Organigramme du processus d'approbation des dépenses
Un modèle de processus d'approbation des dépenses en couloir : contrôle des reçus et des politiques, approbation du supérieur hiérarchique, seuils de valeur, contrôle en double, codage TVA et paiement.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'approbation des dépenses ?
Un processus d’approbation des dépenses concerne l’argent qu’un employé a déjà dépensé. Quelqu'un a payé un billet de train, un dîner client ou un hôtel, de sa poche ou avec une carte d'entreprise, et l'organisation doit désormais le vérifier, le coder et le régler. Cela en fait un problème différent de l'approbation des factures, qui traite la réclamation d'un fournisseur sur un bon de commande. Ici, il n’y a aucune commande à comparer ni aucun enregistrement de fournisseur à vérifier ; la preuve est un reçu que seul le demandeur détient, la contrepartie est un collègue qui doit payer jusqu'à ce que les finances agissent, et l'argent passe généralement par la paie plutôt que par le paiement des comptes créditeurs.
Les réclamations stagnent pour une courte liste de raisons. Le reçu est manquant ou illisible. La réclamation est codée dans une catégorie ou un centre de coûts qui ne supporte pas la dépense. La réclamation ne respecte pas la politique et est traitée comme une erreur de données et renvoyée pour correction alors qu'il s'agit en réalité d'une décision qu'une personne ayant autorité doit prendre et enregistrer. L'approbation est donnée par celui qui est le plus proche plutôt que par celui qui détient le budget. Et personne ne cherche des doublons, ce qui, en dépenses, signifie tout autre chose que des factures : un taxi réclamé par les deux personnes qui l'ont partagé, une transaction par carte réclamée à nouveau en espèces, un reçu photographié deux fois et remis à un mois d'intervalle.
Ce modèle cartographie une réclamation sur cinq voies : employé, supérieur hiérarchique, finances/AP, paie et auditeur, et sept phases, de la capture à l'assurance. Il est délibérément explicite sur les trois points sur lesquels les équipes se disputent par la suite : le contrôle de politique comporte des sorties séparées pour une erreur corrigible et une véritable violation, le routage d'approbation est déterminé par un seuil de valeur déclaré plutôt que par qui est disponible, et le contrôle en double s'exécute avant que tout effort de codage ou de paiement ne soit dépensé. Modifiez les seuils, les catégories et les noms de rôle en fonction de votre propre politique de dépenses et de votre délégation d'autorité.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs, Employé, Responsable hiérarchique, Finances/AP, Paie et Auditeur, répartis en sept phases : Capturer, Soumission, Validation, Approbation, Examen financier, Remboursement et Assurance.
- Un seul « Reçu joint et conforme à la politique ? » une porte à trois sorties : une réclamation conforme est envoyée au supérieur hiérarchique, une réclamation incomplète est renvoyée au demandeur pour qu'il la soumette à nouveau, et une violation de politique est envoyée pour une décision d'exception au lieu d'être renvoyée comme une erreur.
- La branche de violation à « Approbation exceptionnelle accordée ? » dans la voie Finances/AP. Une exception accordée rejoint la voie d'approbation normale ; un refus se termine par « Réclamation rejetée et clôturée », la même sortie qu'utilise un refus du supérieur hiérarchique.
- Deux portes d'approbation en séquence : "Le supérieur hiérarchique **approuve** la réclamation ?", puis "Valeur supérieure au **seuil d'approbation** ?", où une réclamation dépassant la limite reçoit l'option "Transmettre au deuxième approbateur" avant que le service financier ne la voie.
- Un message « Réclamation en double détectée ? » chèque comme premier acte d'examen financier, avec une sortie « Conserver et interroger une demande en double », suivie de « Vérifier les preuves et le code TVA » et « Publier la demande dans le grand livre des dépenses ».
- Deux voies de remboursement sous « Rembourser via la paie ou le cycle de paiement ? » qui convergent vers « Employé remboursé et notifié », plus une branche échantillonnée depuis la publication dans la voie des auditeurs : sélectionnez les réclamations pour un échantillon d'audit, testez si chacune est étayée par des preuves, récupérez et enregistrez tout ce qui ne l'est pas, et rapportez les résultats.
Quand utiliser ce modèle
- Réécrire une politique de dépenses, où le routage et le chemin des exceptions sont plus faciles à régler sous forme d'image que de paragraphes.
- Configuration d'un outil de gestion des dépenses ou d'un module ERP, où le routage d'approbation, les seuils et les règles de réception doivent être spécifiés avant d'être construits.
- Définir ou revoir la valeur à laquelle un deuxième approbateur est requis, de sorte que la délégation d'autorité soit une règle de routage visible plutôt qu'une habitude.
- Informer les nouveaux gestionnaires qui approuvent les réclamations et les nouveaux demandeurs qui ont besoin de voir ce qui se passe lorsqu'un reçu manque ou que les dépenses ne respectent pas la politique.
- Préparation d'un examen des dépenses ou d'un contrôle de TVA, où vous devez montrer comment les réclamations sont prouvées, codées et échantillonnées après paiement.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon les rôles que vous avez
Remplacez Employé, Responsable hiérarchique, Finance/AP, Paie et Auditeur par vos fonctions réelles. Dans les petites organisations, les finances et la paie ne constituent qu'un seul bureau : fusionnez ces voies plutôt que de procéder à un transfert qui n'arrive jamais. Si un centre de services partagés pré-vérifie les réclamations avant que le responsable ne les voie, donnez-lui sa propre voie au lieu de laisser ce travail chez le responsable.
Écrivez ce que signifie « dans le cadre de la politique »
La valeur du chèque dépend de la politique qui le sous-tend. Énumérez les catégories pouvant faire l'objet d'une réclamation, les limites par personne, la valeur en dessous de laquelle un reçu n'est pas requis, ainsi que les taux de kilométrage et d'indemnité journalière. Joignez cette liste au « Reçu joint et conforme à la politique ? » étape afin que chaque approbateur applique le même test.
Mettez de vrais chiffres sur le seuil
Remplacez « Valeur supérieure au seuil d'approbation ? » avec votre propre limite, indiquez dans quelle devise il se trouve et indiquez qui signe à chaque bande. Décidez si le test lit le total de la réclamation ou une seule ligne, ou un voyage arrivera sous la forme de plusieurs réclamations dont chacune est inférieure à la limite.
Définir les clés de contrôle en double
Décidez ce qui rend deux affirmations identiques. Le demandeur, la date, le montant et le commerçant constituent la combinaison habituelle, élargie pour permettre une comparaison entre les demandeurs pour les coûts partagés tels qu'un taxi ou un repas d'équipe. Indiquez qu'un doublon suspecté est conservé et interrogé plutôt que supprimé, car de véritables dépenses répétées sur le même itinéraire le même jour se produisent.
Choisissez la voie de remboursement et publiez la date limite
Décidez quelles réclamations passent par la paie et lesquelles font l'objet d'un cycle de paiement, et publiez le délai pour chacune. La plupart des litiges relatifs aux dépenses portent sur le calendrier plutôt que sur le montant : un prestataire qui connaît la date limite hebdomadaire et la prochaine date de paie cesse de courir après le financement.
Acceptez la règle d'échantillonnage, puis conservez une version actuelle
Indiquez à quelle fréquence l'échantillon d'audit est tiré et comment il est pondéré, par exemple en fonction des réclamations de grande valeur, des exceptions accordées et des approbations données par quelqu'un qui rend compte au demandeur. Parcourez le graphique terminé avec un responsable, des finances et de la paie, corrigez-le en fonction de ce qu'ils font réellement, puis publiez cette révision et conservez les précédentes, afin que toute personne ouvrant le graphique plus tard puisse savoir quelle version elle lit.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus d’approbation de dépenses ?
Une séquence typique est la suivante : l'employé engage la dépense et saisit le reçu, puis soumet une réclamation codée selon une catégorie de police et un centre de coûts. La réclamation est vérifiée pour vérifier sa réception valide et sa conformité à la politique, les réclamations incomplètes étant renvoyées au demandeur et les réclamations hors politique envoyées pour une décision d'exception. Le supérieur hiérarchique approuve l'analyse de rentabilisation, un seuil de valeur décide si un deuxième approbateur est nécessaire, et les finances vérifient ensuite les doublons, vérifient les preuves, codent la TVA et enregistrent la réclamation. Le remboursement s'effectue soit lors du cycle de paie suivant, soit lors d'un cycle de paiement, et un échantillon de demandes approuvées est ensuite audité.
En quoi l’approbation des dépenses est-elle différente de l’approbation des factures ?
Une demande de remboursement est une dépense engagée par un employé et remboursée à une personne ; une facture est une demande de paiement d'un fournisseur, généralement établie contre un bon de commande. Les différences pratiques en découlent. Il n'y a pas de bon de commande ou de bon de réception de marchandises auquel comparer, la preuve est donc le reçu plus l'objectif commercial déclaré par le demandeur. Il n’y a pas de conditions de paiement, la date limite correspond donc à la date limite de paie ou de paiement plutôt qu’à la date d’échéance de la facture. L'approbateur juge si la dépense était raisonnable et conforme à la politique, et non si un montant est conforme à une commande. Et la détection des doublons doit fonctionner sans numéro de facture, mais plutôt sur le demandeur, la date, le montant et le commerçant.
Qui doit approuver une note de frais et comment fonctionnent les seuils de valeur ?
Le supérieur hiérarchique du demandeur doit approuver chaque réclamation, car c'est lui qui est chargé de juger si le voyage ou l'achat était nécessaire et si l'objectif commercial déclaré est valable. Personne n'approuve ses propres dépenses et une réclamation ne doit pas être signée par quelqu'un qui relève du demandeur. Au-dessus d'un montant déterminé, un deuxième approbateur se joint, généralement un cadre supérieur ou le directeur financier, afin que les réclamations plus importantes fassent l'objet d'une deuxième lecture sans ralentir les demandes de routine. Cette limite appartient à la politique de dépenses et le routage est défini pour la faire respecter, de sorte qu'aucun approbateur ne se demande le jour même si une réclamation est suffisamment importante pour être transmise.
Que doit-il arriver à une demande de remboursement hors contrat ?
Traitez-le comme une décision plutôt que comme une erreur. Le renvoyer pour correction invite le demandeur à recoder la même dépense dans une catégorie qui passe, et cela ne laisse aucune trace de la violation. Dans ce tableau, la violation a sa propre sortie vers « Approbation exceptionnelle accordée ? » : une personne ayant le pouvoir de faire une exception soit l'accorde, avec la raison enregistrée, auquel cas la réclamation rejoint la voie d'approbation normale, soit la refuse et la réclamation est rejetée et clôturée. Examinez périodiquement les exceptions accordées, car une catégorie qui nécessite une exception chaque mois est une politique qui doit être modifiée.
Comment éviter les notes de frais en double ?
Exécutez le contrôle comme première étape de l’examen financier, avant que tout travail de codage ou de paiement ne soit consacré à la réclamation. Les notes de frais n'ont pas de numéro de facture, alors faites correspondre la combinaison du demandeur, de la date, du montant et du commerçant, et comparez entre les demandeurs ainsi qu'au sein d'une seule demande : un taxi partagé ou un repas d'équipe est souvent soumis par deux personnes qui ont toutes deux participé. Surveillez les transactions par carte réclamées à nouveau en espèces et les reçus rephotographiés et soumis des semaines plus tard. Conservez et interrogez un doublon suspecté plutôt que de le supprimer, car de véritables dépenses répétées, comme le même voyage le même jour chaque semaine, se produisent effectivement.