mois d'intervalle. Vérifiez chaque branche et chaque responsable dans le diagramme à partir du tableau. Voir aussi /fr/guides/structurer-des-donnees-excel-pour-un-diagramme-de-flux.

Comment cela fonctionne

1. Renommez les voies selon les rôles que vous avez

   Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. Remplacez Employé, Responsable hiérarchique, Finance/AP, Paie et Auditeur par vos fonctions réelles. Dans les petites organisations, les finances et la paie ne constituent qu'un seul bureau : fusionnez ces voies plutôt que de procéder à un transfert qui n'arrive jamais. Si un centre de services partagés pré-vérifie les réclamations avant que le responsable ne les voie, donnez-lui sa propre voie au lieu de laisser ce travail chez le responsable.

2. Écrivez ce que signifie « dans le cadre de la politique »

   Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. La valeur du chèque dépend de la politique qui le sous-tend. Énumérez les catégories pouvant faire l'objet d'une réclamation, les limites par personne, la valeur en dessous de laquelle un reçu n'est pas requis, ainsi que les taux de kilométrage et d'indemnité journalière. Joignez cette liste au « Reçu joint et conforme à la politique ? » étape afin que chaque approbateur applique le même test.

3. Mettez de vrais chiffres sur le seuil

   Parcourez le trajet normal, les refus et les boucles dans le diagramme avant de le partager. Remplacez « Valeur supérieure au seuil d'approbation ? » avec votre propre limite, indiquez dans quelle devise il se trouve et indiquez qui signe à chaque bande. Décidez si le test lit le total de la réclamation ou une seule ligne, ou un voyage arrivera sous la forme de plusieurs réclamations dont chacune est inférieure à la limite.

Erreurs à éviter

• Connexions manquantes

  Une liste de tâches ne devient un schéma de processus que lorsque chaque étape a une destination et chaque décision des résultats nommés. Réécrire une politique de dépenses, où le routage et le chemin des exceptions sont plus faciles à régler sous forme d'image que de paragraphes.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser mon fichier Excel ?

Oui. Adaptez les colonnes à l’éditeur de feuille QueryChart et vérifiez les destinations après tout changement de ligne. Une séquence typique est la suivante : l'employé engage la dépense et saisit le reçu, puis soumet une réclamation codée selon une catégorie de police et un centre de coûts. La réclamation est vérifiée pour vérifier sa réception valide et sa conformité à la politique, les réclamations incomplètes étant renvoyées au demandeur et les réclamations hors politique envoyées pour une décision d'exception. Le supérieur hiérarchique approuve l'analyse de rentabilisation, un seuil de valeur décide si un deuxième approbateur est nécessaire, et les finances vérifient ensuite les doublons, vérifient les preuves, codent la TVA et enregistrent la réclamation. Le remboursement s'effectue soit lors du cycle de paie suivant, soit lors d'un cycle de paiement, et un échantillon de demandes approuvées est ensuite audité.

En quoi l’approbation des dépenses est-elle différente de l’approbation des factures ?

Une demande de remboursement est une dépense engagée par un employé et remboursée à une personne ; une facture est une demande de paiement d'un fournisseur, généralement établie contre un bon de commande. Les différences pratiques en découlent. Il n'y a pas de bon de commande ou de bon de réception de marchandises auquel comparer, la preuve est donc le reçu plus l'objectif commercial déclaré par le demandeur. Il n’y a pas de conditions de paiement, la date limite correspond donc à la date limite de paie ou de paiement plutôt qu’à la date d’échéance de la facture. L'approbateur juge si la dépense était raisonnable et conforme à la politique, et non si un montant est conforme à une commande. Et la détection des doublons doit fonctionner sans numéro de facture, mais plutôt sur le demandeur, la date, le montant et le commerçant.

Qui doit approuver une note de frais et comment fonctionnent les seuils de valeur ?

Le supérieur hiérarchique du demandeur doit approuver chaque réclamation, car c'est lui qui est chargé de juger si le voyage ou l'achat était nécessaire et si l'objectif commercial déclaré est valable. Personne n'approuve ses propres dépenses et une réclamation ne doit pas être signée par quelqu'un qui relève du demandeur. Au-dessus d'un montant déterminé, un deuxième approbateur se joint, généralement un cadre supérieur ou le directeur financier, afin que les réclamations plus importantes fassent l'objet d'une deuxième lecture sans ralentir les demandes de routine. Cette limite appartient à la politique de dépenses et le routage est défini pour la faire respecter, de sorte qu'aucun approbateur ne se demande le jour même si une réclamation est suffisamment importante pour être transmise.